若要協助確保您的 Office檔案易於存取,請使用協助工具檢查程式 ,這是 Word、 Excel、 Outlook、 OneNote和 PowerPoint Windows、 Office 網頁版或 Mac 和 Visio Windows 上的免費工具。 它會找出大多數的協助工具問題,並說明為什麼每個問題都可能是殘障人士的潛在問題。 它也會對每個問題提供如何解決的建議。

雖然協助工具檢查程式會偵測到大部分類型的協助工具問題,但有些問題無法偵測到。 這就是為什麼一直以視覺方式檢閱工作,找出隱藏在協助工具檢查程式的問題的原因。 若要深入瞭解,請前往 協助工具檢查程式限制

本主題內容

協助工具檢查程式規則

協助工具檢查程式會根據一組可為身心障礙使用者識別問題的規則來檢查您的檔案。 根據問題的嚴重性,協助工具檢查程式會將每個問題分類為錯誤、警告或提示。

  • 錯誤。 讓殘障人士難以閱讀或無法閱讀及理解檔的內容

  • 警告。 大部分情況下 (但並非所有) ,讓殘障人士難以理解檔

  • 提示。 殘障人士可以瞭解但以不同方式呈現的內容,以改善使用者體驗

  • 智慧型服務。 AI 自動提供易於訪問的內容,且您應檢查準確性與內容

協助工具檢查程式的錯誤、警告和提示

以下表格列舉出各項協助工具檢查程式規則、各項規則檢查的項目、可從哪裡了解如何修正每個問題的方法,以及必須修正這些問題的原因。

附註: 若要確保您的檔案盡可能便於使用,您只應在資料表需要時使用資料表來呈現您的資料。 避免只有版面配置用途的資料表。

錯誤

如果檔案中的內容會讓身心障礙使用者難以使用或無法使用,協助工具檢查程式會將之分類為錯誤。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

所有非文字內容都有替代文字。

所有物件都有替代文字,替代文字不包含影像名稱或檔案副檔名。

螢幕助讀程式會朗讀替代文字,說明使用者無法查看的影像和其他非文字內容。 根據替代文字,使用者可以瞭解所述內容的用途和意義。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNoteVisio

表格指定欄標題資訊。

表格和/或儲存格區塊包含選取的標題方塊或指定的標題列。

使用者必須仰賴表格標題,以理解螢幕助讀程式接下來要朗讀的內容。 此外,輔助技術通常會利用表格標題列告知使用者滑鼠游標目前在表格中的位置,以及提供相關資訊讓使用者瀏覽表格。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNote

所有節都有有意義的名稱。

所有節的名稱並非預設或預留位置名稱,例如「預設節」、「未命名節」或「節 3」。

節名稱可讓使用者更輕鬆地在大型簡報中流覽縮圖窗格、幻燈片排序器視圖格線視圖

PowerPoint

所有投影片都有標題。

投影片有標題。

投影片標題可讓使用者瀏覽簡報內容,包括尋找及選取要立即移至的單一投影片。

PowerPoint

工作表中的 Excel 不會為負數使用紅色格式。

設定為數字格式且只會使用紅色表示負數的儲存格 (例如,以紅色顯示 1000,而不是 -1000) 。

難以區分色彩的使用者將無法分辨正負值的差異。

Excel

影像或物件與文字內嵌。

影像或物件會與周圍文字內嵌。

如果影像或物件不是內嵌,螢幕閱讀程式使用者可能難以與物件互動。 此外,可能也難以知道物件相對於文字的哪一個位置。

Word

檔存取不受限制。

檔許可權設定中已停用Access內容選項的任何檔:>限制編輯>許可權...。 選取限制這份檔的許可權>更多選項

資訊版權管理 (IRM) 保護功能可防止螢幕閱讀程式等裝置存取這份檔。 若要詳細資訊,請前往 允許 變更受保護檔的某些部分

Excel 、PowerPoint 、Word

警告

如果身心障礙使用者在大部分 (並非全部) 情況下難以理解某項內容,協助工具檢查程式就會顯示警告。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

表格結構單純。

表格是簡單的矩形,沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格。

使用者會透過鍵盤快速鍵和輔助技術瀏覽表格,而輔助技術僅支援結構單純的表格。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNote

工作表索引標籤具備有意義的名稱。

活頁簿中的工作表包含描述性資訊,而且活頁簿中沒有空白的工作表。

相較於預設的工作表名稱 (例如「工作表1」),描述性的工作表名稱 (例如「10 月銷售總額」) 可協助使用者輕鬆瀏覽活頁簿。

Excel

文字與背景之間有足夠的對比。

文字和背景的色彩不同,讓文字更容易看到。

弱視使用者常常覺得難以閱讀與背景對比不足的文字。 如果檔在文字與背景之間具有高對比,則更多人可以看到並使用內容。

Excel 、PowerPoint 、Word 、Outlook

插入的音訊和視訊含有隱藏式輔助字幕。

所有音訊和視訊物件都有隱藏式輔助字幕。

若沒有字幕,視像或音訊區段中的資訊可能會完全遺失給殘障人士。

PowerPoint ,OneNote

幻燈片簡報上物件的讀取順序是合乎邏輯的。

幻燈片上的物件會以邏輯順序進行。

輔助技術會以指定順序讀取投影片和其中的元素。 如果讀取順序不符邏輯,整體內容就會不具意義。

PowerPoint

提示

雖然身心障礙使用者能夠理解內容,但編排或呈現方式可再改善,進而提升使用經驗,就會顯示提示。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

卡片組中的節名稱是唯一的。

這些節具有唯一的名稱。

節名稱可讓使用者更輕鬆地在大型簡報中流覽縮圖窗格、幻燈片排序器視圖格線視圖

PowerPoint

投影片組中每張投影片的標題都是唯一的。

非空白投影片都有唯一的標題。

使用者必須仰賴標題判斷投影片在投影片組中的位置,以及瀏覽投影片組。

PowerPoint

版面配置表格的結構易於瀏覽。

版面配置順序合乎語言的邏輯,且定位順序不是循環的。

使用者必須仰賴表格版面配置來瀏覽內容。 版面配置的順序必須合乎邏輯,以便使用者理解及瀏覽內容。

Word

檔使用標題樣式。

已使用標題和/或目錄 (TOC) 來整理內容。

標題和目錄可為使用者提供結構化內容,讓使用者得以瀏覽及輕鬆搜尋文件內容。

WordOutlookOneNote

智慧型服務

協助工具檢查程式會列出所有圖片,以及智慧型服務產生的替代文字。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

建議的替代文字。

其替代文字是由 Office影像識別服務產生的所有圖片。

智慧型服務會在開啟功能 (自動在檔中產生替換) 。 請仔細查看每個建議,以確保正確描述您的圖片。 如果您想要編輯建議,請于描述方塊中輸入建議 的文字

若要瞭解如何開啟這項功能,請參閱撰寫有效替代文字所需的所有資訊中的「開啟自動替代文字」一節

PowerPoint 、Word 、Outlook

協助工具檢查程式限制

協助工具檢查程式無法偵測到某些協助工具問題。 此外,協助工具檢查程式結果中列出的某些問題不一定是需要修正的協助工具問題。

  • 色彩:資訊會單獨使用色彩傳達。

  • 隱藏式輔助字幕:協助工具檢查程式會報告影片中隱藏式輔助字幕遺失,但如果您的視訊已經有帶內隱藏式輔助字幕、已開啟輔助字幕或沒有對話方塊,則視訊可能沒有協助工具問題。

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

針對殘障使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您是殘疾人士或有任何協助工具相關問題,請連絡 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 以取得技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練,並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站,了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業使用者,請連絡企業殘疾人士 Answer Desk

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