Project Online 中的專案溝通最佳做法

就像專案管理員一樣, 您可以與許多專案干係人通訊, 從執行專案工作的小組成員, 到組織主管及專案客戶。因為溝通對專案的成功至關重要, 而且您會將不同類型的資訊傳達給不同類型的專案關係人, 所以您需要實體專案溝通方案。您可以透過 Project Online 訂閱使用 Project Web App 來實施溝通規劃的許多層面, 以及與適當的人員交換正確的資訊類型。

本文內容

為什麼專案溝通如此重要？
在專案中進行通訊的最佳做法
在 Project Online 中張貼通訊方案
顯示小組成員如何存取專案排程
找出並設定正確的報表

為什麼專案溝通如此重要？

隨著單一專案 (大型或小型) 中的許多人參與, 溝通在專案的成功或失敗中擁有巨大的角色。當通信不在時, 您的專案可能會像是假設、重複勞動或相對的 missteps。此外, 風險承擔者可能會認為他們在隔離的小倉庫中, unheard 且不受支援, 這可能會導致士氣不佳, 且效率下降。

另一方面, 當通訊良好時, 您的專案會在處理、識別及預防問題與風險、辨識問題, 以及根據音效進行決策中, 體驗效率。在專案中進行良好溝通可改善專案在排程及預算內的可能性。

什麼是良好的通訊嗎？它會與適當的人交換正確的資訊。確保所有階層的干係人都能聽到。針對正式或非正式交談, 您有適當的頻道, 可將專案向前推進其目標。

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在專案中進行通訊的最佳做法

當您在專案的規劃階段時, 請思考專案溝通的正確時機。事實上, 在專案的前幾個工作中新增通訊程式開發, 可以向小組成員發出通知, 讓小組成員能夠有效地進行溝通, 而且是專案成功的關鍵。

下列各節詳細說明如何透過專案生命週期處理通訊的四個問題, 以及如何將您的答案編譯成適用于每個人的溝通方案。

您需要與誰通訊？

您必須與有興趣的每一個人通訊, 或召開專案成功的風險, 也就是專案的專案關係人。思考誰是那些專案關係人的人員。它們可能位於組織中的各個層級, 而一些可能是貴組織的外部。以下是一些可能的專案干係人:

專案小組成員。這些人正在執行專案的實際工時。
[專案組合管理員]。如果您的組織規模較大, 且一次執行大量專案, 您可能需要與公事包管理員進行通訊。
[資源管理員]。就像公事包管理員一樣, 如果您的組織主要是以專案為基礎, 您可能需要與資源管理員密切合作, 以確保針對各種專案提供具有適當技能集的人員。
管理層。上層管理通常需要瞭解專案的進行狀況, 特別是在排程和成本方面。
承辦人或客戶。可能有與管理不同的承辦人或客戶, 以及為專案付款的人員。
使用者代表。此人代表專案在完成時可能會帶來益處或其他影響的人。

他們需要哪些類型的資訊？

因為溝通的第一項規則是瞭解您的物件, 所以當您針對每一組專案關係人需要知道的內容進行通訊時, 您就能最大程度地取得溝通投資回報。

例如, 專案小組成員必須知道指派給他們的工作, 以及根據其任務而定的任務, 然後再進行工作。他們可能也需要偶爾看到完整的專案排程, 以維持對範圍和焦點的良好認識。

與需要重要詳細資料的小組成員不同, 主管或專案主辦方需要更高層次的專案發展方式摘要。他們最關心的是專案排程與預算的效能, 而且想要知道專案是否正在追蹤以達到其目標。

查看您的專案關係人清單, 並考慮專案的觀點。這將協助您判斷要與他們交換哪些資訊, 以及通訊應採取的形式。此外, 請與您的專案關係人交談, 找出他們想要傳達的內容和方式。

需要發生不同類型的通訊的頻率為何？

嘗試在適當的平衡中進行: 通訊太少, 專案的風險超過其應有的 mishaps。通訊過大, 且 annoyed 的干係人感到不會影響實施或監管專案的時間 busywork。

[每週狀態報表] 和 [時程表] 是專案小組更新排程標準的一部分, 不過, 您可以使用這項功能。同樣地, 主辦方與客戶也可能需要專案排程和成本效能的每週摘要。如果您是使用公事包管理員或終端使用者代表進行檢入, 可能會有每月或甚至每季的通訊。

每個專案及其通訊需求各不相同。請仔細考慮與您專案的不同股東進行通訊的頻率。同樣地, 請與您的專案關係人聯繫, 以瞭解他們的需求, 並願意調整專案及其人員的大小。

哪些技術將用於 exchange 資訊？

瞭解貴組織提供給您和您的專案關係人的技術資源。定期面對面會議與透過電子郵件交換資訊通常是標準的做法。但是, 使用商務用 Skype 的工具可能對地理上分散的專案關係人而言是必要的, 而且可以包含音訊、影片、螢幕共用和虛擬白板等。立即訊息 (IM) 可以更快速且不只是電子郵件, 而且可以協助風險承擔者更快速地取得所需的資訊。使用 Yammer 之類的工具, 您的小組可以在私人社交網路中相互連線。您可以共用資訊、與程式交談、解決問題, 以及作出決策。

無論您選擇哪一種, 請嘗試使用每個人都舒適的技術工具。但是, 如果符合專案和小組的需求, 就不願嘗試新的技術, 或者, 如果這是最佳的, 就可以回到「老式」的通訊方法。重點是協助您的專案小組更好地共同作業。