您要來點 EPM 嗎？
本文是「從馬西斯」集合的一部分。 其中討論專案管理系統的演進、企業專案管理的使用，以及瞭解哪個專案管理解決方案最適合您的重要性。
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您要來點 EPM 嗎？
最近，我辦公室中有一位最有經驗的員工向我提出一個奇怪的問題。
「您如何知道某個專案是否為專案管理系統？」
我開啟我的口子來回答，然後暫停... 很長的時間。 答案並不明顯。
在 1980 年代早期，第一個重要路徑排程套件已可供個人電腦使用。 事實上，有趣的是，歷程記錄顯示，從 1960 年代的第一個商業大型主機開始，關鍵路徑排程軟體是每一波運算中發行的第一批商業應用程式之一。 不過，我在專案管理軟體產業的起始日期是 1980 年代早期，而我們使用「專案管理軟體」和「關鍵路徑排程軟體」這兩個詞彙的同義字。
在 1983 年，如果有人向我顯示重要路徑排程系統以外的任何專案，並詢問它是否為專案管理系統，我可能會對我的頭髮抖，卻說不行。
Microsoft Project 的核心是關鍵路徑排程系統，我們仍會使用專案管理軟體一詞來描述它。 所以，如果有人詢問我「Microsoft Project 專案管理軟體嗎？」在肯定的回答中，我會覺得很自在。
但是會計軟體呢？ 數個 Dynamics 產品會執行專案預算和成本追蹤。 這是專案管理嗎？ 我必須說是這樣。
SharePoint 產品可讓您管理檔和檔工作流程，並列出未處理的問題。 這是專案管理軟體嗎？ 聽起來確實像這樣。
Microsoft Dynamics CRM可讓您將活動和資源附加至用戶端計畫。 該專案管理不是嗎？ 當然可以。
合約管理、時程表管理、員工排程、材料耗用量和設備使用量管理，以及生產價值追蹤如何？ 這些專案中是否有任何一項管理？ 是的。 其中任何一個都可以。
很久以前，我曾與一位建構專案管理專家合作，其主要工具是同時管理數項交易之工作步調的工具。 這個單一圖形化報表追蹤了木工、水管和電工，以及其他幾項交易。 這個非常有經驗的專案管理向我示範如何只管理從一個小組到另一個小組的工作步調，避免電力小組在幹牆被覆蓋之前抵達某個區域，並防止管線小組溢出電力小組。 這個特定專案類型的單一報表可讓此專案經理生效。 這是專案管理系統嗎？ 您認為是這樣。
為了更複雜，我們同時擁有專案管理工具，可讓個別專案經理生效，以及更適合組織的其他工具。 輸入「企業專案管理」軟體。 公平地說，概念不是那麼新。 60 和 70 年代的第一個專案管理系統都是企業工具，但一般而言，對大多陣列織而言，對電腦系統的存取會受到更多限制。
如同所有好事，企業專案管理會解析為三個字母縮寫：EPM。 不過，如果我在網際網路中搜尋 EPM，我可能會找到 [企業專案管理]。 我也可以找到企業效能管理、登記的人員管理、電動電力馬達、Exchange 版權管理員，或大約 40 個以上的定義。 請確定您正在尋找正確的主機，因為推進馬達不太可能協助您進行專案排程。
如果我們在定義專案管理系統時遇到困難，我們確定在定義專案管理系統成為「企業」專案管理系統的原因時會更加困難。
最後，這是否很重要？
我已經知道有一段時間我想要在開始尋找解決方案之前定義問題。 我們的辦公室通常會收到要求協助部署「企業專案管理系統」的來電，而且我無可避免地詢問「企業」所代表的意義，以及「專案管理」所代表的意義。一部分需要一兩分鐘的時間，才能自行解釋。 畢竟我在專案管理中有一些背景，而且他們確定我必須知道這些詞彙的意義。
有時候我發現「企業」其實是少數幾個人。 這並沒有任何錯誤。 我自己執行一家小型公司，而且沒有太小的大小。 但未詢問可能讓我建議專為 1，000 人的公司設計的軟體，雖然我確定它看起來很沒問題，但工具和需求之間會完全中斷連線。 此外，這類部署的投資報酬率可能會因為難以透過小型小組的效率來支付這類不相稱的投資而變得困難。
如果您想要提供工具選取的建議，不只務必正確調整規模，也請務必判斷業務挑戰為何。
許多年前，我造訪了非常大型的電力授權單位，我們在其中建立了良好的信譽來協助部署專案管理軟體。 在本訪期間，我與想要部署「企業專案管理軟體」的新部門主管相識。 我和他一起坐著，並完成他的需求。
「您有多少專案？」我問過。
「一次十到十二個」，他回答。
「您在這些專案中有多少任務？」我繼續。
「Oh，它一律相同。 六個工作，「他回復了。
「六個」，我重複了一次。 「所以我們說的是一次要管理的 60-70 個工作？」
「是，沒錯。 這非常複雜。」他表示。
「我瞭解」我說。 「以及有多少使用者將參與管理這些工作。
「這只是我」，他回答。
我確定您會看到這一點。 沒有重要路徑、沒有問題管理、沒有檔管理、沒有資源撫平、沒有風險管理，也不需要成本管理。 他只需要為自己完成的未完成工作提供可見的指南，因此他無法不慎發生問題。 事實上，這些專案上的金額實際上相當龐大，以數百萬美元為單位，但唯一類型的專案意謂著管理它相當簡單。
「為什麼不只是將它們放在 Cube 中的白板上？ 我建議使用。 您可以使用一些永久標記磁帶來製作資料列，例如 15 個專案，然後使用彩色的幹印來更新排程，它就會出現在您前面。 例如，您可以使用紅色標記來記下具有長時間前置時間之任務的重要里程碑和綠色標記。」
即使我無法建議使用大型企業軟體來管理他的專案，他似乎還是相當麻煩和挫折。 他聽到公司中的其他人說有很棒的企業專案管理套件，並確定我向他提出部署專案的建議。
會議不久後便開始開會，我確定我留下一個不想要的新連絡人。 令我意外的是，當我在家時，他又在半小時後呼叫了我的行動電話。
「非常感謝會議」，他開始說。 「我已從辦公室供應部門訂購白板，但如果您可以省下一分鐘的時間，可以再次與我一起查看哪種工作應該使用的色彩？」
15 分鐘後，他記下了大量筆記，並且是一個快樂的營員。
這對於我而言是一個很棒的課程，我進行了更多參與。 我嘗試在參與時花一分鐘的時間，以判斷看似通用標準的詞彙所代表的意義。
Project Management 軟體可由許多類別表示。 如果我們剛開始使用 Project Management Institute 的專案管理知識領域，最後會是：
整合管理
成本管理
通訊管理
範圍管理
品質管制
風險管理
時間管理
人力資源管理
採購管理
您可以輕鬆地想像各種工具、套件和技術來管理上述任何領域，而且根據特定情況，這些類別中的任何一個都可能會在整個企業中產生專案管理或專案管理的最顯著改善。
假設組織有專案通訊挑戰;其資源可能分散在許多時區、國家/地區，甚至是公司。 在此情況下，您可以輕鬆地瞭解如何部署 Lync 和 SharePoint，以大幅改善通訊。
如果組織在其專案上處理許多子約聘人員，或其專案中有大型購買元件，則使用 Dynamics ERP 和 SharePoint 進行強式採購管理可能會產生最大的差異。
如果組織很複雜或規模較大，而專案挑戰是優先順序和資源容量規劃，則 Project Server 可能是獲得投資報酬率的最快途徑。
請記得該員工詢問您如何知道特定套件是否為專案管理軟體嗎？ 我的答案是：「這是軟體嗎？ 它適用于管理專案嗎？ 接著是專案管理軟體。 現在返回並瞭解用戶端的專案管理業務挑戰是什麼。」
在部署專案方案之前表達您的專案挑戰，一律會產生更好的結果。
關於作者
Chris Vandersluis 是 Microsoft 認證合作夥伴、加拿大 HMS Software 的副總裁和建立者。 他擁有 McGill University 的經濟效益學位，以及超過 30 年的專案控制系統自動化經驗。 他長期隸屬于 Project Management Institute (PMI) ，並協助您找到 Microsoft Project Users Group (MPUG) 的多倫多、多倫多和魁北克章節。 Chris 所撰寫的發行集包括《星號》、《重度建構新聞》、《計算加拿大》雜誌和 PMI 的 PMNetwork，而他也是 Project Times 的一般常客。 他教授 McGill University 的進階專案管理，並經常在北美洲全球各地的專案管理關聯函式上進行討論。 HMS Software 是 TimeControl 專案導向的計時系統發行者，自 1995 年起一直都是 Microsoft Project Solution Partner。
您可以透過電子郵件連絡 Chris Vandersluis：： chris.vandersluis@hms.ca
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