搭配 Project Management Office (PMO) 支援您的 Project Online 採用程序
什麼是 PMO？
因此，您打算將Project Online納入您的業務。 您打算如何使用它，或是使用更好的方式，您嘗試解決的商務問題為何？ 其中一些範例可能是：
我的主管想要更深入瞭解專案狀態。
我需要更好的方式來管理我的資源，並將它們指派給專案。
我想要輕鬆地追蹤人們花費在工作上的時間。
我想要比使用 Excel 試算表更強固的方式來追蹤專案資料。
最成功使用Project Online來解決這類商務問題的組織，就是為組織中的專案管理方式建立一組標準、程式和最佳做法的組織。 建立和管理這些專案管理規則的人員或群組有時稱為專案管理 Office (PMO) 。
PMO 有何作用？
在大型公司中，PMO 可以由處理整個組織專案管理問題的部門所組成，例如專案管理控管、實作、訓練、研究專案管理需求，或決定建置有用報表的最佳方式。 在中小型企業中，PMO 的範圍可以從單一人員到一小組人員，但也可以調整規模，嘗試解決與大型企業相同的問題。 不過，所有 PMO 的常見目標包括：
推動和宣傳專案管理系統採用。
藉由將程式自動化到工具中，簡化組織使用者的專案管理。
建立專案管理功能的原則、程式和最佳做法。
身為專案管理主題專家，擔任所有專案管理的「卓越中心」，並提供專案管理最佳做法和工具的訓練。
由主管贊助賦予權，透過其建議進行和強制變更。
仍然會混淆嗎？ 讓我們回頭看看，並使用人們可以相關的範例 - 家庭首可能如何處理自己的家庭：
| 需要 | Pmo | 系列 |
|---|---|---|
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PMO 可協助您建立有效率的方式，透過專案狀態和健康情況報告將資訊傳遞給專案專案關係人。 這可能牽涉到研究報告需求、將必要資料移至系統，以及建立工作流程，以確保週期性報表所需的資料能及時送達系統。 |
住家的頭將需要有關情況的相關資訊： -每季報告一次的子系研究。 -每月銀行對帳單，以顯示財務的狀態。 -Yearly 醫生看診以判斷家庭成員的健康情況。 |
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PMO 會建立程式以取得正確的資料給專案管理系統，以提供專案層級的狀態給專案經理。 它也提供資源管理的指引和最佳做法。 |
家族中的人員必須知道誰在做什麼。 這可能包括： -誰今天要從學校挑選兒童、在晚上引導狗、吃晚餐等等。 -如果有人無法執行其一般工作，您必須知道誰可以代替他們。 這有助於在中央家庭行事曆上顯示每個人的工作和學校排程和可用性。 如此一來，很容易就能知道誰可以排程哪些內容。 |
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PMO 有助於建立專案共同作業網站，並加以自訂，以最符合網站使用者的需求。 |
家庭成員將需要可在其中共同作業的論壇，例如： -在廚房的行事曆上張貼重要事件 -每天在晚餐桌上互相交談。 |
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PMO 負責設定系統以處理風險管理。 |
家庭負責人可能需要規劃以降低風險： -判斷健康情況的保險需求。 購買健康情況俱樂部會員資格。 - 增加他們為了淘汰而節省的數量。 |
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PMO 會查看目前的進程和工作流程，並尋找方法，透過正在實作的專案管理工具將它們自動化。 其中一項可能牽涉到判斷驅動程式，以選取要在指定的預算 (組合分析) 上繼續進行的專案。 |
家庭首將建立家族的規則和程式，例如： -設定兒童的閑覺或睡眠時間 -查看因素以判斷要購買哪些產品 (例如：「我們今年應該購買汽車、修復車車或休假？」) 。 -在自動計時器上設定草地滾水器。 -挑選一周中購物和差差的時間。 |
PMO 可讓公司執行下列動作，以更有效率地進行專案管理：
收集資訊以協助定義組織的專案管理需求。 例如，分析您的組織業務需求、設計處理常式以解決這些需求，然後將這些程式對應至Project Online中的設定或工作流程。
判斷要持續檢閱哪些資料很重要，並與專案管理員合作，與專案關係人共用該資料。 例如，判斷所需的資料，以及將資料放入系統以建立每週專案狀態報表的程式，為專案關係人提供進行中專案的健全狀況匯總。
建立程式和工作流程的規則。 例如，建立工作流程，讓專案構想經過核准程式，成為Project Online中的專案。
將現有資料從您目前的專案管理系統移轉至新的系統。 例如，尋找最簡單的方式，將資源和專案資料從 Microsoft Excel 試算表移轉至Project Online，或從每個人電腦上的Project 專業版移轉至集中式Project Online環境。
提供專案組合管理支援，以協助進行專案優先順序和預測。 和大多數公司一樣，您想要執行許多專案，但預算和資源有限，無法全部完成。 您需要一種方式來判斷應該繼續哪些專案。 PMO 可以推動專案和計畫選取程式，以確保未來的投資符合組織的策略目標和成長願景。
管理使用者在從目前所連結的專案管理系統移至其中時，可能會遇到的情緒變更。 例如，以實際方式影響專案經理，使其從將專案檔案儲存到硬碟的舊程式中移出，並藉由向其顯示將專案檔發佈至Project Online的優點來共用這些專案。 PMO 可以藉由投入更多時間來先相信更資深的專案經理，並期待其對其他專案經理的影響有助於推動變更。
提供絕佳的訓練選項，以管理變更的技術挑戰。
為什麼我需要 PMO？
在家族範例中，無法解決某些需求的後果可能很嚴重。 例如，當子系的報表卡片第一次抵達時，若實際上需要更多研究時間或教學課程，則不會檢閱其報告卡片，可能會導致假設一切正常。 同樣地，部署Project Online而不建立實體來協助標準化和採用也可能會有嚴重的情況。 建立 PMO 有助於提高Project Online部署的成功機率。 視您的目標而定，這可以轉譯成專案管理 (更有效率，例如，依時間) 完成的專案較多，這通常與管理專案的成本較低相關 (例如，在預算) 或預算下完成的專案更多。
建立 PMO 的第一個步驟為何？
如果您努力尋找這篇文章，建立 PMO 的第一個步驟可能已經發生。 如果您有興趣移至Project Online，您可能已經瞭解其如何改善效率或解決公司中的問題。 在建立將 PMO 正式化的路徑時，您應該考慮下列事項：
定義您希望 PMO 執行的動作
PMO 的主要目標是解決特定的商務問題嗎？ 例如，您可能想要實作時程表系統，以更緊密地控制成本分析。 或者，您可能會將專案資料分散到兩個或甚至三個不同的應用程式，而且想要將資料合併成單一系統，這有助於提供專案執行的更深入解析。 或者，可能要提供進行中的專案管理指引，並解決專案經理訓練需求。 一旦您瞭解需要 PMO 的原因之後，將更輕鬆地界定建立和維護所需的需求。
取得主管贊助
請確定高位的人員支援您。 您的 PMO 必須有主管贊助，因為缺少主管支援是 PMO 失敗的主要原因之一。 如果您已經有一位主管知道您嘗試執行之工作的優點和重要性，這很好！ 如果不是，將它們放在您這端的最佳方式之一，就是向他們顯示移至專案管理系統的好處，例如Project Online。 若要這麼做，您可以向他們顯示將要解決的商務問題。 當您第一次評估Project Online時，您可能已經在某個程度上完成這項作業，但如果您能夠向其顯示如何在試驗環境中使用您自己的資料，您實際上可以在主管階層中找到好辦法。 取得主管贊助時，獲得權益擷取是不可或缺的。
強式主管贊助有助於解決使用者可能從熟悉的專案移至新專案管理系統，例如Project Online的抗拒。 向其他具影響力的專案關係人，例如資深專案經理宣傳和提升其優點，也有助於中斷其他使用者可能對您要從中移出之系統的任何情緒附件。
建置您的小組
無論您嘗試在大型或小型公司中建立 PMO，下列是 PMO 中的角色必須處理的責任：
| Role | 描述 |
|---|---|
| 推動Project Online採用計畫 |
如果您正在實作Project Online，則整體計畫需要有人加以驅動。 就像任何專案一樣，採用方案需要擁有者，以確保所需的工作已配置並完成。 |
| 研究專案管理需求 |
此人員會評估貴組織的專案管理需求。 此人員必須與整個公司和跨部門的使用者交談，以瞭解他們目前如何管理專案、其需求，以及如何透過實作Project Online來改善這些專案。 這些需求必須向專案管理員表示，才能正確地實作到Project Online。 此人員必須具備良好的專案管理技能，但也應該是一個良好的溝通者。 公司中的人員很可能在情緒上附加到您嘗試將其移出的程式，因此此人必須能夠藉由顯示新系統如何讓他們更輕鬆地生活，來處理此問題。 |
| 訓練、檔和支援 |
此人員必須評估使用者的技能等級，並負責提供成功使用產品所需的訓練資源。 這可能包括為專案管理員、專案經理、小組負責人和小組成員建立角色型訓練。 雖然您大部分的工作可能都是為了為專案經理或系統管理員進行訓練，但小組負責人和小組成員可能會發現快速參考卡、速查表、檢查清單或簡短教學課程最有效。 您也需要尋找方法來為使用者提供內部支援，以及透過適當的路由呈報更複雜問題的方法。 |
| 與 IT 部門合作 |
與您的 IT 部門共同作業，對於協助註冊、設定和設定Project Online至關重要。 如果您只是在評估Project Online的過程中，通常可以透過查看開始使用Project Online檔，讓 IT 部門的人員無須遇到太多問題。 PMO 必須與您的 IT 部門合作，以解決這兩個領域： -Office 365系統管理：PMO 必須與Office 365系統管理員合作，以指派使用者和授權。 -Project Online系統管理：PMO 也需要與Project Online系統管理員合作，處理自訂欄位、資源和時程表設定等事項。 他們可能也需要與 PMO 合作，透過工作流程將程式實作到Project Online。 |
大型公司中的某些 PMO 也有專案經理，可以指派這些經理來協助為需要協助的特定專案提供方向。 這範圍從建議專案擁有者，到實際接管擁有權，指定專案的範圍。
為您的 PMO 建立任務語句
所有 PMO 都應該有任務語句。 如果您已經評估過 PMO 的需求，這會更容易建立。 查看您公司現有的任務聲明，並嘗試建立一個與它一致的語句。 它不需要過於複雜，但就足以讓您對 PMO 存在的原因及其在貴公司中的角色有何基本瞭解。
建立計畫以建置您的 PMO
將建置 PMO 所需的工作範圍界定之後，您可能想要為其建立高階專案計劃。 請將 PMO 的建置視為一個大型專案，其中包含相關聯的工作、工期和工作分派。 當您逐步執行一些初始工作，例如評估您的環境時，您的專案計劃將會變得更為定義。 專案計劃有助於為您的 PMO 提供建置排程，以追蹤您已完成的作業、您正在處理的工作，以及您在建立 PMO 時尚未執行的動作。 例如，以下是Project Online專案計劃中幾個 PMO 建置工作的外觀：
深入瞭解 PMO
如果您還沒有 PMO，您一想到要啟動一個 PMO，可能會有點抱負。 雖然貴公司的需求和需求會驅動您的 PMO，但您必須瞭解如何建立架構，以建立及發展您的 PMO。 根據您的目標，您可能想要研究各種 PMO 程式和產業方法，或查看您可能與哪個 PMO 模型緊密一致。 有許多有關建立和管理 PMO 的書籍、訓練和線上資源，可協助您進行工作。
如果您嘗試設定 PMO 並需要協助，建議您連絡 Microsoft 認證合作夥伴或 Microsoft 諮詢服務。 我們也有 Microsoft 的內部顧問，在為小型、中型和大型公司設定 PMO 方面有絕佳的經驗。
現在怎麼辦？
那麼，您是否已準備好啟動 PMO？ 希望您在閱讀本文之後發現，啟動 PMO 是非常值得投入時間和精力的投資。 這需要與您公司中的人員進行許多共同作業，而擁有主管「風雲人物」是不可或缺的。 它也需要投資深入研究如何透過可用的許多資源來設定 PMO。 而且，如果您需要協助，您可以移至 Microsoft 認證合作夥伴以及 Microsoft 諮詢服務。
如果您是在較小的公司，則這一切的範圍可能很龐大。 您可能沒有資源可以雇用人員來擔任「建置小組」資料表中所述的每個 PMO 角色，而且您不需要這麼做。 請注意，這些是可能需要在某個時間點解決的責任，以及符合您需求的程度。 另請注意，所需的工作可以調整為您的公司規模和目標。 小型公司中的 PMO 可能只需要與其公司中的一些資深專案經理開會，即可評估其需求，而較大型公司中具有不同需求的多個部門。
建立 PMO 有助於推動Project Online成功，而使用Project Online可推動 PMO 成功。 祝您實作的快樂！