自動將 (副本) 傳送的每封電子郵件上傳送給某人

在 Microsoft Outlook 中,您可以指定針對您傳送的所有郵件,自動複製副本 (副本) 副本傳送給其他人或通訊群組清單。 

此規則很有用的其中一個案例是,當團隊的所有成員都負責回復傳入的電子郵件訊息時,例如支援中心。 當一位團隊成員回復郵件時,團隊其餘人員會自動收到回復複本,讓每個人隨時瞭解待發通訊。

您首先需要建立一個 規則 ,以自動傳送副本 (副本) 傳送的所有電子郵件訊息。

此特定規則稱為 用戶端規則。 用戶端規則只會在建立該規則的電腦上執行,而且只有在 Outlook 執行時才能執行。 如果您在其他電腦上使用電子郵件帳戶傳送電子郵件訊息,則規則在建立于該電腦上之前,不會從該電腦執行。 您必須在每個想要使用規則的電腦上建立相同的規則。

建立規則

  1. 在 [郵件中,在[首頁」 選項卡的[移動> 群組中,按一下 [規則>管理規則&通知

    [規則及通知] 對話方塊

    隨即出現 [規則及通知] 對話方塊。

  2. [電子郵件規則> 選項卡 上,按一下 [ 新增規則> 。

    選取新規則

  3. 在 [ 規則精靈」的 [從 空白規則開始> 下,按一下 [將規則適用于我 傳送的郵件上

    選取將規則適用于我傳送的郵件

  4. 按一下 [下一步,然後再次 按一下 下一步。

  5. 系統會顯示確認訊息,通知您此規則會適用于您傳送的每封郵件。 按一下 [是]。

    確認訊息

  6. 步驟 1: 選取 (動作) ,選取將郵件抄送給人員 或公用群組 核取方塊。

    選取 (動作)

  7. [步驟 2:編輯 規則描述 (按一下標有) 的值,然後按一下人員 或公用群組

  8. 在 [ 規則位址」 對話方塊中,按一下名稱或群組,然後按一下 [ 。 重複此步驟,直到您想要新增的所有名稱或群組都包含在 To 方塊中。

  9. 按一下 [確定]。

  10. 在 [ 規則精靈>中,按一下 [ 一步,然後再次 按一下下一 步。

  11. 步驟 1:指定此規則的名稱下,輸入您將針對此規則識別的名稱。

    為新規則命名

  12. 步驟 2:設定規則選項中,選取開啟 此規則 核取方塊。

  13. 按一下 [完成]。

  14. 您會看到一則訊息,指出只有在您檢查 Outlook 中的電子郵件時,規則才能執行。 按一下 [確定]。

現在,每當您傳送郵件時,無論是新郵件、回復或要轉寄的郵件,您于規則中指定的人員或群組都會自動新增為 Cc 收件者。 撰寫郵件時,不會在 Cc 行上看到人員或群組的名稱,但郵件的任何收件者都會看到這些名稱。

頁面頂端

關閉規則

若要避免自動傳送副本,您必須先關閉規則。

  1. 在 [郵件中,在 [首頁 」 選項卡上,按一下 [規則 > 管理規則&通知

  2. On the E-mail Rules tab, under Rule, clear the check box for the rule that you created earlier.

  3. 按一下 [確定]。

現在,您可以傳送不含自動副本規則的郵件,將副本傳送給其他人或通訊群組清單。 規則會保持關閉,直到您回到 [規則與通知> 對話方塊, 然後再次啟用規則。

提示: 若要以每封郵件為基礎快速關閉此規則,請參閱下一節,「使用類別以每封郵件關閉自動 Cc」。

使用類別來關閉每封郵件的自動 Cc

如果您想要在單一郵件上關閉新的自動 Cc 規則,而不進入 [規則與通知> 對話方塊,您可以配合規則使用 Outlook 中的類別功能。

編輯您先前建立的規則,這樣一來,如果您新增指定的類別至郵件,副本規則不會自動傳送副本給任何人。

  1. 在 [郵件中,在 [首頁 」 選項卡上,按一下 [規則 > 管理規則&通知

  2. [電子郵件規則」 選項卡上,按一下您先前建立的規則,然後按一下 [ 變更規則> 。

    變更規則

  3. 按一下 [編輯規則設定> 。

    編輯規則設定

  4. 按一下 規則 精靈前兩個步驟的 [下一步,直到您看到 有任何例外嗎?

  5. 步驟 1: (類別) (選取) 例外,選取除非已指派給類別類別核取方塊。

    選取例外

  6. [步驟 2:編輯 規則描述 (按一下帶有) 的值,然後按一下 類別

  7. 在 [ 色彩類別 」 對話方塊中,按一下 [ 新增

    [色彩類別] 對話方塊

  8. 在 [ 新增類別 」 對話方塊的 [名稱> 方塊中 ,輸入 [無自動抄送

    新增類別

    您也可以指派鍵盤快速鍵,以快速將這個類別用於郵件。 若要這麼做,請按一下快速鍵清單中的 選項

  9. 按一下 [確定 >,關閉 [ 新增類別色彩類別 > 對話方塊。

  10. 按一下 [完成]。

  11. 您會看到一則訊息,指出規則是用戶端唯一規則。 按一下 [確定]。

當您要傳送郵件並關閉該郵件的自動 Cc 規則時,請將類別適用于郵件。

  1. 撰寫新郵件,或回復或轉轉郵件時,請在 [選項」 選項卡上,按一下 [其他選項> 。

    較多選項

  2. 在 [屬性」對話方塊中,按一下 [類別,然後按一下[無自動 Cc。

提示: 如果您在建立特殊類別時指定類別鍵盤快速鍵,請使用類別鍵盤快速鍵。

當您傳送郵件時,自動副本規則不會自動傳送副本給任何人。

頁面頂端

您首先需要建立一個 規則 ,以自動傳送副本 (副本) 傳送的所有電子郵件訊息。

此特定規則稱為 用戶端規則。 用戶端規則只會在建立該規則的電腦上執行,而且只有在 Outlook 執行時才能執行。 如果您在其他電腦上使用電子郵件帳戶傳送電子郵件訊息,則規則在建立于該電腦上之前,不會從該電腦執行。 您必須在每個想要使用規則的電腦上建立相同的規則。

建立規則

  1. 在 [郵件中,在 [ 工具> 功能表上,按一下 [規則與通知> 。

    工具功能表

  2. [電子郵件規則> 選項卡 上,按一下 [ 新增規則> 。

    [規則及通知] 對話方塊

  3. 在 [ 規則精靈」 對話方塊中,在 [從空白規則 開始著手> 下,按一下 [傳送後檢查 郵件,然後按一下下 一步

  4. 按一下 [下一步]。

    系統會顯示確認訊息,通知您此規則會適用于您傳送的每封郵件。 按一下 [是]。

  5. 步驟 1: 選取 (動作) ,選取將郵件抄送給人員 或通訊群組清單 核取方塊。

    [規則精靈] 對話方塊

  6. [步驟 2:編輯 規則描述 (按一下具有) 的數值,然後按一下人員或通訊群組清單。

  7. 在 [規則位址」對話方塊中,按一下名稱或通訊群組清單,然後按一下[To。 重複此步驟,直到您想要新增的所有名稱或通訊群組清單都包含在 To 方塊中。

  8. 按一下 [確定]。

  9. 在 [ 規則精靈 」 對話方塊中,按一下 [ 下一步

  10. 按一下 [下一步]。

  11. 步驟 1:指定此規則的名稱下,輸入您將針對此規則識別的名稱。

    [規則精靈] 對話方塊

  12. 按一下 [完成]。

現在,每當您傳送郵件時,無論是新郵件、回復或要轉寄的郵件,您于規則中指定的人員或通訊群組清單都會自動新增為 Cc 收件者。 撰寫郵件時,不會在 Cc 行上看到人員或通訊群組清單的名稱,但郵件的任何收件者都會看到這些名稱。

頁面頂端

關閉規則

若要避免自動傳送副本,您必須先關閉規則。

  1. 在 [郵件中,在 [ 工具> 功能表上,按一下 [規則與通知> 。

  2. On the E-mail Rules tab, under Rule, clear the check box for the rule that you created earlier.

  3. 按一下 [確定]。

    現在,您可以傳送不含自動副本規則的郵件,將副本傳送給其他人或通訊群組清單。 規則會保持關閉,直到您回到 [規則與通知> 對話方塊, 然後再次啟用規則。

提示: 若要以每封郵件為基礎快速關閉此規則,請參閱下一節,「使用類別以每封郵件關閉自動 Cc」。

使用類別來關閉每封郵件的自動 Cc

如果您想要在單一郵件上關閉新的自動 Cc 規則,而不要進入 [規則與通知>對話方塊,那麼您可以將 Office Outlook 2007 中的類別功能與規則一起使用。

編輯您先前建立的規則,這樣一來,如果您新增指定的類別至郵件,副本規則不會自動傳送副本給任何人。

  1. 在 [郵件中,在 [ 工具> 功能表上,按一下 [規則與通知> 。

  2. [電子郵件規則」 選項卡上,按一下您先前建立的規則,按一下 [ 變更規則,然後按一下 [編輯規則設定> 。

    [規則及通知] 對話方塊

  3. 按一下 規則 精靈前兩個步驟的 [下一步,直到您看到 有任何例外嗎?

  4. 步驟 1: (類別) (選取) 例外,選取除非已指派給類別類別核取方塊。

  5. [步驟 2:編輯 規則描述 (按一下帶有) 的值,然後按一下 類別

  6. 在 [ 色彩類別 」 對話方塊中,按一下 [ 新增

    [新增類別] 對話方塊

  7. 在 [ 新增類別 > 對話方塊中的 [名稱> 方塊中 ,輸入 [無自動抄送。

    您也可以指派鍵盤快速鍵,以快速將這個類別用於郵件。 若要這麼做,請按一下快速鍵清單中的 選項

  8. 按一下 [確定 >,關閉 [ 新增類別色彩類別 > 對話方塊。

  9. 按一下 [完成]。

當您要傳送郵件並關閉該郵件的自動 Cc 規則時,請將類別適用于郵件。

  1. 撰寫新郵件,或回復或轉轉郵件時,請在 [郵件」 的 [郵件資料標籤上, 選項>群組中,按一下 [郵件選項對話方塊啟動器 按鈕影像

  2. 在 [ 郵件選項」 對話方塊中,按一下 [ 類別,然後按一下 [無自動抄送。

提示: 如果您在建立特殊類別時指定類別鍵盤快速鍵,請使用類別鍵盤快速鍵。

當您傳送郵件時,自動副本規則不會自動傳送副本給任何人。

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