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本文由微軟最有價值專家 MVP 王作桓 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王作桓 同時也將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王作桓 更多的技術文章、經驗分享與觀點。。

問題的來龍去脈

在 Word 2010 中,配合 Excel 資料庫來套印信件時,發現有重複列印的現象,也就是會印出相同的客戶名稱,請問這是怎麼回事?如何排除重複的客戶資料?

問題的發生原因

合併列印出現重複資料。 

問題的解決方法

有重複套印的現象,表示 Excel 資料庫中有相同的記錄,我們在執行 Word 合併列印的工作時,可以預先檢查並排除重複的資料,這樣就可以避免套印相同的信件內容了。

1. 開啟 Word 信件檔案,點按【郵件】索引標籤,【啟動合併列印】群組\【選取收件者】\【使用現有清單】。





2. 在【選取資料來源】對話方塊中,點選「客戶車絡資料.xlsx」,再按下【開啟】。





3. 在【選取表格】對話方塊中,採用預設選項,直接按下【確定】。





4. 在【合併列印收件者】對話方塊中,點按【尋找重複值】。





5. 在【尋找重複值】對話方塊中,取消勾選重複的記錄,再按下【確定】。





6. 回到【合併列印收件者】對話方塊,按下【確定】。





7. 回到信件中,將插入點置於「親愛的」文字右邊,點按【插入合併欄位】\【連絡人】,插入功能變數「<<聯絡人>>」。





8. 點按【完成與合併】\【編輯個別文件】。





9. 在【合併到新文件】對話方塊中,點按【確定】,即可完成不重複資料的信件套印。





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