蝙蝠俠電話

本文的標題指的是每當 Gotham 市從 1970 年代「Batman」 電視系列) 嚴重地 (時，他便會大量使用 Batphone。

本文是「從馬西斯」集合的一部分。 其將虛構的「Batman」 故事與 EPM 實作期間，我們可能希望在遇到問題時能夠存取 Batphone。 它也會討論許多方法，以避免在實作期間遇到問題。

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The Batphone

在 1966 年，原始的 Batman 電視系列隨即出現。 它只延續了 120 個叢集，但以直到這一天的方式變更了文化特性。 在 Adam West 和 Burt Ward) 所播放的 Batman 和 Robin (世界中，所有專案都有「球杆」解決方案。 無論發生什麼問題，Batman 都會有解決方案。 Batmobile、Batplane、Batplane 和 Batcave 全都有其位置。 如果您是需要協助的人，無論有多難，您如何連線到 Batman？ 當然，使用 Batphone！ 挑選 Batphone 並提供協助。

當一切無所不在，當然會發生在每一個插圖時，瓦提斯·高德會轉到 Batphone。 不論挑戰有多困難，請在 22 分鐘內挑選 Batphone， (加上廣告的時間) 會被取代，而 Gotham City 會回到等候狀態。

Batman 世界中的每個解決方案看起來都像是 Bat。 手銬？ 球形。 公用程式帶？ 球杆標誌。 正在擷取勾點？ 當然， 看起來像是球狀架。 很意外，回頭看一下 Batphone 的影像，它看起來很平常。 有撥號 (的紅色電話會記住嗎？) 我不確定為什麼有撥號。 它只呼叫一個位置：Batcave，其中的 Salvation 位於其中。

雖然您可能會想出電話撥號和 Batman 的舊版本，但其實不是今天文章的重點。 Batphone 已淘汰 40 年，但人們每天都會撥打 EPM 顧問的電話，希望 Batphone 只能再打一次電話。

他們的花色各不相同。 有些是技術性;他們需要從 x 版升級至 y 版。 有些是架構;他們需要讓他們的內部 EPM 系統與外界的使用者交談。 有些是文化特性;使用者拒絕使用系統。 有些則是程式性;他們所遵循的程式似乎無法提供預期的結果。

無論挑戰為何，諮詢公司的要求都相同：您是否可以在 22 分鐘內修正？

這是一個 EPM 使用者數量意外進入的情況，在此情況下，他們很需要協助，才能從困難的情況中獲得協助。 這通常是緊急狀況，而管理昨天需要解決方案。 (我每週收到幾個電話) 的人員並不費心。 他們具有高智慧性、能力、已完成的管理員。

當然，沒有 Batphone。 我希望有。 我會將它用於各種個人挑戰。 因此，撥打這些電話的人員很少會滿意他們得到的答案。 因此，讓我們花一些時間來討論人們最終會遇到如此緊密的狀況，讓他們覺得需要挑選紅色手機，以及如何避免成為其中一人。

遇到問題

首先，讓我們討論執行 EPM 實作時，人們如何遇到問題。 有幾個常見原因：

• 小於挑戰 這是 EPM 部署中最常見的錯誤。 並不是說每個部署都必須大而困難。 這當然不一定是這種情況。 但是，可能是因為一心一意的思考，所以會非常普遍地略過從 EPM 部署獲得好處所要採取的動作。 最小化中的第一個錯誤是挑選目標。 有些人選擇將工具安裝為成功的專案。 當然不是這樣。 有些人會挑選工具的第一次使用，或是從工具傳出的第一份報表作為目標。 這兩者都不行。 針對選擇 EPM 工具 () 任何問題的解決方式，就是您需要設定目標的位置。 這表示文化特性已變更、定型已完成、使用量在生產環境中、工具正常運作、資料已存在。 是，這可能是一件大事，但如果您比該目標少一英吋，您仍然沒有任何專案。 (，幾乎不算任何內容。)

• 使其成為技術專案 對於我們技術業務人員而言，我們對此最為重要，而且我們大部分的人都比較清楚。 不過，不知何故，相信技術可用性表示問題已解決的抗拒。 我們造訪的許多組織都說了一些變化：「但我們已安裝 Project Server，為什麼我們的人員多載？ 如我們一段時間所述，讓企業專案管理工作是人員、技術和程式的組合，並擲回大量的變更管理，以獲得良好的量值。 當軟體 DVD 捲動到門時，這不會自動送達。

• 不涉及管理 這種情況也經常發生。 畢竟，最瞭解企業專案管理系統優點的人員，很可能是難以分析來自具有許多專案和許多資源之環境的大量資料的人。 當組織嘗試協調一組複雜的衝突優先順序，以及各種技能和經驗組合時，企業專案管理最受歡迎。 您會認為管理自然會涉及這類專案，但通常不會發生這種情況。 若要將公司文化從單一專案思維變更為企業專案思維的挑戰，幾乎無法克服這些挑戰，但通常會略過管理，因為擔心他們無法理解完成 EPM 部署所需的工作。

• 進行不切實際的排程 沒有人希望 EPM 部署需要很長的時間。 而且，通常會希望專案能在數天或數周內完成，而不是最常用的月份。 另外還有一個常見的挑戰，就是無法像用戶端或商業專案一樣輕易地取得「內部」專案的資源，例如 EPM。 基於這些和其他原因，通常會讓專案排程的資源需求嚴重不足。

• 未將專案管理套用至專案管理系統 如果您已經閱讀過我所撰寫的任何內容，您可能就看過這個內容。 專案經理容易受到「其子系是裸腳的鞋業者」的影響。 結果是一般缺少專案許可、已核准的預算、追蹤的排程、專用資源，以及其專屬專案的所有其他專案，這些專案是其管理的其他所有專案通用。

他們預期會發生什麼事？

好的，這就是人們經常遇到問題的方式。 管理部署 EPM 系統所預期的優點通常直接來自商務挑戰。 這是解決這些挑戰的承諾，讓管理能夠核准軟體、硬體、基礎結構，甚至是服務的支出。 這些挑戰中最常見的挑戰聽起來可能很熟悉：

• 資源多載 可能不清楚要花費哪些資源，但很常發現資源已多載。 更複雜的問題是發現某些資源已超載，而其他資源的負載不足，這通常表示可用的技能和體驗與所需的技能和體驗不相符。

• 重要專案未及時完成 重要專案應該會在計畫完成時完成，但生活似乎會中斷這類計畫。 這可能是因為資源需求衝突、選擇太多需要太多相同技能的專案，或只是優先順序不正確。 有時候組織會認為缺乏專案經理的技能，但在多專案、多部門矩陣環境中，組織本質上越可能造成原因。

• 專案未在預算內完成 排程的實際情況同樣適用于成本。 在新技術和其他許多產業中，專案成本最變動的元件是套用到該專案的人力量。 與相同人員一起花很多時間，而您要為專案增加成本。 令人驚豔的白色專案數目仍然未追蹤。 它們已規劃，但不會記錄每個專案的實際成本。

• 您的競賽完成專案的速度比您快 在競爭經濟中，先上市可能會使存活和淘汰有所不同。 因此，對於許多組織而言，請確定您的專案管理至少與您的競爭對手一樣有效。

• 無法查看專案資源花費的時間，或無法知道每個專案花費多少時間 有時候沒有答案比錯誤的答案更差。 如果您是資深管理人員，這特別正確。 如果您知道結果不正確，您可以將您的技能和資源運用到手上的問題。 如果您知道發生錯誤，但無法分辨出什麼，則會對您大為抱歉。 無法知道要嘗試在何處修正問題。

如何?排除問題嗎？

您不想到達您覺得需要 Batphone 的點。 因此，您可以使用 EPM 環境做什麼，以確保您不會在該處結束？

沒關係，我們在第一節中說的所有內容都很明顯：

• 執行良好的估計

• 不要認為 EPM 只是技術專案

• 從一開始就牽涉到資深管理

• 進行實際排程，並將其與您產業中的其他人進行比較，以進行實境檢查

• 進行專案排程和專案許可，並執行一般與其他專案一起執行的所有動作

您還可以做什麼？

首先，以感謝開始專案，表示您在未來的某個時間點會想要使用 Batphone。 你是。 知道這一點，您可以做的一件事就是為您目前沒有計劃所需的協助進行預算。 我們建議用戶端針對「未配置的需求」，將 10% 到 20% 的專案預算。 「用途是什麼？」一律會詢問我們。 「您稍後會告訴我們」，我們一律回答。 通常不會使用所有金額。 但使用其中一些專案也非常常見。 擁有技術熟練的專家已為您的專案配置和預算，稍後會產生很大的差異。

從預期計畫和人員將會變更開始。 我最愛的專案管理引述來自 Napoleon Bonaparte，他提到「一個敵人計畫會持續進行，直到與敵人連絡為止」。EPM 方案也是如此。 假設實作可能會持續數個月，某些人員在計畫中變更的機會非常大。 因此，請規劃備援。

EPM 系統演進。 在企業應用程式中，這幾天通常會想出「擁有權總成本」。 我認為我們應該在 EPM 專案計劃中包含應用程式生命週期總計。 您是否已想過要實作哪一個版本的工具？ 您是否想過它相依于哪些其他工具？ 這些工具的定期更新/升級如何？ 您是否已進行自訂？ 如何自訂定型？ 您是否想過部署新版本時，這些專案會如何移轉至新版本？

此外，也請規劃專家的備援。 如果您有單一顧問為您工作，當您移至實作的新階段或引進小組的新重要成員時，幾個月內會發生什麼事？ 該顧問可以使用嗎？ (顧問從一個專案移到下一個專案，所以答案通常是「否」。) 如果您與諮詢公司合作，您是否曾討論過他們如何保留員工的工作，讓其他人視需要加以複寫？

將它寫入

其中一個最常見且最簡單的修正挑戰來自不良的檔。 這是簡短變更的最簡單元素，但這類檔的存在可以讓回到書面參考和四處尋找 Batphone 之間有所不同。 也不足以撰寫檔，並將其放入某處的選單中。 檔應該會成為進行中記錄的一部分，而您的 EPM 程式可能會在定期檢閱程式中參考它們。 以下是一些我認為最重要的 EPM 環境檔：

• 商務案例 我不知道原始商務案例是什麼讓它變得沒有吸引力，但最常見的做法是遺失追蹤，而且在許多方面，這是為什麼您一開始就擁有 EPM 環境的核心。 商務案例會記下預期的組織優勢;組織對 EPM 系統的預期為何？ 當我們收到 Batphone 通話時，我們首先要問的一件事是：「系統預期會為您傳遞什麼？」我們不只是詢問系統管理員。 我們也會詢問管理、使用者和業務受益人。 最常見的答案是不同于每一方的答案。 這是因為原始的商務部署已經遺失。

• 角色和責任 在最後一個版本的角色和責任中，我們通常會解析為個人的名稱，而且不會花很長的時間，個人在 EPM 系統中扮演的角色就會被忘記。 保留角色和責任檔可讓您調整在 EPM 程式中執行工作的人員參數，因為組織自然會經歷人員變更，甚至組織結構變更。

• 程式指南和流程圖 當我們前往程式性指南時，通常會忘記這一點。 人員會在程式性手冊中保留「執行什麼」步驟，但不會包含這些步驟為何重要，以及我們對每個步驟結果所執行之動作的內容。 程式指南以及最棒的是，視覺流程圖可讓未來的管理員瞭解系統所提供的內容，並讓未來更輕鬆地調整系統。

• 系統選取準則 當您選擇 EPM 系統和您可能在過程中選取的任何協力廠商工具時，請讓後代知道您的決策依據為何。 在部署系統 5、7 或甚至 10 年後，我們已進入組織，並看到具有數個相關聯工具的系統，並詢問「您為什麼這麼做？ 這麼做會更容易！找不到這些決策的原因。 在某些情況下，用戶端花費數年的時間，以極為複雜的方式執行某些工作，在提供更多最新版本的現有工具時，可能會變得更容易。 他們無法輕鬆地決定變更工具或使用較最新版本，因為他們無法再存取為何在數年前選擇執行某些動作。

真的沒有 Batphone。

當我說這話時，感覺好像我在說真的沒有復活節蹦尼或沒有聖杯。 這只是個好消息。 但實際上沒有 Batphone。 不過，我確定只要沒有那部好聽的電話，就不會阻止人們明天向我要求我勝過 Gotham City 的最新小幫聽。 如果您遇到問題，並覺得需要呼叫專家，以下是一些建議：

1. 請聆聽您取得的建議。 請向專家支付建議，然後決定您比他們更清楚。 如果您要尋求建議，而且正在與專家互動，請嘗試聆聽並至少考慮這些建議。 Batman 在每次這麼做時，都不會持續顯示于將要一次又一次地出現，因為每當他這麼做時，Gortman 說：「現在您在這裡，Batman，請執行所有其他的同一件事。」

2. Batman 可以在 22 分鐘內完成，但您可能不會這麼做。 如果您要呼叫專家，請告訴您修正您的挑戰需要多久時間。 您可以選擇在完成後不要修正它，但修正 EPM 挑戰，甚至是技術挑戰，很少只需要幾分鐘的時間。 畢竟，Batman 必須在 22 分鐘內完成，因為已為廣告配置 8 分鐘，而且它們是不可或缺的。

3. 馬提斯·高斯從未告訴 Batman 解決方案，只是問題。 我們經常會收到異常 EPM 系統管理員的來電，該系統管理員知道我需要套用修補程式、撰寫報告，以及訓練兩個人。 我一律耐心聆聽，然後要求用戶端描述問題，因為他們剛才向我說明解決方案。 在您接聽電話來與專家通話之前，請先思考您想要放在其資料表上的問題。

總結

您真的需要使用 Batphone。 四處詢問。 不要只詢問一位諮詢專家，也不要只取得一個可能的解決方案。 詢問您的同事或產業中的其他人誰知道誰可能會撥打 Batphone 電話，並至少與其中兩人交談。 查看專家與另一位專家如何處理您的問題是很好的實境檢查。 請記住，Batman 可能令人讚歎，但有許多選擇！

關於作者

Chris Vandersluis 是 Microsoft 認證合作夥伴、加拿大 HMS Software 的副總裁和建立者。 他擁有 McGill University 的經濟效益學位，以及超過 30 年的專案控制系統自動化經驗。 他長期隸屬于 Project Management Institute (PMI) ，並協助您找到 Microsoft Project Users Group (MPUG) 的多倫多、多倫多和魁北克章節。 Chris 所撰寫的發行集包括《星號》、《重度建構新聞》、《計算加拿大》雜誌和 PMI 的 PMNetwork，而他也是 Project Times 的一般常客。 他教授 McGill University 的進階專案管理，並經常在北美洲全球各地的專案管理關聯函式上進行討論。 HMS Software 是 TimeControl 專案導向的計時系統發行者，自 1995 年起一直都是 Microsoft Project Solution Partner。

您可以透過電子郵件連絡 Chris Vandersluis：： chris.vandersluis@hms.ca

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