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移除使用者

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當員工離職時,您必須將他們從 Microsoft 365 移除。 執行這個動作之前,您應該封鎖他們不得存取公司檔案、保存他們建立的文件,以及執行移除使用者時相關的一些其他系統管理工作。

  1. 系統管理中心,選取 [使用者],然後選擇 [作用中使用者]。

  2. 選取要移除的使用者,然後按一下 [刪除使用者]。

  3. 選取方塊以移除其授權,並選取方塊以移除其電子郵件別名。

    如果使用者有委派信箱權限,您可以在這裡移除。

  4. 選取方塊以授與其他使用者存取前員工的 OneDrive,並搜尋該使用者。

  5. 選取他們的名稱。

    現在此使用者將會有 30 天的時間可以將檔案移至新的位置。

  6. 選取方塊以授與其他使用者存取前員工的電子郵件,並選擇 [選取使用者並設定電子郵件選項]。

  7. 選取使用者,然後選取 [下一步]。

  8. 如有需要,您可以建立新的顯示名稱,指出信箱屬於前員工,然後選取 [下一步]。

  9. 開啟自動回復,並視需要變更回覆文字。

  10. 選擇要傳送自動回覆公司內部或外部的人員,以及是否要將相同回覆傳送給公司外部的人員,然後選取 [下一步]。

  11. 若要移除相關聯的電子郵件別名,請選取該別名旁邊的 [X]。

  12. 檢閱​​共用信箱資訊,然後選取 [完成]。

  13. 確認您的選項設定正確。然後選擇 [指派並轉換]。

  14. 檢閱結果,然後選取 [關閉]。

    在移除使用者之後,您有 30 天的期限可以還原該帳戶。

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