釋放 Access 報表,並廣泛發佈。 例如,以電子郵件將其電子郵件給一或多個使用者、將它們匯出至 SharePoint 文件庫,然後將它們封存到網路資料夾上。 發佈 Access 報表時,您在特定時間建立靜態資料包表,例如每日、每週或每月。 如此一來,資訊工作者就可以利用這一點做出良好的商業決策、回答問題、尋找替代方案、決定最佳計畫、評估風險,以及改善品質。

發佈報表

提示    當您建立報表時,請新增發佈日期。 這可協助使用者確認報告建立的正確時間。 詳細資訊請參閱在報表或表單 中插入日期和時間

您想要做什麼?

使用電子郵件命令傳送報表

發佈報表的其中一個最快方法就是使用電子郵件命令。 只要按幾下滑鼠,Access 即可匯出報表,然後建立一封附加檔案的新電子郵件訊息。

  1. 在功能窗格中,選取要傳送的報表。

  2. 選取電子郵件>資料

  3. 在 [ 以傳送物件為 格式的對話方塊中,選取您想要使用的輸出格式,例如 PDF,然後按一下 [確定

    注意    雖然您可以選取各種不同的格式,但請考慮使用可攜式檔案格式 (PDF) 這已變成 defacto 標準、保留原始 Access 報表的版面配置和格式,以及自訂頁面以檢視及列印的內建方式。 詳細資訊請參閱安裝Adobe Reader列印 PDF。

    Access 會在 Outlook 中開啟一封附加檔案的新電子郵件訊息。

  4. 在收件者與收件者方塊中輸入收件者的電子郵件地址、主題方塊中的描述,以及郵件區域中的郵件。

    提示    根據預設,您使用此方法傳送的檔案不會儲存在電腦上。 如果您想要在電腦上儲存檔案的一份副本,請以滑鼠右鍵按一下 [附加的附件>方塊中的附件,然後選取[另存新品

  5. 選取 [傳送]。

注意    若要自動化程式,您可以使用 EMailDatabaseObject 宏動作。 例如,您可以建立包含這些動作順序的宏,以電子郵件將不同的報表電子郵件給不同的使用者。

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將報表匯出至資料夾或 SharePoint 文件庫

  1. 在功能窗格中,選取要匯出的報表。

  2. 選取 PDFXPS >外部資料以開啟 [發佈為 PDF 或 XPS> 對話方塊。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 使用流覽窗格尋找資料夾。

    • 按一下流覽窗格中的 SharePoint, 或在頂端的位址方塊中輸入網站 URL,即可找到 SharePoint 網站。 例如:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      詳細資訊請參閱使用 SharePoint 開始頁面探索內容

  4. 在儲存 為類型方塊 中,確認已選取 PDF 檔案類型。

  5. 若要變更報表的預設名稱,在檔案名方塊中 輸入新的 檔案名。

  6. 若要在匯出後立即開啟報表,請選取發佈 後開啟的 檔案核取方塊。

  7. 優化為下,執行下列其中一項操作:

    • 若要針對較大的高解析度檔案優化報表, (列印時) 標準。

    • 若要針對發佈線上檔案時建議 (較小的低解析度檔案優化) ,請選取最小 大小

  8. 選取 [發佈]。 Access 會建立檔案。 如果您選擇讓 Access 在發佈後開啟檔案,Adobe Reader 會顯示該檔案。

  9. 若要儲存作業步驟,以便執行及排程相同的作業,請按一下 [ 儲存匯出步驟

    • 輸入步驟的名稱和描述。

    • 若要建立會在未來日期排程匯出作業的 Outlook 工作,請選取建立 Outlook 工作 核取方塊。

    如需詳細資訊,請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格

    注意    另一個自動化程式的方法,是使用 ExportWithFormatting 宏動作。 例如,您可以根據報表標題和匯出日期建立有意義的檔案名。 這可協助使用者在 SharePoint 文件庫或許多報表的資料夾中找到正確的報表。 若要這麼做,請于 Output File 引數中指定下列運算式:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    其中 RptQC5 是報表物件名稱,Auto_Header0是報表標題區段,而標題屬性是報表的標題。

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瞭解如何在 SharePoint 中建立報表中心

請考慮在 SharePoint 文件庫中建立專屬的報表中心,讓使用者能更輕鬆地尋找及查看所需的報表。 您可以新增欄、從 Access 連結至文件庫,以及自訂具有視圖的文件庫,為使用者提供一流的體驗。 以下是您可以採取的基本步驟。

建立文件庫    文件庫是一個安全檔案位置,可簡化共同合作程式。 您可以將欄新增到文件庫,例如類別、人員或群組,以及計算結果欄,然後使用這些欄來建立視圖和篩選。

未選取任何項目的文件庫縮圖檢視。

詳細資訊請參閱 什麼是文件庫?

從 Access 更新文件庫欄    您可以將文件庫連結至 Access,從 Access 更新文件庫中的欄,協助使用者找到他們想要的報告,並提供額外的資訊。

詳細資訊請參閱將資料匯出、連結或移動至 SharePoint。

建立排序和篩選的視圖    不要透過電子郵件從 Access 傳送報表,而是傳送文件庫相關視圖的連結。 例如:

  • 按照已修改欄以遞增順序排序視圖 ,以便 先顯示最新的報表。 詳細資訊請參閱使用排序來 修改 SharePoint 視圖

  • 如果文件庫中的選擇欄名為 JobFunction,且有三個值:Lineworker、Foreman 和 Supervisor,請根據每個工作角色的篩選運算式建立個別的視圖:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    當您傳送監看者視圖的連結,且使用者按一下該連結時,該視圖會顯示主管的特定報告。 若要取得文件庫視圖的連結,請顯示該視圖,然後從網址欄複製 URL。

  • 如果您在文件庫中有一個人員欄,稱為 Our只顯示目前使用者的報告,請根據使用 Me 函數的篩選運算式建立一個視圖:

    OurEmployees is equal to [Me]

    當您傳送該視圖的連結,且使用者按一下該連結時,該視圖會顯示該使用者的特定報表。

詳細資訊請參閱使用 篩選來修改 SharePoint 視圖,以及 編輯 SharePoint 中的清單視圖

連接新式頁面上的網頁元件   您也可以建立新式頁面,將檔案檢視器網頁部分連結至文件庫網頁部分,根據使用者在文件庫中選取的內容來顯示檔案。 使用者可以流覽報表以尋找他們想要的報告。

與清單屬性網頁部分連結的清單範例

詳細資訊請參閱在 SharePoint 頁面上 使用網頁元件,以及 連接 SharePoint Online 中的網頁元件

運用 Microsoft Flow    您可以使用 Microsoft Flow 將文件庫的使用和管理自動化。 例如,您可以推入通知、傳送每日提醒、建立規劃工作,以及將過期的檔案封存到資料夾。

針對 SharePoint 中選取的專案,建立包含 SharePoint 專案連結的 Planner 工作。

適用于 SharePoint 和 Planner 的 Microsoft Flow 範本

詳細資訊請參閱在 SharePoint Online或商務用 OneDrive 中建立清單或文件庫流程。

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設計報表的 Access

指南中的報表簡介

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