在 Office 檔案中新增或移除數位簽章

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本文說明數位簽章 (也稱為數位識別碼)、其用途,以及如何將數位簽章用於下列 Microsoft Office 程式:Word、Excel 和 PowerPoint。

本文內容

何謂數位簽章?

Word 和 Excel 中的簽名欄

在 Word 或 Excel 中建立簽名欄

在 Word 或 Excel 中簽署簽名欄

從 Word 或 Excel 移除數位簽章

Word、Excel 或 PowerPoint 中的隱形數位簽章

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中新增隱形數位簽章

從 Word、Excel 或 PowerPoint 移除隱形數位簽章

何謂數位簽章?

數位簽章是一種電子加密圖章,是電子郵件訊息、巨集或電子文件等數位資訊的驗證。 簽章可以確認資訊來自簽章者,且未遭到更改。

簽署憑證和憑證授權單位

簽章憑證     若要建立數位簽章,您需要有可識別身分的簽章憑證。 當您傳送有數位簽章的巨集或文件時,將一併傳送您的憑證及公開金鑰。 憑證由憑證授權單位發行,和駕照一樣,也可能會被撤銷。 憑證的有效期限通常是一年,之後,簽章者必須更新或取得新的簽章憑證來建立身分識別。

附註: 您可以在本文中,深入了解公開及私密金鑰

憑證授權單位 (CA)     憑證授權單位是類似公證處的單位。 憑證授權單位 (CA):該單位會發出數位憑證、簽章憑證以驗證有效性,以及追蹤哪些憑證已遭撤銷或已過期。

提示: 如需取得數位憑證的詳細資訊,請參閱取得數位憑證,並建立數位簽章 (機器翻譯)。

數位簽章能保證哪些項目?

  • 真實性     確認簽章者為簽章者本人。

  • 完整性     內容在經過數位簽章之後,沒有經過變更或遭到竄改。

  • 不可否認性     向各方證明所簽署內容的來源。 否認性是指簽章者否認與簽署的內容有任何關聯。

  • 公證     在 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案中的簽章,會由安全時間戳記伺服器提供時間戳記,在某些情況下,與公證具同等的有效性。

若要保障以上幾點,內容建立者必須數位簽署內容,而且所使用的簽章應符合下列準則:

  • 數位簽章有效。

  • 與數位簽章關聯的憑證仍具有時效性 (未過期)。

  • 簽章者或簽章組織 (亦稱為發行者) 是受信任的。

    重要: 含有效時間戳記的已簽署文件會視為具備有效簽章,不管憑證是何時簽署的或狀態是否為已撤銷。

  • 與此數位簽章相關聯的憑證是由可靠的憑證授權單位 (CA) 核發給簽署發行者。

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Word 和 Excel 中的簽名欄

簽名欄類似可能出現在列印文件上的一般簽章預留位置。 但使用方式不同。 將數位簽名欄插入 Office 檔案時,作者可指定關於預定簽章者的資訊,以及給簽章者的指示。 當檔案的電子副本傳送至預定簽章者時,簽章者會看見此簽名欄和要求其簽章的通知。 簽章者可以:

  • 輸入簽章,或者

  • 選取筆跡簽章的圖片,或者

  • 使用觸控螢幕式電腦的筆跡功能來手寫簽章

簽章者新增簽章的可見呈現至文件時,會同時新增一個數位簽章,以驗證簽章者的身分識別。

替代文字

重要: 經數位簽章的文件會變成唯讀的,以防止修改。

在 Word 或 Excel 中建立簽名欄

  1. 在文件或工作表中,將指標置於您要建立簽名欄的位置。

  2. 在 [插入] 索引標籤的 [文字] 群組中,按一下 [簽名欄] 清單,然後按一下 [Microsoft Office 簽名欄]。

  3. 在 [簽章設定] 對話方塊中,輸入將出現在此簽名欄下的資訊:
    替代文字

    • 建議的簽章者     簽章者的全名。

    • 建議的簽章者職稱     簽章者的職稱,如果有的話。

    • 建議的簽章者電子郵件地址     簽章者電子郵件地址,如果有的話。

    • 簽章者必須注意的指示     新增簽章者必須注意的指示,例如「請先確認內容正確無誤,再簽署文件」。

  4. 選取下列核取方塊的其中之一或兩者均選取:

    • 讓簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解     允許簽章者輸入簽章的用途。

    • 在簽名欄顯示簽署日期     文章簽署日期會與簽章一起顯示。

提示: 若要新增額外的簽名欄,請重複這些步驟。

附註: 如果文件還是未簽章,將顯示 [簽章] 訊息列。 請按一下 [檢視簽章] 以完成簽章程序。

替代文字

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在 Word 或 Excel 中簽署簽名欄

當您簽署簽名欄時,會加上簽章的可見呈現和數位簽章。

替代文字

  1. 在檔案中,以滑鼠右鍵按一下簽名欄。

    附註: 如果檔案是在 [受保護的檢視] 中開啟,而且檔案是來自可靠的來源,請按一下 [繼續編輯]。

  2. 從功能表選取 [簽署]。

    • 若要新增印刷字體的簽章,請在 X 旁邊的方塊中輸入您的名稱。

    • 若要選取書面簽章的影像,請按一下 [選取影像]。 在 [選取簽章影像] 對話方塊中,尋找簽章影像檔的位置、選取所要的檔案,然後按一下 [選取]。

      附註: 

      • 針對使用 (繁體或簡體) 中文、韓文或日文語言版本的客戶,會顯示 [戳記簽名欄] 選項。

      • 此外,您也可以藉由按兩下簽名欄,在簽名欄上進行簽署。 在 X 旁邊輸入您的姓名。 或者,在 [簽章 ] 窗格的 [要求的簽章] 區段中 ,按一下簽章旁邊的箭號。 從功能表選取 [簽署]。

    • 若要加上手寫簽章 (僅適用 Tablet PC 使用者),請使用筆跡功能,在 X 旁邊的方塊中簽章。

    • 按一下 [簽署]。

    • 隨後 [簽章] 按鈕便會出現在文件或工作表的底端。

下列影像顯示 [簽章] 按鈕。

替代文字

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從 Word 或 Excel 移除數位簽章

  1. 開啟含有您要移除之可見簽章的文件或工作表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下簽名欄。

  3. 按一下 [移除簽章]。

  4. 按一下 [是]。

附註: 此外,您可以藉由在 [簽章] 窗格中按一下簽章旁邊的箭號,來移除簽章。 按一下 [移除簽章]。

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Word、Excel 或 PowerPoint 中的隱形數位簽章

隱形數位簽章,例如可見的數位簽名欄,可確保文件的真實性、完整性及來源。 您可以在 Word 文件、Excel 活頁簿及 PowerPoint 簡報中新增隱形數位簽章。

已簽署的文件在文件底端將具有 [簽章] 按鈕。 此外,針對已簽署的文件,簽章資訊會顯示在 [資訊] 區段中,按一下 [檔案] 索引標籤即可顯示。

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在 Word、Excel 或 PowerPoint 中新增隱形數位簽章

若要保護文件內容的真實性,您可以新增隱形數位簽章。 已簽署的文件在文件底端具有 [簽章] 按鈕。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]。

  3. 按一下 [保護文件]、[保護活頁簿] 或 [保護簡報]。

  4. 按一下 [新增數位簽章]。

  5. 閱讀 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint 的訊息,然後按一下 [確定]。

  6. 在 [簽署] 對話方塊中,在 [簽署這個文件的目的] 方塊中,輸入目的。

  7. 按一下 [簽署]。

檔案經過數位簽章之後,[簽章] 按鈕隨即出現,然後檔案會變成唯讀,以避免修改。

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從 Word、Excel 或 PowerPoint 移除隱形數位簽章

  1. 開啟含有您要移除之隱形簽章的文件、工作表或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 按一下 [資訊]。

  4. 按一下 [檢視簽章]。

  5. 文件、工作表或簡報檢視就會重新顯示,然後會出現 [簽章] 窗格。

  6. 按一下簽章名稱旁的箭號。

  7. 按一下 [移除簽章]。

  8. 按一下 [是]。

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