群組或欄位中尋找具有臨界或底端數值的記錄

臨界數值查詢和篩選之間進行選擇

若要判斷您是否應該建立臨界數值查詢，或套用篩選，請考慮下列事項：

• 如果您想要傳回包含在欄位中，最高或最低值的記錄，您不知道確切的頂端或底部欄位值 （或它們不是很重要） 建立臨界數值查詢。

• 如果您想要傳回的所有記錄欄位中的值符合的位置，或可能是小於或大於您感興趣，您套用篩選的值。 例如，若要查看價格介於 $50 和 $100 之間的產品，您會套用篩選。 此圖說明範例中的篩選查詢設計檢視] 和 [篩選器可以產生的結果：

  

  如需有關建立和使用篩選的詳細資訊，請參閱套用篩選，以檢視選取 [在 Access 資料庫中的記錄。

建立及使用臨界數值查詢規則

當您繼續，請記住，無論查詢類型 （[選取] 查詢或 [合計] 查詢），您必須使用包含描述性的資料，例如員工或產品名稱的欄位及包含您想要尋找，例如價格或 da 的頂端或底端值的欄位te 欄位。 您可以使用多個資料欄位，如果您使用 [合計] 查詢，將資料欄位通常應該包含類別的資訊，例如國家/地區碼或城市] 欄位。 您可以省略類別資料，只有當您建立合計查詢的執行針對所有記錄，例如 [顯示我前五個百分比的最昂貴的訂單]。 此外，您可以使用合計查詢或選取 [若要尋找 [上及下值群組中的記錄或可分為類別的記錄。 如需詳細了這樣的詳細資訊，請參閱找出類別或群組中的記錄的頂端或底端數值，本文稍後的章節。

建立基本的臨界數值查詢

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，按一下您想要在查詢中使用，按一下 [新增至資料表置於設計格線中，然後再按一下 [關閉資料表。
   -
   按兩下該表格。
   如果您使用的範例資料，請將 [員工] 資料表新增至查詢。

3. 新增您想要使用您在查詢設計格線中的欄位。 您可以按兩下每個欄位，或拖放在 [欄位] 列中的空白儲存格上的每個欄位。
   如果您使用範例資料表，請新增名字、 姓氏及出生日期欄位。

4. 在欄位中包含您頂端或底端的值 （[出生日期欄位中，如果您使用範例資料表），按一下 [排序] 資料列，然後選取 [遞增] 或 [遞減排序]。
   如果您的 [值] 欄位包含數字，價格或銷售數字，例如[遞增排序順序傳回最小值，和遞減排序順序傳回最大值。 如果您的 [值] 欄位包含日期，遞減排序順序就會傳回的最新的日期，而遞增傳回的最早日期。
   

   重要: 您必須設定為[遞增] 或 [遞減排序] 資料列，僅適用於包含您的頂端或底端值的欄位。 如果您指定欄位的排序順序以外的其他包含您的頂端或底端值的欄位，例如產品名稱，而不是價格，查詢將不會傳回您想要的結果。

5. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢設定] 群組中，按一下向下箭號的旁邊傳回（在前面的值清單），請輸入數字或您想要查看，或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

6. 按一下 [若要執行查詢並將結果顯示在資料工作表檢視中的 [執行]。

7. 儲存查詢並將它維持開啟使用中的下一個步驟。

您可以看到這種臨界數值查詢可以回答基本的問題，例如誰是最舊或公司中的最新人員。 接下來的步驟說明如何使用運算式，以及其他準則新增至查詢的強大功能與彈性。 顯示下一個步驟中傳回接下來三個員工生日的準則。

新增準則至查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟您在上述步驟中建立的查詢。

2. 在查詢設計格線中，在欄右邊的 [出生日期] 欄中，複製並貼上或輸入運算式運算式 1: DatePart("m"，[出生日期])。 DatePart函數擷取出生日期] 欄位中的值的月份部分。

3. 包含運算式的資料欄的右邊，以複製並貼上或輸入運算式運算式 2: DatePart("d"，[出生日期])。 在此情況下， DatePart函數擷取日期部分中的 [出生日期欄位的值。

4. 清除核取方塊，顯示列中的每個運算式，然後按一下每個運算式排序儲存格並選取 [遞增]。

5. 或者，您可以指定準則限制查詢的範圍。 當您指定的準則時，查詢會排序最符合準則的記錄，其識別的頂端或底部欄位值的排序清單中。
   若要繼續範例資料，請在 [準則] 列的 [出生日期] 欄位中，輸入或複製並貼上此運算式：

   月 （[出生日期]） > Month(Date()) 或月 （[出生日期]） = Month(Date()) 和天 （[出生 Date])>Day(Date())

   這個運算式會下列動作：月 ([出生日期]) > Month(Date())部分會檢查每位員工的出生日期，請參閱是否它落在未來的月份，然後如果為 true，請在查詢中包含這些記錄。 月 ([出生日期]) = Month(Date()) 和天 ([出生日期]) >Day(Date())運算式的部分會檢查目前月份查看出生日期如果落在或之後所發生的出生日期目前的日期。 如果條件為 true，函數將查詢結果中包含這些記錄。 若要總而言之，這個運算式會忽略任何位置的出生日期介於年 1 月 1 並執行查詢的日期的記錄。

   若要查看更多的查詢準則運算式範例，請參閱查詢準則範例一文。

6. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢設定] 群組中，按一下向下箭號的旁邊傳回（在前面的值清單），請輸入數字或您想要查看，或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

7. 按一下 [若要執行查詢並將結果顯示在資料工作表檢視中的 [執行]。

建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，選取您想要使用，按一下 [新增]，然後按一下關閉之後您完成新增資料表的資料表。
   -
   按兩下您要使用的資料表，然後按一下 [關閉]。 在設計格線中會顯示每個資料表。 如果您使用上述的範例資料表時，您可以新增類別和 [產品] 資料表。

3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。
   此時，確保將只有 [群組] 欄位和 [值] 欄位新增至查詢。 如果您使用上表中所列的範例資料，您可以從 [產品] 資料表新增類別名稱] 欄位從 [類別] 表格和價格欄位。

4. 或者，您可以指定準則限制查詢的範圍。
   隨後便會排序符合準則的記錄，然後上方和下方的欄位值會識別此排序清單中。 比方說，若要排除在 [運動] 類別中的產品，您將這個運算式的類別名稱] 欄位中的 [準則] 列： <> 「 運動 」。
   若要查看更多的查詢準則運算式範例，請參閱查詢準則範例一文。

5. 查詢轉換至合計查詢。

   1. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]。

      [合計] 列會顯示在設計格線中。

6. 確定每個群組欄位的總計的儲存格是設定為 [群組依據]，然後將值欄位 （包含頂端或底端數值的欄位） 的總儲存格設定為 [最大值] 或 [最小值。
   選取 [最大數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最新日期或時間值中傳回最大值。 選取 [最小值傳回數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最早日期或時間值的最小值。 如果您使用的範例資料，將 [類別名稱] 欄位的總儲存格群組依據] 和 [最大或最小值的 [價格] 欄位的總儲存格。

7. [設計] 索引標籤中 [工具] 群組中，確認 [傳回] 清單會設定為 [所有]，然後按一下 [執行執行查詢並在資料工作表檢視中顯示結果。
   

   附註: 根據您在步驟 7 選擇的函式，存取在查詢中的 [值] 欄位的名稱變更為MaxOffieldname 功能或MinOffieldname 功能。 如果您使用範例資料表時，Access 重新命名的欄位MaxOfPrice或MinOfPrice。

8. 儲存查詢，然後移至下一個步驟。

查詢不會傳回產品名稱或其他產品的相關資訊。 若要查看其他資料，您需要建立第二個查詢，其中包含您剛才建立的查詢。 接下來的步驟說明如何建立這個第二個查詢。

建立第二個查詢以檢視更多資料

1. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，按一下 [查詢] 索引標籤，然後按兩下您在上一節中建立合計查詢。

3. 按一下 [表格] 索引標籤，然後新增您合計查詢中使用表格加上包含的其他相關的資料，您想要查看的任何資料表。
   如果您使用前述範例資料表時，您可以新增類別、 產品和供應商資料表至新查詢。

4. 其父資料表中對應的欄位來加入合計查詢中的欄位。 若要這樣做，請拖曳合計查詢中的每個欄位至資料表中的對應欄位。

   如果您使用的範例資料，請將合計查詢中的類別名稱] 欄位拖曳到 Categories 資料表中的類別名稱] 欄位。 您再將合計查詢 MaxOfPrice 欄位拖曳至 [產品] 資料表中的 [價格] 欄位。 聯結會啟用您新的選取查詢以整合合計查詢中的資料與其他資料表的資料。

5. 在合計查詢的視窗中，按兩下星號以新增整個查詢至設計格線中，，然後拖曳這些額外的欄位來自查詢中的其他資料表。

   如果您使用範例資料表，連按兩下您在上一節中建立合計查詢，然後分別從 [產品和供應商] 資料表中新增 [產品名稱] 和 [供應商] 欄位。

6. 或者，您可以指定一或多個欄的排序順序。
   比方說，如果清單字母順序排列的類別，您可以將排序欄的儲存格中的類別名稱以遞增。

7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   這在執行查詢，並將結果顯示在資料工作表檢視。

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建立產生資料表查詢

1. 與您臨界數值查詢設計檢視中開啟：

   在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [製成資料表]。
   [製成資料表] 對話方塊隨即出現。

2. 在 [表格名稱] 方塊中，輸入將儲存的上方和下方的記錄之資料表的名稱。 比方說，輸入頂端和底部記錄，然後按一下[確定]。
   每當您執行查詢，而非資料工作表檢視中顯示結果，查詢會建立一個資料表和頂端值取代目前的資料。

3. 儲存並關閉查詢。

建立新增查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟底端值查詢。

2. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [新增]。

3. 在 [附加] 對話方塊中，輸入您在 [製成資料表] 對話方塊中輸入相同的名稱。
   例如，輸入頂端和底部記錄，然後再按一下[確定]。 每次執行查詢，而不是在資料工作表檢視中顯示結果，查詢會將附加記錄頂端和底部記錄的資料表。

4. 儲存並關閉查詢。

執行查詢

您已準備好要執行兩個查詢。

• 在 [功能窗格] 中按兩下臨界數值查詢並在郵件中，按一下[是] 。

• 按兩下底端值查詢和在郵件中，按一下[是] 。

• 資料工作表檢視] 中開啟的上方和下方記錄的資料表。

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