Outlook 最佳作法:撰寫出色的電子郵件

Outlook 最佳作法:撰寫出色的電子郵件

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請這麼做

下列規則將協助您的電子郵件看起來更專業,並讓您的訊息更多。

  1. 傳送前先閱讀一次。

  2. 主旨具描述性並以動作為導向。 例如:「管理員:請傳送您的「您的局撤回日期」包含群組的名稱和動作,讓收件者可以快速判斷他們需要執行的動作。 其他有用的首碼包括「僅供參考:」和「必要的動作」。

  3. 如果需要採取動作,請 在 [主旨] 行上陳述您想要的內容。

  4. 如果交談的主題有變,請變更郵件的主旨。

  5. 所有郵件保持簡短扼要。

  6. 將郵件內容從最重要的內容組織到最低。

  7. 考慮將重要資訊做為粗體

  8. 將動作專案或問題放在不同的行上,讓它們醒目提示,並加以注意。

  9. 在提出問題時,以粗體顯示人員的姓名。 例如: "Ryan:專案的狀態為何?" 如果您使用的是 Outlook 2016 與 Microsoft 365,請考慮使用 @Mentions

  10. 限制您傳送訊息給需要閱讀郵件的人員數量

    • 將需要在 [抄送] 行上通知的人放在一起。

    • 將需要回應或採取動作的人員放在 [發件人] 行。

  11. Use a 您可以在適當的時候使用簽名,但請將您的簽名保持簡單、簡短、專業,並盡可能使用圖形。 signature

  12. 如果您想要立即回應,請不要傳送電子郵件。 而是改打電話或傳送立即訊息。

  13. 如果您使用的電子郵件交談的郵件超過10個,且沒有解析度,請考慮通話或設定會議來討論問題。 電子郵件不見得都能有效解決複雜的問題。

  14. 認可需要進一步回應的郵件。 如果您太過忙碌,無法馬上完整答覆,也要讓寄件者知道您正在研究問題,稍後會在特定的時間或日期之前回覆。 標記訊息,提醒自己稍後回復。

  15. 謹慎使用 [高重要性Outlook 中的 [高重要性] 圖示 )]

    附註: 即使您已設定延遲傳送規則,將郵件標示為高重要性,也會立即傳送。

  16. 如果您提出問題,且有數個人可能回應,請選擇 [僅限一個人],而不是將您的問題傳送給群組。

撰寫好的電子郵件訊息的關鍵是要 empathize 給您的收件者。

待處理:傳送時加上標幟

當您傳送郵件給某人,而且需要對方回應時,請執行下列動作:

  1. 在傳送時自行標示

  2. 在 [待辦事項列] 中變更已標記電子郵件工作的名稱,以從 [待處理]開始。

  3. 將它標記為「@正在等待」類別。

當您執行這三個步驟時,您會知道下一個動作是傳送另一封郵件,或是尋找回複。

提示    提醒自己再傳送一封郵件,通常會比為郵件加上標幟來提醒收件者更加有效。 同樣的,當您在郵件中承諾要做某件事時,請為自己加上標幟,讓 [待辦事項列] 中有一項工作來提醒您。

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不注意事項

  1. 不要使用信紙。

  2. 不要在您所傳送的每封郵件中加入您的主管。

  3. 當您不想要時,請不要傳送訊息。 建議寫好後先儲存在 [草稿] 資料夾,稍後再回頭檢查。

  4. 傳送長訊息時,期待快速回應(兩個段落以上)。

  5. 不要傳送不在第一封郵件後的後續訊息。 如果您沒有及時聽到,請嘗試使用 [電話] 或 [立即訊息]。

  6. 請勿在您所傳送的每封郵件中使用讀信回條或送達回執。 只有當您不確定收件者是否會收到郵件時才使用。

  7. 請勿在您所傳送的每封郵件中附加旗標或高重要性 Outlook 中的 [高重要性] 圖示 。 收件者會漸漸習慣忽略它。

  8. 不要使用全部大寫。

  9. 不要傳送附件-改為傳送連結。

  10. 不要展開通訊群組清單或連絡人群組。 展開通訊群組清單後,郵件就會變得更容易閱讀,並使郵件移至錯誤的郵件資料夾。

  11. 請勿使用 sarcasm。 您的幽默可能會被誤解。

  12. 不要撰寫您不想讓公司中的每個人閱讀的內容。 您永遠不會知道您的電子郵件可能會在哪裡結束。

  13. 請勿使用難以閱讀的草書或強烈美術字型。

  14. 不要使用紅色字型,因為它們難以閱讀,且可以解釋為重要。

  15. 不要回復全部傳送給通訊群組清單或連絡人群組,要求將其移除。 絕對不要。

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連絡人群組與通訊群組清單(DLs)的規則

  • 如果您要回應大型連絡人群組,請遵循所有電子郵件的 Dos 及不必要。

  • 如果您需要來自某個人的詳細資訊,或是個別調查該問題,請回應整個通訊群組清單,讓每個人都知道您正在回應,然後再單獨回復個別人員。 解決問題後,請務必回應通訊群組清單。如此一來,通訊群組清單中的其他人就能參照解析度。

如何重新導向人員

如果有人傳送郵件給您所屬的通訊群組清單,而其他人或其他通訊群組清單可能會有更佳的答案,請執行下列動作:

  1. 在 [收件者] 行上以正確的通訊群組清單或人員回復。

  2. 將回復傳送至正確的通訊群組清單或人員。

  3. 請勿將原始通訊群組清單放在 [密件副本] 行上,因為您的郵件不會被其他人的規則篩選。 相反,請將通訊群組清單留在 [收件者] 或 [副本] 行。

如何從 DL 中移除

如果您收到不想要使用的通訊群組清單中的郵件,請傳送郵件給您的網路系統管理員,或傳送給通訊群組清單的擁有者,並要求將其移除。 請勿回復整個通訊群組清單。 若要尋找 DL 清單的擁有者,請按兩下通訊群組清單名稱。

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如何使用內置註解

在您收到的電子郵件中加入內嵌批註,是一種快速回答問題並直接回應問題的方式。 最好的作法是執行下列動作:

  1. 在郵件中提及您有內置註解。 例如,加上「請參閱下方的其他註解」這一句。

  2. 區隔您的文字與原始郵件。 其他建議還包括:

    • 變更字型色彩

    • 預先擱置您的名稱或縮寫(以括弧括住),例如 [Melissa]、[MM]

    • 將字型變更為斜體或粗體或兩者

  3. 請勿刪除未撰寫的任何專案。

影像

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何時使用密件副本

當您認為他們不再需要額外的電子郵件或交談主題有所變更時,請使用 [密件副本] 功能從電子郵件交談中移除人員。

例如,如果您是五個人中的一位使用者收到問題,而且您想要回復它,請將其他四個人移至 [密件副本] 行,並將其視為「Bcc'ing Joe、Jeff、James 及 Jennifer。 答案 ...」 未來的訊息將會在只有您和原始寄件者之間。

請勿使用 [密件副本] 讓協力廠商(例如您的主管)瞭解機密訊息。 [密件副本收件者] 可能不會意識到他或她已收到 [密件抄送],而且可能會回復給所有人,讓他們收到 [密件副本]。 這可能會在您的元件上以 sneaky 行為的方式進行。

您可以在傳送郵件後轉寄郵件,而不是使用 [密件副本] 通知協力廠商問題。

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準備度假

如果您在 Outlook 中使用 Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帳戶,或是 Microsoft Exchange 帳戶,您可以設定不在辦公室訊息,讓組織內部人員知道您已經不在。

最佳做法是,請在 [從 Office 新增到同事的 Outlook 行事曆] 中,按照建議進行。

如果您或您的系統管理員已建立共用假期行事曆,請務必在該處張貼假期。 如果每個人都使用共用行事曆,您就不需要傳送個別的會議邀請,讓所有人都知道您不在,如前文所述的文章所述,但電子郵件訊息可以做為良好的提醒。

關於作者

Patricia Eddy 是 Outlook 的組長內容書寫器。 Patricia Eddy 是 Outlook 桌面的組長內容書寫器。 她是舊版 Outlook 的舊版 Outlook MVP 和作者。 她在擁有您喜歡閱讀並播放吉他的西雅圖生活。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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