專案排程的七大原罪

本文是「從馬西斯」集合的一部分。

本文討論專案排程中常見的錯誤,並提供實用的建議。 它提供與任何 Microsoft Project 版本相關的實用建議和建議。

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專案排程的七大原罪

排程絕不是專案的簡單元件;但在過去 20 年中,我在每個組織中重複遇到相同的基本問題,我曾為其排程工作或洽詢過這些組織。 在這裡,我配置了專案排程的七個嚴重性,並提供一些消除方法。 我希望在使用排程時,您將使用此建議來為成功管理專案打下正確的基礎。

Sin #1:排程太複雜!

當您的排程有從北到南的行數目超過從左至右的線條時,就會發生問題。 如果專案關係人需要數周或數天的時間才能瞭解您的排程,則模型太複雜。 如果很難向主管或甚至小組說明,那麼您要如何預期有人能從中獲益?

太複雜的專案排程範例。

如何知道您的專案是否太複雜? 問問自己,在排程中尋找關鍵路徑有多容易。

Sin #2:您的排程有太多工

這比任何一項都多,有助於排程落在路面上的原因。 專案經理會覺得排程必須是需要完成之所有專案的檢查清單。 To-do 專案和提醒自我不屬於工作分解結構。 這種方法會完全破壞代表您專案模型之排程的整個目的。

為了說明重點,請讓我分享範例。 假設您是正在建置房屋的 Lumber 供應者或框架器。 您必須知道何時要傳遞您的 Lumber 套件,或何時與您的團隊一起顯示以開始工作。 這通常會在基礎完成時發生。

您可以建置如下的排程:

顯示子任務的專案排程。

或如下所示:

顯示高階工作的專案排程。

如果您是建立器和排程器,您想要使用哪一種方法來更新和維護實際值?

現在假設您有 30 間房屋正在同時建置中。 您偏好哪一個?

這並不是說列出的所有其他工作都不重要,或是不需要完成其他工作。 這裡真正的問題是如何追蹤和維護它。 您也可以只將詳細資料工作列為上述單行工作的附注。

以下是我的經驗法則,從 Eric Uyttewaal 的 Microsoft Project 2010 預測排程:最小持續時間是專案持續時間的百分之一;最大值是持續時間的 10%。

Sin #3:您的網路邏輯不完整或不是動態的

不完整的網路邏輯是排程無法正確預測或動態演進的第一個原因。 相依性帳戶太少。 使用太多條件約束也會大幅降低適當配置網路的動態本質。 如果您在指標資料行中看到大部分的條件約束,這表示您可能不知道您正在做什麼。 專案經理通常會將其設為隱藏此資料行的點,以隱藏其排程中有許多條件約束。

以下是簡單的測試。 如果無法,請在排程中找出關鍵路徑 (您) 發生重大問題,然後在排程中及早採用其中一個最長的未完成工作,並將持續時間加倍。 您的專案完成日期是否變更? 如果沒有,則您沒有工作排程。 您將無法受益于具有動態排程的基本租使用者,而這些租使用者可用來預測工作和時間範圍,以及讓您以專案經理身分更妥善地控制結果。

Sin #4:您的排程不是基準

如果未以排程為基準,則很難測量變異數。 基底有助於在開始工作之前擷取您的排程,並可讓您在實境設定時從差異中學習。 如果您無法測量它,則無法控制它。

Sin #5:您的排程不會更新

我所看到的大部分排程都已過期。 專案經理通常會在專案進行時放棄排程,併發現自己在執行時與引發的衝突。 如果排程太詳細,而且需要太多工作才能保持最新狀態,發生這種情況的可能性會大幅增加。 最後一行:如果您未更新排程,則無法預測未來的日期。

Sin #6:您的排程沒有資源指派,或過度配置

通常會建立沒有任何資源指派的排程。 這可能會讓圖片變得美觀,但也可能會讓您誤以為時間軸是可達到的。 如果新增資源,然後進行撫平,可能會出現完全不同的時間軸。

指派資源時,在使用資源使用狀況檢視) (查看「幕後」時,通常會過度配置資源。 如果您從現成的固定單位開始,將會從錯誤的腳開始。 請花時間評估您是否已根據人員容量內配置的時間和工作來進行實際的工作分派。

此外,使用自動資源撫平功能時,請特別小心。 最好在手動模式中使用。 此外,使用可讓您查看其他專案工作負載的企業解決方案,應該能提升您對工作完成的信賴度。

Sin #7:您不知道什麼是工作類型

如果您不了解專案排程引擎的運作方式,以及工作類型在方程式中的運作方式

工期 * 單位 = 工時

您將永遠提取您的髮型,並因此工具而感到挫折。

如果您發現自己未收到訊息,則建議您自行取得良好的資源並加以研究。 Microsoft Project 2010 的預測排程是不錯的開始位置。

關於作者

在超過 25 年的專案管理體驗中,PMP、MCT、MCTS 的 Kevin Watson 是 Microsoft Project 和 Microsoft Project Server 中的黑帶。 Kevin 將專案管理和專案伺服器的獨特組合帶入欄位,而他就是 Microsoft 資深顧問。 請在 kevinw@microsoft.com 連絡他。