發佈報表

套用到

Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

發揮 Access 報表的價值，讓它們得以廣泛發佈。例如，以電子郵件將其傳送給一或多個使用者、將其匯出至 SharePoint 文件庫，然後將其封存在網路資料夾中。當您發佈 Access 報表時，您會在特定時間點 (例如每日、每周或每月) 建立資料的靜態報表。如此一來，您能建立一個單一真實來源，讓資訊工作者能據此做出良好的業務決策、回答問題、尋找替代方案、制定最佳計畫、評估風險，並提升品質。

分發報告提示建立報告時，請新增發佈日期。這可協助使用者確認建立報表的正確時間。如需詳細資訊，請參閱在報表或表單中插入日期和時間。

您想要做什麼？

使用 [電子郵件] 命令傳送報表
將報表匯出至資料夾或 SharePoint 文件庫
了解如何在 SharePoint 中建立報表中心

使用 [電子郵件] 命令傳送報表

發佈報表最快的方法之一是使用 [電子郵件] 命令。只要按幾下滑鼠，Access 就會匯出報表，然後建立一封附加檔案的新電子郵件訊息。

在 [瀏覽窗格] 中，選取您要傳送的報表。
選擇外部資料>Email。
在 [傳送物件為] 對話方塊中，選取您要使用的輸出格式，例如 PDF，然後按一下 [確定]。
註雖然你可以選擇多種格式，但建議使用可攜式文件格式 (PDF) ，該格式已成為事實標準，保留原始 Access 報告的版面與格式，並內建可自訂頁面以便檢視與列印的功能。欲了解更多資訊，請參閱安裝 Adobe Reader 並列印 PDF。
Access 會在 Outlook 中開啟附加檔案的新電子郵件訊息。
在 [收件者] 和 [副本] 方塊中輸入收件者的電子郵件地址、[主旨] 方塊中的描述，以及訊息區域中的訊息。
提示預設情況下，使用此方法傳送的檔案不會儲存在你的電腦上。如果您要將檔案複本儲存在您的電腦上，請以滑鼠右鍵按一下 [附加] 方塊中的附件，然後選取 [另存新檔]。
選取 [傳送]。

註要自動化這個流程，你可以使用 EMailDatabaseObject 巨集動作。例如，你可以建立一個包含這些動作序列的巨集，將不同報告寄給不同使用者。

頁面頂端

將報表匯出至資料夾或 SharePoint 文件庫

在 [瀏覽窗格] 中，選取您要匯出的報表。
選擇 外部資料>PDF 或 XPS 以開啟 「發佈為 PDF 或 XPS 」對話框。
執行下列其中一個動作：
- 使用瀏覽窗格找出資料夾。
- 按一下瀏覽窗格中的 SharePoint 或在頂端的網址方塊中輸入網站 URL，以找出 SharePoint 網站。例如：
```
https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents
```
  如需詳細資訊，請參閱使用 SharePoint 開始頁面探索內容。
在 [檔案類型] 方塊中，確定已選取 [PDF] 檔案類型。
若要變更報表的預設名稱，請在 [檔案名稱] 方塊中輸入新的檔案名稱。
若要在匯出報表後立即開啟報表，請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。
在 [最佳化] 底下，執行下列其中一個動作:
- 若要最佳化報表以產出較大、較高解析度的檔案 (建議用於列印)，請選取 [標準]。
- 若要最佳化報表以產出較小、較低解析度的檔案 (建議用於線上發佈)，請選取 [最小檔案大小]。
選取 [發佈]。 Access 會建立檔案。如果您選擇讓 Access 在發佈後開啟檔案，Adobe Reader 會顯示該檔案。
若要儲存作業的步驟，以便執行及排程相同的作業，請按一下 [儲存匯出步驟] 核取方塊:
- 輸入步驟的名稱和描述。
- 若要建立一個將匯出作業排程於未來日期的 Outlook 任務，請選擇 「建立 Outlook 任務 」的勾選框。
如需詳細資訊，請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格。
註另一種自動化方法是使用 ExportWithFormatting 巨集動作。例如，您可以根據報表標題和匯出日期，建立有意義的檔案名稱。這可協助使用者在 SharePoint 文件庫或具有許多報表的資料夾中找到正確的報表。若要這麼做，請在 [輸出檔案] 引數中指定下列運算式:
```
=[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"
```
其中 RptQC5 是報表物件名稱，Auto_Header0 是報表標題區段，而 Caption 屬性是報表的標題。

頁面頂端

了解如何在 SharePoint 中建立報表中心

建議在 SharePoint 文件庫中建立專屬的報表中心，以便使用者更輕鬆地找到及檢視所需的報表。透過新增欄位、從 Access 連結至文件庫，以及使用檢視自訂文件庫，您可以為使用者提供一流的體驗。以下是您可以採取的基本步驟。

建立文件庫 文件庫是一個安全的檔案存放點，簡化了協作流程。您可以在文件庫中新增欄位，例如類別、人員或群組，以及計算結果欄，然後用以建立檢視和篩選條件。

欲了解更多資訊，請參閱「什麼是文件庫？」

從 Access 更新圖書館欄位 透過將函式庫連結到 Access，您可以從 Access 更新文件庫中的欄位，幫助使用者找到想要的報告並提供額外資訊。

如需詳細資訊，請參閱匯入、連結或將資料移至 SharePoint。

建立排序與篩選檢視 與其透過電子郵件從 Access 寄報表，不如寄送文件庫相關檢視的連結。例如：

請依 [修改日期欄位] 以遞增順序排序檢視，以便最先顯示最新報表。欲了解更多資訊，請參閱使用排序修改 SharePoint 視圖。
如果您的文件庫中有一個名為 JobFunction 的 [選擇] 欄位，其中包含三個值: Lineworker、Foreman 和 Supervisor，請根據每個工作角色的篩選條件運算式建立個別的檢視:
```
JobFunction is equal to Lineworker
JobFunction is equal to Foreman
JobFunction is equal to Supervisor
```
當您傳送 [主管檢視] 的連結，且使用者點擊該連結時，檢視會顯示該主管的特定報表。若要取得文件庫檢視的連結，請顯示該檢視，然後從網址列複製 URL。
如果你在函式庫裡有一個名為 OurEmployees 的欄位，請根據篩選表達式建立一個檢視，該表達式使用 Me 函式只顯示目前使用者的報告：
```
OurEmployees is equal to [Me]
```
當您傳送檢視連結且使用者點擊該連結時，檢視會顯示該使用者的特定報表。