SharePoint 中受管理的中繼資料簡介

本文將說明在 Microsoft SharePoint Server 2010中使用新的 managed 中繼資料功能相關的一些主要概念。 本文討論新的受管理中繼資料功能如何透過受管理的詞彙來提供正式分類法的支援。 它也說明社交標記的運作方式,以及它們與受管理的中繼資料功能(例如受管理的字詞和企業關鍵字)之間的關聯方式。

本文內容

受管理的中繼資料功能

主要術語與概念

體系

Folksonomy

字片語

字詞

受管理的字詞

企業關鍵字

群組

字詞庫管理工具

受管理的中繼資料欄

[企業關鍵字] 欄

社交標記

標記

中繼資料案例:從分類到通俗分類

受管理的中繼資料的優點

管理中繼資料

規劃及設定受管理的中繼資料

建立及管理字詞集

套用中繼資料

使用受管理的字詞標記內容

使用企業關鍵字標記內容

使用社會性標記將內容加上標籤

受管理的中繼資料功能

SharePoint Server 2010 中的新受管理中繼資料功能是由新的 Managed 中繼資料服務應用程式所啟用,提供對兩個重要事項的支援:

  • 內容類型發佈    跨網站集合和 Web 應用程式共用內容類型。 如需有關內容類型發佈的詳細資訊,請參閱內容類型與內容類型發佈簡介

  • 分類法    集中管理字詞(稱為字片語)的層次結構集合的建立和管理,可做為 SharePoint 網站中專案的屬性。 這些字片語可以在網站集合和 Web 應用程式之間共用。 您可以透過稱為「字詞庫管理」工具的功能來建立及管理字片語。

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主要術語與概念

在 SharePoint Server 2010 中使用不同中繼資料功能時,有幾個主要的字詞和概念是有用的。 瞭解這些概念將協助您瞭解本文稍後所述的概念性資訊,以及有關受管理的中繼資料功能的其他文章。

體系

分類法是依據相似之組織成群組的單字、標籤或詞彙的階層式分類。 分類法可以由一或多個人來定義及集中管理。 由聯合國開發的國際標準產業分類(ISIC)是用來分類經濟資料之行業分類法的著名範例。 分類法是非常實用的,因為它們提供可用於一致地分類資訊之中繼資料的邏輯階層式結構。

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Folksonomy

Folksonomy 是當網站使用者共同將文字、標籤或字詞套用至網站上的內容時所產生的分類。 如果您曾在網站上看到標記雲端,則您看到 folksonomy 的視覺效果。 下圖顯示 SharePoint 網站上的標記雲端網頁元件。 中繼資料的 folksonomy 方法會很有用,因為它可以讓您瞭解網站使用者和內容製作者的知識與專業知識,並能讓內容分類與使用者變更的商務需求和興趣。

標記雲

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字片語

字片語是一組相關字詞。

根據建立字片語的位置,其範圍可以是局部或全域:

  • 在網站集合的內容中建立本機字片語,而且只有該網站集合的使用者可以使用(且可見)。 例如,如果您將受管理的中繼資料欄新增至清單或文件庫,並為此欄建立新的字片語,則字片語是在包含此清單或文件庫的網站集合的本機。

  • 全域字字片語可供所有訂閱特定 Managed Metadata Service 應用程式的網站使用。

可將字片語設定為關閉,這表示使用者在輸入對應至字片語之欄的值時,就無法將新的詞彙新增至該字詞。 或者,您可以將它們設定為 [開啟],這表示當使用者更新對應至字片語的欄值時,使用者可以在字片語中新增新的詞彙。

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字詞

字詞是字片語中的個別專案,而它是可與 SharePoint Server 2010 網站上的專案相關聯的特定單字或片語。 字詞具有唯一識別碼,且可以有許多不同的文字標籤(同義字)。 如果您使用的是多語言網站,也可以使用不同語言的標籤。

有兩種類型的字詞:

受管理的字詞

受管理的字詞通常是預先定義並組織成字詞庫系統管理員或其他擁有管理中繼資料許可權的人員來設定的階層式詞彙。

企業關鍵字

[企業關鍵字] 是新增至 SharePoint 網站專案的單字或片語。 企業關鍵字在稱為 [關鍵字集] 的 [詞條商店管理] 工具內,組織成單一、不階層的字片語。 因為使用者通常可以將任何單字或片語新增為關鍵字,所以企業關鍵字可用於 folksonomy 式標記。 [詞商店管理員] 或其他擁有管理中繼資料許可權的人員,可以選擇將關鍵字移出 [關鍵字] 字片語,並轉換成特定的受管理字片語,這時關鍵字就會在特定字片語的內容中提供。 [字詞存儲管理員] 也可以選擇將關鍵字設定為關閉,讓使用者無法提交新的關鍵字,且受到限制使用現有的關鍵字。

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群組

[群組] 定義安全性界限。 群組是一組字片語,所有的字片語都有共同的安全性需求。 只有指定為特定群組參與者的使用者才能管理屬於該群組的字片語,或是在其中建立新的字片語集合。 組織應該針對有特殊存取或安全性需求的字片語建立唯一的群組。

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字詞庫管理工具

「字詞庫管理工具」是 taxonomists、系統管理員或其他管理分類法的人員,可以用來建立、匯入及管理字片語與其中的字詞。 「字詞庫管理」工具會顯示所有全域字片語,以及可供您用來存取 [字詞存儲管理] 工具之網站集合的任何當地字片語。

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受管理的中繼資料欄

受管理的中繼資料欄是一種新的欄類型,可以新增至清單或文件庫,讓網站使用者或內容擁有者從特定的受管理字詞選取值,並將其套用至內容。 受管理的中繼資料欄可以設定為對應至現有的字片語,或者您可以專門為該欄建立新的字片語。 如果您專為受管理的中繼資料欄建立新的字片語,該字片語將是本機字片語,只能在建立該字片語的網站集合中使用。

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[企業關鍵字] 欄

[企業關鍵字] 欄是您可以新增至內容類型、清單或文件庫的欄,可讓使用者使用其所選擇的單字或片語來標記專案。 預設為多重值欄。 當使用者在欄中輸入字詞或片語時,會出現類型預先建議,其中可能包含來自受管理字片語與關鍵字字片語的專案。 使用者可以選取現有的值,或輸入新的值(如果關鍵字字片語已設定為開啟至使用者新增專案)。

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社交標記

社會性標記是網站使用者可以套用至 SharePoint 網站內容的單字或片語,可協助他們以有意義的方式,將資訊分類。 您也可以將社交標記套用到 SharePoint 網站外的 Url。 社會性標籤支援以 folksonomy 為基礎的標記。 社交標記是由指向三種類型資訊的指標所組成:

  • 使用者身分識別

  • 專案 URL

  • 字詞

這些指標會儲存在使用者設定檔服務應用程式的社交標記存放區中。 從技術角度來看,社交標記不是 SharePoint Server 2010 中受管理的中繼資料功能的一部分,但它們會以幾種重要的方式連線至受管理的中繼資料功能,以協助支援整個組織中的中繼資料的一致使用。 社交標記的「字詞」部分指向與網站連接之其中一個 Managed 中繼資料服務應用程式之 [字詞存放] 的 [關鍵字] 組中的字詞。

例如,當您建立新的社交標記時,您可以選擇從現有的詞彙中選取,其中可能包含受管理的字詞,以及企業關鍵字。 如果您選取這些現有的其中一個詞彙,您的社交標記就會包含指向該字詞的指標。 如果您選擇不選取現有的字詞,且您建立了之前從未使用過的字詞,就會在 [字詞存放區] 的 [關鍵字] 字片語中建立新的關鍵字,而您的新社會性標記會指向這個字詞。

如此一來,在社交標記中使用的關鍵字會新增至 [字詞存放管理工具] 中的 [關鍵字] 字片語(如果沒有的話),而且也可以由「字形檔管理員」來管理。 此外,如果您更新企業關鍵字或受管理的中繼資料欄,使用者將企業關鍵字或受管理的詞彙套用至內容,就可以自動建立社會性標籤,以便在新聞摘要、標記雲彩或「我的網站」設定檔中看到這些字詞。 清單或文件庫擁有者可以更新清單或文件庫的企業中繼資料及關鍵字設定,以啟用或停用中繼資料發佈。

當您新增社會性標記至專案時,您可以指定是否要讓您的身分識別和專案 URL 成為私人,但儲存在 [字詞存放區] 中的詞彙永遠是公開的。

社交標記非常有用,因為它可讓網站使用者改善網站上內容與資訊的可探索性。

如需社交標記的隱私權與安全性影響的詳細資訊,請參閱社交標記的隱私權與安全性影響

標記

無論是受管理的中繼資料或社會性標記,在其最通用的感知中,標記都可以直接參照將中繼資料套用到專案的行為。 在本文中,這種意義上會使用動詞 "tag",而且它不會限制社會性標記。

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中繼資料案例:從分類到通俗分類

SharePoint Server 2010 中的中繼資料管理功能支援管理和使用中繼資料的多種方法。 設想此範圍是一種 continuum。 在這個 continuum 的一端,有一些分類法,也就是正式、集中管理的各項階層群組。 在此範圍的另一端,有通俗分類,也就是當個人將標記自由地套用到內容時所產生的共同作業分類。

SharePoint Server 2010 同時支援此 continuum 的兩個極端,以及點上的點。 在 continuum 的一端,您可以透過受管理的字詞和字片語來執行正式的分類。 另一端有支援企業關鍵字和社會性標記,這兩者都能讓網站使用者使用其所選擇的關鍵字來標記內容。

在這些極端的情況下,您可以在中繼資料中套用靈活的結構和控制項,而且您可以透過選擇將其設定為在整個網站或本地至特定網站,來調整您套用此控制項的範圍。 例如,您可以將字片語設定為關閉或開啟以進行使用者發佈。 您可以選擇將企業關鍵字和社會性標籤搭配使用受管理的字詞。 SharePoint Server 2010 讓組織結合正式、受管理分類法的優點與社交標記的動態優點(自訂方式)。

下圖說明不同類型的 SharePoint 解決方案可能需要根據業務需要使用不同的中繼資料方法。

有彈性的受管理中繼資料設定

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受管理的中繼資料的優點

在組織中的各個網站上使用受管理的中繼資料有數個優點:

一致使用中繼資料   SharePoint Server 2010 中的受管理中繼資料功能可讓您將可調整的控制度套用至新增至內容的中繼資料。 透過字片語和受管理的詞彙,您可以建立控制可新增至內容的詞彙類型,而且您可以控制誰能夠新增新的詞彙。 您也可以將 [關鍵字] 字片語設定為 [已關閉],以限制企業關鍵字在特定關鍵字清單中的使用。

在各個網站上一致使用相同的字詞時,可以更輕鬆地建立依賴中繼資料的可靠程式或解決方案。 此外,在網站、清單和文件庫中以及 Office 用戶端程式中使用中繼資料的使用者體驗,讓網站使用者可以輕鬆地將一致的中繼資料套用至其內容。

改良的內容發現功能    當組織中的各網站內容具有一致的中繼資料時,使用 [搜尋] 即可更輕鬆地尋找及存取商務資訊和資料。 新的搜尋功能(例如 [精簡] 面板)會顯示在搜尋結果頁面的左側,讓使用者能夠根據中繼資料篩選搜尋結果。

精簡搜尋面板會顯示可以用於篩選搜尋結果的中繼資料。

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此外,您也可以設定清單和文件庫的中繼資料導覽,讓使用者根據特定的元資料欄位來建立資訊的動態視圖。 使用者可以依資料夾或中繼資料透視的方式流覽文件庫,然後他們就可以使用其他的主要篩選來調整結果。

中繼資料導覽控制項

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提高靈活性    受管理的中繼資料功能可讓字詞庫管理員(或有權更新受管理中繼資料的其他人)輕鬆地進行,以隨著業務需求的變化來維護和調整中繼資料。 您可以在「字詞庫管理」工具中輕鬆地更新字片語,在與該字片語相關的受管理的中繼資料欄可用時,新的或更新的詞彙就會自動變得可供使用。 如果您將多個字詞合併成一個詞,則會自動更新以這些詞彙標記的內容,以反映這項變更。 您可以為個別詞彙指定多個同義字(或標籤)。 如果您的網站是多語言,您也可以為個別詞彙指定多語言標籤。

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管理中繼資料

規劃及設定受管理的中繼資料

您的組織可能會想要在開始使用受管理的中繼資料功能前,進行一定程度的規劃。 所需的規劃程度與您想要在中繼資料上施加的 formality 和控制程度有更多或更少的比例。

如果您想讓使用者協助開發分類法,您可以直接將關鍵字新增至專案,然後視需要將它們組織成字片語。

如果您的組織想要使用受管理的字片語來實施正式的預先定義分類法,則在分類法結構中 vested 感興趣的主要專案關係人必須共同作業,才能規劃及開發所要使用的字片語與詞彙。 如需此規劃程式的詳細資訊,請參閱規劃字詞與字片語。 如需有關設定 Managed Metadata Service 應用程式的詳細資訊,請參閱受管理的中繼資料管理

在組織中的主要干係人同意所需的字片語之後,您可以使用「字詞庫管理」工具匯入或建立您的字片語,以及在使用者開始使用中繼資料時管理及維護字片語。 如果已針對您的 Web 應用程式設定受管理的中繼資料服務應用程式,且您是網站集合管理員或指定的字詞存儲管理員,您可以移至 [條目儲存管理工具],方法是按一下 [網站動作] 功能表上的 [網站設定],然後按一下 [網站管理] 底下的 [字詞商店管理]。

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建立及管理字詞集

「字詞庫管理」工具提供您可以用來執行大部分工作的樹狀控制項。 您在此工具中的使用者角色會決定您可以執行的工作。 若要在字詞庫管理工具中工作,您必須是伺服器陣列系統管理員、詞商店管理員,或是已指定為群組管理員的人員或字片語的參與者。 如需這些角色的詳細資訊,請參閱受管理的中繼資料角色

若要對階層中的專案採取動作,請指向受管理的中繼資料服務應用程式、群組、字片語或您想要修改的字詞的名稱,按一下出現的箭號,然後使用功能表選取您想要的動作。

例如:

如果您是字詞庫管理員,您可以在 Managed Metadata Service 應用程式內建立或刪除群組。

您可以使用功能表來建立新群組。

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如果您是「商店管理員」或「群組管理員」,您可以在群組中建立、匯入或刪除字詞集合。 字片語參與者可以建立新的字片語。

使用功能表來建立新的字詞組。

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如果您是「商店管理員」、[群組管理員] 或「字片語參與者」,您可以建立或重複使用字片語中的字詞,以及複製、移動或刪除選取的字片語。

顯示您可以對字詞組採取之動作的功能表

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如果您是「商店管理員」、[群組管理員] 或「字片語參與者」,您可以建立複本、重複使用、合併、取代、移動或刪除字片語中的個別詞彙。

使用功能表來管理字詞組中的字詞。

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在階層的每個階層,您都可以使用 [屬性] 窗格來設定群組、字片語或字詞的特定屬性,該窗格會顯示在 [詞彙儲存] 樹狀結構控制項的右側。

例如,如果您要設定字片語,您可以使用 [屬性] 窗格來指定詳細資料,例如 [名稱]、[描述]、[擁有者]、[連絡人] 和 [風險承擔者]。 您可以指定是否要將字片語設定為開啟或關閉,以供使用者的新提交。 您也可以指定是否要將字片語設定為可用於標記。 如果您選擇讓某個字片語無法供標記,則大部分的使用者將看不到該詞彙集。 例如,如果某個字片語仍在開發中,您可以選擇無法使用 [標記]。

[字詞庫管理工具] 的 [內容] 窗格

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套用中繼資料

使用受管理的字詞標記內容

如果受管理的中繼資料欄已新增至內容類型、清單或文件庫,內容擁有者可以編輯清單或文件庫專案的屬性,並更新專案或檔的 [編輯屬性] 表單中相關的欄位,以從特定字片語的受管理字詞標記其內容。 受管理的中繼資料欄容易識別,因為它們會顯示可用於啟動 [字詞選擇器] 對話方塊的 [標籤] 圖示。

[編輯屬性] 對話方塊中的標記圖示

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您可以使用字詞選擇器來選取字片語階層中的字詞。 如果您不熟悉可能提供的詞彙,這會很有用。 如果字片語已設定為開啟,且它的受管理的中繼資料欄允許填入值,您可以選擇將新字詞新增至字片語。 或者,您可以選擇將意見反應傳送給字片語的指定連絡人。

您可以從樹狀控制項選擇器選取受管理的字詞。

當您可以開始輸入您想要的字詞時,會根據您開始輸入的內容,自動向您建議可用的期限,您可以選取所要的字詞。 您可能會在字詞後面的括弧中看到資訊,指出該詞彙的字詞集名稱和階層。 這可協助您從類似的字詞中選擇。

當您開始鍵入時,會看到建議字詞。

如果建議重複或類似的字詞,您也可以看到字詞庫系統管理員設定的描述文字,以協助使用者做出適當的選取。

說明性文字有助於使用者選取正確的字詞。

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使用企業關鍵字標記內容

如果已在內容類型、清單或文件庫中新增 [企業關鍵字] 欄,則內容擁有者(或清單或文件庫的 [參與] 許可權的任何人)都可以編輯清單或文件庫專案的內容,並在 [企業關鍵字] 欄位中輸入所要的關鍵字,來標記具有可用之受管理字詞或關鍵字的內容。 如果有相符或類似的字詞存在,則會建議您這樣做,您可以選取它。 或者,如果關鍵字字片語已設定為開啟新的詞彙,您也可以新增關鍵字。 [企業關鍵字] 欄位是多重值,因此您可以將多個關鍵字新增至專案。

當開始輸入關鍵字時,會出現可用的字詞及現有關鍵字,供您參考。

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使用社會性標記將內容加上標籤

如果社交標記功能已啟用,您可以在 SharePoint 網站上標記您發現有意義或有趣的內容。 若要為頁面加上標籤,您可以使用顯示在頁面頂端的 [標籤] 圖示。

頁面的社交標記按鈕

若要為檔或清單專案加上標籤,您可以使用功能區 [文檔] 或 [清單] 索引標籤上顯示的 [tag] 命令。

功能區 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤上的社交標記命令

當您開始輸入您想要套用的標籤或標記時,您可以從現有的關鍵字或受管理的字詞選取,或者,如果關鍵字字片語已開啟,您就可以新增新的關鍵字。

[社交標記] 對話方塊中預先輸入的建議

您也可以在瀏覽器中新增 [SharePoint 標記] 和 [記事] 工具,以在外部網站上加上標記內容(例如其他內部網路或網際網路網站)的選項。 如需有關為外部網站加上標籤的詳細資訊,請參閱開始使用「我的網站」。

如需社交標記功能的詳細資訊,請參閱使用標記和記事與同事共用資訊主題。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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