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本文將告訴您如何使用 Outlook 2010 的分類規則,將大量的電子郵件自動分類至資料夾。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-panic.gif

由於我的 Outlook 2010 會收到大量的電子郵件,因此我在收件匣中建立資料夾,並將郵件分類到資料夾。使用拖曳來移動這些郵件真是一件辛苦的工作。 

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-notice.gif

如果您在 Outlook 2010 設定分類規則,收到的郵件會分類至您指定的資料夾中。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-standard.gif

哇!我不知道 Outlook 2010 有這麼實用的功能。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

如果您有使用分類規則,您可以進行設定,例如將來自 A 先生的訊息分類至「資料夾 1」,而 B 小姐的訊息分類至「資料夾 2」。您能以寄件者為條件來進行分類。也可以設定 [主旨] 中的文字為條件。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

例如,如果訊息的主旨內容包含「郵件雜誌」,這封訊息就能分類至郵件雜誌的資料夾,對嗎?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-smile.gif

沒錯。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-wonder.gif

如何在 Outlook 2010 中設定分類規則?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

如果您想以寄件者來分類,按一下您想分類的訊息然後按一下 [首頁] 索引標籤、[規則],然後按一下 [移動郵件一律從]。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-say.gif

隨即顯示 [規則及通知] 對話方塊。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-smile.gif

按一下您想放置訊息的資料夾,然後按一下 [確定]。設定完成。來自相同寄件者的訊息將自動放到這個資料夾。如果您想新增目的資料夾,請按一下  [新增...]。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

真容易。那我要如何以 主旨 的文字來分類訊息?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

選取您想分類的訊息,然後按一下 [首頁]、[規則]、[建立規則]。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-yes.gif

這次會出現 [建立規則] 對話方塊。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

您可以設定規則並指定放置訊息的資料夾。如果您想設定以 主旨 的文字為條件,請勾選 [主旨包含] 核取方塊,然後在右側的文字方塊中輸入文字。您可以勾選 [移動項目至資料夾] 核取方塊,然後按一下 [選擇資料夾..],來選擇您要分類郵件的資料夾。最後,按一下 [確定] 以完成設定。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-say.gif

這個訊息顯示代表已完成建立規則。

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如果您勾選 [在目前資料夾的訊息上執行此規則] 核取方塊,然後按一下 [確定],則此規則不僅套用至目前資料夾的訊息,也將套用至未來您收到的訊息。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

如果我不需要規則時,我該怎麼做?

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在這類情況中,請按一下 [規則] 然後按一下 [首頁]索引標籤上的 [規則和管理規則和通知]  以顯示分類規則清單。您可以在此刪除或編輯規則。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-smile.gif

如果我們將大部分的 Outlook 2010 郵件以規則分類,整理的訊息會更加容易。

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-notice.gif

我應該要讓您知道,Outlook 2010 的「對話」功能也可以幫助您處理大量的訊息。「對話」排列功能會將您的郵件項目依訊息主旨或「執行緒」來分組排列。相關訊息會以主題分組顯示在「執行緒」的階層中。

您看到時,將會更了解「對話」排列功能。在 [檢視] 索引標籤上找出 [對話],然後勾選 [以對話顯示] 核取方塊。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-standard.gif

隨即會顯示「顯示的訊息以對話排列在」對話方塊。


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詢問您是否要套用對話檢視至特定資料夾或所有資料夾。在這裡按一下 [這個資料夾]。

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左側訊息中會出現白色的小三角形。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

這個三角形正是「執行緒」的標記。如果您選取訊息並按一下三角形標記。就會顯示所有在「執行緒」的訊息,如果再按一下三角形,則將會隱藏訊息。


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-smile.gif

您從許多分組和寄件者收到不同主題的訊息時,「對話」功能看起來特別好用。我將充分使用「對話」功能和分類規則。

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