建立 Access 資料庫

桌面資料庫或 Web App?

決定是否要建立桌面資料庫或 Access web 應用程式

重要    Access Services 2010 和 Access Services 2013 將從下次發行的 SharePoint 中移除。 我們建議您不要建立新的 Web 應用程式,並將現有的應用程式移轉至替代的平台,例如 Microsoft Power Apps

Access web 應用程式範本圖示 Access 桌面資料庫範本圖示

Access web app 範本在背景中有一個全域圖示。

Access 桌面資料庫範本在背景中有 [表格] 圖示。

當您開啟 Access 2016 時,您會看到範本圖庫。 建立資料庫的第一個步驟是決定是否要建立 Access web 應用程式或 Access 桌面資料庫。 決策取決於您提供哪些工具以及您的特定目標。 若要在 Access web 應用程式或桌面資料庫之間進行決定,請考慮下列事項:

設計考量

首先需考慮三個重要的設計考慮。

IT 需求

使用 Access web 應用程式的方法如下:

使用桌面資料庫的方法如下:

您可以在 SharePoint Online 中使用 Microsoft 365 ,或將內部部署的 SharePoint Server 2013 或 SharePoint Server 2016 搭配 Access Services 與 SQL Server 2012 (或更新版本)使用。

您不是使用 SharePoint,或者您的 Microsoft 365 方案不包含 SharePoint Online。

您想要在 Microsoft Azure SQL 資料庫或 SQL Server 中儲存資料的可靠性、安全性和可管理性。

您需要本機資料庫來儲存資料,否則您需要合併來自不同內部部署資料來源的資料。

您想要在 Access 服務推出後立即取得最新功能。

您不介意等待下一次發行 Access 使用最新的功能。

存取資料和設計

使用 Access web 應用程式的方法如下:

使用桌面資料庫的方法如下:

貴組織內外的人員必須從任何位置,以及從許多不同的裝置存取資料。

每個人都可以連線至儲存 Access 資料庫的電腦,而且很可能會從網路桌上型電腦或膝上型電腦使用該資料庫。

任何需要建立或修改 Access web 應用程式的人都可以存取2016。

您的小組會以不同的 Access 版本建立及修改資料庫。

擁有許可權的任何人都可以查看及編輯資料,即使他們沒有存取權也一樣。

您願意確定每個資料庫使用者都有存取權或已安裝 Access 執行時間。

商務目標與需求

使用 Access web 應用程式的方法如下:

使用桌面資料庫的方法如下:

您的報表需求很簡單,或者您可以使用桌面資料庫連結到 Access web 應用程式中的資料,以取得更複雜的報表。

您想要完全控制資料庫使用者體驗的外觀與風格。

您要解決的問題不需要高級資料庫功能。

您願意在每次進行設計變更時,都要重新發佈資料庫的前端。

您想要對使用者介面進行簡單且直觀的外觀與風格。

您有複雜的報表需求,除了 Access web 應用程式中提供的簡單摘要報表之外(例如,您需要將其他資料庫整合至報表或格式化報表)。

您希望將 [設計] 變更立即提供給您。

您需要高級功能,例如:

  • Visual Basic for Applications。

  • 連結至外部資料,而不只是唯讀的 SharePoint 清單。

  • 使用更新或交叉資料表查詢。

  • 從 XML、資料服務、HTML 檔案或 Outlook 資料夾匯入資料。

Access web app 與桌面資料庫之間的詳細差異

為了協助您做出正確的選擇,下清單格將醒目提示 Access web 應用程式與 Access 桌面資料庫之間的許多差異。

開始使用

功能

Access web app

Access 桌面資料庫

範本

您可以從 Office 網上商店和 Access 中取得 Web 應用程式範本。

表格範本可在您建立表格時使用。

桌面資料庫範本可在 Office.com 和 Access 中取得。

應用程式元件(包含多個資料庫物件的範本)可在應用程式元件庫中使用。

資料類型元件可用於欄位。

權限

許可權是從建立 web 應用程式的 SharePoint 網站繼承而來。

根據系統檔案許可權設定個人許可權。

使用密碼加密資料庫。

輸入資料、查看資料及修改資料庫結構的工具

使用網頁瀏覽器輸入及查看資料。

需要存取才能建立或修改 Access web 應用程式。

若要輸入及查看資料,access 或 Access 執行時間(可作為 Access 的一部分或免費下載)。

建立或修改資料庫需要存取權。

資料儲存

區域

Access web app

Access 桌面資料庫

儲存資料的位置

如果您在 SharePoint Online 中使用 Microsoft 365 ,則資料會儲存在 Microsoft Azure SQL Database 中。

如果您使用自己的內部部署 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016 部署,則資料會儲存在 SQL Server 內部部署中。

資料會儲存在本機 Access 資料庫中。

需要 SQL Server

如果您在 SharePoint Online 中使用 Microsoft 365 ,SMicrosoft 會在 Microsoft Azure SQL Database 中為您託管資料庫。

如果您使用的是自己部署的 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016,則需要 SQL Server。

不需要 SQL Server。

資料庫大小

如果您使用的是 SharePoint Online,資料庫大小限制為 1 gb。

如果您使用的是 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016 與 SQL Server 內部部署,資料庫大小是透過 SQL Server 加以控制。

在任何一種情況下,如果您打算透過儲存應用程式套件來備份資料,壓縮的資料必須小於 100 MB。

資料和物件可使用 2 GB 的儲存空間。

資料輸入

工作

Access web app

Access 桌面資料庫

從 Excel、Word 或其他來源複製及貼上

是的,您可以將資料貼到其他來源的 Access 中。

是的,您可以將資料貼到其他來源的 Access 中。

從以下來源匯入資料:

Excel

存取 ODBC 資料庫,例如 SQL Server

文字或逗點分隔值 (CSV) 檔案

SharePoint 清單

Excel

存取 ODBC 資料庫,例如 SQL Server

文字或 CSV 檔案

SharePoint 清單

XML

資料服務

HTML 檔案

Outlook 資料夾

在表格中附加資料

將資料複製到新資料表中。 然後手動或使用資料宏,將資料複製並貼到現有的資料表中。

使用 [匯入] 嚮導將資料新增至資料表。

連結至下列專案中的資料:

SharePoint 清單(唯讀)

Excel

存取 ODBC 資料庫,例如 SQL Server

文字或 CSV 檔案

SharePoint 清單

HTML 檔案

Outlook 資料夾

資料庫結構

區域

Access web app

Access 桌面資料庫

表格

表格範本可供使用。

表格可以隱藏。

應用程式元件範本可供使用。

資料表關聯

建立 [查閱] 資料類型會建立關聯。 若要查看關聯性的相關資訊,請選取 [查閱] 欄位,然後選取 [修改查閱]。

資料表關聯是在 [資料庫關聯圖] 視窗中查看。

查詢

沒有可用的動作查詢。

資料宏可用來執行更新、附加和刪除。

您可以使用 [動作查詢]。

交叉資料表查詢可供使用。

表單和視圖

在 Access web 應用程式中,表單稱為 [視圖]。

您可以使用互動式視圖設計工具。

可以顯示縮圖。

檢視類型:

  • 清單詳細資料

  • 資料工作表

  • 空白(適用于自訂切換面板、含有單一記錄的快顯視窗及其他資訊)

  • 摘要(依欄位分組、計算 sum、average; 快顯視窗可向下切入)

[表單嚮導] 可供使用。

表單類型:

  • 多個項目

  • 資料工作表

  • 分割表單

  • 強制回應對話方塊

表單版面配置

  • 貼齊格線

  • 控制項可以重新排列並修改到一定的範圍。

  • 可自訂的動作欄

圖元成圖元的控制項、分割表單、子表單、索引標籤控制項,以及有模式的對話方塊。

資料輸入控制項

所有基本控制項都可以使用,包括:

  • 層疊控制項(僅限Microsoft 365 )

  • 相關專案

  • 自動完成

您可以使用其他網頁、導覽和圖表控制項。

尋找資料

您可以在 UI 中使用選項,也可以使用自訂設計功能。

報表​​

簡單的摘要與群組視圖可供使用。

針對傳統的 Access 報表,請使用已連線至儲存 Access web 應用程式資料之 Microsoft Azure SQL 資料庫的個別 Access 桌面資料庫。

建立自訂報表。

巨集

使用提供的宏來自動執行 UI 及資料作業。

使用宏或 VBA 來自動執行 UI 及資料作業。

ActiveX 控制項和資料物件

無法使用 ActiveX 控制項和資料物件。

ActiveX 控制項和資料物件可供使用。

電子郵件通知

在 Microsoft 365中,使用 [資料宏] 來傳送電子郵件通知。

使用宏傳送電子郵件通知

工具

工具​​

Access web app

Access 桌面資料庫

[資料表分析器] 嚮導來識別冗餘數據

無法使用 [資料表分析] 嚮導。

使用 [資料表分析程式] 嚮導找出冗餘數據。

壓縮與修復

無法使用 [壓縮與修復工具]。

[精簡及修復工具] 可供使用。

資料庫文件管理器

資料庫文件管理器無法使用。

資料庫文件管理器可供使用。

效能分析程式

無法使用 [效能分析]。

[效能分析] 可供使用。

資料和結構的備份與還原程式

雖然資料庫是儲存在 Microsoft Azure 中,但還是建議定期進行本機備份。

將 Access web 應用程式儲存為應用程式套件來備份、移動或部署。

只封裝 web 應用程式的結構,或同時封裝 web 應用程式結構與資料。

透過儲存資料庫檔案來備份資料或資料與結構。

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