版本管理在清單和文件庫中如何運作

版本管理在清單和文件庫中如何運作

當清單或文件庫中啟用版本控制時,您可以在清單或文件庫中儲存、追蹤及還原專案,以及文件庫中的檔案變更時。 版本設定與其他設定結合 ,例如結帳功能,讓您控制網站上張貼的內容。 您也可以使用版本控制來查看或還原清單或文件庫的舊版本。

版本概觀

凡是擁有清單管理許可權的任何人都可以開啟或關閉清單或文件庫的版本。 版本控制適用于所有預設清單類型中的清單專案,包括日曆、問題追蹤清單和自訂清單。 它也可供所有可以儲存在文件庫中的檔案類型使用,包括網頁零件頁面。 有關設定和使用版本設定的資訊,請參閱啟用及設定清單或文件庫 的版本設定

附註: 如果您是新的 Microsoft 365 ,當您建立新文件庫或清單時,版本控制現在預設為開啟,而且會自動儲存檔的最後 500 個版本。 這有助於防止您失去重要檔或資料。 如果您的網站或小組網站上已有尚未啟用版本管理的現有文件庫或清單,您隨時都可以開啟這些文件庫或清單的版本。

您可以使用版本控制來:

  • 追蹤版本的歷程記錄    啟用版本控制時,您可以查看專案或檔案的變更時間,以及變更者。 您也可以查看何時變更 (檔案) 資訊。 例如,如果有人變更清單專案的到期日,該資訊會顯示在版本歷程記錄中。 您也可以在人員將檔案簽入文件庫時看到批註。

  • 還原先前的版本    如果您在目前的版本中有誤、如果目前版本已損壞,或您單純喜歡上一個版本,您可以將目前的版本取代為先前的版本。 還原的版本會變成新的目前版本。

  • 查看先前的版本    您可以不覆寫目前版本來查看先前的版本。 如果您要在 Microsoft Office 檔中檢視版本歷程記錄 ,例如 Word 或 Excel 檔案,您可以比較這兩個版本,以判斷兩者之間的差異。

如果您的清單或文件庫限制版本,您應該確定參與者知道當達到版本限制時,將會刪除較舊版本。

啟用版本控制時,版本會以下列情況建立:

  • 第一次建立清單專案或檔案時,或上傳檔案時。

    附註: 如果需要簽出檔案,您必須將檔案簽入,才能建立其第一個版本。

  • 上傳與現有檔案名稱相同的檔案時。

  • 變更清單專案或檔案的屬性時。

  • 開啟並儲存 Office 檔時。 檔再次開啟後,系統就會在儲存編輯後建立新版本。

  • 定期編輯和存下 Office 檔。 並非所有編輯和存新版都一樣。 例如,當經常存下編輯時,每個新版本會捕獲一個時間點,而不是每個個別的編輯。 當啟用自動 保存時,這 很常見。

  • 在共同撰寫檔時,當其他使用者開始處理檔,或當使用者按一下儲存以將變更上傳至文件庫時。 

在任一時間,檔案最多可以有三個目前版本:已簽出版本、最新次要或草稿版本,以及最新發佈的或主要版本。 所有其他版本都視為歷史版本。 只有擁有許可權的使用者才能看到某些目前版本。

通常,主要版本代表里程碑,例如提交供審查或出版物的檔案,而次要版本是指尚未準備好供所有網站參與者閱讀的工作。 根據您的小組運作方式,您的小組可能需要最新的次要版本,例如最近編輯的版本。 一段時間之後,您的小組可能比較不可能需要較舊的次要版本。

有些組織會追蹤其文件庫中檔案的主要和次要版本。 其他人則只追蹤主要版本。 主要版本會以完整的數位識別,例如 5.0;次要版本會以十進位數來識別,例如 5.1。

大部分的組織在檔案開發中會使用次要版本,而當達到特定里程碑或檔案可供大量物件查看時,會使用主要版本。 在許多組織中,草稿安全性設定為僅允許檔案擁有者和有權核准檔案的人。 這表示在發佈主要版本之前,其他人無法看到次要版本。

清單提供主要版本,但次要版本則沒有提供。 清單專案的每個版本會以一個完整的數位編號。 如果貴組織需要核准清單中的專案,專案會維持在擱置狀態,直到有核准許可權的人核准這些專案。 在擱置狀態時,會以小數編號,並稱為草稿。

有關啟用及設定版本設定 ,包括主要和次要版本,請參閱啟用及設定清單或文件庫 的版本設定

每次建立新版本時,都會自動新增版本號碼。 在已啟用主要版本控制的清單或文件庫中,版本具有完整的數位,例如 1.0、2.0、3.0 等等。 在文件庫中,您的系統管理員可能會同時啟用主要和次要版本的版本。 追蹤次要版本時,會提供小數位數,例如 1.1、1.2、1.3 等。 當其中一個版本發佈為主要版本時,其數位會變成 2.0。 後續次要版本會編號 2.1、2.2、2.3 等。

捨棄取出時,版本號碼不會變更。 如果最新版本是版本 3.0,在您捨棄取出後,版本會維持在 3.0。

當您刪除版本時,版本會進入回收站,其編號會隨版本一起移動。 版本歷程記錄會顯示其餘的版本號碼。 其他版本號碼不會變更。 例如,如果您的檔有次要版本 4.1 和 4.2,而您決定刪除版本 4.1,則產生的版本歷程記錄只會顯示版本 4.0 和 4.2。 下圖顯示此內容。

有關啟用及設定版本設定 ,包括主要和次要版本,請參閱啟用及設定清單或文件庫 的版本設定

已刪除一個次要版本的版本歷程記錄

您可以設定誰可以查看清單專案和檔案的草稿。 草稿是在兩種情況下建立:

  • 在追蹤主要和次要版本的文件庫中建立或更新檔案的次要版本時。

  • 當清單專案或檔案已建立或更新,但尚未在需要核准內容的清單或文件庫中核准時。

當您追蹤主要和次要版本時,您可以指定人員是否必須擁有編輯檔案的許可權,才能查看及讀取次要版本。 當此設定適用時,具有編輯檔案許可權的人可以處理該檔案,但只有讀取檔案許可權的人看不到次要版本。 例如,您可能不希望擁有文件庫存取權的每一個人在編輯檔案時看到批註或修訂。 如果正在追蹤主要和次要版本,而且還沒有人發佈主要版本,那麼沒有許可權查看草稿專案的使用者將看不到該檔案。

當需要內容核准時,您可以指定具有讀取權限的使用者、具有編輯許可權的使用者,或只有作者和具有核准專案許可權的人,是否可以查看等待核准中的檔案。 如果同時追蹤主要和次要版本,作者必須先發佈主要版本,檔案才能提交核准。 需要內容核准時,有權讀取內容但無權查看草稿專案的使用者會看到檔案的上次核准或主要版本。

不論使用者是否有編輯檔案的許可權,如果使用者搜尋的是次要版本的檔案,他們將不會獲得該檔案的結果。

有些組織允許無限版本的檔案,而有些則適用限制。 在簽入最新版本的檔案後,您可能會發現缺少舊的版本。 如果您的最新版本是 101.0,而您發現已不再有版本 1.0,這表示系統管理員將文件庫只允許 100 個主要版本的檔案。 新增第 101 版會導致刪除第一個版本。 只有版本 2.0 到 101.0 會保留。 同樣地,如果新增第 102 版,則只會保留版本 3.0 到 102.0。

系統管理員可能也會決定限制次要版本的數量,只針對設定數目的最新版本。 例如,如果允許 100 個主要版本,系統管理員可能會決定只保留最近五個主要版本的次要草稿。 主要版本之間的次要版本預設為 511。 如果您嘗試儲存另一個次要版本,將會看到錯誤訊息,告訴您必須先發佈檔。

在限制其保留次要版本之主要版本數量之文件庫中,當達到版本限制時,會針對先前的主要版本刪除次要版本。 例如,如果您只保留 100 個主要版本的草稿,而您的小組建立 105 個主要版本,則只有主要版本會保留為最早的版本。 與五個最早主要版本相關聯的次要版本 ,例如 1.2 或 2.3 會被刪除,但主要版本 1、2 等會保留,除非您的文件庫也限制主要版本。

限制版本數量通常是一個好做法。 這表示您可以節省伺服器空間,並減少使用者的外寄郵件。 但是,如果貴組織因為法律或其他原因需要儲存所有版本,請不要適用任何限制。

有關啟用及設定版本設定 ,包括限制,請參閱啟用及設定清單或文件庫 的版本設定

附註: 同時 Microsoft 365 中的 SharePoint 文檔 SharePoint Server清單設定,每個主要版本允許最多 511 個次要版本。 此號碼無法變更。

  • 圖書館

    • 版本Microsoft 365 中的 SharePoint    文件庫需要版本; SharePoint Server 可讓您選取沒有 版本 選項。

    • 文件庫   Microsoft 365 中的 SharePoint 的主要版本允許 100-50000 個主要版本; SharePoint Server 文件庫設定允許 1-50000 個主要版本。

    • 次要版本    文檔 Microsoft 365 中的 SharePoint 和 SharePoint Server 文件庫設定都允許 1-50000 個主要版本有次要版本。

  • 清單

    • 版本    清單 Microsoft 365 中的 SharePoint 和 SharePoint Server 設定都允許您停用版本設定。

    • 主要版本    清單 Microsoft 365 中的 SharePointSharePoint Server 清單設定允許 1-50000 個主要版本的範圍。

    • 次要版本   Microsoft 365 中的 SharePoint 和 SharePoint Server 清單設定都允許 1-50000 個主要版本有次要版本。

  • 如果您是客戶 Microsoft 365,當您建立文件庫或清單時,版本控制會自動開啟。

  • 針對 SharePoint Server,版本管理會在您建立文件庫時自動開啟,但當您建立清單時則不會自動開啟。

凡是擁有清單管理許可權的任何人都可以開啟或關閉版本。 在許多網站中,管理網站的相同人員,因為清單和文件庫會繼承網站的許可權。 除了啟用版本控制之外,網站擁有者 (或另一位管理清單或文件庫的人) 會決定是否需要內容核准、誰可以查看草稿專案,以及是否需要結帳。 每一項決策都對版本設計運作方式有影響。 例如,如果文件庫的管理人員決定要求籤出,版本號碼只會在檔案簽入時建立。 如果需要內容核准,除非有核准許可權的人核准檔案,才能使用主要版本號碼。

重要: 如果文件庫中的人打算共同撰寫檔,請不要將文件庫設定為需要簽出。 人員在簽出所需的檔時,無法作為共同作者工作。

若要瞭解如何開啟清單或文件庫的版本設定,請參閱啟用及設定清單或文件庫 的版本設定

如果文件庫中已啟用版本設定,設定程式的人會決定是否要同時追蹤主要和次要版本,也決定誰可以看到次要版本。 在大多數的情況下,當需要內容核准時,只有檔案的擁有者以及有權核准專案的人,才能看到次要版本。 在其他文件庫中,任何可以編輯文件庫中檔案的人,或擁有文件庫讀取權限的任何人,都能看到所有版本。 核准版本之後,擁有清單或文件庫讀取權限的每個人都可以看到版本。

雖然清單沒有主要和次要版本,但任何位於擱置 狀態的專案都 視為草稿。 在大多數情況下,只有專案的創作者以及擁有完全控制或設計許可權的人員可以看到草稿。 針對這些人員,草稿會顯示在擱置狀態,但其他人只會在版本歷程記錄中看見最新的已核准版本。 如果檔案遭到拒絕,檔案會 維持在擱置 狀態,直到擁有所需許可權的人刪除它。

根據預設,擱置中的專案或檔案只有其創作者及擁有清單管理許可權的使用者看得到,但您可以指定其他使用者群組是否可查看該專案或檔案。 如果文件庫設定為同時追蹤主要和次要版本,則編輯檔案的人必須先發佈檔案的主要版本。

有關設定檔核准的資訊,請參閱需要核准網站清單 或文件庫中的專案

附註: 在某些清單和文件庫中,草稿安全性已針對允許所有網站使用者同時查看擱置和已核准版本而進行。

當您從開啟版本管理之文件庫簽出檔案時,每次再次簽入時都會建立新版本。 此外,如果主要 次要版本已開啟,您可以在簽入時決定要簽入的版本類型。 在需要結帳的文件庫中,版本只會在簽入時建立。

在不需要結帳的文件庫中,開啟檔案後第一次儲存時會建立新版本。 後續的每個儲存會覆寫您以第一個儲存方式建立的版本。 如果您關閉應用程式,然後重新開啟檔,第一個儲存將會再次產生版本。 這可能會導致版本數快速增生。

有關簽入和取出的資訊,請參閱取出、簽入或捨棄文件庫中 檔案的變更

重要: 如果您要共同撰寫檔,請勿簽出,除非您有任何理由禁止其他人處理檔。

要求籤出可協助小組充分利用版本設計,因為人員會特別指定建立版本的時候。 只有當有人簽出檔案、變更檔案,然後再次檢查檔案時,才建立版本。 當不需要簽出時,當有人第一次存案時,即會建立版本,而當人員關閉檔案時,此版本會更新。 如果該人員或其他人接著開啟並再次存下檔案,即會建立另一個版本。 根據情況,您可能不想建立多個版本,例如,您必須關閉檔案才能參加會議,才能完成檔案的變更。

需要簽出時,人員不需要先簽出檔案,就無法新增檔案、變更檔案或變更檔案屬性。 當人員簽入檔案時,系統會提示他們提供變更的批註,這有助於建立更有意義的版本歷程記錄。

附註: 如果文件庫會儲存與網站上工作清單 (.mpp) 的 Microsoft Project) 檔案,應該會清除需要簽出方塊。

有關需要簽出的資訊,請參閱設定文件庫 以要求籤出檔案

清單和文件庫具有與版本和簽出相關的許可權,視使用者或特定群組的許可權等級而異。 可以編輯許可權等級的人可以有不同的許可權設定,也可以建立具有自訂許可權等級的新群組。

這些許可權可靈活管理文件庫。 例如,您可能會希望有人能夠刪除檔案版本,而不需要刪除檔案本身的許可權。 刪除版本的許可權與刪除專案的許可權不同,因此您可以提供自訂的控制項層級。

下表顯示與版本和簽出相關的許可權,以及其適用的預設許可權等級。

權限

預設權限等級

檢視版本

完全控制、設計、參與和讀取

刪除版本

完全控制、設計及參與

覆寫取出

完全控制與設計

核准項目

完全控制與設計

有關許可權詳細資訊,請參閱瞭解 許可權等級

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