計算報告中的

計算報告中包含的記錄數量會很有用。 在群組或摘要報告中,您可以顯示每個群組中有多少記錄計數。 或者,您可以新增行號至每一個記錄,以便更容易參照每一個記錄。 本文將逐步說明如何在報表新增計數和行號。

您想要做什麼?

計算報表或群組中的記錄數目

版面配置視圖提供您新增計數至報表的最快方式。

使用版面配置視圖計算記錄

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 快捷方式功能表上的 [版面配置視圖。

  2. 按一下您想要計數的欄位。 若要確保所有記錄都計算在內,請按一下您確定不包含任何 Null 值的欄位,例如識別碼欄位。

  3. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [分組及合計] 群組中的 [合計]。 

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 不論所選欄位中是否有值,若要計算報告中的所有記錄,請按一下 [計數記錄

    • 若要只計算所選欄位中有值的記錄,請按一下 [計數值

      附註: 計數 值不適用於下列資料類型的欄位:

      • 長文字 (備忘)

      • OLE 物件

      • 超連結

      • 附件

  5. Access 會新增文字方塊至報表尾區段,並將 其 Control Source 屬性設定為執行 Count 函數 運算式。 如果報表有任何群組層級,Access 也會在每個執行相同計算的群群組尾新增文字方塊。

    附註: 如果您使用版面配置視圖來建立特定欄位的計數,Access 會建立運算式,只計算該欄位不是 Null 的記錄。 例如,如果報告中有 10 個記錄,而您將計數新增到包含三個 Null 值的欄位,計數文字方塊會顯示 7 —包含非 Null 值的數值記錄。 您可以只將計數新增到不允許 Null (的欄位 ,例如識別碼欄位) ,或是編輯文字方塊的控制項來源,以便一律計算所有記錄是否包含 Null 值。 若要這樣做:

  6. 選取顯示計數的文字方塊。 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  7. 按一下 [資料] 索引標籤。

  8. 控制項來源屬性方塊中,刪除運算式,然後輸入=Count (*) 。

  9. 儲存報表並切換到報表檢視以查看結果。

使用設計檢視計算記錄

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 快捷方式功能表上的 [設計檢視。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 若要新增報表內所有記錄的計數,請按一下要放置文字方塊的 [報表首或報表尾區段。

    • 若要新增群組報表每個群組中所有記錄的計數,請按一下要放置文字方塊的群組頁眉或群群組尾區段。

  4. 選取文字方塊,然後按 F4 以顯示內容表。

  5. 按一下 [資料] 索引標籤。

  6. 在控制項來源屬性方塊中,輸入=Count (*) 。

    此 運算式使用 Count 函數計算報表或群組中所有記錄,即使某些記錄中的某些欄位為 Null。 若要只計算特定欄位不是 Null 的記錄 (例如 SupplierName) ,請改為使用下列運算式:=CDbl (Nz (Count ([SupplierName]) ,0) ) 。

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為報表或群組中每一個記錄新增行號

您可以為報告中的專案編號。 例如,在產品報表的 「銷售」中,您可能會想要「1」在產品群組的第一個專案之前,讓「2」位在第二個專案的之前,以此類者。 當下一個產品群組開始時,計數會開始計算,而第一個專案之前是 「1」。

為報表中的項目加上編號

您可以使用計算控制項並設定其 Running Sum 屬性,為報告中的專案 編號

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下快捷方式 功能表上的 [設計檢視。

  2. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  3. 在報表的詳細資料區段,拖曳指標以建立文字方塊,確定其寬足以容納最大的專案編號。

    例如,如果您很可能會有 100 個訂單,則至少需要 3 個字元的空間, (100) 。 如果文字方塊旁出現標籤,按一下該標籤,然後按 DELETE 即可刪除標籤。 如果您將文字方塊放在左邊緣附近,標籤可能會隱藏在文字方塊下。 使用文字方塊左上角的移動控點,將文字方塊拖曳到右側,以便查看標籤。 接著,您可以按一下標籤,然後按 DELETE。

  4. 選取文字方塊。 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  5. 按一下 [ 全部使用中鍵 。 在名稱屬性方塊中輸入名稱,例如txtItemNumber。

  6. 按一下 [資料] 索引標籤。

  7. In the Running Sum property box, select Over Group.

  8. 在 Control Source 屬性方塊中,輸入=1。

  9. 按一下 [格式] 索引標籤。

  10. 在格式 屬性 方塊中,輸入 #。 (一個井號,後面接著一個) 。

    這會將行號的格式格式化為數位後有一個期間。

  11. 儲存報表並切換到報表檢視以查看結果。

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