清單簡介

清單是一組資料,您可以與小組成員以及您提供存取權的人共用。 您可以找到許多現成使用的清單範本,為組織清單專案提供良好的起點。 深入瞭解 Microsoft 365 中的清單範本

本文將說明建立和使用清單背後的概念。 您可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的清單 App 或 Teams 中建立清單。 瞭解如何開始使用 Microsoft Teams 中的清單

請參閱下列主題以瞭解清單相關資訊:

附註: 請注意,此處的資訊以及可用的清單類型取決於您SharePoint 的版本。 如果您不知道版本,請與您的系統管理員、技術支援中心或管理員聯繫,或查看 我使用的是哪個版本的 SharePoint?

組織通常會使用許多類型的清單,包括連結、公告、連絡人、問題追蹤和問卷等。

清單也可以包含工作,您可以做為小組共同作業或商務解決方案的焦點。 在許多情況下,清單可以提供快速、有效的解決方案,但幾乎不需要修改。

例如,您可以使用:

  • 工作- 包括追蹤擁有權和進度,以及頁面時間表,以具吸引力的視覺簡報呈現清單內容。

  • 問題追蹤 - 包含版本和版本歷程記錄儲存空間,以深入分析工作組專案和一般工作工作。

清單內容豐富且具有彈性,而且有許多內建功能,可提供強大的資料儲存、共用及處理方式。

舉例來說,您可以:

  • 建立包含各種欄的清單,包括文字、數位、選擇、貨幣、日期及時間、查找、是/否及計算。 您也可以將一或多個檔案附加至清單專案,以提供其他詳細資料,例如包含支援號碼的試算表或包含背景資訊的檔。

  • 建立清單視圖,以不同和特定的方式整理、排序及篩選資料;變更中繼資料,例如新增和刪除欄,以及修改驗證規則;並一致地跨網站使用清單,包含內容類型、網站欄和範本。 例如,您可以只從首頁上的日曆中查看目前的活動,並在另一個頁面上建立類似牆面日曆的視覺視圖。

  • 使用唯一欄、查找欄和關係強制執行 (串聯並限制刪除) 來建立清單之間的關係,這一切可增強您建立更複雜的商務解決方案的能力,並有助於保留資料的完整性。

  • 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料,以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出,以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

  • 將一份清單中的內容整理成資料夾,以增添便利性及提高效能,並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

以下是一些您可以使用清單的方式,來協助管理群組的資訊。

追蹤版本和詳細歷程記錄    - 追蹤清單專案的版本,以便查看哪些專案已變更版本,以及誰變更了清單專案。 如果在較新版本中出錯,您可以還原專案的先前版本。 如果貴組織需要在清單演進時監控清單,追蹤清單歷程記錄就特別重要。

需要核准    - 指定必須核准清單 專案,才能讓所有人查看。 專案會維持擱置狀態,直到有核准許可權的人核准或拒絕這些專案。 您可以在核准清單專案之前控制哪些使用者群組可以先查看。

自訂許可權    - 指定清單的參與者是否只能讀取和編輯他們建立的專案,或清單中的所有專案。 擁有清單 管理許可權 的人可以讀取和編輯所有清單專案。 您也可以將特定許可權等級適用于單一清單專案,例如,如果專案包含機密資訊。

建立及管理檢視    - 建立相同清單的不同視圖。 實際清單的內容不會變更,但專案會經過組織或篩選,以便根據人員的需求找到最重要或有趣的資訊。

更新清單    - 不論您更新的清單類型,新增、編輯及刪除清單專案 的方式都類似

有兩種方法可以新增或編輯清單專案:

  • 使用表單 ,這是預設的方法。

  • 內嵌,這表示您直接在清單頁面上新增專案。

如果清單設定為追蹤版本,則每次編輯清單專案時,會建立新版的清單專案。 如果您在較新版本中出錯,您可以查看清單專案變更的歷程記錄,並還原先前的版本。

使用公式和計算值    - 使用公式和計算值來動態產生清單欄的資訊。 作業可以包含清單中的其他資料行的資訊,以及系統功能 ,例如 [today],以表示目前的日期。 例如,您可以指定從目前日期起七天的預設到期日。

隨時瞭解變更    - 清單和視圖可以使用 RSS,這樣您的工作組成員就可以自動接收更新。 RSS 是一項技術,可讓人員在合併位置接收及查看新聞與資訊的更新或 RSS 摘要。 您也可以建立電子郵件通知,以在清單變更或新增專案時通知您。 提醒是追蹤您重要修訂的便利方式。

建立清單關係    - 在兩個清單之間建立關係,在來源清單中,您可以建立一個查詢欄,在這些值符合來源清單中的查詢欄中的值時,從目標清單中 (或「查詢」) 一或多個值。 您可以繼續從目標清單新增其他欄至來源清單。 當您建立查找欄時,您也可以設定串聯刪除或限制刪除選項,來強制執行關係行為,此選項可協助保持資料有效,並有助於避免不一致,而可能會導致在路上發生問題。

與資料庫程式共用清單資訊    - 如果您已安裝資料庫程式 ,例如 Access,您可以在網站之間匯出及匯匯資料,以及將資料表從資料庫連結至清單。 當您在 Access 資料庫中使用清單資料時,您也可以建立查詢、表單和報表。 請參閱 將資料導入 Access 資料庫

在網站間一致地使用清單    - 如果您的群組可以處理數種類型的清單,您可以在具有內容類型、網站欄和範本的多個清單之間增加一致性。 這些功能可有效重複使用設定和清單結構。 例如,您可以針對客戶服務問題建立內容類型,指定內容類型 (例如客戶) 與商務程式。 另一個範例為具有部門下拉式清單的部門名稱建立網站欄。 您可以重複使用多個清單中的欄,以確保名稱在每個清單中永遠以相同的方式顯示。

使用電子郵件程式的清單專案    - 使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式,您可以一併拍攝重要的清單資訊。 例如,您可以使用 Outlook 來查看及更新您網站上的工作、連絡人和討論區。 請參閱將外部清單連結至 Outlook。

設定內容目標   -     啟用目標物件以根據群組篩選項目。

您用的清單類型取決於您共用的資訊類型。

公告    - 分享新聞和狀態,並提供提醒。 公告支援使用影像、超連結和格式化文字的增強格式。

連絡人    - 儲存您合作之人員或群組的資訊。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或連絡人管理程式,您可以在其他程式中,從您的網站來查看及更新連絡人。 例如,您可以更新與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式 ,例如 Outlook 的所有組織供應商清單。 連絡人清單不會實際管理網站的成員,但可用來儲存和共用貴組織的連絡人,例如外部廠商清單。

討論區    - 提供一個中央位置來記錄及儲存與新聞群組格式類似的小組討論。 如果您的系統管理員已啟用您網站上的清單來接收電子郵件訊息,討論區可以儲存大部分常見電子郵件程式的電子郵件討論。 例如,您可以為組織的新產品發行建立討論區。

連結    - 提供網際網路、貴公司內部網路及其他資源的連結中央位置。 例如,您可以建立客戶網站的連結清單。

升級連結    - 以視覺化版面配置顯示一組連結動作。

行事曆    - 儲存團隊的活動或特定情況,例如公司假日。 日曆提供小組活動的視覺視圖,類似桌或牆的日曆,包括會議、社交事件及全天活動。 您也可以追蹤小組里程碑,例如與特定時間間隔不相關的期限或產品發行日期。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或日曆程式,您可以在使用另一個程式時,從您的網站來查看和更新您的日曆。 例如,您可以在 Outlook 中並排檢視兩個日曆,或將兩個日曆彼此翻面,以比較和更新您 Outlook 日曆中的日期。 

工作    - 追蹤群組的專案及其他 To-do 事件相關資訊。 您可以指派工作給人員,以及隨著任務接近完成,追蹤狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或工作管理程式,您可以在其他程式中,從您的網站來查看及更新工作。 例如,您可以為組織的預算程式建立工作清單,然後在 Outlook 中與其他工作一起查看及更新。 請參閱 建立清單

專案工作    - 使用甘特圖的視圖和進度列來儲存任務資訊。 當任務接近完成時,您可以追蹤狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或工作管理程式,您可以在其他程式中,從您的網站來查看及更新專案工作。 例如,您可以在網站上建立專案工作清單,以識別並指派工作以建立訓練手冊,然後從 Project 追蹤貴組織的進度。 請參閱 建立清單

問題追蹤    - 儲存特定問題的資訊,例如支援問題,並追蹤其進度。 您可以指派問題、將問題分類,以及將問題彼此關聯。 例如,您可以建立問題追蹤清單來管理客戶服務問題和解決方案。 您也可以每次編輯問題時進行批註,建立批註歷程記錄,而不會變更問題的原始描述。 例如,客戶服務代表可以記錄為解決問題和結果所執行的每個步驟。 您也可以將問題追蹤清單與三態工作流程一起使用,協助貴組織管理問題或專案追蹤。 請參閱 建立清單

調查    - 收集及編譯意見回饋,例如員工滿意度問卷調查或測驗。 您可以用數種不同的方式設計問題和答案,並概觀您的意見。 如果您安裝的試算表或資料庫程式與 Microsoft 技術相容,您可以匯出結果以進一步分析結果。 請參閱 建立問卷

自訂    - 從頭開始清單。 如果您有與 Microsoft 技術相容的試算表程式,您也可以建立以試算表為基礎的自訂清單。 例如,您可以從 Excel 中輸入您建立的清單,以儲存及管理與廠商之間的合約。 請參閱 根據試算表建立清單

外部清單    - 使用儲存在清單外,但您可以在 Microsoft 365 中讀取和寫入的資料。 外部清單的資料來源稱為外部內容類型。 與原生 Microsoft 365 清單不同,外部清單會使用 Business Connectivity Services 直接從外部系統 (例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) 存取資料,無論系統是資料庫、Web 服務或企業行系統。

資料工作表的自訂    清單- 建立類似自訂清單的空白清單,但根據預設,在資料工作表視圖中顯示清單。 資料工作表檢視提供資料格,可檢視及編輯資料列與欄。 您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值,並方便地在方格中編輯資料。 資料工作表視圖需要在 32 位用戶端電腦和支援 ActiveX 控制項的瀏覽器上安裝 Office。

狀態清單    - 顯示並追蹤專案目標。 清單中包含一組彩色圖示,以傳達達成目標的程度。

環流    - 傳送資訊 ,包括確認戳記,給小組成員。

Microsoft IME 字典清單    - 使用清單中的資料做為 Microsoft IME 字典。 您可以使用 Microsoft IME 將讀取欄專案轉換為顯示,並查看 IME 批註視窗中的批註內容。 資料可以連結至特定 URL。

PerformancePoint 內容清單    - 儲存儀表板專案,例如計分卡、報表、篩選、儀表板頁面,以及使用 PerformancePoint 儀表板設計工具建立的其他儀表板專案。

語言和翻譯工具    - 在翻譯管理庫中與翻譯管理工作流程一同使用。 工作流程會使用清單,將翻譯工作指派給清單中指定之每種語言的翻譯工具。 您可以手動建立這份清單,或是選擇在將翻譯管理工作流程新增到翻譯管理文件庫時自動建立此清單。

KPI 清單    - 追蹤關鍵績效標記,讓您根據可測量的目標快速評估進度。 您可以使用四種資料來源之一來設定 KPI 清單來追蹤績效:手動輸入的資料、Microsoft 365 清單中的資料、Excel 活頁簿中的資料,或 Analysis Services 的資料 ,這是 Microsoft SQL Server 的元件。 建立 KPI 清單之後,您可以使用該清單在儀表板頁面上顯示標記的狀態。

匯出試算表     - 使用現有試算表中的欄和資料。 需要 Microsoft Excel 或其他相容程式來輸入試算表。

  1. 在網站 中,按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,然後按一下 [網站內容

  2. 按一下 [ 新增應用程式圖示

    [網站內容> 對話方塊中的 [新增應用程式圖示。
  3. 卷起並按一下您用的應用程式。 可能超過一頁。

  4. 為應用程式指定唯一的名稱,以便日後在頁面回收,然後按一下 [ 建立

  5. 當您回到網站內容畫面時,您可以執行三項操作:

    • 關閉視窗並返回頁面。 使用 [插入網頁元件在頁面上新增應用程式。

    • 按一下應用程式並開始輸入資料。

    • 按一下省略號 ..., 然後按一下 [變更 設定。 您可以在這裡新增欄、變更名稱,以及執行其他工作。

雖然您可以用多種方式使用清單的功能,但使用方式取決於您擁有的清單大小和數量,以及貴組織的需求。

將許多專案儲存于一份清單中

您可能會想要一份大型清單以滿足各種不同的需求。 例如,您可能要在整個組織中追蹤大量的技術問題,而這些問題可能適用于多個專案和群組。

使用單一清單時:

  • 您的群組需要查看清單專案或同一組專案的不同視圖的摘要資訊。 例如,主管可能會想要查看組織所有技術問題的進度,或查看同一時段內提出的所有問題。

  • 使用者想要流覽或搜尋網站上相同位置的問題。

  • 您想要將相同的設定適用于清單專案,例如追蹤版本或需要核准。

  • 處理清單的群組有類似的特性,例如相同的許可權等級。 唯一許可權可以適用于特定的清單專案,但如果許可權等級差異很大,請考慮多個清單。

  • 您想要分析清單相關資訊,或接收清單的合併更新。 您可以使用 RSS 技術在清單專案變更時收到通知,或查看清單的變更。 RSS 摘要可讓工作組成員查看已變更之資訊的合併清單。

當您想要管理的專案或共同作業之人員群組之間有明顯差異時,您可能會想要多個清單。

使用多個清單時:

  • 您不會預期其他人需要專案摘要。

  • 處理資訊的使用者群組是不同的,而且有不同的許可權等級。

  • 您必須將不同的設定套用至多組專案,例如版本設定或核准。

  • 您不需要一起分析專案,也不需要收到清單的合併更新。

以下是一些您可以整理清單和清單專案的方法:

新增欄    - 協助群組找出最重要的專案,您可以在清單中新增欄。 例如,您可以新增專案欄至清單,協助處理特定專案的人更輕鬆地查看及處理其專案。 如果您想要收集每個清單專案的其他資訊 ,例如部門名稱或員工名稱,您也可以新增更多欄。

如果清單中有多個專案,您可以考慮為特定欄編制索引,以改善檢視數個專案或切換檢視時的顯示效果。 這項功能不會變更專案的組織方式,但可讓組織更輕鬆地在清單中儲存大量專案。 不過,編制索引可能會佔用更多資料庫空間。 請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的視圖。

建立檢視    - 如果您群組中的人員經常需要以特定方式查看資料,請使用。 視圖會使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。 您也可以選取每一個視圖一次顯示的專案數。 例如,使用者可以根據喜好設定及其連線速度,流覽每頁 25 或 100 組清單專案的清單。

視圖提供您將大量專案儲存在清單中的彈性,但只要查看特定時間所需的子集合,例如只查看今年張貼的問題,或只查看目前日曆中的事件。 您可以建立只有您才能使用的個人檢視,而且如果您有修改清單的許可權,您可以建立每個人都可以使用的公用視圖。 請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的視圖。

建立資料夾    - 如果清單擁有者已允許建立資料夾,則新增資料夾至大多數類型的清單。 如果清單專案可以以特定方式分割,例如按專案或群組分割,此功能就特別實用。 資料夾可協助使用者更輕鬆地掃描及管理清單專案。 Microsoft 技術提供樹狀檢視,可讓人員流覽其網站和資料夾,其方式類似他們處理硬碟上資料夾的方式。 例如,每個部門都可以有自己的資料夾。 請參閱在清單中建立資料夾。

另請參閱

新增、編輯或刪除清單項目

啟用和設定清單或文件庫的版本設定

在清單中建立資料夾

在清單中刪除資料夾

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