在 Microsoft Office 中儲存、備份及復原檔案

您可以將檔案儲存到硬碟上的資料夾、網路位置、雲端、DVD、桌面或快閃磁片磁碟機。 雖然您必須識別目的地,但如果目的地與預設資料夾不同,無論您選擇哪一個目的地,都會使用相同的存錢程式。 根據預設,Office 程式會將檔案儲存在 預設的工作資料夾中

此外,您也可以將檔案儲存為不同的檔案格式,例如 RTF、CSV 或 PDF。

將檔案 OneDrive 或 SharePoint 可讓您在任何裝置上存取檔案,並啟用自動存檔和版本歷程記錄等功能, 在檔案意外關閉 時,可協助避免資料遺失。

若要儲存您的檔案:

  1. 請按 CTRL+S 或選取檔案>儲存

    提示: 您也可以 選取快速[儲存] 圖示 工具列 上的儲存選項

  2. 如果您是第一次儲存,您必須輸入檔案的名稱。

提示: 將檔案儲存到雲端位置 ,例如 OneDrive 或 SharePoint,以隨時隨地存取檔案、與其他人即時共同合作,以及存取版本歷程記錄。

根據預設,如果您已登錄,檔案會儲存到您的 OneDrive。 如果您想要將目前檔案儲存到其他位置,請按一下 [位置-位置」 下拉式資料夾,查看其他最近使用的位置。 如果您想要的位置不存在,您可以選取更多儲存選項來開啟完整的另存 新檔視窗

Microsoft Office 365 Excel 中的儲存對話方塊

提示: 如果您將檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint,自動儲存 功能預設會啟用,因此您不需要記得在離開時儲存。

如果您想要將這些資料夾的預設位置變更為其他最近使用的資料夾,請選取位置下拉式清單,以滑鼠右鍵按一下要設為預設值的資料夾位置,然後選取 [設定為預設位置。  

如何在 Word 中設定預設位置並同時另存新檔案的螢幕擷取畫面

如果您想要儲存到最近使用過的資料夾外的位置,請選取更多 位置。 如果您尚未收到此更新,您的 Office 應用程式會繼續使用檔案功能表來存錢。

提示: 

  • 您也可以按 F12 或選取 > 另存新>開啟 檔案功能表。

  • 如果您習慣在關閉檔時使用鍵盤快速鍵 ,例如 ALT+F4,您可以使用該按鈕的鍵盤快速鍵鍵來快速選擇 [不儲存 (ALT+N) 。

將複本另存成新檔案 (另存新檔)

提示: 如果您要根據現有檔案建立新檔案,但只想將變更儲存在新檔案中,建議先儲存一份副本,然後再進行任何變更。 如此一來,原始檔案就會保持不變,而您所有的編輯都會儲存在新複本中。 您也可以以滑鼠右鍵按一下原始檔案,然後選取 [開啟副本

  1. 請按 F12 或按一下 [檔案] > [儲存複本]。

  2. 根據預設,Office 會將複本儲存在與原始檔案相同的位置。 如果您滿意現有的位置,請繼續執行步驟 3。 如果要將新複本儲存在不同的位置,請於此時選擇位置。

    位置

    描述

    網站 - [您的公司名稱]

    SharePoint 或 Office 365 群組文件庫

    OneDrive - [您的公司名稱]

    商務用 OneDrive

    OneDrive - 個人

    消費者專用的 OneDrive (透過您的 Microsoft 帳戶)

    這台電腦

    您的本機裝置,包括任何連接的硬碟快閃磁碟機

    瀏覽

    開啟 [檔案總管],以便瀏覽到電腦上的任何位置。

  3. 為新複本命名,然後按一下 [儲存]。

原始檔案將會關閉,而您現在將會使用剛建立的新複本。

提示: 如果您發現自己經常根據現有檔案建立新檔案,您可能會想要使用範本來讓程序變得更加簡易及安全。 如需詳細資訊,請參閱建立範本

另存成不同的格式

您可能會想要以其他格式儲存檔案,以便您或其他使用者可以在不同的程式或舊版中開啟檔案。 例如,您可能會想要將 Word 檔另存為 RTF (RTF) 或 Excel Comma-Separated 值 (CSV) 檔案。

重要: 如果您將 Office 檔案儲存為 Open XML 格式格式 (例如 。DOCX。XLSX 或 。PPTX) 一些連接體驗,而新式功能 ,例如 自動保存或協助工具檢查 程式 無法處理該檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 選擇檔案位置 (例如 OneDrive 或 [這台電腦]) 以儲存檔案。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的新名稱。

  5. 在 [存檔類型] 清單中,按一下您要用來儲存檔案的檔案格式。 例如,按一下 [RTF格式] (.rtf)、[Word 97-2003] (.doc)、[網頁] (.htm 或 .html),或是 [逗號分隔] (.csv)。

    按一下檔案類型下拉式清單來為文件選取其他檔案格式。

    若要瞭解如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式儲存檔案,請參閱儲存或轉換成 PDF 或XPS。

  6. 按一下 [儲存]

備份及復原您的檔案

備份及復原檔案的方式取決於您儲存檔案的位置和時間。 若要深入瞭解功能 ,包括哪些版本的 Office 支援此功能,請在下表中選取功能的名稱。

儲存至 OneDrive

功能

自動儲存

儲存檔案時,自動儲存檔案 OneDrive 或 Microsoft 365 中的 SharePoint。

版本歷程記錄

版本歷程記錄可讓您查看及還原儲存在檔案或檔案 OneDriveMicrosoft 365 中的 SharePoint。

使用 OneDrive 備份

在 Windows PC 上,您可以使用電腦資料夾備份來備份桌面 OneDrive 圖片資料夾。 另請參閱Windows 10 中預設將檔案儲存到 OneDrive。

僅還原您的 OneDrive (訂閱)

如果您的檔案被刪除、 OneDrive 、已 OneDrive 或受到惡意程式碼感染,您可以將整個檔案還原到之前的時間。

還原 OneDrive 中已刪除的檔案和資料夾

您可以還原從檔案中刪除的檔案和 OneDrive。

儲存至您的裝置

如果 開啟自動 復原,而且您的檔案意外關閉,則下次開啟 Office App 時,檔復原會開啟。 您也可以復原 較舊版本的 Office 檔案

重要: 即使開啟了自動重新探索,您也應該在處理檔案時經常儲存檔案,以免因未預期的電源故障或其他問題而失去資料。

您可以將複本另存成新檔案,或另存成不同的格式,或儲存到 Office 2016 中不同的位置

將複本另存成新檔案 (另存新檔)

提示: 如果您即將根據現有檔案建立新檔案,但只想將變更儲存在新檔案中,建議您先執行 [儲存複本] 程序,然後再進行任何變更。 如此一來,原始檔案就會保持不變,而您所有的編輯都會儲存在新複本中。

  1. 請按 F12 或按一下 [檔案] > [儲存複本]。

  2. 根據預設,Office 會將複本儲存在與原始檔案相同的位置。 如果要將新複本儲存在不同的位置,請於此時選擇位置。 如果您滿意現有的位置,請繼續執行步驟 3。

  3. 為新複本命名,然後按一下 [儲存]。

原始檔案將會關閉,而您現在將會使用剛建立的新複本。

提示: 如果您發現自己經常根據現有檔案建立新檔案,您可能會想要使用範本來讓程序變得更加簡易及安全。 如需詳細資訊,請參閱建立範本

選擇不同的位置來儲存檔案

在上述 [儲存] 或 [儲存複本] 程序期間,您可以選擇不同的位置來儲存檔案。

  1. 選取您要儲存檔案的雲端、網站或裝置位置。

    位置

    描述

    網站 - [您的公司名稱]

    SharePoint 或 Office 365 群組文件庫

    OneDrive - [您的公司名稱]

    商務用 OneDrive

    OneDrive - 個人

    消費者專用的 OneDrive (透過您的 Microsoft 帳戶)

    這台電腦

    您的本機裝置,包括任何連接的硬碟快閃磁碟機

    瀏覽

    開啟 [檔案總管],以便瀏覽到電腦上的任何位置。

  2. 從 [最近使用的資料夾] 清單中選取資料夾,或按一下 [瀏覽] (如果您沒有看到這裡列出您想要的位置)。

  3. 確認您要使用的檔案名稱,然後按一下 [儲存]。

另存成不同或舊版的格式

您可能會想要以其他格式儲存檔案,以便您或其他使用者可以在不同的程式或舊版中開啟檔案。 例如,您可能會想要將 Word 2016 文件另存成 RTF 文字檔,或將 Excel 活頁簿另存成逗號分隔值 (CSV) 檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 選擇檔案位置 (例如 OneDrive 或 [這台電腦]) 以儲存檔案。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的新名稱。

  5. 在 [存檔類型] 清單中,按一下您要用來儲存檔案的檔案格式。 例如,按一下 [RTF格式] (.rtf)、[Word 97-2003] (.doc)、[網頁] (.htm 或 .html),或是 [逗號分隔] (.csv)。

    按一下檔案類型下拉式清單來為文件選取其他檔案格式。

    附註: 若要瞭解如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式儲存檔案,請參閱儲存或轉換成 PDF 或XPS。

  6. 按一下 [儲存]。

另存成複本或儲存到 Office 2013 中不同的位置。

  1. 選取您要儲存檔案的雲端、網站或裝置位置。

    位置

    描述

    網站 - [您的公司名稱]

    SharePoint Server 2013 或舊版文件庫

    OneDrive - [您的公司名稱]

    公司用或學校用 OneDrive

    OneDrive - 個人

    消費者專用的 OneDrive (透過您的 Microsoft 帳戶)

    其他 Web 位置

    您擁有檔案儲存空間存取權限的任何其他網站。

    電腦

    您的本機裝置

  2. 從 [最近使用的資料夾] 清單中選取資料夾,或按一下 [瀏覽] (如果您沒有看到這裡列出您想要的位置)。

  3. 確認您要使用的檔案名稱,然後按一下 [儲存]。

當您使用 [另存新檔] 對話方塊時,也可以使用 [瀏覽窗格],將檔案儲存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 [另存新檔] 對話方塊

  1. 若要選擇資料夾或輸入資料夾的路徑,請使用 [網址列]。

  2. 若要迅速查看您經常使用的位置,請使用 [瀏覽窗格]。

  3. 若要查看更多檔案類型,請按一下箭號。

您也可以使用 [另存新檔] 對話方塊重新命名檔案,或是按一下不同的資料夾來變更儲存檔案的位置。

您可能會想要以其他格式儲存檔案,以便您或其他使用者可以在不同的程式或舊版中開啟檔案。 例如,您可能會想要將 Word 檔另存為 RTF (RTF) 或 Excel Comma-Separated 值 (CSV) 檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 選擇檔案位置 (例如 OneDrive 或 [這台電腦]) 以儲存檔案。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的新名稱。

  5. 在 [存檔類型] 清單中,按一下要用來儲存檔案的檔案格式。 例如,按一下 [RTF格式] (.rtf)、[網頁] (.htm 或 .html),或是 [逗號分隔] (.csv)。

    按一下檔案類型下拉式清單來為文件選取其他檔案格式。

    附註: 若要瞭解如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式儲存檔案,請參閱儲存或轉換成 PDF 或XPS。

  6. 按一下 [儲存]。

如果您使用的是 Office 2010,您可以在 [另存新檔] 對話方塊中的 [存檔類型] 清單中選取版本,以舊版 Office 儲存檔案。 例如,您可以將 Word 2010 文件 (.docx) 另存成 97-2003 文件 (.doc)。

附註: 

  • Office 2010 繼續使用 XML 檔案格式,例如 2007 Office 發行中所推出的 .docx、.xlsx 和 .pptx。 因此,Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中建立的檔案可在 2007 Office 發行程式中開啟,而不需使用特殊增益集,也不會影響功能。 如需詳細資訊,請參閱 Open XML 格式和副檔名

  • 如需不同版本檔案之間相容性的詳細資訊,請參閱使用 [相容性檢查程式]

如需以舊版 .MDB 格式儲存 Microsoft Access 2010 .ACCDB 檔案的相關資訊,請參閱將 .accdb 資料庫轉換為舊版檔案格式 (機器翻譯)。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的新名稱。

  4. 按一下 [儲存]。

當您使用 [另存新檔] 對話方塊時,也可以使用 [瀏覽窗格],將檔案儲存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 [另存新檔] 對話方塊

  1. 若要選擇資料夾或輸入資料夾的路徑,請使用 [網址列]。

  2. 若要迅速查看您經常使用的位置,請使用 [瀏覽窗格]。

  3. 若要查看更多檔案類型,請按一下箭號。

您也可以使用 [另存新檔] 對話方塊重新命名檔案,或是按一下不同的資料夾來變更儲存檔案的位置。

您可能會想要以其他格式儲存檔案,以便您或其他使用者可以在不同的程式或舊版中開啟檔案。 例如,您可能會想要將 Word 檔另存為 RTF (RTF) 或 Excel Comma-Separated 值 (CSV) 檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 選擇檔案位置 (例如 OneDrive 或 [這台電腦]) 以儲存檔案。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的新名稱。

  5. 在 [存檔類型] 清單中,按一下要用來儲存檔案的檔案格式。 例如,按一下 [RTF格式] (.rtf)、[網頁] (.htm 或 .html),或是 [逗號分隔] (.csv)。

    按一下檔案類型下拉式清單來為文件選取其他檔案格式。

    附註: 若要瞭解如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式儲存檔案,請參閱儲存或轉換成 PDF 或XPS。

  6. 按一下 [儲存]。

如果您使用的是 Office 2010,您可以在 [另存新檔] 對話方塊中的 [存檔類型] 清單中選取版本,以舊版 Office 儲存檔案。 例如,您可以將 Word 2010 文件 (.docx) 另存成 97-2003 文件 (.doc)。

附註: 

  • Office 2010 繼續使用 XML 檔案格式,例如 2007 Office 發行中所推出的 .docx、.xlsx 和 .pptx。 因此,Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中建立的檔案可在 2007 Office 發行程式中開啟,而不需使用特殊增益集,也不會影響功能。 如需詳細資訊,請參閱 Open XML 格式和副檔名

  • 如需不同版本檔案之間相容性的詳細資訊,請參閱使用 [相容性檢查程式]

如需以舊版 .MDB 格式儲存 Microsoft Access 2010 .ACCDB 檔案的相關資訊,請參閱將 .accdb 資料庫轉換為舊版檔案格式 (機器翻譯)。

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由於您的意見,本文于 2020年 1 月 29 日更新。 如果您覺得本文很實用 (如果您覺得不實用則更是如此),請使用下方的意見反應控制項,讓我們知道如何改善。

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