設定 [內容組合管理] 以傳送文件

設定 [內容組合管理] 以傳送文件

[內容組合管理] 是 SharePoint 的一項功能,能自動管理某些重要的文件庫工作。 如此不僅節省時間,也能協助確認文件庫受到一致的管理。

[內容組合管理] 能做些什麼?

[內容組合管理] 能自動執行下列工作:

  • 將檔路由至不同的文件庫或資料夾    實際上,[內容召集人] 會充當檔的閘道管理員。 每次上傳文檔時,內容召集人都會使用您建立的規則來決定要移動檔的位置。 接著,它會將檔路由到正確的文件庫或資料夾,而該文檔可能位於不同的網站集合中。 規則可以根據內容類型與中繼資料的組合來建立。

  • 上傳所有檔至放置文件庫    您可以設定 [內容組合管理],以便將所有上傳的文件放置於暫時擱置的文件庫內;在其中可以輸入中繼資料,並完成提交程序。

  • 管理資料夾大小    您可以將 [內容召集人] 設定為監視資料夾中的專案數,並確保沒有任何資料夾包含超過指定數量的專案。 根據預設,此限制是2500專案,當專案編號2501到達時,[內容召集人] 會自動建立新資料夾,並將檔放在其中。 您可以在單一資料夾中指定 [內容召集人] 允許的專案數。

  • 管理重複的提交    當文檔上傳已存在文件庫中的檔時,您可以讓 [內容召集人] 使用 SharePoint 版本,或是透過新增唯一字元來變更檔案名。 這可確保現有的檔和重複專案都能保留。

  • 維護審核記錄    [內容召集人] 可以在傳送檔之後,保留與檔一起儲存之檔的審核記錄。

啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

您至少必須具備網站擁有者許可權,且必須啟用發佈功能

若要啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

  1. 瀏覽至您要設定的網站。

  2. 按一下 [設定] 設定圖示 然後從下拉式功能表中選擇 [網站設定]。

    針對 SharePoint,按一下 [設定] 設定圖示 ,按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]。

  3. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站動作] 群組中的 [管理網站功能]。

  4. 按一下 [內容組合管理] 功能名稱旁邊的 [啟動]。 功能啟動時,[使用中] 字樣會出現在 [狀態] 欄內。

    [內容 organzier 啟用] 按鈕

設定 [內容組合管理] 以傳送文件

附註: 您至少必須具備網站擁有人的權限,才可設定 [內容組合管理]。

  1. 瀏覽至要設定 [內容組合管理],以自動傳送文件至指定位置的網站。

  2. 按一下 [設定] 設定圖示 然後從下拉式功能表中選擇 [網站設定]。

    針對 SharePoint,按一下 [設定] 設定圖示 ,按一下 [網站內容],然後按一下 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站管理] 群組底下的 [內容組合管理設定]

    附註: 唯有已為此網站而啟動功能,才會顯示 [內容組合管理] 設定。

  4. [將使用者重新導向至「暫時擱置的文件庫」] 區段中,選取核取方塊以強制執行 [內容組合管理]。 如此當使用者嘗試上傳文件時,會自動將他們重新導向到「暫時擱置的文件庫」。

  5. 若要允許將文件路由至不同網站的規則,請在 [傳送至其他網站] 區段中選取核取方塊。

  6. 選取 [資料夾分割] 區段中的 [在目標位置含有太多項目時建立子資料夾] 核取方塊,以在位置上的項目超出指定的數量時自動建立子資料夾。

    • [單一資料夾中的項目數] 方塊中,輸入資料夾所能存放的文件數上限,當超過此值時即建立新資料夾。

    • [資料夾名稱的格式] 方塊中,指定所建立之新資料夾的命名慣例。

  7. [重複送出] 區段中,選取是否要讓重複項目使用版本設定功能,或是否要自動在重複項目的檔案名稱前附加唯一的字元。

  8. 若要儲存稽核記錄或中繼資料,做為所提交之項目或文件的稽核項目,請選取 [保留內容] 區段中的核取方塊。

  9. 在 [規則管理員] 區段中,輸入您組織中的規則管理員使用者名稱。 規則管理員必須具備「管理網站」權限,才可存取 [內容組合管理] 規則設定頁面。 如需詳細資訊,請參閱建立內容召集人規則以傳送檔

  10. 選取適當的核取方塊,自動傳送電子郵件訊息給規則管理員。 在提交項目不符合規則,或有任何內容提交到 [內容組合管理] 時,[內容組合管理] 能傳送電子郵件訊息。

    附註: 您的 SharePoint 或網路系統管理員必須為伺服器或服務設定電子郵件,才能啟用這些核取方塊。

  11. [送出點] 部分中,輸入能傳送內容至現行網站的其他網站或電子郵件傳訊軟體的相關資訊。

    提示: 若要建立工作流程或自訂解決方案,以從電子郵件系統提交文件,可以利用此區段所提供之 Web 服務的 URL 將內容提交到網站。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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