規劃 SharePoint Server 中的檔組

合計   瞭解 SharePoint Server 2013 中的檔組功能、如何管理檔組,以及規劃檔組內容類型。

本文將說明文件集合,並提供如何將其與 SharePoint Server 2016 檔管理解決方案整合的指導方針。

本文內容:

關於檔組

檔組是 SharePoint Server 2016 中的一項功能,可讓組織管理單一可傳送作業或工作產品,其中可能包含多個檔或檔案。 檔組是一種特殊的資料夾,其中包含獨特的檔集屬性、資料夾和檔的屬性和行為,並提供使用者介面(UI)、中繼資料及物件模型元素,以協助管理工作產品的所有方面。

對於許多組織中的團隊和使用者來說,需要一組檔或一系列工作產品,才能更好地管理專案或交付專案。 例如,法律小組可能需要收集、建立及管理各種與特定案例相關的檔、相片和音訊檔案。 或者,銷售小組可能需要從各種來源編譯檔,以建立和管理潛在客戶端的建議(RFP)要求。 檔組可讓這些團隊和使用者以單一集合、交付專案或工作產品的形式管理這些檔組。 檔組擁有者可以建立自訂的歡迎頁面,可顯示包含的專案,以及有關工作產品的重要資訊。

在 SharePoint Server 2016中,想要建立及管理檔組的組織會始終如一地針對他們通常所建立的每個工作產品設定檔組內容類型。 接著,檔組內容類型可以定義核准的內容類型、屬性、預設專案、欄、工作流程及原則。 接著,您可以從上層內容類型建立其他自訂的檔組內容類型,每個內容類型都會從上層檔組內容類型繼承屬性和設定。 在內容類型新增至文件庫之後,使用者就可以使用 [新增] 命令,建立繼承檔組內容類型之屬性的檔組。 檔組內容類型提供其他設定,可讓您指定允許的內容類型、預設內容、共用欄、歡迎頁面欄及預設的歡迎網頁檢視。

如需有關內容類型的詳細資訊,請參閱規劃內容類型和工作流程(SharePoint Server 2010)

如需如何在 SharePoint Server 2016中建立及管理檔組的詳細資訊,請參閱在 SharePoint Server 2016 說明中建立及設定新的檔組內容類型

管理檔組

SharePoint Server 2016 中的檔組與資料夾共用許多相同的屬性和屬性。 但是,在規劃檔組解決方案時,必須注意一些重要的考慮。

  • 檔組中可存在的檔數目沒有限制。 不過,顯示載入時間可能受到預設設定為5000專案的清單檢視閾值的限制。 檔組中允許有資料夾,但無法在檔組中使用中繼資料導覽。 因此,當您決定要在檔組中存在多少專案時,請務必考慮超出清單或流覽設計考慮的可能性。 此外,當您在檔組中使用 [傳送至] 功能時,檔集中所有檔的加總不能超過不可50mb。 對於擁有大量專案的集合或工作產品而言,文件庫中的資料夾結構可能是較佳的方案。

  • 文件庫中可能會有的檔集合數目沒有限制。 不過,清單中可以顯示的檔組數目會受到清單檢視閾值的限制。

  • 使用共用中繼資料時,如果有超過10個在檔組中使用共用中繼資料的專案,中繼資料更新將由計時器作業每15分鐘執行一次。 例如,如果文件庫的最上層有10份檔,而檔集中有共用中繼資料的單一檔,時間作業將不會執行。 但是,如果您新增其他含有9個檔的檔組,計時器作業將會執行。

  • 使用檔組傳送時,傳送至內容召集人的檔組會保留在下拉式清單庫中,並透過 [內容召集人處理計時器] 作業移至適當的位置(依預設執行)。

若要使用網站集合中的檔組,必須啟用 [檔組] 功能。

啟用網站集合的檔組功能

  1. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站集合管理] 底下的 [網站集合功能]。

  2. 在 [功能] 頁面上的 [檔組] 中,按一下 [啟動]。

啟用檔組功能之後,您就可以建立檔組內容類型。

規劃檔組內容類型

您可以使用 [分析檔使用狀況] 工作表來規劃方案的檔組內容類型,您可以使用在SharePoint 2013 中識別使用者及分析檔使用方式一文來完成。 接著,您可以使用內容類型工作表(HTTP://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)來記錄您要在方案中使用的每個新檔組內容類型的決策。

使用 [內容類型] 工作表規劃檔組內容類型

  1. 在 [內容類型] 工作表的 [內容類型   ] 欄位中輸入檔組

  2. 輸入將定義新檔組內容類型的網站 URL。 請注意,內容類型是在其所定義的網站,以及該網站下的所有網站中提供。

  3. 決定上層內容類型    在 [內容類型] 工作表的 [上層內容類型   ] 欄位中,輸入上層檔組內容類型。 這會是核心檔組內容類型,或是您已規劃的自訂檔組內容類型。

  4. 決定檔組設定    在 [內容類型] 工作表中判斷並指定下列檔組設定:

    1. 決定允許的內容類型    指定此檔組內容類型所允許的預設內容類型。

    2. 判斷預設內容    如果您要建立的檔組內容類型會設定為在您建立新的檔組實例時自動建立預設內容,您可以手動將檔案新增至檔組。 只能新增檔組所允許的內容類型檔案。

    3. 決定共用欄    指定是否應將檔組的列值自動同步處理到包含在集合中的所有檔。

    4. 決定歡迎頁面欄    指定要在每個檔組的 [歡迎] 頁面上顯示哪些欄。

    5. 判斷 [歡迎頁面] 視圖    指定要在歡迎頁面上顯示檔組內容的 [視圖]。

  5. 決定欄和欄順序    在 [內容類型] 工作表的 [方案欄   ] 表格中:

    1. 輸入繼承自上層內容類型的每個資料行。 在 [新增?    ] 資料行中,輸入每個專案的 []。

    2. 針對每個額外的欄,輸入預先定義之欄的名稱或您將建立的欄。 輸入其他欄的名稱、其類型,並指出它們是否為 [新增]。

  6. 在工作表的 [方案範本   ] 區段中,輸入 [ None]。

  7. 判斷工作流程    如果有與檔組內容類型相關的可用工作流程,您可以選擇將它與內容類型建立關聯。 然後可以在該內容類型的任何清單專案上啟動工作流程。 如需工作流程規劃的完整討論,請參閱規劃工作流程。 在審閱工作流程並判斷哪些工作流程可用之後,請在 [內容類型] 工作表的 [方案工作流程   ] 表格中,輸入每個工作流程,以與內容類型建立關聯。 如果工作流程不是從上層內容類型繼承,請在 [新增?    ] 欄中輸入該資訊。

  8. 決定原則    原則是一組內容的規則;原則功能提供每個規則的詳細資料,例如,是否可以列印內容類型的專案,或是應審核專案上的哪些動作。 如需策略規劃的詳細資訊,請參閱SharePoint Server 2013 中的資訊管理原則規劃。 在審查原則並決定可使用哪些原則功能與原則範本之後,請在 [內容類型] 工作表的 [規劃原則   ] 區段中,執行下列動作:

    1. 如果上層內容類型具有原則設定,這些設定將會在新的內容類型中套用不變。 這可確保設定之後的原則會在所有相關的內容類型中強制執行。 如果目前的內容類型是從其父項類型繼承其原則設定,請在 [內容類型] 工作表的 [規劃原則   ] 區段中,回答問題「在上層內容類型中定義的原則嗎?」。

    2. 如果目前的內容類型是根據上層內容類型繼承原則,請在 [記錄原則的方案   名稱   ] 區段中,輸入原則範本的名稱。 同樣地,如果目前的內容類型沒有繼承原則,而您想要套用原則範本,請在 [記錄   原則的方案   名稱] 欄位中,輸入原則範本的名稱。

    3. 如果目前的內容類型是從上層內容類型繼承一或多個個別原則功能,請在工作表的 [規劃原則   ] 區段中,輸入 [功能   ] 表格中的每個原則功能。 相反地,如果目前的內容類型沒有繼承原則,而您想要將原則功能與目前的內容類型建立關聯,請在 [功能   ] 資料表中輸入這些原則功能。 請注意,您無法將個別原則功能與原則依名稱與內容類型建立關聯。

工作表

使用下欄工作表來記錄本文所討論的資訊:

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

請參閱

識別使用者並分析檔使用方式(Sharepoint server 2010)

規劃內容類型和工作流程(sharepoint server 2010)

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