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工作流程可讓您自動化重複的工作或程式,將一或多個應用程式連線至 Teams。 簡而言之,它們可以節省您的時間和精力。 在這裡,我們將逐步引導您瞭解如何新增、執行和管理您的工作流程。

工作流程如何協助您? 

請花一點時間向自己詢問下列問題。 每次您回答「是」時,都有機會透過工作流程提高生產力。

  • 您在 Teams 中是否有一次又一次的動作?

  • 您是否在 Teams 和其他應用程式之間切換以檢查更新或完成工作?

  • 您是否曾經從 Teams 將資訊複製並貼到其他應用程式?

  • 您是否在電子郵件中收到您想要在 Teams 中取得的代理程式更新?

  • 您是否能定期詢問人員相同的問題,不論是在頻道、聊天或會議中? (例如,您可以張貼每週狀態更新嗎?)

流覽及新增工作流程

開始使用最簡單的方法就是流覽我們所選的預先建立的工作流程。

1. 從 Teams 左側選取 [應用程式 應用程式圖示]。

2. 從右側導覽捲動並選取 [工作流程標誌工作流程 ]。

選取工作流程

3. 選取您感興趣的工作流程。

[管理工作流程] 的寬螢幕擷取畫面,其中一個已選取

4. 依照指定的提示操作。 完成後,您會收到確認訊息:「已成功新增工作流程!」 確認也會包含執行工作流程的指示。
 

附註: 如果您尚未新增 Power Automate,系統會提示您新增 Power Automate, 這是可為 Teams 中的工作流程體驗提供動力的應用程式。 選取 [新增], 如下列螢幕擷取畫面所示。 完成後,系統會將您引導至螢幕以設定您原本選取的工作流程。

Power Automate 應用程式詳細資料

執行工作流程

如上所述,新增工作流程之後,您會收到一則確認,說明如何執行。 以下是可能性的明細:

您的工作流程將會自動執行。 一旦您新增「自動」,就不需要您採取進一步的動作。 每個工作流程都有觸發程式,當觸發程式發生時,會自動發生一或一系列的動作。 以下是兩個範例:

工作流程名稱

觸發

動作 ()

當 Planner 工作變更狀態時通知頻道

當您設定工作流程) 變更狀態時,面板上的 Planner 工作 (指定。

當您設定工作流程) 時, (指定的頻道會自動張貼卡片,通知您的小組狀態變更。

修改 SharePoint 清單時開始核准

當您設定工作流程) 修改時, (指定的 SharePoint 清單。

核准會自動在 Teams 聊天中傳送給正確的人員。

從郵件執行工作流程。 某些工作流程是設計來處理單一 Teams 訊息的內容。 設定此類型的工作流程後,它會顯示為 [ 其他選項 ]Microsoft Teams 更多選項圖示功能表底下的選項,供您從任何郵件執行。 閱讀逐步指示

完整展開的 [更多選項] 功能表及其子功能表

從訊息區執行工作流程。 這些類型的工作流程可讓您變更郵件的通常傳送方式,或將內容插入新郵件中。 閱讀逐步指示

顯示三個可供選取之範例的工作流程。

管理工作流程

您可以檢查工作流程的執行歷程記錄、編輯連線,或從 [管理工作流程] 刪除工作流程。

1. 從 Teams 左側選取 [應用程式 應用程式圖示]。

2. 移至 [工作流程標誌工作流程]。

3. 選取 [管理工作流程]。

[管理工作流程] 進入點

這會在 Teams 中開啟 Power Automate 。 從這裡管理您的工作流程。

Power Automate 工作流程管理的進入點

提示: 另一個開啟 Power Automate 的方式是從 Teams 左側的 [其他新增的應用程式 ]三個水準點

從頭開始建立工作流程

發現工作流程錯誤了嗎? 如上所述,為 Teams 預先建立的工作流程可從 應用程式>工作流程取得。 但您也可以直接在 Power Automate 應用程式中工作,從頭開始建立自訂工作流程。 如果您夢想著...您可能可以將它自動化!

相關連結

從郵件
新增或執行工作流程從訊息中心區域新增或執行工作流程

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