在 Access 中建立郵件標籤

Microsoft Access 提供您數個不同的選項，讓您建立包含 Access 資料表中所儲存資料的標籤。 最簡單的方法是使用 Access 中的 [標籤精靈]，來建立並列印格式符合您標籤的報表。 標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的資料，或是從其他來源匯入或連結的資料，例如 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 連絡人清單。 您可以在 Access 中將標籤建立為報表，也可以將資料與 Microsoft Word 文件「合併」，然後從 Word 列印標籤。 本文概述了涉及的步驟。

您想要做什麼？

• 使用 Access 建立及列印標籤
• 使用 Microsoft Word 中的合併列印精靈列印 Access 資料

使用 Access 建立及列印標籤

在 Access 中，您可以將標籤建立為報表，並以較小的頁面大小格式設定，以符合所需的標籤。 標籤最常見的用途是郵寄，但任何 Access 資料都可以以標籤格式列印，以用於多種目的。 如果是郵件標籤，報表會從包含地址的資料表或查詢取得地址資料。 列印報表會為基礎記錄來源中的每個地址提供單一標籤。

如需連結或匯入其他來源的資料詳細資訊，例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook () 以用於標籤，請參閱匯 入和匯出資料簡介一文。

標籤精靈會詢問您一系列關於標籤以及您要在標籤上顯示的資料的問題。 精靈會建立報表，您可以視需要自訂報表。

使用 Access 中的標籤精靈建立標籤

1. 在 [瀏覽窗格] 中，選取包含要在標籤上顯示之資料的物件。 這通常是資料表、連結資料表或查詢，但您也可以選取表單或報表。

2. 在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。
   Access 會啟動標籤精靈。
   

   1. 如果您知道標籤的製造商和產品編號：

      • 在 [依製造商篩選] 方塊中選擇製造商。
      • 在 [ 您想要什麼標籤大小？ ] 方塊中選取您的標籤。
        否則，請嘗試尋找 [維度] 和 [跨欄數字] 中的值與您的標籤相符的產品。
        如果找不到類似的標籤：
      • 按一下 [自訂]，然後按一下 [新增]。
        隨即顯示 [新增標籤 ] 對話方塊。
        
      • 測量您的標籤，並在 [新增標籤 ] 對話方塊的適當方塊中輸入度量單位。
      • 在 [標籤名稱] 文字方塊中輸入自訂標籤的名稱，選擇您想要的標籤類型和方向，然後按一下 [確定]。
        如果您已經建立自訂標籤，並且想要選取它：
      • 按一下 [ 顯示自訂標籤大小]，然後按一下您想要的自訂標籤。

   2. 在標籤類型下選取 [工作表進給] 或 [連續]，然後按一下 [下一步]。

   3. 選取標籤上想要的字型名稱、大小、粗細和文字色彩，然後按 [下一步]。

   4. 在精靈的 [ 您想要在郵件標籤上使用什麼] 頁面上，從 [可用欄位 ] 清單中選擇要放在標籤上的欄位，然後按兩下以新增至 [原型標籤 ] 方塊。
      

      • 若要在 [原型標籤 ] 方塊中的欄位之間新增空格，請按空格鍵。

      • 若要建立新的行，請按 ENTER。

      • 若要在欄位和折線之間移動，請使用方向鍵。

      • 若要從方塊中移除欄位，請按 BACKSPACE。

      • 若要新增其他文字或標點符號 (例如，在城市名稱) 後面加上逗號，請按一下以將游標置於您要顯示文字的位置，然後開始輸入。 每個標籤上的文字都會相同。

        注意

        您只能使用 [標籤精靈] 新增下列資料類型的欄位：簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數字、日期/時間、貨幣、是/否或附件。 若要新增其他資料類型的欄位，請在完成 [標籤精靈] 之後，在 [設計檢視] 中開啟標籤報表，然後使用 [ 欄位清單 ] 窗格來新增欄位。 若要在報表在 [設計檢視] 中開啟時開啟 [ 欄位清單 ] 窗格，請按 ALT+F8。

        當您依您想要的方式排列標籤上的欄位後，請按 [下一步]。

   5. 在下一頁，您可以選擇要排序標籤的欄位。 例如，您可能會想要依大型郵件的郵遞區號排序。 從 [可用欄位 ] 清單中選擇您要排序的欄位，然後按兩下以新增至 [排序依據] 方塊。 完成時按一下 [下一步]。
      

   6. 在最後一頁，輸入標籤的名稱，然後按一下 完成。
      
      如果您選擇 [ 查看] 標籤列印在 [標籤精靈] 最後一頁上的標籤，Access 會在 [預覽列印] 中顯示標籤。 您可以按一下標籤來放大和縮小，或使用狀態列上的縮放控制項。
      
      如果您在 [標籤精靈] 最後一頁上選擇 [ 修改標籤設計 ]，Access 會在 [設計檢視] 中顯示標籤報表。

      注意

      [預覽列印] 是唯一可讓您在其中查看您配置欄的檢視方式。如果您在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中檢視報表，Access 會在單一資料行中顯示所有資料。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤看起來不符合您想要的樣子，您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更，藉此自訂版面配置。 使用標示時，通常使用 [設計檢視] 會比較容易，因為您可以在其中更精確地控制版面配置。 若要查看您在 [設計檢視] 中所做的變更結果，請切換到 [預覽列印]。

如果 Access 顯示水平空間不足以顯示資料的訊息

此訊息出現時，是某些標籤測量的副作用。 通常，當標籤非常靠近標籤頁的左右邊緣時，就會發生這種情況。 這可能會導致精靈指定某些超出正常列印範圍的度量，進而導致在預覽或列印標籤時出現該訊息。

如果您對標籤上文字的對齊方式感到滿意，而且並非每隔一頁就會出現空白頁面，則建議您保持報表設計不變，每次出現時只要在訊息上按一下 [確定]。 否則，您可以嘗試調整一些版面設定選項，如下節所述。

如果您的資料未正確對齊標籤

在許多情況下，您可以在 [設計檢視] 中進行調整，以修正標籤版面配置的小問題。 您可以移動控制項，也可以變更 [詳細資料] 區段的寬度或高度，以調整標籤大小。

若要切換至 [設計檢視]，請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報告，然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視 ]。

如果您需要變更標籤之間的邊界或間距，您可以在 [設計檢視] 中使用 [ 版面設定 ] 對話方塊：

• 在 [版面設定 ] 索引標籤的 [ 版面配置 ] 群組中，按一下 [ 欄]。

  隨即顯示 [ 版面設定 ] 對話方塊並選取 [欄 ] 索引標籤。

您可以在 [版面設定 ] 對話方塊的三個區段中變更下列設定：

區段	選項	描述
格線設定	欄數	這應該等於整個頁面的標籤數目。
	列距	輸入新值即可增加或減少標籤列之間的垂直間距。
	欄距	輸入新值可增加或減少標籤欄之間的水平間距。
欄大小	Width	設定此值時，請記住邊界設定和欄距。 您可以按一下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 來檢查及調整邊界。
	Height	視需要調整每個標籤的高度。
	與詳細資料相同	選取時，將欄寬和高度設定為等於 [設計檢視] 中 [詳細資料] 區段的寬度和高度。
欄版面配置	向下，然後橫向	選取時，標籤資料會向下列印第一欄，然後向下列印第二欄，依此類推。
	橫向，然後向下	選取時，標籤資料會列印在第一列，然後列印在第二列，依此類推。

列印標籤

1. 在任何檢視 (開啟報表，或在 [瀏覽窗格]) 中選取報表。
2. 在 [ 檔案 ] 索引標籤上，按一下 [ 列印]，然後按一下 [ 列印]。
   Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
3. 輸入您選擇的選項，例如印表機、列印範圍及列印份數。
4. 按一下 [確定]。

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使用 Microsoft Word 中的合併列印精靈列印 Access 資料

如果您的地址儲存在 Access 中，但您想要將這些地址匯出至 Word，以便使用其合併列印功能來格式化和列印標籤，您可以使用 Word 中的合併列印精靈。

1. 在 [瀏覽窗格] 中，選取包含您要列印之資料的資料表或查詢。

2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [Word 合併]。

3. 在 Microsoft Word 合併列印精靈對話方塊中，如果您已經建立文件，並且想要將您的資料連結至該文件，請按一下 [將您的資料連結至現有的 Microsoft Word 文件]。 否則，請按一下 [建立新文件]，然後將資料連結至該文件。

4. 按一下 [確定]。
   如果您選擇 [將您的資料連結至現有的 Microsoft Word 文件]，則會開啟 [選取 Microsoft Word 文件] 對話方塊。 選取您要的文件，然後按一下 [開啟]。 文件隨即會在 Word 中開啟。
   如果您選擇建立新文件，Word 會以空白文件開啟。

5. 在 Word 中，依照 [合併列印] 工作窗格中的指示執行。 當您到達 [Word 合併列印] 程序的步驟 3 ([選取收件者]) 時，系統將會選取您在此程序的步驟 1 中所選擇的資料來源。

   如需有關 Word 合併列印精靈的詳細資訊，請參閱 Word 說明。

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