協助工具檢查程式規則

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若要協助確保您的 Office 檔案易於存取,請使用 協助工具檢查程式 ,這是 Windows、Office Online 或 Mac 上的 Word、 Excel、 Outlook、 OneNote和 PowerPoint 以及 Windows 上的 Visio 中提供的免費工具。 它會找出大部分的協助工具問題,並說明為什麼每個問題都可能是殘障人士的潛在問題。 它也會對每個問題提供如何解決的建議。

雖然協助工具檢查程式會發現大多數的協助工具問題類型,但有些問題無法偵測到。 因此,務必一直以視覺方式檢閱工作,找出隱藏在協助工具檢查程式上的問題。 若要深入瞭解,請前往 協助工具檢查程式限制

本主題內容

協助工具檢查程式規則

協助工具檢查程式會根據一組可為身心障礙使用者識別問題的規則來檢查您的檔案。 根據問題的嚴重性,協助工具檢查程式會將每個問題分類為錯誤、警告或提示。

  • 錯誤。 讓殘障人士難以閱讀或無法理解檔的內容

  • 警告。 大部分情況下 (但並非所有) 的內容,都讓殘障人士難以理解檔

  • 提示。 殘障人士可以瞭解但可以不同方式呈現的內容,以改善使用者體驗

  • 智慧型服務。 AI 自動提供便於使用的內容,您應檢查其正確性與內容

協助工具檢查程式的錯誤、警告和提示

以下表格列舉出各項協助工具檢查程式規則、各項規則檢查的項目、可從哪裡了解如何修正每個問題的方法,以及必須修正這些問題的原因。

錯誤

如果檔案中的內容會讓身心障礙使用者難以使用或無法使用,協助工具檢查程式會將之分類為錯誤。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

所有非文字內容都有替代文字。

所有物件都有替代文字,而替代文字不包含影像名稱或副檔名。

螢幕助讀程式會朗讀替代文字,說明使用者無法查看的影像和其他非文字內容。 使用者可以根據替代文字瞭解所述內容的用途和意義。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNoteVisio

表格指定欄標題資訊。

表格和/或儲存格區塊包含選取的標題方塊或指定的標題列。

使用者必須仰賴表格標題,以理解螢幕助讀程式接下來要朗讀的內容。 此外,輔助技術通常會利用表格標題列告知使用者滑鼠游標目前在表格中的位置,以及提供相關資訊讓使用者瀏覽表格。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNote

所有節都有有意義的名稱。

所有節的名稱並非預設名稱或預留位置名稱,例如「預設節」、「未命名的節」或「節 3」。

節名稱可讓使用者更輕鬆地在大型簡報的縮圖窗格、幻燈片瀏覽器視圖格線視圖中流覽

PowerPoint

所有投影片都有標題。

投影片有標題。

投影片標題可讓使用者瀏覽簡報內容,包括尋找及選取要立即移至的單一投影片。

PowerPoint

Excel 工作表中的儲存格不會為負數使用紅色格式。

設定為數字格式且只對負數使用紅色 (例如,以紅色顯示 1000 而不是 -1000) 。

無法區分色彩的使用者將無法分辨正負值的差異。

Excel

影像或物件會與文字內嵌。

影像或物件會與周圍文字內嵌。

如果影像或物件不是內嵌,螢幕閱讀程式使用者可能難以與物件互動。 可能也很難知道物件相對於文字的何處。

Word

檔存取沒有限制。

檔許可權設定中已停用Access內容選項的任何檔:>限制編輯>限制許可權... 選取限制這份檔的許可權>更多選項

資訊版權管理 (IRM) 保護可能會防止螢幕閱讀程式等裝置存取這份檔。 詳情請前往允許變更受保護檔 的某些部分

Excel、PowerPoint、Word

警告

如果身心障礙使用者在大部分 (並非全部) 情況下難以理解某項內容,協助工具檢查程式就會顯示警告。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

表格結構單純。

表格是簡單的矩形,沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀表格。

使用者會透過鍵盤快速鍵和輔助技術瀏覽表格,而輔助技術僅支援結構單純的表格。

ExcelPowerPointWordOutlookOneNote

工作表索引標籤具備有意義的名稱。

活頁簿中的工作表包含描述性資訊,而且活頁簿中沒有空白的工作表。

相較於預設的工作表名稱 (例如「工作表1」),描述性的工作表名稱 (例如「10 月銷售總額」) 可協助使用者輕鬆瀏覽活頁簿。

Excel

文字與背景之間有足夠的對比。

文字和背景的色彩不同,讓文字更容易看到。

弱視使用者常常覺得難以閱讀與背景對比不足的文字。 如果檔的文字與背景之間具有高對比,則更多人可以看到並使用內容。

Excel、PowerPoint、Word、Outlook

插入的音訊和視訊含有隱藏式輔助字幕。

所有音訊和視訊物件都有隱藏式輔助字幕。

如果沒有字幕,身心障礙使用者可能會遺漏視訊或音訊片段中的資訊。

PowerPoint、OneNote

幻燈片簡報上物件的讀取順序是符合邏輯的。

幻燈片上的物件會以邏輯順序顯示。

輔助技術會以指定順序讀取投影片和其中的元素。 如果讀取順序不符邏輯,整體內容就會不具意義。

PowerPoint

提示

雖然身心障礙使用者能夠理解內容,但編排或呈現方式可再改善,進而提升使用經驗,就會顯示提示。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

在一組卡片組中的節名稱是唯一的。

各節都有唯一的名稱。

節名稱可讓使用者更輕鬆地在大型簡報的縮圖窗格、幻燈片瀏覽器視圖格線視圖中流覽

PowerPoint

投影片組中每張投影片的標題都是唯一的。

非空白投影片都有唯一的標題。

使用者必須仰賴標題判斷投影片在投影片組中的位置,以及瀏覽投影片組。

PowerPoint

版面配置表格的結構易於瀏覽。

版面配置順序合乎語言的邏輯,且定位順序不是循環的。

使用者必須仰賴表格版面配置來瀏覽內容。 版面配置的順序必須合乎邏輯,以便使用者理解及瀏覽內容。

Word

檔使用標題樣式。

已使用標題和/或目錄 (TOC) 來整理內容。

標題和目錄可為使用者提供結構化內容,讓使用者得以瀏覽及輕鬆搜尋文件內容。

WordOutlookOneNote

智慧型服務

協助工具檢查程式會列出所有圖片,以及智慧型服務產生的替代文字。

規則

協助工具檢查程式會檢查的項目

為何要修正此問題?

適用於這些應用程式

建議的替代文字。

所有由 Office 影像識別服務產生替代文字的圖片。

智慧型服務會在開啟 (時自動在檔中產生替換) 。 請仔細查看每個建議,以確保正確描述您的圖片。 如果您想要編輯建議,請于描述方塊中輸入建議的文字。

若要瞭解如何開啟此功能,請前往開啟 自動替代文字

PowerPoint、Word、Outlook

協助工具檢查程式限制

協助工具檢查程式無法偵測到一些協助工具問題。 此外,協助工具檢查程式結果中列出的某些問題不一定就是需要修正的協助工具問題。

  • 色彩:資訊會單獨使用色彩來傳達。

  • 隱藏式輔助字幕:協助工具檢查程式會報告影片中缺少隱藏式輔助字幕,但如果您的視訊已有帶內隱藏式輔助字幕、已開啟的輔助字幕,或沒有對話方塊,則視訊可能沒有協助工具問題。

協助工具檢查程式新增功能

變更類型

變更

發行版本

新增錯誤

新增「預設節名稱」錯誤 PowerPoint 錯誤。

2019 年 10 月

新增秘訣

新增「重複節名稱」 PowerPoint 提示。

2019 年 10 月

改良的警告

偵測到 PowerPoint 讀取順序不佳的幻燈片。

2019 年 10 月

已新增警告

已新增「難以閱讀的文字對比」警告。

2018 年 5 月

已移除錯誤

「避免使用重複的空白字元」錯誤已移除。

空白字元本身不會無法進入,除非用來建立版面配置或結構的影響,例如製作表格或多層次清單。

2018 年 10 月

已移除提示

「所有標題的順序都正確」提示已移除。

使用未排序的標題層級,並非一向無法進入。

2018 年 10 月

新規則類別

已新增智慧型服務 規則類別。

2018 年 10 月

新增錯誤

Excel 工作表中的儲存格不會為負數使用紅色格式 已新增錯誤。

2018 年 10 月

已升級規則

圖像或物件會與 文字從警告升級為錯誤內嵌。

2017 夏季

降級規則

檔使用從錯誤 降級為提示的標題樣式。

2017 夏季

已移除警告

「超連結文字具有意義」警告已移除。

使用連結 URL 做為超連結的顯示名稱不一定表示超連結無法便於使用。 例如,HTTP://www.microsoft.com不是協助工具問題。

2017 夏季

已移除警告

「表格不使用空白儲存格來格式化」警告已移除。

有包含空白列和欄的有效易於訪問表格,大部分的螢幕讀者知道如何正確傳達該資訊。

2017 夏季

已升級規則

插入的音訊和視訊含有隱藏式輔助字幕。 從提示升級為警告。

2017 夏季

已升級規則

在一組幻燈片標題中,從 提示升級為警告是獨一無二的。

2017 夏季

已移除提示

「沒有使用影像浮水印」提示已移除。

您可以在浮水印影像中新增替代文字。

2017 夏季

已移除錯誤

從協助工具檢查程式偵測中移除「表格遺失替代文字」錯誤,以確保在不同格式之間轉換檔的體驗一致,例如 PDF 或 HTML 5。 不過,使用者還是可以選擇從 [表格內容與替代文字>替代文字。

2017 夏季

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您是殘疾人士或有任何協助工具相關問題,請連絡 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 以取得技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練,並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站,了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業使用者,請連絡企業殘疾人士 Answer Desk

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