SharePoint 工作流程簡介

工作流程在 SharePoint 網站中,為文件與項目套用商務程序,以協助工作人員共同處理文件及管理專案工作。 工作流程可協助組織遵守一致的商務程序,並可管理商務程序中的各項工作與步驟,藉此改善組織的效率與生產力。 如此一來,執行這些工作的人員就能專心執行工作,不用分心管理工作流程。

附註: SharePoint 2010 工作流程已于新租使用者的2020年8月1日終止,且已從2020年11月1日的現有租使用者中移除。  如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流程,我們建議您遷移至 [電源自動化] 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 2010 工作流程停用。

本文內容

何謂工作流程?

工作流程有時會被視為一系列產生結果的工作。 在 SharePoint 產品與技術 中,工作流程的定義就偏向透過一連串與商務程序有關的動作或工作,自動處理文件或項目。 工作流程可讓組織在 SharePoint 清單或文件庫中的文件或項目加上商務邏輯,以一致的方式管理組織內部的一般商務程序。 商務邏輯基本上是一組指示,負責指定和控制要對文件或項目進行哪些動作。

工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作,例如專案核准或文件檢閱,因此有效縮減協調此類流程所需的成本與時間。 例如,在 SharePoint 網站中,您可以在文件庫中加入工作流程,將文件送交給一組工作人員核准。 當文件作者在文件庫中的文件啟動這個工作流程時,工作流程就會建立文件核准工作,將這些工作指派給工作流程參與者,然後再將含有工作相關指示以及待核准文件連結的電子郵件提醒傳送給參與者。 當工作流程正在進行時,工作流程擁有者 (在此案例中為文件作者) 或工作流程參與者可以檢查 [工作流程狀態] 頁面,查看哪些參與者已經完成他們的工作流程工作。 工作流程參與者完成工作流程工作之後,工作流程便告結束,而工作流程擁有者會自動收到工作流程已經完成的通知。

在前一個範例中,「核准」工作流程的動作是按照下圖所示的程序進行。

核准工作流程的流程圖

工作流程不僅支援現有的人力工作程序,同時也擴充了工作人員合作處理文件、清單及文件庫的方式。 網站使用者可以使用可從 SharePoint 清單或文件庫中之文件或項目存取的可自訂表單,來啟動並參與工作流程。 同時,SharePoint 產品中的工作流程功能,也與 Microsoft Office 2013 緊密整合在一起,因而得以在這兩種產品中執行以下的工作流程工作:

  • 檢視文件或項目可用的工作流程清單。

  • 在文件或項目上啟動工作流程。

  • 檢視、編輯或重新指派工作流程工作。

  • 完成工作流程工作

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SharePoint 工作流程平臺的三種類型

SharePoint 2010 工作流程平台已經帶入 Office 365 和 SharePoint Server 2013,因此所有在這個平台上建立的工作流程都會繼續運作。 這個平台是以 Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5) 為基礎。

SharePoint 2013 工作流程平台是根據 Windows Workflow Foundation 4 (WF) 大幅重新設計。 這個新工作流程平臺最重要的功能可能是使用 Microsoft Azure 做為工作流程執行主機。 工作流程執行引擎現在是位於 Microsoft Azure 中,也就是在 Office 365 和 SharePoint Server 2013 外部。

在 SharePoint Online 中,Microsoft 流程現已推出。 這是我們最新的工作流程引擎,請存取: HTTPs://flow.microsoft.com。 若要深入瞭解如何使用 MS 流程,請造訪: HTTPs://docs.microsoft.com/en-us/flow。 若要在 MS 流程中進行疑難排解,請造訪 HTTPs://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & HTTPs://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

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內建的工作流程

SharePoint 網站包含幾個能解決常見商業案例的內建工作流程:

  • 批准     此工作流程會將檔或專案傳送給一組人員以供核准。 根據預設,核准工作流程會與檔內容類型相關聯,因此它會自動提供在文件庫中。

  • 收集意見反應     此工作流程會將檔或專案傳送給一組人員,以取得意見反應。 檢閱者可以提供意見反應,然後編譯並傳送給啟動工作流程的人員。 根據預設,「收集意見反應」工作流程會與檔內容類型相關聯,因此它會自動提供在文件庫中。

  • 收集簽名    此工作流程會將 Microsoft Office 檔傳送給一組人,以收集他們的數位簽章。 此工作流程必須在 Office 2013 程式中啟動。 參與者必須在相關的 Office 程式中,將其數位簽章新增至檔,以完成其簽名工作。 根據預設,「收集簽章」工作流程會與檔內容類型相關聯,因此它會自動提供在文件庫中。 不過,只有當檔包含一或多個 Microsoft Office 簽章欄時,才會針對文件庫中的檔顯示「收集簽章」工作流程。

  • 發佈核准     這個工作流程與「核准」工作流程很類似,因為它會自動將內容傳送給主題專家和專案關係人,請他們檢閱與核准。 發佈核准工作流程如此獨特的原因,是因為它是專為嚴格控管發佈全新和更新網頁的發佈網站所設計的。

  • 三態     這個工作流程可用來管理需要組織追蹤大量議題或項目 (例如,客戶支援議題、潛在客戶或專案工作) 的商務程序。

上述每一種工作流程都可以為貴組織透過數種方式自訂。 例如,當您在清單、文件庫或內容類型中加上工作流程,讓它用於文件或項目時,您可以自訂儲存工作流程相關資訊的工作清單和歷程記錄清單。

當網站使用者在文件或項目上啟動工作流程時,使用者也可以選擇指定參與者、到期日和工作指示的清單,進一步自訂工作流程。

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自訂工作流程的支援

雖然您可以配合不同的需求來自訂內建工作流程,不過貴組織可能會選擇設計並開發組織商務程序專屬的工作流程。 工作流程可以簡單也可以複雜,這要根據商務程序的需求而定。 開發人員可以建立由網站使用者啟動的工作流程,也可以建立根據事件 (例如,當清單項目建立或變更時) 自動啟動的工作流程。 如果貴組織已經開發和部署自訂的工作流程,這些工作流程也可以與之前提過的內建工作流程同時使用,或取而代之。

建立自訂工作流程的方法有二:

  • 超級使用者可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 和 Office Visio 2013,設計在特定清單或文件庫中使用的無程式碼工作流程      SharePoint Designer 2013 工作流程是從可用工作流程活動的清單建立,而建立工作流程的人員可以直接將工作流程部署到要使用它們的清單或文件庫。 SharePoint Designer 2013 也可以和 Visio 2013 共同提供視覺化的工作流程開發體驗,以圖案和接點來建立圖表。 您也可以將工作流程從 Visio 2013 匯入到 SharePoint Designer 2013,反之亦然。

  • 專業版軟體發展人員可以使用 Visual Studio 2012 或更新版本來建立工作流程     這些工作流程包含自訂程式碼和工作流程活動。 在專業開發人員建立自訂工作流程之後,伺服器管理員就可以將它們部署在多個網站上。

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與使用工作流程有關的步驟

要在文件或清單項目上使用工作流程,有幾個步驟。 每一個步驟都可以由不同角色的人完成。 例如,網站管理員可以讓工作流程用於文件庫、內容建立者可以啟動工作流程或修改進行中的工作流程、第三者 (例如,文件檢閱者或核准者) 可以完成工作流程工作。

將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型

您必須先將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型,讓它用於特定位置的文件或項目之後,才能使用工作流程。 您必須具備「管理清單」權限,才能將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型。 在大多數的情況下,這項工作是由網站管理員或負責管理特定清單或文件庫的使用者執行。

工作流程在網站內的使用範圍,要視它加入的位置而定:

  • 如果您是將工作流程直接新增到清單或文件庫中,則只有該清單或文件庫中的項目才能使用它。

  • 如果您是將工作流程新增到清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體),則只有與特定清單或文件庫中該內容類型相關聯的內容類型項目才能使用它。

  • 如果您是將工作流程新增到網站內容類型,則每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單和文件庫中該內容類型的任何項目,都可以使用該工作流程。

  • 如果您希望讓工作流程廣泛用於網站中的清單或文件庫,可以建立網站工作流程。

當您將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型時,您可以指定各種選項來自訂特定位置的工作流程:

  • 這個工作流程的執行個體名稱

  • 儲存工作流程相關工作的工作清單

  • 記錄所有工作流程相關事件的歷程記錄清單

  • 您要的工作流程啟動方式

  • 個別工作流程特有的其他選項 (舉個例說,如何將工作傳送給參與者、哪些情況下會完成工作流程,以及工作流程完成後要採取哪些動作)。

當您將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型時,只是讓特定位置的文件或項目能夠使用該工作流程,並未實際啟動工作流程。

在文件或項目上啟動工作流程

當工作流程新增到清單、文件庫或內容類型,並且能夠使用之後,您就可以在文件或項目上啟動這個工作流程 (如果工作流程被設定為可以手動啟動)。 若要啟動工作流程,請從文件或項目能夠使用的工作流程清單中,選取您要的工作流程。 如有必要,您也可能需要在表單上填寫工作流程所需的資訊。 根據工作流程的設計和設定方式而定,您也許可以選擇在文件或項目上啟動工作流程時,自訂參與者、到期日及工作指示等選項,藉此進一步自訂工作流程。

修改進行中的工作流程

當您在某個項目上啟動工作流程之後,您可能需要變更工作流程的操作方式。 例如,當工作流程啟動後,啟動工作流程的人可能需要新增其他參與者。 或者,工作流程參與者可能需要將自己的工作重新指派給另一個人,或要求變更身為工作流程焦點的文件或項目。 您可以在工作流程進行時,修改部分內建的工作流程。 如果貴組織已經開發和部署自訂的工作流程,就可以變更進行中的工作流程。

完成工作流程工作

任何需要人為互動的工作流程事件,都是由工作流程工作代表。 當工作流程將工作指派給工作流程參與者時,接收工作的人可以完成該工作,也可以編輯工作流程工作表單,要求變更工作流程本身。 工作流程參與者可以在 SharePoint 網站上、或直接在 Office 2013 程式內完成工作流程工作。 當工作流程參與者完成工作流程工作,或是要求變更工作流程時,工作流程就會移到下一個相關步驟。

追蹤工作流程的狀態

工作流程擁有者和參與者可以檢查與工作流程相關的狀態頁,追蹤工作流程的進度。 狀態頁內容是未完成之工作流程工作的狀態資訊。 另外還有與工作流程相關的歷程記錄資訊。

報告工具可以提供工作流程歷程記錄的彙總分析。 組織可以利用這項分析結果,找出程序中的瓶頸,或判斷群組是否有達到指定商務程序的績效目標。 您可以在任何工作流程搭配使用幾份預先定義的 Microsoft Office Excel 報告。 此外,工作流程歷程記錄資訊是 SharePoint 清單資料來源,可以在其他程式或自訂商務程序監控解決方案中使用和分析。

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另請參閱

SharePoint 所含的工作流程概觀

SharePoint 2013 中的工作流程

SharePoint Designer 2013 與 Visio 2013 中的工作流程開發

SharePoint Server 2013 工作流程快速入門

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