Project Online 中的專案溝通最佳做法

就像專案管理員一樣, 您可以與許多專案干係人通訊, 從執行專案工作的小組成員, 到組織主管及專案客戶。 因為溝通對專案的成功至關重要, 而且您會將不同類型的資訊傳達給不同類型的專案關係人, 所以您需要實體專案溝通方案。 您可以透過 Project Online 訂閱使用 Project Web App 來實施溝通規劃的許多層面, 以及與適當的人員交換正確的資訊類型。

本文內容

為什麼專案溝通如此重要?

隨著單一專案 (大型或小型) 中的許多人參與, 溝通在專案的成功或失敗中擁有巨大的角色。 當通信不在時, 您的專案可能會像是假設、重複勞動或相對的 missteps。 此外, 風險承擔者可能會認為他們在隔離的小倉庫中, unheard 且不受支援, 這可能會導致士氣不佳, 且效率下降。

另一方面, 當通訊良好時, 您的專案會在處理、識別及預防問題與風險、辨識問題, 以及根據音效進行決策中, 體驗效率。 在專案中進行良好溝通可改善專案在排程及預算內的可能性。

什麼是良好的通訊嗎? 它會與適當的人交換正確的資訊。 確保所有階層的干係人都能聽到。 針對正式或非正式交談, 您有適當的頻道, 可將專案向前推進其目標。

頁面頂端

在專案中進行通訊的最佳做法

當您在專案的規劃階段時, 請思考專案溝通的正確時機。 事實上, 在專案的前幾個工作中新增通訊程式開發, 可以向小組成員發出通知, 讓小組成員能夠有效地進行溝通, 而且是專案成功的關鍵。

下列各節詳細說明如何透過專案生命週期處理通訊的四個問題, 以及如何將您的答案編譯成適用于每個人的溝通方案。

您需要與誰通訊?

您必須與有興趣的每一個人通訊, 或召開專案成功的風險, 也就是專案的專案關係人。 思考誰是那些專案關係人的人員。 它們可能位於組織中的各個層級, 而一些可能是貴組織的外部。 以下是一些可能的專案干係人:

  • 專案小組成員。 這些人正在執行專案的實際工時。

  • [專案組合管理員]。 如果您的組織規模較大, 且一次執行大量專案, 您可能需要與公事包管理員進行通訊。

  • [資源管理員]。 就像公事包管理員一樣, 如果您的組織主要是以專案為基礎, 您可能需要與資源管理員密切合作, 以確保針對各種專案提供具有適當技能集的人員。

  • 管理層。 上層管理通常需要瞭解專案的進行狀況, 特別是在排程和成本方面。

  • 承辦人或客戶。 可能有與管理不同的承辦人或客戶, 以及為專案付款的人員。

  • 使用者代表。 此人代表專案在完成時可能會帶來益處或其他影響的人。

他們需要哪些類型的資訊?

因為溝通的第一項規則是瞭解您的物件, 所以當您針對每一組專案關係人需要知道的內容進行通訊時, 您就能最大程度地取得溝通投資回報。

例如, 專案小組成員必須知道指派給他們的工作, 以及根據其任務而定的任務, 然後再進行工作。 他們可能也需要偶爾看到完整的專案排程, 以維持對範圍和焦點的良好認識。

與需要重要詳細資料的小組成員不同, 主管或專案主辦方需要更高層次的專案發展方式摘要。 他們最關心的是專案排程與預算的效能, 而且想要知道專案是否正在追蹤以達到其目標。

查看您的專案關係人清單, 並考慮專案的觀點。 這將協助您判斷要與他們交換哪些資訊, 以及通訊應採取的形式。 此外, 請與您的專案關係人交談, 找出他們想要傳達的內容和方式。

需要發生不同類型的通訊的頻率為何?

嘗試在適當的平衡中進行: 通訊太少, 專案的風險超過其應有的 mishaps。通訊過大, 且 annoyed 的干係人感到不會影響實施或監管專案的時間 busywork。

[每週狀態報表] 和 [時程表] 是專案小組更新排程標準的一部分, 不過, 您可以使用這項功能。 同樣地, 主辦方與客戶也可能需要專案排程和成本效能的每週摘要。 如果您是使用公事包管理員或終端使用者代表進行檢入, 可能會有每月或甚至每季的通訊。

每個專案及其通訊需求各不相同。 請仔細考慮與您專案的不同股東進行通訊的頻率。 同樣地, 請與您的專案關係人聯繫, 以瞭解他們的需求, 並願意調整專案及其人員的大小。

哪些技術將用於 exchange 資訊?

瞭解貴組織提供給您和您的專案關係人的技術資源。 定期面對面會議與透過電子郵件交換資訊通常是標準的做法。 但是, 使用 商務用 Skype 的工具可能對地理上分散的專案關係人而言是必要的, 而且可以包含音訊、影片、螢幕共用和虛擬白板等。 立即訊息 (IM) 可以更快速且不只是電子郵件, 而且可以協助風險承擔者更快速地取得所需的資訊。 使用 Yammer 之類的工具, 您的小組可以在私人社交網路中相互連線。 您可以共用資訊、與程式交談、解決問題, 以及作出決策。

無論您選擇哪一種, 請嘗試使用每個人都舒適的技術工具。 但是, 如果符合專案和小組的需求, 就不願嘗試新的技術, 或者, 如果這是最佳的, 就可以回到「老式」的通訊方法。 重點是協助您的專案小組更好地共同作業。

建立專案溝通方案

在您識別出您的專案關係人, 並決定他們需要哪些類型的資訊交換, 以及您已準備好建立專案溝通方案的頻率。 它不需要精心設計。 它可以是單頁摘要或簡單的表格, 以 distills 您學到的內容, 並設定在整個專案週期中進行良好溝通的階段。

在您的專案中張貼溝通計畫, 讓所有的專案關係人隨時都能存取。 定期重新進行。 變更專案中的條件, 可能會保證您的一般通訊策略有所變更。 在專案階段之間移動 (例如, 從規劃到執行或從執行到關閉), 可能也會呼叫不同的通訊需求。

頁面頂端

在 Project Online 中張貼通訊方案

使用 Project Online中的 Project Web App 時, 有許多選項可促進良好的通訊。 若要開始, 您可以將通訊方案 (以及任何其他與您專案相關聯的檔) 新增至專案的文件庫。

  1. 在 [快速啟動] 中, 選擇 [專案]。

  2. 在 [專案中心] 中, 選擇您要新增通訊方案的專案名稱。

    選擇專案的名稱。

  3. 在 [快速啟動] 中, 選擇 []。 隨即會開啟專案的 [] 頁面。

    隨即會開啟專案的 [檔] 頁面。

  4. 在功能表列上, 選擇 [上傳]。

  5. 流覽您的檔案系統, 找出並選擇通訊方案, 然後選擇 [開啟]。 您的檔案會新增至專案的文件庫。

    檔案即會新增至專案的文件庫。

頁面頂端

顯示小組成員如何存取專案排程

您的小組成員大部分都使用 Project Online 來提交其時程表或輸入任務的進度。 但他們也可以存取完整的排程, 這是重要的, 就是查看專案的重要部分, 以及瞭解誰正在等待其工作完成。

  1. 在 [快速啟動] 中, 選擇 [專案]。

  2. 在 [專案中心] 中, 選擇專案的名稱。 專案會開啟並顯示指派給任務的所有工作、分派給任務的工作、排定開始與完成的工作, 以及其他任務相互依存的工作。

    專案隨即開啟, 並顯示所有任務。

頁面頂端

找出並設定正確的報表

專案溝通的主要層面是 [報告]。 您可以找出、設定及定期執行小組成員、[公事包管理員]、[資源管理員]、[上級管理]、[客戶] 及其他專案關係人所需的報表。

Project Web App 隨附一組範例報告, 可讓您開始進行一些報表基本概念。 這些範例報表包括:

  • 專案概覽儀表板

  • 專案概覽

  • 資源概覽

  1. 若要查看範例報表, 請在 [快速啟動] 上選擇 [報表]。

  2. 在出現的 [ PWA 報表] 頁面中, 選擇您的語言。 這三個範例報告會列在其中。

    在 [PWA 報表] 頁面中, 選擇您的語言。

  3. 若要在 Excel 網頁版中開啟報表, 請按一下報表名稱。

頁面頂端

另請參閱

設定時程表

小組成員可以在 Project Online 中做什麼?

Project Online 中的範例報表

我能夠以哪些報告工具搭配專案資料使用?

什麼是商務用 Skype

認識 Yammer

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×