簡報者教練的建議

簡報者教練在排練結束時會顯示摘要報告。 

步伐

簡報是共用重要訊息的一種方式。 簡報者教練會測量您的說話速度,因為:

  • 研究顯示,當您說話太快時,觀眾對訊息的理解和回收會減少。 

  • 當您說話太慢時,觀眾可能會對教材失去興趣,這也會減少理解與回收。 

  • 您的步調會顯示在摘要報告中,其中會顯示一段時間您說話率的粗差。

要留意的步速變異數:

  • 根據現場研究及過去的學術研究,簡報者教練建議簡報者以每分鐘 100 到 165 個字的速率說話;這是我們測試過大部分物件覺得處理他們聽到的資訊最輕鬆的速率。 但不同的人會以不同的費率舒適且清楚地說話,因此您的觀眾可能會以不同的速度清楚瞭解您。 一段時間之後,簡報者教練會從您使用它的體驗中學習。

  • 在排練期間,簡報者教練會根據最近的幾秒鐘說話來顯示您的步調。 這些簡短的測量間隔可能會隨著排練過程而有所差異。

  • 如果您的電腦沒有強大的網路連接,則簡報者教練聽到您的語音的時間可能會延遲,這可能會影響其正確測量說話率的能力。

建議:

  • 在開始新的幻燈片或簡報區段之前,請深吸一下。

  • 嘗試規劃一個適當的轉場片語,讓您在移至下一張幻燈片時使用,甚至簡單如「讓我們繼續」或「讓我們討論下一張 (的) 」。 這可協助在繼續時讓您平靜下來。 

  • 請確認您對於主題的熱忱可能會導致您快速或興奮地說話,但觀眾可能無法跟上您在這種情況下的說話內容。

填字

當您將故事告訴觀眾時,發聲自信有助於讓訊息具有說服力。 簡報者教練會聆聽填字,因為:

  • 研究顯示,觀眾認為經常使用填字的簡報者對資訊不太放心。 這樣一來,觀眾對所講的故事就不太放心。 

  • 雖然使用填字是一般說話的一部分,但如果使用太多文字,可能會分心或不利於您的訊息。 一段時間之後,簡報者教練會從您使用此功能的經驗中學習。

建議:

  • 如果您需要一點時間收集您的想法,請暫停。 

  • 如果您感到緊張,請深吸一下,讓自己變慢。

  • 若要讓自己更熟悉您的教材,請在實際簡報之前,先多練習一下。

  • 如果您發現自己在轉換期間使用填字,請寫下一些您可以改為使用的轉換片語。

敏感性片語

簡報者教練會聆聽這些領域具有文化敏感性的片語:身心障礙、年齡、性別種族傾向、心智健康、敏感的地緣政治主題,以及褻。  

  • 研究顯示,在簡報設定中,使用文化上敏感的片語有助於讓觀眾覺得包含在內。 您的訊息會清楚傳達,而不會讓物件成員異化。

  • 以下是「性別」類別中的範例:觀眾會認為「我們需要更多警力維護大眾安全」這個句子會被視為男性偏見。 教練建議改為使用「員警」一詞,因為男女都執行這些工作。

  • 在現代化工作場所中,在正式簡報中使用褻褻行為可能會讓觀眾產生異化。

建議:

簡報者教練會建議特定字詞的特定取代字詞,為您提供輕柔的微推。 當然,您最後會決定在簡報中要使用哪些文字。 

附註: 簡報者教練將語音翻譯為文字,然後評估文字。 有時會發生抄寫錯誤。 某些非包含性語言可能會錯過,或某些語言可能會誤認為非包含性。 

簡報者教練所審查的偏見類型:

偏見

描述

身心障礙

先強調人員,而不是殘障人士。

樹齡

參照某人的年齡可視為排除或減少該人員。

性別

性別專用語言可能會被視為排除、輕視或成見。

性傾向

只有在需要時,才應提及個人的性傾向。

比賽

嘗試避免針對種族或種族背景使用過時且可能令人反感的字詞。

心理健康

請嘗試避免對有身心問題之人員造成反感的字詞。

種族編

囘囙是有關某人的內文或指稱,可能會冒犯或損害該人員的聲譽。

創意

研究指出,當簡報者從幻燈片重複延伸的陳述時,觀眾成員往往會失去興趣。 他們變得比較被動,對簡報的投入程度較低。 當發生這種情況時,他們很難記住您的訊息。

建議:

  • 不要大聲朗讀一批長段文字。 讓觀眾自行閱讀。 摘要或解說文字的意義。

  • 從一個幻燈片重複較短的文字,例如標題或點符號,就大可了。

幻燈片上的數位:

如果您有一張有許多數位的幻燈片,而您大聲朗讀,簡報者教練不會將該動作識別為閱讀該張幻燈片。 大聲朗讀數值資料通常有助於讓觀眾清楚瞭解這項資訊。 

瀝青

使用單色說話可能會讓觀眾難以保持互動,或知道要專注什麼。

建議

為了吸引他們的注意並改善溝通,請務必調整音量和音高,以強調關鍵字和片語。 如果您是使用筆記或腳本,請小心不要只從腳本讀取,因為這樣可能會引導您更單一且較不自然。

語音精簡

附註: 簡報者教練只有在有改進建議時,才能顯示語音改良功能。

簡報者教練可為您提供一些語音精簡功能。 這些包括:詞性委婉語、擁有/複數形式、名詞片語內一致,以及非正式語言

建議

  • 嘗試清楚且簡潔地表達您的觀點。 過度說詞、使用委婉語,或某些類型的非正式語音和口語,可能會讓觀眾難以理解。

  • 請注意,您的擁有/複數形式是一致的。 說「他就是專家」或「我有一隻象」等話,可能會破壞您與觀眾的一切。

重複的語言

當您說話時,您可能會重複使用字詞和片語,而不知道;不過,您的觀眾會知道。 簡報者教練可協助您識別這些字詞和片語,以避免過度使用這些字詞和片語,並讓您的觀眾更投入。

重複語言與填入詞不同,因為您重複使用的字詞或片語是句子的一部分,而不是您用於填滿句子之間空間的字詞。

簡報者教練使用大約 200 個常見字詞和片語的資料庫。 它會計算您使用該資料庫中的字詞或片語的實例。 如果您用太多,就會在排練報表視窗的重複語言區段看到它們被叫出。

資料庫中的某些字詞會檢查它們是否出現在句子的開頭。 這些字詞像是「基本上」、「不過」或「技術上」。 會檢查其他字詞是否出現在句子結尾,例如「right」。 不過,大部分會檢查句子中的專案。

建議

  • 改變您的字詞選擇。 善用同名詞。 與其一次又一次使用單字,請使用同字。 例如,與其說「棒」多次,請以「令人驚豔」或「絕佳」等字來切換。 您不僅會提供更好的簡報,還會增加您的詞彙量。

  • 經常練習以查看您的改進方式。 您可以更清楚地瞭解您過度使用某些文字,因此在進行實際簡報時,可以防範。

  • 專注于在措辭上更簡潔。 您過度使用的許多字詞很可能是您可能沒有的形容詞。 起始片語 ,例如上述的片語,非常接近填字。 更簡潔也會讓觀眾更吸引人。 計算每個字數。

  • 簡報者教練只會檢查其資料庫中的字詞和片語。 因此,您可能仍在使用重複的語言與其他字詞和片語。 錄製您的練習課程並播放。 您可能會注意到簡報者教練未接的重複語言。

內文語言

當您與觀眾說話時,非語言溝通的影響會和您說的話一樣多。 您的風度、身態、眼睛聯絡人、與相機的距離、光線和服裝可能會影響訊息的傳遞。 簡報者教練中的肢體語言評論提供您可用於與觀眾互動,並將干擾降到最低的意見回饋。

這些評論僅適用于 PowerPoint 網頁。

體格語言評論已修改為固定、坐立的位置,可協助您準備視覺簡報。

請注意,Microsoft 不會從排練中儲存影片。 我們很重視您的隱私權。

建議

  • 維持電腦畫面前方的固定位置。

  • 避免可能會遮住或遮住臉部的動作或物件,包括您的嘴和額頭。

  • 保持眼睛的聯絡,並避免離開電腦相機。

  • 即時意見回饋中一次只會顯示一個評論。 如果有多個評論,這些評論會以順序顯示。

  • 穿衣服以避免分心;您穿的服裝不應該吸引觀眾的注意。

  • 請確定您的背景沒有整齊,以免干擾觀眾。

  • 保持與相機的一致距離,並避免太近或太遠。

重要: 根據預設,本體語言評論不會開啟。 如果您想要使用它們,請務必選取使用 Coach 進行排練時,從功能表中選取顯示肢體語言的意見回饋

另請參閱

使用簡報者教練排練您的投影片放映

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