清單和文件庫欄的類型與選項

清單和文件庫欄的類型與選項

欄的類型決定資料在清單或文件庫中的儲存及顯示方式。 當您建立清單或文件庫的欄時,請選擇一個代表您要儲存在欄中之資料類型的欄類型,例如 [僅數位]、[格式化文字] 或 [自動計算的數位]。

您可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的 [清單] app 或 [小組] 中建立清單。 瞭解如何開始使用 Microsoft 團隊中的清單

本文討論您可以建立的預設欄類型,以及何時使用每一種類型的欄。 欄會新增至清單或文件庫的一個或多個視圖,以協助您以有意義的方式顯示資料。 視您的組織而定,可能會有其他類型的欄可供使用。 

附註: 您可以 新增變更顯示/隱藏刪除 清單或文件庫中的欄,以及從 SharePoint中的頁面或網站 建立刪除 清單。 如需管理包含許多專案之清單或文件庫的詳細資訊,請參閱 管理 SharePoint 中的大型清單和文件庫

從下列其中一個索引標籤選取您的 SharePoint 視圖:

欄可協助您為清單或文件庫中的專案建立有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案的資料,並顯示這些計算的結果。 欄還可讓您指定在某人將專案新增至清單或文件庫時,應該輸入有關專案的資訊。 在新增專案時,會出現一個表單,並提供輸入資訊所需的欄位和選項。 當您建立清單或文件庫時,系統會自動建立某些欄(例如 [ 標題 ] 或 [ 修改者])。 您可以根據自己的需求建立額外的欄。 您所建立的欄會決定要在該表單中顯示的欄位和選項,以及可新增至清單或文件庫之視圖的欄。

您可以在建立欄時指定所要的欄類型。 在某些情況下,您也可以針對現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於資料行的類型及目前所儲存的資料量。 變更現有資料行的欄類型可能會損壞已儲存在欄中的資料。 基於這些原因,您必須先決定要儲存哪種資料,然後再建立欄。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 只有數位? 已設定格式的文字? 例如,您無法將信件儲存在 數位 欄中。 瞭解要儲存的資料類型是選擇最適合的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要使用財務計算中的資料嗎? 如果是,則 [ 貨幣 ] 欄類型是最佳選項。

  • 您想要在數學計算中使用資料嗎? 計算方式必須是多少? 您可以計算 數位貨幣 欄中的資料,而不是 文字 欄。 此外, 貨幣 資料行中的計算是最精確的。

  • 您要如何排序欄中的資料? 在 Text (文字 )欄中,數位會依字元字串排序, (1、10、100、2、20、200等等) ,而不是數值。 若要將數位排序為數值,請使用 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行。 此外,如果有許多日期格式儲存在 文字 欄中,就不會正確排序。 若要確保正確排序日期,請使用 [ 日期] 和 [時間] 資料 行。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行是必要的,而且人員無法在不輸入資訊的情況下新增專案。

用來在單行中收集並顯示少量的未格式化文字,包括:

  • 僅限文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字與數位的組合,例如街道位址或帳戶號碼

  • 在計算中不使用的數位,例如員工 ID 號碼、電話號碼、郵遞區號或組件編號

單行文字欄可以在單一行中顯示最多255個字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並且想要一次顯示格式化的文字或多行文字,請建立 多行文字 欄。 您可以將現有 的單行文字 欄變更為 多行文字 欄,而不會遺失任何儲存在欄中的資料。

您可以透過下列方式自訂 單行文字 欄:

  • 指派字元數限制    設定您想要的 字元 數上限,以限制字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工 ID 號碼,您可以使用這個功能來協助確保使用者只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動顯示特定的文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定 預設值時,只要接受預設值,使用者就能更快速地輸入資訊(除非他們需要變更)。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司一起使用大部分的專案,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要輸入名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的文字,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱

在清單或文件庫中用來收集及顯示格式化的文字,或是在多行上顯示較長的文字和數位,例如專案的描述。 多行文字欄可以儲存多達63999個字元,而且您可以指定當人員輸入專案相關資訊時所要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以透過下列方式自訂 多行文字 欄:

  • 指派顯示限制    限制人員在輸入含有要 編輯之行數 的專案資訊時所顯示的行數。 例如,如果欄儲存有關行事曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可讓使用者更容易輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看他們所輸入的所有文字。 相反地,如果欄只儲存一個句子或兩個關於事件的文字,您可以選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,就不會限制欄出現在清單中時所顯示的文字量。 輸入專案的所有文字都會出現在欄中。

  • 啟用或停    用 (只有清單中提供 的文字格式設定) 使用增強的 rtf 文字 (含圖片、表格和超連結的 rtf,) 設定使用者是否可以將格式設定(例如粗體、斜體或色彩)套用至文字。 如果停用,清單不會支援任何格式設定選項;如果啟用,清單會支援基本格式設定,例如粗體、斜體、專案符號或編號清單、彩色文字和背景色彩,以及超連結、圖片和表格。

  • [新增變更   ] (只有清單) 中提供,如果已針對清單啟用 版本設定 ,請將變更新增至現有的文字,指定人員是否可以在不取代該專案的任何現有文字的情況下,新增專案的新文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入有關專案的其他資訊,同時也能查看先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 在清單中查看(而非專案表單中的欄位)時,欄會顯示 [超連結] 視圖專案,而不是文字,而使用者可以按一下超連結,查看該專案的欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了 [最近] 專案以外的所有資訊都會被刪除。

從 Bing 地圖或您的組織目錄新增豐富的位置資料。 [位置] 欄提供其他欄來篩選、排序及搜尋,包括街道位址、城市、州、國家或地區、郵遞區號、座標或名稱等相關資訊。

用來儲存不是貨幣值的數值。

選擇 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行的秘訣

[ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與 Number 資料行不同, Currency 欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂 數位 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄會將任務的工時量儲存為百分比,您可以指定0作為最小值,而將100指定為最大值。 同樣地,如果 [欄] 儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定的號碼,您可以輸入最大出席者人數為 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇 [ 自動 ],選取要包含的小數位數。 如果欄儲存計算結果,而且您想要的結果盡可能精確,也是一個不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,最好的做法是將小數位數限制為零、只針對整數,或從五個小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的數位,同時也允許其他人輸入不同的號碼(如果他們需要這麼做)。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存每個團隊成員擁有的電腦數,而每個團隊成員都至少有一部電腦,請輸入 1 作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,會自動顯示 1 ,而小組成員則不需要輸入號碼。

    預設值可以是您指定的數位,或是計算結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值很有説明,但數位可能會根據專案新增者、新增專案或其他原因而有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    [ 顯示為百分比 ] 設定可讓您顯示並將數位儲存為百分比,並在用來計算其他值時將它視為百分比。

用來儲存「真/假」或「是/否」資訊,例如是否有人要出席活動。 當使用者輸入專案相關資訊時,[ 是/否] 欄就會顯示為單一的核取方塊。 若要指示 ,小組成員請選取核取方塊。 若要指出 [ ],小組成員請清除核取方塊。

[是/否]欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, [是] 會轉換成一個 (1) 的數值,而 [ ] 會轉換成零 (0) 的數值。

您可以選擇 [ 是/否] 欄來自訂它的預設值。 預設值是當有人新增專案時,會自動顯示的選取範圍。 如果使用者需要這麼做,可以選取不同的值。 對於 [是/否] 欄,您可以指定是否要自動選取核取方塊(指出 [是] 值),表示 沒有 值。

用來提供可搜尋的人員和群組清單,讓使用者在新增或編輯專案時選擇。 例如,在 [工作] 清單中,名為 [指派給] 的人員或群組欄可提供任務可以指派給的人員清單。 清單的內容,取決於網站的目錄服務與 SharePoint 群組的設定方式。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員取得聯繫。

您可以透過下列方式自訂 人員或群組 欄:

  • 允許多重選取    允許使用者選取多個選項,或將選取數量限制為只顯示一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或包括電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組。 例如,在 [工作] 清單中,您可能只想要包含個別人員,以確保特定人員負責每個任務。 在專案清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

附註: 目前狀態與目前的瀏覽器中的目前狀態 (與 目前狀態) 相同,目前狀態為可用。 您的組織可以按照在 Internet Explorer 10 檔案模式中顯示傳統 SharePoint 網站中的步驟,選擇讓目前狀態可用。

用來儲存行事曆日期,或同時儲存日期與時間。 日期格式會根據網站的區域設定而有所不同。 如果無法使用您想要的格式,請要求您的系統管理員將適當地區的支援新增至網站。

您可以透過下列方式自訂 日期和時間 欄:

  • 只包含日期或同時包含日期和時間    指定是否要只包含行事曆日期,或行事曆日期和時間。

  • 顯示預設值    自動顯示某人新增專案的特定日期或日期及時間,也可讓使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄會儲存費用的產生日期,而大部分的費用是在會計年度的第一天,您可以指定會計年度的第一天作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,系統會自動顯示該日期,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、新增專案至清單或文件庫的日期,或是計算結果的結果(稱為計算值)。 如果您想要自動顯示特定的日期或時間,但根據專案,日期或時間可能會有所不同,則計算值很有説明。 若要使用計算值,您可以輸入公式做為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前的日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後30天的日期,請在 [計算結果值] 方塊中輸入方程式= [TODAY] + 30

用來讓使用者從您提供的選項清單中進行選擇。 如果您想要確保欄中的所有資料都是一致的,請選擇 [欄類型],因為您可以限制儲存在欄中的值。

您可以透過下列方式自訂 [ 選項 ] 欄:

  • 定義挑選清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請將 [ 選項 ] 方塊中的範例文字取代成您想要的值。 在個別的行上輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 啟用其他自訂選項    若要讓使用者輸入的值不包含在選項清單中,請開啟 [ 可以手動新增值]。 如果您可能不知道使用者需要輸入的專案,請務必這麼做。 如果您不想讓人員只使用您指定的值,請關閉 即可手動新增值

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動選取特定的值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司在大部分專案中合作,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要選擇名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要在欄中自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱。

    從下拉式功能表中,選取您要顯示的預設選項,或選取 [ ],將預設選項保留為空白。

  • 選擇顯示格式    透過下拉式功能表或選項按鈕顯示選項。 首先,選取 [ 更多選項],然後在 [ 顯示選擇使用] 底下,選取您喜歡的格式。

在現代體驗中選擇欄的選項

用來儲存網頁、圖形或其他資源的超連結。

[ 超連結 ] 欄會儲存網頁、圖形或其他資源的統一資源定位器 (URL) 。 視您選擇的顯示格式而定,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或顯示圖形檔案的 URL。

當使用者將超連結新增至清單專案時,必須輸入出現在欄中的 URL 和描述文字。 如果 URL 是針對圖形檔案(例如 HTTP://www.example.com/image.gif),您可以選擇性地為圖形輸入描述性的替代文字,這會針對在其瀏覽器中關閉圖形或依賴螢幕閱讀軟體來將畫面上的圖形轉換為朗讀文字。

用來儲存貨幣值。

選擇 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行的秘訣

[ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與 Number 資料行不同, Currency 欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂 貨幣 欄:

  • 指定最小和最大允許值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存事件的入庫費用,而您的組織限制在特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為 [最小值] 和 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 針對貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您想要只儲存舍入值,您可以選擇零。 針對需要高精確度的計算所使用的非貨幣值,您可以選擇將小數位數限制為零到五個,如果是更精確的值,請選擇 [ 自動 ],自動針對計算結果使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存了設定新帳戶所產生的費用,而且所有新帳戶的費用通常都是相同的,則您可以將該金額指定為預設值。 因此,此值會在新專案新增至清單時自動出現,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定的值時,計算值很有説明,但根據專案、新增專案、新增專案或其他原因,該值可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取欄的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供100個國家/地區選項,讓您可以在大部分的局部格式中指定貨幣。

用來將裝置中的單一圖像檔案新增至清單或文件庫中的專案。

將圖像欄新增至清單或文件庫之後,您就可以:

  • 使用 [清單] 或 [文件庫] 表單新增影像。 例如,在 [ 裝置相片 ] 下方的螢幕擷取畫面中,是 [影像] 資料行。

    [圖像欄] 新專案
  • 透過選取 [ 編輯 (鉛筆]) 圖示或 [ 刪除 (垃圾郵件]) 圖示,即可查看、取代或刪除影像。

    [圖像欄] 視圖、[取代] 或 [刪除]

若要深入瞭解清單和文件庫,請參閱 清單與文件庫欄類型和選項

欄可協助您為清單或文件庫中的專案建立有意義的視圖。 您可以使用欄來排序、分組及篩選項目,也可以自動計算專案的資料,並顯示這些計算的結果。 欄還可讓您指定在某人將專案新增至清單或文件庫時,應該輸入有關專案的資訊。 在新增專案時,會出現一個表單,並提供輸入資訊所需的欄位和選項。 當您建立清單或文件庫時,系統會自動建立某些欄(例如 [ 標題 ] 和 [ 修改者])。 您可以根據自己的需求建立額外的欄。 您所建立的欄會決定要在該表單中顯示的欄位和選項,以及可新增至清單或文件庫之視圖的欄。

您可以在建立欄時指定所要的欄類型。 在某些情況下,您也可以針對現有的資料行選擇不同的欄類型,但這取決於資料行的類型及目前所儲存的資料量。 變更現有資料行的欄類型可能會損壞已儲存在欄中的資料。 基於這些原因,您必須先決定要儲存哪種資料,然後再建立欄。 決定您想要的欄類型時,請考慮下列事項:

  • 您想要儲存哪種資料? 只有字母? 只有數位? 已設定格式的文字? 例如,您無法將信件儲存在 數位 欄中。 瞭解要儲存的資料類型是選擇最適合的欄類型的第一個步驟。

  • 您想要使用財務計算中的資料嗎? 如果是,則 [ 貨幣 ] 欄類型是最佳選項。

  • 您想要在數學計算中使用資料嗎? 計算方式必須是多少? 您可以計算 數位貨幣 欄中的資料,而不是 文字 欄。 此外, 貨幣 資料行中的計算是最精確的。

  • 您要如何排序欄中的資料? 在 Text (文字 )欄中,數位會依字元字串排序, (1、10、100、2、20、200等等) ,而不是數值。 若要將數位排序為數值,請使用 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行。 此外,如果有許多日期格式儲存在 文字 欄中,就不會正確排序。 若要確保正確排序日期,請使用 [ 日期] 和 [時間] 資料 行。

  • 您想要確保人員在欄中輸入資訊嗎? 如果是這樣,您可以指定資料行是必要的,而且人員無法在不輸入資訊的情況下新增專案。

您可以使用此欄欄位類型,在單行中收集並顯示少量未格式化的文字,包括:

  • 僅限文字,例如名字、姓氏或部門名稱

  • 文字與數位的組合,例如街道位址或帳戶號碼

  • 在計算中不使用的數位,例如員工 ID 號碼、電話號碼、郵遞區號或組件編號

一行文字欄會在單一行顯示255字元。 如果您要為清單或文件庫建立欄,並且想要一次顯示格式化的文字或多行文字,請建立 多行文字 欄。 您可以將現有 的單行文字 欄變更為 多行文字 欄,而不會遺失已儲存在欄中的任何資料。

您可以透過下列方式自訂 單行文字 欄:

  • 指派字元數限制    設定您想要的 字元 數上限,以限制字元數。 例如,如果欄儲存五位數的員工 ID 號碼,您可以使用這個功能來協助確保使用者只輸入五個字元。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動顯示特定的文字,同時也允許使用者在需要時輸入不同的文字。 當您設定 預設值時,只要接受預設值,使用者就能更快速地輸入資訊(除非他們需要變更)。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司一起使用大部分的專案,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要輸入名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的文字,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱

    單行文字欄的選項

您可以在清單或文件庫中使用此欄欄位類型,收集及顯示格式化的文字,或是在多行上顯示較長的文字和數位,例如專案的描述。 多行文字欄可以儲存多達63999個字元,而且您可以指定當人員輸入專案相關資訊時所要顯示的文字行數。 當您在清單或文件庫中查看欄時,此類型的欄會顯示所有文字。

您可以透過下列方式自訂 多行文字 欄:

  • 指派顯示限制    限制人員在輸入含有要 編輯之行數 的專案資訊時所顯示的行數。 例如,如果欄儲存有關行事曆事件的冗長筆記,您可以選擇顯示十行文字。 這可讓使用者更容易輸入資訊,因為他們可以輕鬆查看他們所輸入的所有文字。 相反地,如果欄只儲存一個句子或兩個關於事件的文字,您可以選擇只顯示兩行或三行文字。

    如果您指派顯示限制,就不會限制欄出現在清單中時所顯示的文字量。 輸入專案的所有文字都會出現在欄中。

  • [允許限制長度   ] (只有在文件庫中使用多行文字時,才可在文件庫) 中使用,您可以指定該欄位的長度不受限制。

  • 啟用或停    用 (只有清單中提供的文字格式設定,) 指定要允許的文字類型,讓 使用者可以套用粗體、斜體或色彩等文字。 有兩個選項: 純文字,不支援任何格式設定選項;或 增強的 rtf 文字(支援粗體、斜體、專案符號或編號清單、彩色文字和背景色彩等基本格式設定)。 它還有其他超連結、圖片和表格選項。

  • [新增變更   ] (只有清單) 中提供,如果已針對清單啟用 版本設定 ,請將變更新增至現有的文字,指定人員是否可以在不取代該專案的任何現有文字的情況下,新增專案的新文字。 如果您選擇不附加變更,專案的新文字會取代欄中該專案的任何現有文字。 如果您選擇附加變更,使用者可以輸入有關專案的其他資訊,同時也能查看先前輸入的文字,以及輸入文字的日期和時間。 在清單中查看(而非專案表單中的欄位)時,欄會顯示 [超連結] 視圖專案,而不是文字,而使用者可以按一下超連結,查看該專案的欄中儲存的所有資訊。

    重要: 如果您在建立欄之後關閉此選項,則除了 [最近] 專案以外的所有資訊都會被刪除。

文字欄的多個 liines 選項

清單的設定

文件庫的多行欄文字

文件庫設定

使用此欄欄位類型,讓使用者從您提供的選項清單中進行選擇。 如果您想要確保欄中的所有資料都是一致的,請選擇 [欄類型],因為您可以限制儲存在欄中的值。

提示: 若要將欄中的值限制為只顯示儲存在網站中的值,請使用 查閱 欄,而不是 選擇 欄。 您可以在本文稍後深入瞭解 查閱 欄。

您可以透過下列方式自訂 [ 選項 ] 欄:

  • 定義挑選清單    提供使用者可以選擇的確切值清單。 若要提供此清單,請使用您想要的值,將 每個選項 的 [類型] 中的範例文字取代成不同的欄。 在個別的行上輸入每個值。 若要開始新的一行,請按 ENTER。

  • 選擇顯示格式    使用核取方塊或單選選項允許多重選取。 請注意, SharePoint 只會在傳統 SharePoint中顯示選項按鈕。

  • 啟用其他自訂選項    若要讓使用者輸入的值不包含在選項清單中,請開啟 [ 填入 選項]。 如果您可能不知道使用者需要輸入的專案,請務必這麼做。 如果您想要讓人員只使用您指定的值,請關閉 [ 填入 選項]。

  • 顯示預設值    當有人新增專案時,自動選取特定的值,同時也允許使用者在需要時選擇不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果 [欄] 儲存指派給專案的公司名稱,而貴組織與特定的公司在大部分專案中合作,您可以輸入該公司的名稱做為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單,且小組成員不需要選擇名稱時,公司名稱就會自動出現。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要在欄中自動顯示特定文字時,計算值很有説明,但根據專案新增者、新增專案或其他原因,文字可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前日期或 [我],以顯示新增或變更專案的人員名稱。

選擇欄的選項

使用這個資料列欄位類型來儲存不是貨幣值的數值。

選擇 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行的秘訣

[ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與 Number 資料行不同, Currency 欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

您可以透過下列方式自訂 數位 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的數位範圍。 例如,如果欄會將任務的工時量儲存為百分比,您可以指定0作為最小值,而將100指定為最大值。 同樣地,如果 [欄] 儲存活動的出席者人數,而您想要將出席者限制為特定的號碼,您可以輸入最大出席者人數為 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定數位是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 如果欄可能需要儲存超過五個小數位數的數位,您可以選擇 [ 自動 ],選取要包含的小數位數。 如果欄儲存計算結果,而且您想要的結果盡可能精確,也是一個不錯的選擇。 不過,如果您想要確保欄中的所有值都有相同的小數位數,最好的做法是將小數位數限制為零、只針對整數,或從五個小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的數位,同時也允許其他人輸入不同的號碼(如果他們需要這麼做)。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存每個團隊成員擁有的電腦數,而每個團隊成員都至少有一部電腦,請輸入 1 作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,會自動顯示 1 ,而小組成員則不需要輸入號碼。

    預設值可以是您指定的數位,或是計算結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定數位時,計算值很有説明,但數位可能會根據專案新增者、新增專案或其他原因而有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。

  • 將數位格式化為百分比    [ 顯示為百分比 ] 設定可讓您顯示並將數位儲存為百分比,並在用來計算其他值時將它視為百分比。

數值欄的選項

使用此資料列欄位類型來儲存貨幣值。

選擇 [ 數位 ] 或 [ 貨幣 ] 資料行的秘訣

[ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都儲存數值。 使用 數位 欄來儲存數值資料,以找出不是財務計算或不需要高精確度的數學計算。 使用 貨幣 欄來儲存用於財務計算的數值資料,或在您不想要計算數位的情況下。 與 Number 資料行不同, Currency 欄的小數點左邊只有15位數,右側則是4位數。 [ 數位 ] 和 [ 貨幣 ] 欄類型都提供預先定義的格式來決定資料的顯示方式。

貨幣欄的選項

您可以透過下列方式自訂 貨幣 欄:

  • 指定最小值和最大值    限制使用者可以輸入的貨幣值範圍。 例如,如果欄儲存事件的入庫費用,而您的組織限制在特定範圍內的金額,您可以將這些限制指定為 [最小值] 和 [最大值]。

  • 包含小數位數    指定值是否包含小數位數以及要儲存的小數位數。 針對貨幣值,您可以選擇兩個小數位數,或者,如果您想要只儲存舍入值,您可以選擇零。 針對需要高精確度的計算所使用的非貨幣值,您可以選擇將小數位數限制為零到五個,如果是更精確的值,請選擇 [ 自動 ],自動針對計算結果使用適當的小數位數。

  • 顯示預設值    當某人新增專案時,自動顯示特定的值,同時也允許使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果資料行儲存了設定新帳戶所產生的費用,而且所有新帳戶的費用通常都是相同的,則您可以將該金額指定為預設值。 因此,此值會在新專案新增至清單時自動出現,而小組成員則不需要輸入數位。

    預設值可以是您指定的值,或是計算的結果(稱為計算值)。 當您想要自動顯示特定的值時,計算值很有説明,但根據專案、新增專案、新增專案或其他原因,該值可能會有所不同。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的文字作為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算值。

  • 選擇貨幣格式    選取欄的特定貨幣格式,以確保欄中的所有值都以相同的貨幣為基礎。 下拉式方塊提供100個國家/地區選項,讓您可以在大部分的局部格式中指定貨幣。

使用此欄欄位類型來儲存行事曆日期,或同時儲存日期和時間。 日期格式會根據網站的區域設定而有所不同。 如果無法使用您想要的格式,請要求您的系統管理員將適當地區的支援新增至網站。

您可以透過下列方式自訂 日期和時間 欄:

  • 只包含日期或同時包含日期和時間    指定是否要只包含行事曆日期,或行事曆日期和時間。

  • 顯示預設值    自動顯示某人新增專案的特定日期或日期及時間,也可讓使用者在需要時輸入不同的值。 預設值可協助使用者更快速地輸入資訊。 例如,如果欄會儲存費用的產生日期,而大部分的費用是在會計年度的第一天,您可以指定會計年度的第一天作為預設值。 因此,當您將新專案新增至清單時,系統會自動顯示該日期,而小組成員則不需要輸入日期。

    預設值可以是您指定的值、新增專案至清單或文件庫的日期,或是計算結果的結果(稱為計算值)。 如果您想要自動顯示特定的日期或時間,但根據專案,日期或時間可能會有所不同,則計算值很有説明。 若要使用計算值,您可以輸入公式做為預設值。 公式可以根據其他資料行或系統函數(例如 [today])中的資訊來計算值,以表示目前的日期。 例如,如果您希望欄顯示目前日期之後30天的日期,請在 [計算結果值] 方塊中輸入方程式= [TODAY] + 30

[日期時間] 資料行的選項

使用此欄欄位類型,讓使用者根據已儲存在網站中的資訊來選擇值。 例如,如果您想要資料欄儲存員工指派的客戶帳戶名稱,而帳戶清單必須限制在網站上的客戶帳戶清單中,您可以建立 查閱 欄,在客戶帳戶清單中顯示名稱。 查閱欄中的選項清單會出現在 [展開] 方塊中,稱為下拉式功能表或清單方塊,視您是否允許人員選取一個以上的值而定。

您可以透過下列方式自訂 查閱 欄:

  • 選擇查閱值的來源    在您的網站上指定您要儲存在欄中之值的 [清單]、[文件庫] 或 [討論區]。 來源不可以是 子網站、 工作區網站、wiki 或 blog。 在您指定所需的清單、文件庫或討論區之後,您可以在該清單、文件庫或討論區中指定哪一欄,其中包含您希望其他人選擇的值。

  • 允許多重選取    允許使用者選擇您想要的多個值,或限制其只能選擇一個值的值數目。 如果使用者可以選擇多個值,所有值都會出現在該列中,並以分號分隔 (; ) 。

  • 選擇要顯示的資料行    您可以新增一或多個欄,以顯示此欄類型的特定欄位值。

[查閱資料行選項] 對話方塊

使用此欄欄位類型來儲存 true/false 或 [是/否] 資訊,例如是否有人要出席活動。 當使用者輸入專案相關資訊時,[ 是/否] 欄就會顯示為單一的核取方塊。 若要指示 ,小組成員請選取核取方塊。 若要指出 [ ],小組成員請清除核取方塊。

[是/否]欄中的資料可用於計算其他資料行。 在這些情況下, [是] 會轉換成一個 (1) 的數值,而 [ ] 會轉換成零 (0) 的數值。

您可以選擇 [ 是/否] 欄來自訂它的預設值。 預設值是當有人新增專案時,會自動顯示的選取範圍。 如果使用者需要這麼做,可以選取不同的值。 對於 [是/否] 欄,您可以指定是否要自動選取核取方塊(指出 [是] 值),表示 沒有 值。

[是/否] 欄的選項

使用此欄欄位類型,提供使用者在新增或編輯專案時可供選擇的人員和群組清單。 例如,在 [工作] 清單中,名為 [指派給] 的人員或群組欄可提供任務可以指派給的人員清單。 清單的內容,取決於網站的目錄服務與 SharePoint 群組的設定方式。 若要自訂清單的內容,您可能需要與系統管理員取得聯繫。

您可以透過下列方式自訂 人員或群組 欄:

  • 允許多重選取    允許使用者選取多個選項,或將選取數量限制為只顯示一個選項。

  • 包含或排除人員群組    指定清單是否只包含個別人員,或包括電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組。 例如,在 [工作] 清單中,您可能只想要包含個別人員,以確保特定人員負責每個任務。 在專案清單中,您可能會想要包含電子郵件通訊群組清單和 SharePoint 群組,以確保團隊與每個專案相關聯。

  • 僅將清單限制為僅供網站使用者    指定清單是否包含目錄服務中的所有人員和群組,或是只包括擁有網站存取權的人員和群組,以成為 SharePoint 群組的成員。

  • 指定要顯示的資訊    選擇您想要顯示的人員或群組的資訊。 例如,在大型組織的連絡人清單中,您可以選擇顯示人員的姓名、圖片和詳細資料,例如技能與專業知識。 在小型團隊的連絡人清單中,您可以選擇只顯示人員的姓名或電子郵件地址。

附註: 目前狀態與目前的瀏覽器中的目前狀態 (與 目前狀態) 相同,目前狀態為可用。 您的組織可以按照在 Internet Explorer 10 檔案模式中顯示傳統 SharePoint 網站中的步驟,選擇讓目前狀態可用。

使用此欄欄位類型將超連結儲存至網頁,或在內部網路或網際網路上顯示圖形。

超連結或圖片欄會儲存網頁、圖形或其他資源的統一資源定位器 (URL) 。 視您選擇的顯示格式而定,它會顯示可按一下以存取資源的超連結,或顯示圖形檔案的 URL。

若要將 URL 顯示為超連結,請選取 超連結 格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,他們可以輸入在欄中顯示的 URL 和描述文字,而不是 URL。 若要顯示圖形,而不是圖形檔的 URL,請選取 圖片 格式。 當使用者輸入有關專案的資訊時,必須輸入圖形檔案的完整 URL (例如 HTTP://www.example.com/image.gif),而且也可以選擇性地輸入圖形的描述性文字,這會針對在其瀏覽器中關閉圖形或依賴螢幕閱讀軟體來將畫面上的圖形轉換為朗讀文字。

圖片/超連結欄選項

使用此欄欄位類型,只根據清單或文件庫中其他欄的計算結果來顯示資訊。 例如,使用 = [數量] * [物料價格] 計算總價。

當您將計算結果欄新增至清單或文件庫時,您會建立包含運算子的公式,例如減法 ( ) 與加法 (+) 、函數、特定值,以及對其他資料行的參照。 公式可以計算日期和時間、執行數學方程式或操作文字。 例如,在 [工作] 清單中,您可以使用這種類型的欄來計算根據 [開始日期] 和 [已完成日期] 欄來完成每項工作所需的行事曆天數 (= [已完成日期]-[開始日期]) 。 在連絡人清單中,您可以使用 計算結果 欄來合併連絡人的名字和姓氏,並以空格來分隔連絡人,並以空格來分隔, (= [first name] & "" & [姓氏]) 。 請注意,計算結果欄中的公式只可參照相同清單或文件庫中的其他欄。

除了輸入計算的公式之外,您還可以指定要傳回計算結果的資料類型,以及儲存及顯示該資料的方式。 若要深入瞭解每個資料類型,請參閱本文中適當的章節。

如需有關公式與函數的詳細資訊,以用於匯出欄位,請參閱 SharePoint 清單中常見公式的範例。 本文包含許多常見的公式,以及可在 SharePoint中使用之所有函數之描述的連結。

計算結果欄選項

使用此欄可在使用任務工作流程時,為核准者建立其他選項。

任務工作流程通常只提供核准或拒絕的結果,限制專案或檔的處理方式。 您可能需要將任務指派給其他人,或傳回提交者以取得詳細資訊。 您可以使用 [任務結果] 欄,提供選項欄欄位,讓您選取不同的完成條件選項。 例如,您可以要求對某個專案提出澄清,或將它指派給其他人,給予該工作流程中的核准者更大的彈性。

[任務結果] 欄選項

當您在 [選項] 欄位中輸入選項時,[任務結果] 欄會與 [選擇] 欄位類似。 您可以將個別選項設定為預設值,或使用計算值。 若要使用計算值,請輸入公式,而不是特定的數位作為預設值。 此公式可以根據其他資料行或系統函數中的資訊來計算數位。 您也可以選擇是否需要資料行值,以及將所有專案的值設為唯一。

如需在 SharePoint中使用工作與任務結果的 indepth 教學課程,請參閱 使用 Visual Studio 2012 在 SharePoint 2013 工作流程中使用工作

使用此欄來顯示來自外部來源的資料,例如 CRM app、資料庫或試算表。

[外部資料] 欄位可讓您連線到外部資料源,以提供類似的資料庫、試算表及 CRM app。 例如,與 SAP 或 Microsoft CRM 等業務線 app 的連線,可提供來自外部資料源的最新客戶資訊,讓您可以在清單中顯示及使用。 您的清單可以使用外部庫存資料庫,顯示目前的價格、描述,或可供其他欄進行計算或查閱的運輸重量。

外部資料欄位選項

在您能夠存取外部資料之前,必須先滿足外部資料的需求。 這些工作通常是由您的系統管理員完成,而且必須建立帳戶和許可權才能存取資料、啟用 Business Data ConnectivitySecure Store service

如需有關建立、更新及重新整理外部資料域的詳細資訊,請參閱在 清單或文件庫中建立及更新外部資料 域,或 在 Excel Services (SharePoint Server) 中使用外部資料

您可以使用此資料行類型,讓網站使用者從特定的受管理字詞選取值,並將這些值套用至其內容。 使用者可以建立並設定受管理的中繼資料欄,以對應至現有的字片語或字詞,或者他們可以針對受管理的中繼資料欄專門建立新的字片語。 受管理的中繼資料欄有數個獨特的功能,可協助使用者選取內容並將其套用至內容,例如「類型先行」支援,以及對詞彙、描述、同義字及多語言值的歧義的支援。

受管理的中繼資料欄可提升跨網站使用的中繼資料一致性,因為它們會為使用者提供其內容所能套用的詞彙清單。 這些條款是來自以集中管理的字片語管理工具中的字字片語,或由擁有管理字詞許可權的其他人所管理。 每當將特定受管理的中繼資料欄所系結的字字片語更新時,使用者只要能使用受管理的中繼資料欄,就會自動變為可使用的更新字詞。 您可以透過下列方式自訂受管理的中繼資料資料行。

受管理的中繼資料欄選項

多個值欄位    選取 [ 允許多重值 ] 核取方塊可讓資料行包含一個以上的值。 請注意,啟用此功能將會防止排序清單視圖中的資料。

顯示格式    從字片語選取的值可以顯示為單一值或使用完整的階層路徑。

  • 選取 [欄位] 核取方塊中的 [ 顯示字詞標籤 ],即可將 [字詞] 的值顯示為單一值。 例如:城市。

  • 選取 [在 欄位中顯示字詞的完整路徑 ] 核取方塊,以將詞彙的值顯示為完整的階層路徑。 例如: [地點]、[洲]、[國家/地區]、[城市]。

字片語設定    顯示企業管理字片語中的字詞,或建立自訂字片語,以便與網站集合中的其他人共用。

  • 使用受管理的字詞集    輸入一或多個字詞,並以分號分隔,然後選取 [ 尋找 ] 來篩選只包含所需詞彙的選項。 在您找到包含要在此欄中顯示之值清單的字片語之後,按一下某個字詞,即可選取要顯示在欄中的階層層級。 當使用者選擇值時,系統會顯示您所選取之字詞下方的所有層級。

建立自訂字片語    輸入自訂字片語的描述,並直接在提供的方塊中輸入您的條款組階層,或按一下 [ 使用字詞組管理員編輯 ] 來開啟並使用「字詞管理」工具。

如需受管理中繼資料的詳細資訊,請參閱 受管理的中繼資料簡介。 本文將說明什麼是受管理的中繼資料,以及如何使用它。

附註: 當網站集合中的所有使用者都能使用自訂字詞時,該集合中的字詞將不會以企業關鍵字提供。

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