當員工離職時，您必須將他們從 Microsoft 365 移除。 執行這個動作之前，您應該封鎖他們不得存取公司檔案、保存他們建立的文件，以及執行移除使用者時相關的一些其他系統管理工作。

1. 在系統管理中心，選取 [使用者]，然後選擇 [作用中使用者]。

2. 選取要移除的使用者，然後按一下 [刪除使用者]。

3. 選取方塊以移除其授權，並選取方塊以移除其電子郵件別名。

   如果使用者有委派信箱權限，您可以在這裡移除。

4. 選取方塊以授與其他使用者存取前員工的 OneDrive，並搜尋該使用者。

5. 選取他們的名稱。

   現在此使用者將會有 30 天的時間可以將檔案移至新的位置。

6. 選取方塊以授與其他使用者存取前員工的電子郵件，並選擇 [選取使用者並設定電子郵件選項]。

7. 選取使用者，然後選取 [下一步]。

8. 如有需要，您可以建立新的顯示名稱，指出信箱屬於前員工，然後選取 [下一步]。

9. 開啟自動回復，並視需要變更回覆文字。

10. 選擇要傳送自動回覆公司內部或外部的人員，以及是否要將相同回覆傳送給公司外部的人員，然後選取 [下一步]。

11. 若要移除相關聯的電子郵件別名，請選取該別名旁邊的 [X]。

12. 檢閱​​共用信箱資訊，然後選取 [完成]。

13. 確認您的選項設定正確。然後選擇 [指派並轉換]。

14. 檢閱結果，然後選取 [關閉]。

    在移除使用者之後，您有 30 天的期限可以還原該帳戶。