更新資料的設計考慮

設計良好的資料庫不僅有助於確保資料完整性,還更易於維護及更新。 Access 資料庫不是與 Microsoft Word 檔或 Microsoft PowerPoint 幻燈片組意義相同的檔案。 相反地,它是一個物件集合 ,例如資料表、表單、報表、查詢等,必須一起運作,以正常運作。

使用者主要透過控制項輸入資料。 您對於指定控制項執行什麼操作,取決於基礎資料表欄位的資料類型集、該欄位的任何屬性集,以及控制項的屬性集。 最後,請考慮使用額外的資料庫技術,例如驗證、預設值、清單和查詢,以及串聯更新。 

有關從使用者觀點更新資料之詳細資訊,請參閱新增、編輯及 刪除記錄的方法

本文內容

資料庫設計如何影響資料輸入

您儲存在資料庫中的資訊會儲存在資料表中,其中包含特定主題的資料,例如資產或連絡人。 資料 表中的 每一個記錄都包含一個專案相關資訊,例如特定連絡人。 記錄是由功能變數名稱、位址和電話號碼等欄位所建立。 記錄通常稱為資料列,而欄位通常稱為資料行。 這些物件必須遵守一組設計原則,否則資料庫可能會不佳或完全失敗。 這些設計原則也會影響您輸入資料之方法。 請考量下列事項:

  • 資料表    Access 會儲存一或多個資料表中的所有資料。 您使用的資料表數目取決於資料庫的設計與複雜度。 雖然您可能會在表單、報表或查詢所返回的結果中查看資料,Access 只會將資料儲存在資料表中,而資料庫中的其他物件則建立在這些資料表的上方。 每個資料表都應該以一個主題為基礎。 例如,商務連絡人資訊表格不應包含銷售資訊。 如果有,尋找及編輯正確的資訊可能會變得很困難,如果不是不可能。

  • 資料類型    一般來說,資料表中的每個欄位都只接受一種資料類型。 例如,您無法將記事儲存在設為接受數位的欄位中。 如果您嘗試在這類欄位中輸入文字,Access 會顯示錯誤訊息。 不過,這不是硬性且快速的規則。 例如,您可以將數位 (例如郵遞區號) 儲存在設為簡短文字資料類型的欄位中,但您無法對該資料執行計算,因為 Access 認為它是一段文字。

    除了某些例外,記錄中的欄位應僅接受一個值。 例如,您不得在位址欄位中輸入多個位址。 這與 Microsoft Excel 相反,Microsoft Excel 可讓您在單一儲存格中輸入任何數目的名稱、位址或影像,除非您將儲存格設為接受有限的資料類型。 

  • 多重值欄位    Access 提供稱為多重值欄位的功能,可附加多個資料片段至單一記錄,以及建立接受多個值的清單。 您隨時都可以識別多重值清單,因為 Access 會在每個清單專案旁邊顯示覆選框。 例如,您可以將 Microsoft PowerPoint 幻燈片組和任意數目的影像附加至資料庫中的記錄。 您也可以建立名稱清單,並根據需要選取其中許多名稱。 使用多重值欄位可能會違反資料庫設計規則,因為每個資料表欄位可以儲存多一個記錄。 但 Access 會「在幕後」強制執行規則,將資料儲存于特殊的隱藏資料表中。

  • 使用表單    當您想要讓資料庫更容易使用,並確保使用者正確輸入資料時,通常會建立表單。 使用表單編輯資料的方式取決於表單的設計。 表單可以包含任何數目的控制項,例如清單、文字方塊、按鈕,甚至是資料工作表。 而且,每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

詳細資訊請參閱資料庫 設計的基本功能 ,以及 建立資料表及新增欄位

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設定欄位或控制項的預設值

如果大量記錄與一個欄位共用相同的值 ,例如城市或國家/地區,您可以設定與該欄位或欄位本身綁定之控制項的預設值,以節省時間。 當您開啟表單或資料表以建立新記錄時,您的預設值會出現在控制項或欄位中。

在表格中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在視圖頂端,選取欄位。

  3. 在視圖底部,選取一般Tab。

  4. 將 Default Value 屬性設定為您想要的值。

在表單中

  1. 在版面配置或設計檢視中開啟表單

  2. 以滑鼠右鍵按一下您處理中的控制項,然後按一下 [ 屬性

  3. 在資料 標籤 上,將 Default Value 屬性設定為您想要的值。

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使用驗證規則來限制資料

您可以在輸入資料時,使用驗證規則驗證 Access 桌面資料庫中的資料。 驗證規則可以設定在資料表的 [設計] 或資料表的 [資料工作表] 檢視中。 在 Access 中有三種類型的驗證規則︰

  • 欄位驗證規則    您可以使用欄位驗證規則來指定所有有效域值必須符合的準則。 除非您在函數中使用目前的欄位,否則您不需要將該欄位指定為規則的一部分。 使用輸入遮罩能讓幫助您遵守欄位中字元類型的輸入限制。 例如,日期欄位可能有驗證規則不允許過去的值。

  • 記錄驗證規則     您可以使用記錄驗證規則來指定所有有效記錄都必須滿足的條件。 您可以使用記錄驗證規則來跨欄位比較值。 例如,有兩個日期欄位的記錄可能會要求一個欄位的值永遠位於另一個欄位的值之前 (例如,StartDate 是在 EndDate) 。

  • 表單上的驗證    您可以使用表單上控制項的驗證規則屬性,指定所有輸入該控制項的值都必須符合的準則。 [驗證規則] 控制項屬性的運作就如同 [欄位驗證規則]。 通常,無論用於何處,如果規則僅適用於該表單而不是資料表的話,您會使用表單驗證規則而不是欄位驗證規則。

詳細資訊請參閱使用驗證 規則來限制資料輸入

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使用值清單和查找欄位

Access 有兩種類型的清單資料:

  • 值清單    這些值包含一組由您手動輸入的硬編碼值。 值位於欄位的 列來源 屬性中。

  • 查閱欄位    這些查詢會使用查詢來從另一個資料表取取值。 欄位的列來源屬性包含查詢,而不是硬式值清單。 查詢會從資料庫中的一或多個資料表中取取值。 根據預設,查找欄位會以清單的形式呈現這些值。 視您設定查找欄位方式的不同,您可以選取清單中的一或多個專案。

    注意    因為專案清單會顯示在一個位置 (Access 從) 中資料所建立的清單,但資料可以位於包含資料表的另一個位置 () 而讓新的 Access 使用者感到混淆。

根據預設,Access 會在下拉式方塊控制項中顯示清單資料,不過您可以指定清單方塊控制項。 下拉式方塊隨即開啟,以呈現清單,然後在選取後關閉。 相反地,清單方塊會一直保持開啟。

若要編輯清單,您也可以執行編輯 清單專案 命令,或直接在來源資料表的列 來源屬性中 編輯資料。 當您更新查找欄位中的資料時,會更新來源資料表。

如果清單框或下層方塊的列來源類型屬性設定為值清單,您可以在表單以表單檢視開啟時編輯值清單,免去每次需要變更清單時切換至設計檢視或版面配置視圖、開啟屬性工作表,以及編輯控制項的列來源屬性。 若要編輯值清單,清單方塊或下式方塊的允許清單編輯屬性必須設為Yes。

詳細資訊請參閱使用清單方塊或下式方塊 建立挑選清單

防止在表單檢視中編輯值清單

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單,然後按一下 [設計檢視版面配置視圖

  2. 按一下控制項以選取它,然後按 F4 以顯示內容表。

  3. 在屬性的資料標籤上,將允許值清單編輯屬性設為No。

  4. 按一下 [檔案 ,然後按一下 [儲存,或按 Ctrl+S 按鈕影像

指定不同的表單以編輯值清單

根據預設,Access 會提供用於編輯值清單的內建表單。 如果您有另一個您偏好用於此用途的表單,您可以在清單專案編輯表單內容中輸入表單名稱,如下所示:

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單,然後按一下快捷方式功能表上的 [設計檢視或版面配置視圖。

  2. 按一下控制項以選取它,然後按 F4 以顯示內容表。

  3. 在屬性 的 [資料> Tab 上,按一下清單專案編輯 表單 屬性方塊中的下拉式箭鍵。

  4. 按一下要用於編輯值清單的表單。

  5. 按一下檔案 然後按一下 [儲存,或按 Ctrl+S 按鈕影像

檢查表單中的查找欄位

  1. 在版面配置或設計檢視中開啟表單

  2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,然後按一下 [ 內容

  3. 在屬性工作表中,按一下 [所有 資料 標籤,並找出資料列 來源類型資料列來源屬性 。 資料 列來源類型 屬性應包含 清單或 資料表/查詢,而 資料列來源 屬性應包含以分號分隔的專案清單或查詢。 如需要更多空間,請以滑鼠右鍵按一下屬性,然後選取 [縮放 或按 Shift+F2。

    值清單通常會使用此基本語法:「專案";」專案";"專案"

    在此例中,清單是一組以雙引號括住且以分號分隔的專案。

    選取查詢會使用此基本語法 :SELECT [table_or_query_name].[field_name ]FROM [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表或查詢,以及資料表或查詢中的欄位。 第二個子句只會參照資料表或查詢。 請記住以下重點:SELECT 子句不需要包含資料表或查詢的名稱,雖然建議使用,而且必須包含至少一個功能變數名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,您可以閱讀 FROM 子句,隨時尋找查詢欄位的來來源資料表或來源查詢。

  4. 執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用的是值清單,請編輯清單中的專案。 請務必以雙引號括住每個專案,然後以分號分隔每個專案。

    • 如果查詢在查詢清單中參照另一個查詢,請在 [設計檢視 (開啟該第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格> 中的查詢,然後按一下 [設計檢視) 。 記下出現在查詢設計工具上方區段的資料表名稱,然後前往下一個步驟。

      否則,如果 Lookup 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表的名稱,然後前往下一個步驟。

  5. 在資料工作表的 View中開啟資料表,然後視需要編輯清單專案。

檢查資料表中的查找欄位

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在查詢設計格線上方的 [資料類型資料行中,按一下或將焦點放在任何文字、數位或是/否欄位上。

  3. 在資料表設計格線線下半部,按一下 [查找 索引 鍵,然後查看資料列 來源類型資料列來源 屬性。

    資料列來源類型屬性必須讀取值清單或資料表/查詢。 資料 列來源 屬性必須包含值清單或查詢。

    值清單使用此基本語法:「專案";」專案";"專案"

    在此例中,清單是一組以雙引號括住且以分號分隔的專案。

    一般來說,選取查詢會使用此基本語法 :SELECT [table_or_query_name].[field_name ]FROM [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表或查詢,以及資料表或查詢中的欄位。 第二個子句只會參照資料表或查詢。 請記住以下重點:SELECT 子句不需要包含資料表或查詢的名稱,雖然建議使用,而且必須包含至少一個功能變數名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此,您可以閱讀 FROM 子句,隨時尋找查詢欄位的來來源資料表或來源查詢。

  4. 執行下列其中一項操作。

    • 如果您使用的是值清單,請編輯清單中的專案。 請務必以雙引號括住每個專案,然後以分號分隔每個專案。

    • 如果 [查詢欄位的查詢參照另一個查詢,請在 [功能窗格> 中開啟設計檢視的第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計 視圖) 。 記下出現在查詢設計工具上方區段的資料表名稱,然後前往下一個步驟。

      否則,如果 Lookup 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表的名稱,然後前往下一個步驟。

  5. 在資料工作表的 View中開啟資料表,然後視需要編輯清單專案。

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刪除值清單或 Lookup 欄位中的資料

值清單中的項目與記錄中的其他值位於同一個資料表中。 相反地,查詢欄位中的資料則位於一或多個其他資料表中。 若要從值清單中移除資料,請開啟資料表並編輯專案。

從查閱清單中移除資料則需要執行額外的步驟,而這些步驟會根據查閱清單的查詢是從資料表還是從另一個查詢中取得其資料而有所不同。 如果查閱清單的查詢是根據資料表,您需識別該資料表以及包含清單中顯示之資料的欄位。 接著,您需開啟來源資料表並編輯該欄位中的資料。 如果查閱清單的查詢是根據另一個查詢,您必須開啟該第二個查詢、尋找第二個查詢取得其資料的來源資料表和欄位,然後變更該資料表中的值。

從值清單中移除資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取包含值清單的資料表欄位。

  3. 在格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源] 屬性。

    根據預設,雙引號會括住值清單中的項目,而分號會區隔每個項目:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外,請勿保留開頭的分號,請勿保留成對的分號 (;;),而且如果您移除清單中的最後一個項目,請刪除最後的分號。

    重要    如果您從值清單中刪除項目,而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目,該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分,直到您變更記錄為止。 例如,假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫,但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」,則會在資料表中看見「A 城市」,直到您變更這些值為止。

從查找欄位移除資料

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取查閱欄位。

  3. 在設計格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

    [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢],而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查詢查詢的查詢一定都是以 SELECT 一 詞開頭。

    選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法:選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位,相反地,第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點:FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱,雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果 [查詢」 欄位中的查詢參照另一個查詢,請按一下 [建立>按鈕 (在屬性工作表的 [資料> 索引卷 [建立器] 按鈕 下一步) 以在 [設計檢視> 中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

  5. 在資料工作表的 View 中 開啟來源資料表

  6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位,然後視需要編輯資料。

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資料類型如何影響輸入資料的方式

設計資料庫資料表時,會針對該資料表中的每個欄位選取資料類型,此程式可協助確保更準確的資料輸入。

查看資料類型

執行下列其中一個動作:

使用資料工作表視圖

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 在欄位 選項卡 的格式化 群組 中,查看資料類型清單中的值。 當您將游標放在資料表中的不同欄位時,值會變更:

    資料類型清單

使用設計檢視

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 查看設計格線線。 格線上方區段會顯示每個資料表欄位的名稱與資料類型。

    [設計檢視] 中的欄位

資料類型如何影響資料輸入

您針對每個資料表欄位所設定資料類型,可針對欄位允許的資料類型提供第一層控制。 在某些情況下 ,例如長文字欄位,您可以輸入任何您想要的資料。 在其他情況中 ,例如自動編號欄位,該欄位的資料類型設定會阻止您輸入任何資訊。 下表列出您提供的資料類型 Access ,並說明這些資料類型如何影響資料輸入。

詳細資訊請參閱 Access 桌面資料庫 的資料類型, 以及修改或變更 欄位的資料類型設定

資料類型

對資料輸入的影響

簡短文字

請注意,自 Access 2013 起,[文字] 資料類型已重新命名為 [簡短文字]。

簡短文字欄位接受文字或數位字元,包括分隔的專案清單。 文字欄位接受的字元數比長文字欄位少 ,從 0 到 255 個字元。 在某些情況下,您可以使用轉換函數在簡短文字欄位中執行資料計算。

長文字

請注意,自 Access 2013 開始,備忘資料類型已重新命名為長 文字

您可以在此類型的欄位中輸入大量的文字和數值資料,最多 64,000 個字元。 此外,您也可以將欄位設定為支援豐富的文字格式設定,您可以套用文字處理程式中通常會找到的格式設定類型,例如 Word。 例如,您可以將不同的字型和字型大小適用于文字中的特定字元,並使它們成為粗體或粗體,以此類比。 您也可以新增超文字標記語言 (HTML) 標記至資料。 詳細資訊請參閱插入 或新增豐富文字欄位

此外,長文字欄位有一個稱為只 附加的屬性。 當您啟用該屬性時,您可以將新資料附加到長文字欄位,但無法變更現有資料。 此功能適用于應用程式,例如問題追蹤資料庫,您可能需要保留無法永久保留的記錄。 當您將游標放在已啟用附加唯一屬性的長文字欄位中時,欄位中的文字預設會消失。 您無法對文字使用任何格式或其他變更。

與簡短文字欄位一樣,您也可以對長文字欄位中的資料執行轉換函數。

Number

您可以在此類型的欄位中只輸入數位,而且您可以對數位欄位中的值執行計算。

大型數字

請注意,大型數位資料類型僅適用于 Microsoft 365 版本的 Access。

您可以在此類型的欄位中只輸入數位,而且您可以對大型數位欄位中的值執行計算。

如需詳細資訊,請參閱使用大型數字資料類型

日期及時間

您可以在此類型的欄位中只輸入日期和時間。 

您可以為欄位設定輸入遮罩 (選取欄位) 時出現的一系列文字和預留位置字元,您必須在空格和遮罩提供的格式中輸入資料。 例如,如果您看到遮罩 ,例如 MMM_DD_YYYY,您必須在提供的空格中輸入 2017 年 10 月 11 日。 您無法輸入完整月份名稱或兩位數的年份值。 詳細資訊請參閱使用輸入 遮罩控制資料輸入格式

如果您沒有建立輸入遮罩,您可以使用任何有效的日期或時間格式輸入值。 例如,您可以輸入 2017 年 10 月 11 日、2017 年 10 月 11 日、2017 年 10 月 11 日等等。

您也可以將顯示格式適用于欄位。 在這種情況下,如果沒有輸入遮罩,您可以輸入幾乎任何格式的值,但 Access 會依照顯示格式顯示日期。 例如,您可以輸入 2017/10/11,但顯示格式可能會設定為 11-Oct-2017。

詳細資訊請參閱插入 今天的日期

貨幣

您可以在此類型的欄位中只輸入貨幣值。 此外,您也不需要手動輸入貨幣符號。 根據預設,Access 會 ( Windows 地區設定中指定的貨幣) 等貨幣符號。 如果需要,您可以變更此貨幣符號以反映不同的貨幣。

自動編號

您隨時無法在此類型的欄位中輸入或變更資料。 每當您新增記錄至資料表時,Access 會遞增 AutoNumber 欄位中的值。

計算

您隨時無法在此類型的欄位中輸入或變更資料。 此欄位的結果是由您定義的運算式決定。 每當您新增或編輯新記錄至資料表時,Access 會更新計算欄位中的值。

是/否

當您按一下設定為此資料類型的欄位時,Access 會顯示覆選框或下拉式清單 ,視欄位的格式設定方式而不同。 如果您將欄位的格式格式化為顯示清單,您可以根據欄位所使用的格式,再次從清單中選取 Yes或No、TrueFalse或 On 或Off。 您無法在清單中輸入值,或直接從表單或表格變更清單中的值。

OLE 物件

當您要顯示以另一個程式所建立之檔案的資料時,可以使用此類型的欄位。 例如,您可以在 OLE 物件欄位中顯示文字檔、Excel 圖表或 PowerPoint 幻燈片組。

附件提供更快、更容易且更有彈性的方式來查看其他程式的資料。

超連結

您可以在此類型的欄位中輸入任何資料,Access 會以網址換行。 例如,如果您在欄位中輸入值,Access 會以 HTTP://www。your_text.com. 如果您輸入有效的網址,連結就會生效。 否則,您的連結會導致錯誤訊息。

此外,編輯現有的超連結可能比較困難,因為使用滑鼠按一下超連結欄位會啟動瀏覽器,並進入連結中指定的網站。 若要編輯超連結欄位,請選取連續的欄位,使用 TAB 或方向鍵將焦點移至超連結欄位,然後按 F2 啟用編輯。

附件

您可以將其他程式的資料附加至此類型的欄位,但無法輸入或以其他方式輸入文字或數值資料。

詳細資訊請參閱將 檔案和圖形附加至資料庫中的記錄

查詢精靈

查找精靈不是資料類型。 相反地,您可以使用精靈建立兩種類型的下拉式清單:值清單和查找欄位。 值清單使用分隔符號清單,當您使用查找精靈時,手動輸入專案。 這些值可以與資料庫中的任何其他資料或物件無關。

相反地,查詢欄位會使用查詢來從資料庫中其他一或多個資料表取取資料。 接著,查找欄位會在下拉式清單中顯示資料。 根據預設,查找精靈會將資料表欄位設定為數字資料類型。

您可以直接在資料表,以及表單和報表使用查詢欄位。 根據預設,查找欄位中的值會出現在一種稱為下拉式方塊的清單控制項類型中,即具有下拉式箭鍵的清單:

空白查閱清單

您也可以使用清單方塊,以捲軸顯示多個專案,以查看更多專案:

表單上的基本清單方塊控制項

視您設定查找欄位和下式方塊之方式不同,您可以關閉查找欄位的限制清單屬性,來編輯清單中的專案,並新增專案至清單。

如果您無法直接編輯清單中的值,您必須新增或變更預先定義值清單中的資料,或做為查找欄位來源的資料表。

最後,當您建立一個查找欄位時,您可以選擇設定它以支援多個值。 當您這麼做時,產生的清單會在每個清單專案旁邊顯示覆選框,而且您可以選取或清除任何需要的專案。 下圖說明一般的多重值清單:

核取方塊清單

有關建立多重值查找欄位和使用結果清單的資訊,請參閱建立或刪除多重 值欄位

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資料表欄位屬性如何影響您輸入資料的方式

除了控制資料庫結構的設計原則,以及控制您可以在指定欄位中輸入之資料的資料類型之外,數個欄位屬性也會影響在 Access 資料庫中輸入資料。

查看資料表欄位的屬性

Access 提供兩種方式來查看資料表欄位的屬性。

在資料工作表視圖中

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下 [ 欄位> 索引鍵,然後使用 [格式 格式群組> 中的控制項來查看每個資料表欄位的屬性。

在設計檢視中

  1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

  2. 如果尚未選取格線,請按一下格線下半部中的 [一般)

  3. 若要查看查找欄位的屬性,請按一下[Lookup> Tab。

屬性如何影響資料輸入

下表列出對資料輸入影響最大的屬性,並說明這些屬性如何影響資料輸入。

屬性

表格設計格線線中的位置

可能的值

嘗試輸入資料時的行為

[欄位大小]

[一般] 索引標籤

0-255

字元限制僅適用于設定為文字資料類型的欄位。 如果您嘗試輸入的字元數超過指定的數目,欄位會將它們切掉。

必要

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,此屬性會強制您輸入欄位中的值,而 Access 不會讓您儲存任何新資料,直到您完成所需的欄位。 關閉時,欄位會接受 Null 值,表示該欄位可以保持空白。

Null 值與零值不同。 零是數位,而 "Null" 是遺失、未定義或未知的值。

允許零長度字串

[一般] 索引標籤

是/否

開啟時,您可以輸入零長度字串,即不含字元的字串。 若要建立零長度字串,請在欄位中輸入一對雙引號 ("") 。

[索引]

[一般] 索引標籤

是/否

當您為數據表字段編制索引時,Access 會防止您新增重複的值。 您也可以從多個欄位建立索引。 如果您這麼做,您可以複製一個欄位中的值,但無法複製這兩個欄位中的值。

[輸入遮罩]

[一般] 索引標籤

預先定義或自訂的一組文字和預留位置字元

輸入遮罩會強制您以預先定義的格式輸入資料。 當您選取資料表中的欄位或表單上的控制項時,會出現遮罩。 例如,假設您按一下 [日期> 欄位,然後看到這組字元:MMM-DD-YYYY。 這是輸入遮罩。 它強制您將月份值輸入為三個字母的縮寫,例如 OCT,以及四位數的年份值 ,例如 OCT-15-2017。

輸入遮罩只會控制您輸入資料,而非 Access 儲存或顯示資料方式。

詳細資訊請參閱包含輸入 遮罩的 Control 資料輸入 格式,以及 日期和時間欄位的格式

清單限制

查找鍵

是/否

啟用或停用對查找欄位中專案的變更。 使用者有時會嘗試手動變更查找欄位中的專案。 當 Access 阻止您變更欄位中的專案時,此屬性會設為Yes。 如果此屬性已啟用,而您需要變更清單中的專案,您必須開啟清單 (如果您想要編輯值清單) 或包含清單來源資料的資料表 (如果您想要編輯查找欄位) 並變更其中的值。

允許值清單編輯

查找鍵

是/否

啟用或 停用值清單 的編輯清單專案命令,但無法針對查找欄位啟用或停用該命令。 若要針對查找欄位啟用該命令,請在清單專案編輯表單內容 中輸入有效的表單 名稱。 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項,即可在開啟的快捷方式功能表上顯示允許值清單編輯命令。 當您執行命令時,會出現 [ 編輯清單專案 > 對話方塊。 或者,如果您在清單專案編輯表單內容中指定表單的名稱,Access 會啟動該表單,而不是顯示對話方塊。

您可以從位於表單上的清單方塊和下拉式方塊控制項,以及位於資料表和查詢結果集的下拉式方塊控制項執行編輯清單專案命令。 表單必須在設計檢視或流覽視圖中開啟;資料表和查詢結果集必須在資料表視圖中開啟。

清單項目編輯表單

Lookup tab

資料輸入表單的名稱

如果您輸入資料輸入表單的名稱做為此資料表屬性的值,該表單會在使用者執行編輯 清單專案命令時 開啟。 否則, 當使用者執行命令 時,會出現 [編輯清單專案> 對話方塊。

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使用串聯更新變更主鍵和外鍵值

有時候,您可能需要更新主鍵值。 如果您使用主鍵做為外鍵,您可以透過外鍵的所有子實例自動更新變更。

請注意,主鍵是可唯一識別資料庫資料 (中) 資料列的值。 外 是一個符合主鍵的欄。 外鍵通常位於其他資料表中,因此 (資料) 建立關聯。

例如,假設您使用產品識別碼號碼做為主鍵。 一個識別碼可唯一識別一個產品。 您也可以在訂單資料表中使用該識別碼做為外鍵。 如此一來,您可以找到與每個產品有關的所有訂單,因為每次有人訂購該產品時,識別碼就會成為訂單的一部分。

有時候,這些識別碼 (或其他類型的主鍵) 變更。 當變更時,您可以變更主鍵值,並且自動串聯所有相關的子記錄。 您可以開啟兩個數據表之間的參考完整性和串聯更新,以啟用此行為。

請記住以下重要規則:

  • 您可以只對設定為文字或數位資料類型的主鍵欄位啟用串聯更新。 您無法針對設定為自動編號資料類型的欄位使用串聯更新。

  • 您可以只在具有一對多關聯性的資料表之間啟用串聯更新。

有關建立關係的資訊。 請參閱資料表關係指南以及建立、編輯或刪除關係

下列程式會同時進行,並說明如何先建立關係,然後針對該關係啟用串聯更新。

建立關係

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計索引鍵的[資料庫關聯圖 (中,按一下 [資料庫關聯圖 Access 2013) 。

  3. 選取 [ 資料表> 索引鍵,選取要變更的資料表,按一下 [ 新增,然後按一下 關閉

    您可以按 SHIFT 來選取多個資料表,也可以個別新增每個資料表。 只選取關聯「一」和「多」兩側的資料表。

  4. 在 「 關係 」視窗中,將主鍵從關係「一」端資料表拖曳,並將它放在「多」端資料表的外鍵欄位。

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊及現有關聯

  5. 選取 [強迫參考完整性 」 核取方塊,然後按一下 [ 建立

在主鍵中啟用串聯更新

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  2. 資料庫 資料 表之間的關聯圖視窗會顯示 (連接線) 連接線。 下圖顯示一般關係:

  3. 以滑鼠右鍵按一下父資料表與子資料工作表之間的連接線,然後按一下 [編輯關聯

    兩個資料表之間的關聯

    [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊:

    [編輯關聯] 對話方塊

  4. 選取 [串聯更新相關欄位,確定 已選取強迫參考完整性 核取方塊,然後按一下 [確定

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為什麼識別碼有時候似乎略過數位

當您建立設定為自動編號資料類型的欄位時,Access 會在每筆新記錄中自動產生該欄位的值。 該值預設會遞增,因此每一個新記錄都會獲得下一個可用的連續編號。 自動編號資料類型的用途是提供適合做為主鍵使用的值。 詳細資訊請參閱新增、 設定、變更或移除主鍵

當您從包含設定為自動編號資料類型之欄位的資料表中刪除資料列時,該列的自動編號欄位中的值不會自動重複使用。 基於這個原因,Access 產生的數位可能並非您預期會看到的數位,而差距可能會以識別碼的順序顯示,這是由設計所設計。 您應該只仰賴 AutoNumber 欄位中值的唯一性,而不是其順序。

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使用查詢大量更新資料

附加、更新和刪除查詢是大量新增、變更或移除記錄的強大方式。 此外,當您使用良好的資料庫設計原則時,大量更新更容易且更有效率地執行。 使用追加、更新或刪除查詢可以節省時間,因為您也可以重複使用查詢。

重要    使用這些查詢之前,先備份您的資料。 手邊有備份可協助快速修正任何不慎所犯的錯誤。

附加查詢    用於新增多記錄至一或多個資料表。 新增查詢最常見的其中一個用途是,將源資料庫中的一或多個資料表中的一組記錄新增到目的資料庫中的一或多個資料表。 例如,假設您取得一些新客戶,以及一個包含這些客戶相關資訊表的資料庫。 若要避免手動輸入新資料,您可以將它附加到資料庫中適當的資料表。 詳細資訊請參閱使用新增查詢將記錄 新增到資料表

更新查詢    用於新增、變更或刪除部分 (,但並非全部) 現有的記錄。 您可以將更新查詢想成 [尋找及取代] 對話方塊的強化版。 您可以輸入選取準則 (搜尋字串的大致相等值) 和更新準則 (取代字串的約略相等) 。 與對話方塊不同的是,更新查詢可以接受多個準則,讓您一次更新大量記錄,並允許您變更多個資料表中的記錄。 詳細資訊請參閱建立及 執行更新查詢

刪除查詢    當您想要快速刪除大量資料或定期刪除一組資料時,刪除非常有用,因為查詢可指定準則以快速尋找及刪除資料。 詳細資訊請參閱 新增、編輯及刪除記錄的方法。

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