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關於作者:

本文由微軟最有價值專家 MVP 王作桓 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王作桓 同時也將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王作桓 更多的技術文章、經驗分享與觀點。

問題的來龍去脈

若想要將下圖 G 欄中相同【單位代號】的記錄,印在同一張報表紙中。我目前的做法是利用樞紐分析表,列出每一個【單位代號】,接著在樞紐分析表的【單位代號】上連點兩下,使其自動拷備一份跟該單位代號相關的所有記錄到另一張工作表中。但是這樣的做法總是覺得不太對,因為太沒有效率,也太累人了。有沒有其他方法(不用 VBA 的方法),可以讓 Excel 自動依【單位代號】做分頁列印??





問題的解決方法

使用「資料/小計」的功能,再加上一些簡單的技巧,就可以解決上述的問題。

  1. 將 G 欄的內容複製到L欄,將 L1 更名為「單位代號-1」,再將 L 欄由小到大排序。




  2. 點按【資料索引標籤/大綱群組/小計】;在【小計】對話方塊中作如下的設定:

    • 分組小計欄位:點選「單位代號-1」

    • 使用函數:點選「項目個數」

    • 新增小計位置:勾選「單位代號-1」

    • 勾選「每組資料分頁」

      設定完畢之後,按下【確定】。






  3. 下圖為執行小計之後的結果。接著點按【檢視索引標籤/活頁簿檢視群組/分頁預覽】。




  4. 向左拖曳 L 欄右方的藍色分頁線至 J 欄的右方。




  5. 點按【自訂快速存取工具列】右方的倒三角鈕之後,點選【預覽列印和列印】。(此步驟僅是將【預覽列印】指令加入到【快速存取工具列】中)。




  6. 按著點按【快速存快速存取工具列】上的【預覽列印】按鈕,即可看到分頁列印的部份結果。資料庫中的所有記錄,也就會在您列印時,自動根據【單位代號】來做分頁的動作。







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