使用螢幕助讀程式將 Excel 資料帶至 Access 桌面資料庫

含有螢幕助讀程式內容標籤的大聲朗讀符號。 本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

使用 Access 鍵盤和螢幕閱讀程式,將 Excel 工作表 Access 或連結至 AccessExcel 工作表。 我們已使用朗讀程式、JAWS 和 NVDA 加以測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。

附註: 

本主題內容

準備 Excel 工作表以進行輸入或連結

在將資料從工作表 Excel 工作表 Access,請花一點時間查看工作表,並決定要如何從工作表中匯出資料。

  • 決定是否要連結至或導入整個工作表,或只連結整個工作表的一部分。 如果您只想將工作表的一部分 Access,您可以定義只包含您想要帶出之儲存格的命名範圍。 若要獲得指示,請前往 使用螢幕閱讀程式為 Excel 中的儲存格或資料範圍命名

  • 請確定工作表 Excel 一般檔案格式,讓精靈能輕鬆處理其中的資料。 例如,修正可能的錯誤值、移除不必要的空白欄和列,以及檢查每一列的每一欄是否包含相同的資料類型。 若要進一步瞭解如何準備輸入或連結的詳細資訊,請參閱準備工作表、準備 Excel 資料,以及疑難排解 Excel 活頁簿中資料遺失或不正確的值區段。

準備目的地 Access 資料庫以進行輸入

從工作表 Excel 資料之前,請花一點時間檢查目的 Access 資料庫是否已準備好進行輸入,並決定要如何儲存所輸入的資料。

  • 請確定 Access 資料庫並非唯讀,而且您有權對資料庫進行變更。

  • 決定是否要將資料儲存在新資料表或現有資料表中:

    • 如果您選擇將資料儲存在新資料表中, Access 建立資料表,並將已輸入的資料新加到此資料表中。 如果具有指定名稱的資料表已存在, Access 資料覆寫資料表的內容。

    • 如果您選擇將資料新增到現有資料表, Excel 工作表中的列會附加到指定的資料表。

  • 如果您決定將 Excel 資料附加到現有的 Access 資料表,請確定 Excel 中來源資料中的結構和欄位設定符合 Access中的目標資料表中的結構和欄位#x3。 若要在 [設計檢視 Access 中開啟Access 資料表供檢查,請按 Alt+H,W,D。在 [準備目的地資料庫> 區段的步驟 2 中,針對 Excel 活頁簿中資料進行 [準備> 區段的檢查清單檢查表格

匯入資料

當您輸入資料時, Access 建立新資料表或現有資料表中的資料副本,而不變更工作表 Excel 來源。

附註: 您可能需要同事在步驟 9 中協助您選取要編輯的欄位。

  1. 如果已開啟 Excel ,請關閉該活頁簿的來源。

  2. 開啟儲存 Access 之資料庫的目標資料庫。

    提示: 如果您想要建立新的空白資料庫,請按 Alt+F、N、L。

  3. 若要開啟 [取得外部資料 - Excel 試算表Access ,請根據您使用的版本執行下列其中一項操作:

    • 在 Microsoft 365 版本或 2019 Access 中,按 Alt+X、N、1、F 和 X。

    • 在 Access 2016 或Access 2013中,按 Alt+X 以前往 [外部資料> 選項卡。 按 Tab 鍵,直到您& 連結 群組,按向右鍵,直到您聽見「Excel」,然後按 Enter。

    [ 取得外部資料 - Excel 試算表」 對話方塊隨即開啟。

  4. 在 [ 取得外部 資料 - Excel 試算表 Excel ,執行下列其中一項操作,以指定包含要匯出之資料的檔案:

    • 若要將焦點移至 檔案名文字欄位 ,請按 F,然後貼上或輸入該檔案 Excel 路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[ 開啟檔案> 對話方塊隨即開啟。 流覽至您想要的檔案,當位於檔案上時,按 Enter 以選取它。

  5. 若要指定要如何儲存所輸入的資料,請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要將資料儲存在新資料表中,請按 I 移至,然後選取目前資料庫選項中的將來源資料導入 新資料表 。 稍後系統將提示您替此資料表命名。

    • 如果您想要將資料附加到現有資料表,請按 A 以移至,然後選取將記錄副本附加到 資料表選項 。 若要選取表格,請按一次 Tab 鍵。 焦點會移至資料表清單。 按 Alt+向下鍵以展開清單,按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的表格,然後按 Enter 以選取它。 如果資料庫不含資料表,則無法使用這個選項。

  6. 按 Tab 鍵,直到您 到達確定按鈕 ,然後按 Enter。 開始 輸入試算表精靈

    提示: 如果您的螢幕閱讀程式無法自動讀取精靈視窗,請按 SR 鍵+W。

  7. 如果來源 Excel 只有一個工作表且沒有範圍,您可以繼續進行下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或命名範圍,請執行下列其中一項操作,選取要匯出的工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt+W,按一次 Tab 鍵,按向下鍵,直到您聽見想要的工作表,然後按 Enter 以選取它。

    • 若要選取指定的範圍,請按 Alt+R,按 Tab 鍵一次,按向下鍵,直到您聽見想要的範圍,然後按 Enter 以選取範圍。

    下一個精靈視窗隨即開啟。

  8. 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按 I 移至並選取第一列 包含欄名 選項。 按 Enter,將焦點移至下一個精靈視窗。

    如果您要將資料附加至現有資料表,可以繼續進行步驟 11。

  9. 您可以在新的精靈視窗中,視需要指定要輸入的每個欄位相關資訊。 工作表或範圍的第一個欄位已選取。 您可以執行下列動作:

    • 若要變更目前欄位的名稱,請按 Alt+M 並輸入新名稱。

    • 若要變更欄位的資料類型,請按 Alt+T。 焦點會移至 資料類型 清單。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值,然後按一次 Tab 鍵。

    • 若要變更欄位是否已編制索引,請按 Alt+I。 您聽見目前的值。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值,然後按一次 Tab 鍵。

    • 如果您不想將目前欄位移轉,請按 Alt+S 移至,然後選取 [ 請勿移轉欄位選項

    若要選取另一個欄位,請按 F6,直到您聽見「窗格」,然後要求同事協助您選取您想要的欄位。 如上述所述修改欄位。 完成後,請按 Enter 移至下一個精靈視窗。

  10. 新增新資料表的主鍵。 主鍵會識別資料表中的記錄,以便更快速地取回資料。 請執行下列其中一項操作:

    • 若要 Access 主鍵,請按 A。

    • 若要選擇您自己的主鍵,請按 C。若要定義要使用的金鑰,請按一次 Tab 鍵。 焦點會移至金鑰清單。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的按鍵。

    • 如果您不想使用主鍵,請按 O。

    若要移動最後一個精靈視窗,請按 Enter。

  11. 最後一個精靈視窗隨即開啟。 焦點會位於 "輸入 至資料 表" 方塊中,而且您聽到目的地資料表的目前名稱。 如果您想要變更資料表名稱,請輸入新名稱,然後按 Enter 以完成輸入。

    附註: 如果您聽到資料表已存在的警示,而您想要以已輸入的資料覆寫現有資料表,請按 Y。如果您想要重新命名資料表,請按 N。按 Alt+I,將焦點移回 [資料表移入至資料表> 方塊, 輸入其他資料表名稱,然後按 Enter。

  12. 如果完全或部分成功, Access 顯示輸入狀態。 Access 也會提示您儲存輸入步驟,以在沒有導入精靈的情況下快速重複這些步驟。 若要選取此選項,請按 Alt+V。 若要為輸入步驟命名,請按 Alt+A,然後輸入輸入作業的名稱。 若要儲存輸入步驟,請按 Alt+S。

    如果導入失敗,您聽到「嘗試輸入檔案時發生錯誤」,後面接著檔案名。 按 Enter 以離開通知訊息。

在 Excel 中建立資料連結

使用連結試算表 精靈 從 Access 資料庫建立連結至 Excel中的資料,這樣您即可在 Access 中使用查詢和報告工具,而不需要維護資料庫中的 Excel 資料。

當您連結至 Excel 或命名範圍時, Access 建立連結至來源儲存格的新資料表。 您對儲存格中來源儲存格的任何 Excel 會顯示在 Access中。 不過,您無法在 Access中編輯對應資料表#x0。 如果您想要新增、編輯或刪除資料,您必須在來源檔案 Excel 變更。

資料庫可以包含多個連結資料表。

啟動連結試算表精靈

在 Access中,有兩種方法可選取 Excel 連結的工作表,然後啟動 連結試算表精靈。 您可以在其中開啟 Excel 工作表 Access 或使用 [取得外部資料 - Excel 試算表」 對話方塊。

在 Access 中開啟 Excel 活頁簿

  1. 開啟 Access 建立連結的資料庫。

  2. 按 Alt+F,O 以前往 [ 開啟> 功能表。

  3. 若要流覽活頁簿,請按 O。Windows 開啟對話方塊 隨即開啟。

  4. 若要變更檔案類型,請按 Tab 鍵,直到您聽見「檔案類型、Microsoft Access」,然後按 Alt+向下鍵。 按向上鍵,直到您聽見「所有檔案」,然後按 Enter。

  5. 流覽至您想要的活頁簿,然後按 Enter 以選取該活頁簿,然後啟動 連結試算表精靈

使用 [取得外部資料 - Excel 試算表》 對話方塊

  1. 開啟 Access 建立連結的資料庫。

    提示: 如果您不想連結至現有的資料庫,請按 Alt+F、N、L 以建立新的空白資料庫。

  2. 若要開啟 [取得外部資料 - Excel 試算表Access ,請根據您使用的版本執行下列其中一項操作:

    • 在 Microsoft 365 版本或 2019 Access 中,按 Alt+X、N、1、F 和 X。

    • 在 Access 2016 或 Access 2013中,按 Alt+X 以前往 [外部資料> 選項卡。 按 Tab 鍵,直到您& 連結 群組,按向右鍵,直到您聽見「Excel」,然後按 Enter。

    [ 取得外部資料 - Excel 試算表」 對話方塊隨即開啟。

  3. 在 [ 取得外部 資料 - Excel 試算表 Excel ,執行下列其中一項操作,指定要建立連結的檔案:

    • 若要將焦點移至 檔案名文字欄位 ,請按 F,然後貼上或輸入該檔案 Excel 路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[ 開啟檔案> 對話方塊隨即開啟。 流覽至您想要的檔案,當位於檔案上時,按 Enter 以選取它。

  4. 按 Alt+L 以移至 ,然後選取 [建立連結的資料表選項以連結到資料來源,然後按 Enter 鍵。 連結 試算表精靈會 啟動。

使用連結試算表精靈建立 Excel 資料的連結

連結 試算表精靈 視窗會引導您完成連結程式。 只要選取所需的選項,並 Excel 資料連結至資料庫。

提示: 如果您的螢幕閱讀程式無法自動讀取精靈視窗,請按 SR 鍵+W。

  1. 如果來源 Excel 只有一個工作表且沒有範圍,您可以繼續進行下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或命名範圍,請執行下列其中一項以選取工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt+W,按一次 Tab 鍵,按向下鍵,直到您聽見想要的工作表,然後按 Enter 以選取它。

    • 若要選取範圍,請按 Alt+R,按一次 Tab 鍵,按向下鍵,直到您聽見想要的範圍,然後按 Enter 以選取範圍。

    下一個精靈視窗隨即開啟。

  2. 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按 I 移至並選取第一列 包含欄名 選項。 按 Enter,將焦點移至下一個精靈視窗。

  3. 最後一個精靈視窗隨即開啟。 焦點會位於連結 資料表名稱 方塊中,而且您聽到連結資料表的目前名稱。 如果您想要變更資料表名稱,請輸入新的資料表名稱,然後按 Enter 以完成輸入。

    附註: 如果您聽到資料表已存在的警示,而您想要以已輸入的資料覆寫現有資料表,請按 Y。如果您想要重新命名目的資料表,請按 N。按 Alt+I,將焦點移回 [資料表移入至資料表> 方塊, 輸入其他資料表名稱,然後按 Enter。

  4. 如果連結成功,您聽到「完成將資料表連結至檔案」,後面接著 Excel 檔案名。 按 Enter 以離開通知。 流覽至連結資料表並查看其內容。 若要疑難排解資訊,請前往疑難排解 #Num! 和連結資料表中的其他不正確的值,或連結至 Excel 活頁簿中的資料

    如果連結失敗,請 Excel 檢查來源檔案,以檢查 Excel 活頁簿中資料之匯出或連結之目標資料庫區段步驟 2 中的檢查 清單

另請參閱

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立資料表

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立表單

使用螢幕助讀程式匯出 Access 資料表至文字檔

Access 的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式探索和瀏覽 Access

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