控制更新外部參照 (連結) 的時機

當您建立其他活頁簿的外部參照時 (也稱為連結) ,您可以控制更新的時間與時間。 這很重要,因為如果有人變更連結儲存格的值,Excel 不會更新連結並顯示新值,除非您告知它。

包含連結的活頁簿稱為目的地活頁簿,而連結的活頁簿則稱為來源活頁簿。 您可以將多個來源的活頁簿連結至單一目的地的活頁簿。

活頁簿包含連結

1. 目的地活頁簿包含外部參照 (連結) 。

2. 外部參照 (或連結) 是來源活頁簿中儲存格或範圍的參照。

3. 來源活頁簿包含連結的儲存格或範圍,以及返回目的地活頁簿的實際值。

附註: 雖然您可以連結的活頁簿數量沒有限制,但通常建議連結至盡可能少的活頁簿。 否則,您可能會遇到公式重新計算的績效問題。 您也可以跨連結活頁簿,其中每個都做為來源和目的地,但這樣可能會令人混淆且難以管理。

在同一部電腦上開啟來源和目的地活頁簿時,連結會自動更新。 當您開啟目的地活頁簿,而來源活頁簿卻未開啟時,系統會使用 [信任列] 提醒您是否要更新連結。 您可以控制是否要 [信任列] 提醒您,以及是否要在不出現提醒時更新所有連結。 如果活頁簿包含多個連結,您也可以選擇只更新特定連結。

在下列各節中,我們會檢查如何更新連結最常見的選項。

  1. 關閉所有來源的活頁簿。 如果一個來源活頁簿開啟,而其他關閉,則更新將無法統一。

  2. 開啟目的地活頁簿。

  3. 若要更新連結,請按一下信任列上的 [ 更新。 如果您不想更新連結,請關閉信任 (尋找 右側 X 的連結) 。

  1. 開啟包含連結的活頁簿。

  2. 前往資料>查詢&連結>連結

    資料連線

  3. 在 [來源] 清單中按一下您要更新的連結化物件。

    您可以使用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或是使用 Ctrl+A來選取所有活頁簿。

  4. 請按一下 [更新數值]。

    Excel [資料查詢與連結>的 [編輯連結&連結>對話方塊

  1. 尋找您想要作為外部參照新來源的活頁簿,並記下其位置。

  2. 在目的地活頁簿中,選取包含要變更之外部參照的儲存格。

  3. 在 資料編輯列 按鈕影像 中,尋找另一個活頁簿的參照,例如 C:\Reports\[Budget.xlsx],然後以新來源活頁簿的位置取代該參照。

您可以決定此活頁簿中的連結是否要根據使用者的設定開啟檔案時更新、在開啟檔案時不會更新,或在不提示使用者的情況下自動更新。

警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

  1. 前往資料>查詢&連結>連結

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 從下列三個選項之一選取:

  • 讓使用者選擇顯示或不顯示通知

  • 不顯示通知,而且不會更新自動連結

  • 不顯示通知和更新連結。

附註: 

  • 自動與手動更新選項 - 公式連結一直設定為自動。

  • 即使您指定 Excel 不要詢問您是否要更新連結,但是在有中斷的連結時,您仍然會接獲通知

當您開啟 [資料 ( 查詢>查詢& 連結 > 編輯 連結) 時,您看到處理現有連結的數個選項。 您可以用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或以 Ctrl+A 選取所有活頁簿

Excel [資料查詢與連結>的 [編輯連結&連結>對話方塊
  • 更新值

    這會更新所有選取的活頁簿。

  • 變更來源

    當您想要將現有連結指向另一個來源時,這個選項很有用。 例如,您可能有上一年的活頁簿,而且必須指向新的一年開始時的新活頁簿。 選取 [變更來源 時,會啟動檔案檔案管理器對話方塊,您可以在此流覽至新的來源活頁簿。 如果活頁簿具有一多個工作表,系統會提示您指定要連結哪個工作表,只要按一下您想要的工作表,然後按一下 [確定

    附註: 從 [變更來源... 對話方塊選取該工作表,即可將它指向本身。 這會中斷指向原本連結來源活頁簿的任何公式連結。

  • 開源

    這會開啟來源活頁簿。

  • 中斷連結

    重要: 當您中斷與來源的連結時,所有使用該來源的公式都會轉換成其目前的值。 例如,連結 =SUM ([Budget.xlsx]Annual!C10:C25) 會轉換為來源活頁簿中值的總和。 由於這個動作無法復原,因此您可能會想要先儲存檔案的版本。

    1. 在 [ 資料> 索引 鍵的 [查詢 與&, 按一下 [編輯連結

    2. [來源] 清單中,按一下您要中斷的連結。

      您可以使用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或是使用 Ctrl+A來選取所有活頁簿。

    3. 按一下 [中斷連結]

      附註: 

      • 如果連結使用已定義的名稱,系統不會自動移除該名稱,因此您可能也會想要刪除該名稱。

      • 若要刪除名稱:

      • 如果您使用外部資料範圍,查詢的參數可能也會使用來自另一個活頁簿的資料。 您可能需要檢查及移除任何這些類型的連結。

      • 在 [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]。

      • 按一下 [名稱] 欄中您要刪除的名稱,再按一下 [刪除]。

  • 檢查狀態

    這只會在編輯連結窗格中顯示連結的活頁簿是否仍為有效來源的通知。 它應該會顯示 確定,但是如果沒有,則需要檢查來源的活頁簿。 在許多情況下,來源活頁簿可能已被移動或刪除,因此會剪下連結。 如果活頁簿仍然存在,您可以使用變更 來源選項重新 連結該活頁簿。

  • 我可以使用計算值取代單一公式嗎?

    是。 當您以公式的值取代公式之後,Excel 會永遠移除該公式。 如果您不小心將公式取代為值,而您想要還原公式,請在輸入或貼上值 [復原] 按鈕 立即按一下 [復原公式。

    1. Ctrl+C 複製公式。

    2. Alt+E+S+V以貼上公式做為值,或前往 [首頁>剪貼>>

  • 如果我沒有連接到來源,會如何?

    按一下 [不要更新]。 Excel 無法從未連接的來源進行更新。 例如,來源可能是位於網路上,但您沒有連線至網路。

  • 我不想以新資料取代我目前的資料

    按一下 [不要更新]。

  • 我上次嘗試更新,但時間太長

    按一下 [不要更新]。 如果資料不需要是最新的,則可以選擇不要更新所有連結以節省時間。 開啟活頁簿後,在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [編輯連結],然後僅更新來自所需來源的連結。

  • 其他人已建立該活頁簿,我不知道為什麼看到此提示

    按一下 [不更新,並聯絡活頁簿的擁有者。 您也可以調查在活頁簿中的連結。 在 [ 資料> 索引 鍵的 [查詢 與&, 按一下 [編輯連結

  • 我每次以相同的方式回答提示,不想再次看到提示

    您可以用一致的方式來回答啟動提示,並避免在此活頁簿上看到相同的提示。

    • 不要在開啟活頁簿時詢問我是否要更新連結,自動更新連結    

      此選項會影響電腦上每個開啟的活頁簿。 在其他電腦上開啟活頁簿的使用者則不受影響。

      1. 請前往檔案>選項>進。

      2. 清除 [一般] 下的 [自動更新連結] 核取方塊。 如果清除此方塊,連結會自動更新,而不會顯示任何提醒。

    • 以同樣方式提示此活頁簿的每個使用者    

      警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

      前往資料>查詢&連結>編輯>啟動提示,然後選取您想要的選項。

      附註: 如果有任何毀損的連結,您仍會收到通知。

  • 如果我使用參數查詢呢?

    1. 按一下 [不要更新]。

    2. 關閉目的地活頁簿。

    3. 開啟來源活頁簿。

    4. 開啟目的地活頁簿。

    5. 按一下 [更新]。

    指向參數查詢的連結無法進行更新,除非來源活頁簿是開啟的。

  • 為什麼我無法選擇「手動」做為特定外部連結的更新選項?

    公式連結一直設定為自動。

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