Outlook最佳做法:撰寫出色的電子郵件

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請這麼做

下列規則可協助您的電子郵件看起來專業,並傳達您的訊息。

  1. 傳送前先閱讀一次。

  2. 主旨具描述性並以動作為導向。 例如:「主管:請傳送您的董事會務虛會日期」同時包含群組的名稱和動作,讓收件者能快速判斷其需要執行的動作。 其他有用的首碼包括「FYI:"和「動作必須」。

  3. 如果需要動作,請于主題行上說明您想要的動作。

  4. 如果交談的主題有變,請變更郵件的主旨。

  5. 所有郵件保持簡短扼要。

  6. 整理郵件 的內容,從最重要到最不重要。

  7. 請考慮 將重要資訊 以粗體顯示。

  8. 將動作專案或問題放在不同的行上 ,讓動作專案或問題脫穎而出並引起注意。

  9. 提出問題 時,請以粗體顯示人員名稱。 例如:「Ryan:專案的狀態是什麼? 如果您是在 Outlook 2016 中Office 365,請考慮使用 @Mentions。

  10. 限制您 傳送訊息給需要閱讀郵件的人數目。

    • 將需要通知的人放在 Cc 行

    • 將需要回應或採取行動的人放在到

  11. 使用 簽名 但請保持簽名簡單、簡短、專業且盡可能不含圖形。

  12. 如果您想要立即回復,請勿傳送電子郵件。 而是改打電話或傳送立即訊息。

  13. 如果您進行的電子郵件交談超過 10 封沒有解決方案的郵件,請考慮打電話或設定會議來討論問題。 電子郵件不見得都能有效解決複雜的問題。

  14. 認可需要進一步回應的郵件。 如果您太過忙碌,無法馬上完整答覆,也要讓寄件者知道您正在研究問題,稍後會在特定的時間或日期之前回覆。 為郵件標標,提醒自己稍後回復。

  15. 請謹慎使用 ( Outlook 中的 [高重要性] 圖示 ) 重要性。

    附註: 即使您已設定延遲傳送規則,將郵件標示為高重要性也會導致立即傳送。

  16. 如果您問了一個問題,而且有幾個人可以回復,請只選擇一個人,而不是將問題傳送給群組。

撰寫好電子郵件訊息的關鍵在於與收件者產生同理心。

待處理:傳送時加上標幟

當您傳送郵件給某人,而且需要對方回應時,請執行下列動作:

  1. 在傳送時為自己標標

  2. 變更工具列中已標To-Do工作的名稱,以從追蹤 開始

  3. 將它標記為「@正在等待」類別。

當您執行這三個步驟時,您知道下一個動作是傳送另一封郵件或尋找回應。

祕訣    提醒自己再傳送一封郵件,通常會比為郵件加上標幟來提醒收件者更加有效。 同樣的,當您在郵件中承諾要做某件事時,請為自己加上標幟,讓 [待辦事項列] 中有一項工作來提醒您。

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不要

  1. 請勿使用 信箋。

  2. 請勿將主管 納入您傳送的每封郵件。

  3. 當您生氣 時,請勿傳送訊息。 建議寫好後先儲存在 [草稿] 資料夾,稍後再回頭檢查。

  4. 傳送超過 兩個段落的長 (時,不要) 。

  5. 請勿在 第一封郵件後一天內傳送後續訊息。 如果您沒有及時聽到回音,請嘗試使用電話或立即訊息。

  6. 請勿在傳送 的每封郵件上使用已讀回條或送達回條。 只有當您不確定收件者是否會收到郵件時才使用。

  7. 請勿在傳送 的每封郵件 Outlook 中的 [高重要性] 圖示 標標或高重要性。 收件者會漸漸習慣忽略它。

  8. 請勿使用 ALL CAPS。

  9. 請勿傳送 附件 ,請改為傳送連結。

  10. 請勿展開 通訊群組清單或連絡人群組。 展開通訊群組清單會使郵件難以閱讀,導致郵件進入錯誤的郵件資料夾。

  11. 請勿使用 諷刺。 您的風趣可能會遭到誤解。

  12. 不要撰寫 您不希望公司中所有人閱讀的一些內容。 您永遠不會知道電子郵件訊息的結尾位置。

  13. 請勿使用 難以閱讀的草本或高度美術字型。

  14. 請勿使用 紅色字型,因為紅色字型難以閱讀,而且可能視為重要字型。

  15. 請勿將回復全部傳送給通訊群組清單或連絡人群組,要求移除。 絕對不要。

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連絡人群組和通訊群組清單規則 (的)

  • 如果您要回復大型連絡人群組,請遵循所有電子郵件 Dos 和 Dons。

  • 如果您需要某位人員提供更多資訊,或正在個別調查問題,請回復整個通訊群組清單,讓每個人都知道您正在回復,然後個別回復該人員。 在問題解決之後,請務必回復通訊群組清單。 這麼做可讓通訊群組清單上的其他人參照解析度。

如何重新導向人員

如果有人將郵件傳送至您為成員之通訊群組清單,而其他人或其他通訊群組清單會更能夠回復郵件,請執行下列操作:

  1. 以正確的通訊群組清單或人員回復至行。

  2. 將回復寄到 正確的通訊群組清單或人員。

  3. 請勿將原始通訊群組清單放在 Bcc 行上,因為其他人的規則不會篩選您的郵件。 相反地,將通訊群組清單留在 ToCc 行 上。

如何從 DL 移除

如果您收到來自通訊群組清單的郵件,請傳送一封郵件給您的網路系統管理員或通訊群組清單的擁有者,並要求移除。 請勿回復整個通訊群組清單。 若要尋找 DL 清單的擁有者,請按兩下通訊群組清單名稱。

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如何使用內置註解

在收到的電子郵件中 新增內嵌批註,是直接回答問題及直接回答問題的便利方式。 最好的作法是執行下列動作:

  1. 在郵件中提及您有內置註解。 例如,加上「請參閱下方的其他註解」這一句。

  2. 區隔您的文字與原始郵件。 其他建議還包括:

    • 變更字型大小色彩

    • 在括弧中預先擱置您的名稱或縮寫,例如 [Melissa],[MM]

    • 將字型大小變更為大號或粗體,或兩者同時變更

  3. 請勿刪除任何您未撰寫的。

影像

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何時使用密件副本

當您認為不再需要額外的電子郵件或交談主題已變更時,請使用 Bcc 功能將人員從電子郵件交談中移除。

例如,如果您是收到問題的五個人之一,而且想要回答問題,請移動其他四個人到 Bcc 行,然後念出類似「Bcc'ing Joe、Jeff、James 和 Jennifer」等內容。 以下是答案...」 之後的郵件只會在您和原始寄件者之間。

請勿使用 Bcc 讓協力廠商 (例如您的主管) 機密訊息。 Bcc收件者可能不知道他/她已收到一個Bcc,並可能會回復每個人,公開他/她收到一個Bcc。 這可能會因為您一部分的不法行為而發生。

與其使用 密件副本 通知協力廠商問題,不如在傳送郵件後轉寄郵件。

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準備休假

如果您使用 Outlook Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帳戶,或 Microsoft Exchange 帳戶,您可以設定不在辦公室訊息,讓組織內部人員知道您不見了。

最佳做法是按照在辦公室外新增時間到同事的Outlook中的建議。

如果您或您的系統管理員已建立共用假期日曆,請務必將假期張貼在那裡。 如果每個人都使用共用行事曆,則不需要傳送另一個會議要求,讓每個人都知道您離開,如先前所參照的文章所建議,但電子郵件訊息可做為很好的提醒。

作者簡介

Patricia Eddy 是 Outlook。 Patricia Eddy 是桌上型電腦版Outlook作者。 她之前是 MVP Outlook,並撰寫過數本關於非常舊版本的書籍Outlook。 她住在西雅圖,她喜愛閱讀和彈吉他。

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