讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件

Mac：讓 Outlook 電子郵件易於存取的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容	為什麼要修正	如何修正
在所有視覺效果中包含替代文字。視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。	替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。若要尋找遺失的替代文字，請使用協助工具檢查程式。避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。在替代文字中，簡短描述影像，並提及文字的存在及它的用途。	在 Mac 版 Microsoft 365 中為視覺效果新增替代文字為 Mac 版 Office 2016 中的視覺效果新增替代文字
新增有意義的超連結文字和工具提示。	使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如，請包含目的地頁面的完整標題，而不是連結到按一下這裡文字。提示: 您也可以新增當游標停留在文字或包含超連結的影像上方就會顯示的工具提示。	新增超連結文字和工具提示
確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。	視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。例如，新增底線到色彩編碼的超連結文字中，以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。	使用易於存取的字型色彩
針對文字與背景色彩，請使用足夠的對比。	電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀，這樣每位使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。例如，在色譜上反向端使用明亮色彩或高對比色彩配置。黑白配置可協助色盲使用者區分色彩。若要找出色彩對比不足的情況，請使用協助工具檢查程式。	使用易於存取的字型格式
使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型，以及足夠的空白區域。	有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。他們經常看到文字合併或扭曲。針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者，請降低他們的閱讀負荷。例如，熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益，例如新細明體、Arial 或 Calibri。避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。在句子與段落之間包含足夠的空白區域。	使用易於存取的字型格式調整句子與段落之間的空間
使用標題和內建樣式。	若要保留定位順序並讓螢幕助讀程式易於讀取您的電子郵件，請使用具有邏輯的標題順序，以及 Outlook 中的內建格式設定工具。例如，將電子郵件中的資訊整理成小型區塊，並在它們上方新增標題。在理想情況下，每個小節只會包含幾個段落。	使用易於存取的字型格式使用項目符號清單樣式使用排序清單
使用簡單的表格結構，並指定欄標題資訊。	螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。如果表格內嵌於另一個表格中，或儲存格經過合併或分割處理，螢幕助讀程式就無法計算儲存格，進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。若要確保表格不會包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格格，請使用協助工具檢查程式。螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。	使用表格標題

在 Mac 版 Microsoft 365 中為視覺效果新增替代文字

下列程式說明如何在 Mac 版 Microsoft 365Outlook 電子郵件的視覺效果中新增替代文字。

附註:

針對音訊與視訊內容，除了替代文字，也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。
若要以滑鼠右鍵按一下您的 Mac，請確認在系統偏好設定中選取了次要點擊 選項。

提示: 要撰寫出好的替代文字，請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。替代文字不應超過一個簡短的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。

為影像新增替代文字

以滑鼠右鍵按一下您電子郵件中的影像。
選取 [編輯替代文字]。

替代文字 的窗格會在文件本文右側開啟。
請輸入 1 到 2 個句子來描述影像及其上下文。

提示: 若要進行拼字檢查並修正您所輸入的單字，只要以滑鼠右鍵按一下該單字，並從建議的替代選項中進行選擇。

為 Mac 版 Office 2016 中視覺效果新增替代文字

為影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 新增替代文字，讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

附註: 針對音訊與視訊內容，除了替代文字，也請包含適用於聽障或聽力受損使用者的隱藏式輔助字幕。

以滑鼠右鍵按一下影像。
選取 [設定圖片格式] > [版面配置與內容]。
選取 [替代文字]。
輸入描述和標題。

提示: 在第一行包含最重要的資訊，並盡量精簡。

描述所選影像的 [設定圖片格式] 窗格 [替代文字] 區域之螢幕擷取畫面

使超連結、文字和表格易於存取

下列程序描述如何使 Outlook 電子郵件中的超連結、文字及表格易於存取。

新增超連結文字和工具提示

選取您要新增超連結的文字，以滑鼠右鍵按一下文字，然後選取 [ 連結]。您選取的文字會出現在 [顯示的文字] 方塊中。這就是超連結文字。
如有需要，請變更超連結文字。
在 [位址] 方塊中，輸入目的地 URL。
選取 [工具提示] 按鈕，然後在 [工具提示文字] 方塊中輸入工具提示。

[插入超連結] 對話方塊的螢幕擷取畫面

使用易於存取的字型格式

選取您的文字。
選取 [郵件] 索引標籤。
在提供字型類型、大小、樣式及色彩的 [字型] 群組中，選取您的格式設定選項。

Mac 版 Outlook [郵件] 索引標籤上的 [字型] 群組。

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常，針對字型色彩請使用 [自動] 設定。

選取您的文字。
選取 [ 郵件 ] > [字型色彩]。
選取 [自動]。

字型自動套色設定的螢幕擷取畫面

使用項目符號清單樣式

使用 [項目符號] 按鈕建立項目符號清單。

將游標放在電子郵件中的任何位置。
選取 [郵件] 索引標籤。
在 [段落] 群組中，選取 [項目符號] 按鈕。
在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

Mac 版 Outlook 中的 [專案符號庫] 功能表。

使用排序清單

使用 [編號] 按鈕建立循序步驟。

將游標放在電子郵件中的任何位置。
選取 [郵件] 索引標籤。
在 [段落] 群組中，選取 [編號] 按鈕。
在排序清單中輸入每個順序步驟。

可用的 [編號樣式] 選項的螢幕擷取畫面

調整句子與段落之間的空間

增加或減少句子與段落之間的空白區域。

選取文字，以滑鼠右鍵按一下文字，然後選取 [段落]。

[段落] 對話方塊隨即開啟，顯示 [縮排與行距] 索引標籤。
在 [行距] 底下，選取需要的行距選項。

[段落] 對話方塊的螢幕擷取畫面

使用表格標題

在表格中指定標題列。

將游標放在表格中的任何位置。
在 [表格設計] 索引標籤上，選取 [標題列] 核取方塊。
輸入欄標題。

Mac 版 Outlook 中的 [資料表設計] 索引標籤。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

iOS App：使 Outlook 電子郵件易於存取的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 iOS 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容	為什麼要修正	如何修正
在圖片中包含替代文字。	替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。在替代文字中，簡單描述影像，並提及文字的存在及它的用途。	在影像中新增替代文字
新增有意義的超連結文字。	使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如，請包含目的地頁面的完整標題，而不是連結到按一下這裡文字。	新增超連結文字

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。在替代文字中，簡單描述影像，並提及文字的存在及它的用途。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如，請包含目的地頁面的完整標題，而不是連結到按一下這裡文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字，以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字，向看不到影像的讀者描述影像。

在您撰寫的電子郵件中，點兩下影像以開啟操作功能表。
在操作功能表中，輕觸 [ 替代文字 ] 按鈕。
輸入描述。

提示: 在第一行包含最重要的資訊，並盡量精簡。
若要新增文字並結束對話方塊，請按一下 [確定]。

iOS 版 Outlook 的影像替代文字功能表

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

在您撰寫的電子郵件中，選取您要新增超連結的文字。
若要開啟操作功能表，請點選選取文字。
如有需要，請在功能表的結尾，按一下 [ ，直到顯示 [ 新增連結 ] 按鈕。點選 [新增連結] 按鈕。
視需要變更 [文字] 欄位中的超連結文字。
在 [連結] 欄位中，輸入目的地 URL。
若要插入超連結，請按一下 [ ]。

IOS 版 Outlook 中的 [新增連結] 對話方塊。

另請參閱

Android App：使 Outlook 電子郵件易於存取的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Android 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容	為什麼要修正	如何修正
在圖片中包含替代文字。	替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。在替代文字中，簡單描述影像，並提及文字的存在及它的用途。	在影像中新增替代文字
新增有意義的超連結文字。	使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如，請包含目的地頁面的完整標題，而不是連結到按一下這裡文字。	新增超連結文字

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在圖片中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

在影像中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

新增超連結文字

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字，以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字，向看不到影像的讀者描述影像。

在您撰寫的電子郵件中，輕觸並按住影像以開啟操作功能表。
在操作功能表中，輕觸 [ 替代文字] 按鈕。
輸入描述。

提示: 在第一行包含最重要的資訊，並盡量精簡。
若要新增文字並結束對話方塊，請按一下 [ 儲存]。

[Android 版 Outlook 替代文字] 對話方塊。

新增超連結文字

新增有意義的超連結文字來協助螢幕助讀程式使用者輕鬆瀏覽電子郵件中的連結。

在您撰寫的電子郵件中，選取您要新增超連結的文字。操作功能表隨即開啟。
輕觸 [ 新增連結] 按鈕。
視需要變更 [顯示文字] 欄位中的超連結文字。
在 [連結] 欄位中，輸入目的地 URL。
若要插入超連結，請點選 [儲存] 按鈕。

Android 版 Outlook [編輯連結] 對話方塊。

另請參閱

網頁：使 Outlook 電子郵件易於存取的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

附註: 我們目前正在更新 Outlook.office.com (Outlook 網頁版)。在我們完成更新之前，有些人已在使用全新的 Outlook，而有些人則是使用傳統版的預設體驗。如需詳細資訊，請移至取得新 Outlook 網頁版的說明 (機器翻譯)。由於本主題提供的指示適用於全新體驗，我們建議您從傳統體驗切換到新的 Outlook。若要切換到新的 Outlook，請切換右上角的開關，以 試用新的 outlook。

要修正的內容	為什麼要修正	如何修正
在所有視覺效果中包含替代文字。	替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。若要尋找遺失的替代文字，請使用協助工具檢查程式。避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。在替代文字中，簡短描述影像，並提及文字的存在及它的用途。	在影像中新增替代文字
新增有意義的超連結文字。	使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。連結應傳達有關目的地的清楚及正確資訊。例如，請包含目的地頁面的完整標題，而不是連結到按一下這裡文字。	使超連結和文字易於存取
確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。	視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。例如，新增底線到色彩編碼的超連結文字中，以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。	使用易於存取的字型格式使用易於存取的字型色彩
針對文字與背景色彩，請使用足夠的對比。	電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀，這樣每個使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。若要找出色彩對比不足的情況，請使用協助工具檢查程式。例如，使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。	使用易於存取的字型格式
使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型，以及足夠的空白區域。	有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。他們經常看到文字合併或扭曲。針對有閱讀障礙的使用者或弱視使用者，請降低他們的閱讀負荷。例如，熟悉的無襯線字型可能會對他們有所助益，例如新細明體、Arial 或 Calibri。避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。在句子與段落之間包含足夠的空白區域。	使用易於存取的字型格式
使用內建標題和樣式。	若要保留定位順序並讓螢幕助讀程式易於讀取您的電子郵件，請使用具有邏輯的標題順序，以及 Outlook 中的內建格式設定工具。例如，以指定的邏輯順序整理標題。使用標題 1、標題 2，然後標題 3，而不是標題 3、標題 1，然後標題 2。此外，將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。在理想情況下，每個標題只會包含幾個段落。	使用易於存取的字型格式使用項目符號清單使用排序清單
使用簡單的表格結構。	螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。如果表格內嵌於另一個表格中，或儲存格經過合併或分割處理，螢幕助讀程式就無法計算儲存格，進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。若要確保表格不會包含分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格格，請使用協助工具檢查程式。	插入簡單表格

在影像中新增替代文字

在影像 (例如圖片及螢幕擷取畫面) 中新增替代文字，以讓螢幕助讀程式能夠朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

當您要撰寫電子郵件時，請選取郵件內文中的影像。
若要顯示 [格式] 工具列，請根據需要選取 [ (顯示格式設定選項]) 。
在工具列中，選取 [ (新增替代文字至影像) ]。
輸入影像的描述，然後按一下 [確定]。

在 Outlook 的影像中新增替代文字。

使超連結和文字易於存取

下列程序描述如何使 Outlook 電子郵件中的超連結、文字及表格易於存取。

新增有意義的超連結文字

輸入有意義的超連結文字來代替連結文字所顯示的 URL。

當您要撰寫電子郵件時，請在郵件內文中輸入有意義的連結文字。
選取連結文字，然後按 Ctrl+K。 [ 插入連結 ] 對話方塊隨即開啟。
在 [ 網址] (URL) [文字] 欄位中，輸入目的地 URL，然後選取 [確定]。

使用連結預覽

當您在 Outlook.com 或 Outlook 網頁版中新增電子郵件的 URL，或當您收到含有本文中 URL 的電子郵件時，您會看到一個豐富的預覽，其中包含連結標題、縮圖圖像，以及連結的描述。這稱為 [連結預覽]，預設為開啟狀態。

關閉 [連結預覽]：

在頁面頂端，選取 [設定] > [檢視所有 Outlook 設定]。
在 [設定] 窗格中，選取郵件 >撰寫及回覆。
在 [ 連結預覽] 底下，清除 [ 在電子郵件中預覽連結 ] 核取方塊，以關閉連結預覽。

使用易於存取的字型格式

使用類型熟悉且夠大的字型，來協助閱讀障礙的使用者或弱視使用者能更輕鬆地閱讀您的電子郵件。

使用易於存取的字型色彩

為確保文字在 [高對比] 模式下顯示正常，字型色彩請使用黑色。

選取您的文字。
若要顯示 [格式] 工具列，請根據需要選取 [ (顯示格式設定選項]) 。
在工具列中，選取 [ (字型色彩]) 。
在 [字型色彩] 功能表中，然後選取您要的色彩。

使用項目符號清單

建立項目符號清單以在文字中加入結構。

將游標放在電子郵件中的任何位置。
若要顯示 [格式] 工具列，請根據需要選取 [ (顯示格式設定選項]) 。
在工具列中，選取 [ (專案符號) ]。
在項目符號清單中輸入各個項目符號內容。

使用排序清單

使用排序清單來將您的想法整理成循序的步驟。

將游標放在電子郵件中的任何位置。
若要顯示 [格式] 工具列，請根據需要選取 [ (顯示格式設定選項]) 。
在工具列中，選取 [ (編號) ]。
輸入清單中各個編號項目。

插入簡單表格

在表格內新增表格或將儲存格保持空白，可能會讓您的電子郵件難以使用螢幕助讀程式閱讀。請考慮使用能易於螢幕助讀程式辨別表格、列和欄的簡單表格。

將游標放在電子郵件中的任何位置。
若要顯示 [格式] 工具列，請根據需要選取 [ (顯示格式設定選項]) 。
在工具列中，選取 [ (插入表格) ]。此選項可能只會在您選取 (其他格式設定選項]) 後才會顯示。
在 [ 插入表格 ] 格線中，選取要新增的列和欄區域。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具