設定就地記錄管理

管理任何網站記錄的功能,皆可讓記錄管理者更容易掌控具有長期價值之商務與法務記錄的處理方式。 「就地」管理記錄也可讓這些記錄成為共同作業工作區的一部分,與您正在處理的其他文件並存。

視您記錄管理解決方案的組織結構而定,您可於網站集合層級啟動就地記錄管理,並進一步於清單或文件庫層級停用手動宣告記錄。 而清單和文件庫的預設值則是當就地記錄管理功能在網站集合層級為啟動時,手動宣告記錄便為啟用。

附註: 在 SharePoint Online 中,我們推出了保留標籤,以將內容宣告為記錄,這可有效取代使用記錄中心的需求。 如果您使用的是記錄中心,您可以繼續在保留標籤旁使用。 但隨著記錄管理的目的,我們建議您使用保留標籤,而不是記錄中心。

在 SharePoint 中啟用就地記錄管理

如果尚未完成,您必須先啟用 [就地記錄管理],才能執行這些工作。 如果您已將它啟用,請跳過這些步驟。

  1. 導覽至最上層網站。

  2. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

    在 SharePoint 群組連線的網站中,按一下 [設定],按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站集合系統管理] 底下的 [網站集合功能]。

  4. 在 [網站集合功能] 中,尋找 [就地記錄管理],然後按一下 [啟動]。

設定網站集合的就地記錄管理

若記錄管理解決方案的應用範圍橫跨多個網站,您可用下列方式來設定記錄管理設定:

  • 指定文件在宣告為記錄時,要對文件施加哪些種類的限制。

  • 指定網站中的所有清單或文件庫是否都允許手動宣告記錄。

  • 指定哪些人可以將文件手動宣告及取消宣告為記錄。

設定網站集合的就地記錄管理

附註: 您必須先在網站集合層級啟動就地記錄管理功能,才能進行這個程序。

  1. 導覽至最上層網站。

  2. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [網站設定]

    在 SharePoint 群組連線的網站中,按一下 [設定],按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站集合管理] 之下的 [記錄宣告設定]

  4. 在 [記錄宣告設定] 頁面的 [記錄限制] 區段中,選取適當選項,指定項目在宣告為記錄時要對該項目施加的限制種類。 此設定不影響已經宣告為記錄的項目。

    • 沒有其他限制   如果您希望記錄與非記錄分別採用不同的保留原則,但又不希望記錄遭封鎖而使得記錄無法刪除或編輯時,不妨採用這項限制。

    • 封鎖刪除   這是記錄中心的預設限制。

    • 封鎖編輯與刪除    如果您想要完全鎖定檔,使其無法進行編輯或刪除,這種限制很有用。 [掛鎖] 圖示與檔相關聯,以視覺效果顯示該專案已鎖定。

  5. [記錄宣告可用性] 區段中,選取適當選項,指定在預設情況下,項目是否可以在清單與文件庫中手動宣告為記錄。 若已選取 [預設為無法在所有位置使用]選項,項目便只可透過原則或工作流程宣告為記錄。

    [記錄宣告可用性] 區段中的一個選項可讓您取消宣告記錄。 做法是在 [更新狀態詳細資料][記錄狀態] 旁邊,按一下 [取消宣告記錄]。 系統便會提示您確認您要取消將該項目當作記錄的宣告。

    附註: 只有先前已經宣告為記錄的項目,才會出現取消宣告選項。

  6. [宣告角色] 區段中,指定哪些類型的使用者可以將項目宣告或取消宣告為記錄。

    • 所有清單參與者和系統管理員    任何擁有清單之 [編輯專案] 許可權的使用者,都可以將專案宣告為記錄或取消宣告。

    • 僅限清單管理員    只有在清單中擁有「管理清單」許可權的使用者,才可以將專案宣告為記錄,或取消宣告。

    • 僅限原則動作    只有原則動作或以系統帳戶身分執行的自訂程式碼,才可以將專案宣告為記錄或取消宣告。

  7. 按一下 [確定]

頁首

設定清單或文件庫的就地記錄管理

您可以設定記錄管理設定,允許或防止在網站上的特定清單或文件庫中建立記錄。 您也可以設定清單與文件庫,將所有新增至其中的項目自動宣告為記錄。

設定清單或文件庫的就地記錄管理

  1. 移至您要設定記錄管理的清單或文件庫。

  2. 如果是文件庫,請按一下 [文件庫工具] 下的 [文件庫] 索引標籤。 如果是清單,請按一下 [清單工具] 下的 [清單] 索引標籤。

  3. 按一下文件庫功能區的 [文件庫設定]。 如果是清單,請按一下 [清單設定]

    在 SharePoint Online 中,按一下 [設定],然後按一下 [清單設定] 或 [文檔庫設定]。

    附註: 如果看不到這個程序提到的功能區按鈕,您可能需要調整螢幕解析度或瀏覽器視窗大小,以展開所有可用的功能區按鈕。 您也可以按一下群組按鈕,展開該群組的按鈕選項。

  4. 按一下「清單設定」頁面上的 [記錄宣告設定]

  5. 在 [記錄宣告設定] 頁面上,于 [手動記錄宣告可用性] 區段中,執行下列其中一項操作:

    • 選取是否要使用網站集合的預設設定

    • 允許此清單或文件庫的手動記錄宣告

    • 一律不允許此清單或文件庫的手動記錄宣告。

  6. [自動宣告] 區段中,選取是否要將所有新增至此清單或文件庫的項目自動宣告為記錄。

  7. 按一下 [確定]

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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