如何新增及設定 Office365中之「通訊記錄管理」的管理保留標記(一點通系列 - MVP 撰寫)

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本文由微軟最有價值專家 MVP 謝銘恩(Nobel12/軋延油)提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 謝銘恩(Nobel12/軋延油) 同時也將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處處 瀏覽 MVP 謝銘恩(Nobel12/軋延油)更多的技術文章、經驗分享與觀點。

問題的來龍去脈

基於商業、法律或法規理由,您可能必須保留傳送給組織使用者或由組織使用者傳送的電子郵件訊息,或是想要移除不需要保留的電子郵件。

通訊記錄管理 (MRM) 這項 Exchange Online 的記錄管理技術可讓您控制要將項目保留在使用者信箱中的時間長度,並且定義要針對已達特定天數之項目採取的動作。

此文將先針對如何管理「保留標記」進行說明。

問題的發生原因

欲 新增 / 設定 / 顯示瀏覽 所有 保留標記。

問題的解決方法

1. 請先開啟 PowerShell,並分別依序輸入下列指令:
>> $LiveCred = Get-Credential 
>> $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
>> Import-PSSession $Session



〈取得系統中 管理保留標記〉
2. 取得目前現行已有的 保留標記 (顯示您組織中可用的保留標記清單) 請可分別輸入如下指令:

>> Get-RetentionPolicyTag | fl Name ( >> 顯示目前所有 保留標記 的名稱 )
>> Get-RetentionPolicyTag ( >> 顯示目前所有 保留標記 ,含型態及描述 )

本範例結果參考如下:



再輸入指令: 
>> Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction ( >> 顯示目前所有 保留標記 ,含標記名稱、標記型態、保留時間、保留動作 )

本範例結果參考如下:





〈設定系統中 管理保留標記〉
 
3. 針對 2.步驟之範例的上圖橘框框處,現在將變更 Deleted Items 之天數從 30 天後被刪除且可復原之 保留標記,改為 60 天後才被刪除。
 
請輸入指令:
 
>> Set-RetentionPolicyTag “Deleted Items” –AgeLimitForRetention 60     ( >> 設定 保留標記之 Deleted Items 從 30 天變成 60 天 )

>> Get-RetentionPolicyTag | fl Name,AgeLimitForRetention,RetentionAction    ( >> 下此指令代表再次檢示是否結果正確 )
 
本範例結果參考如下: 

從下圖③ 即知變更成功了!





〈建立系統中 管理保留標記〉
 
4. 下列命令會建立名為 "System Manager-SentItems" 的新保留標記。當這個保留標記套用至信箱時,它就會將 [寄件備份] 資料夾中超過三個月的項目刪除至使用者的封存信箱。
 
請輸入指令
 
>> New-RetentionPolicyTag "System Manager-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

上述指令(如下圖①)並其執行後的結果(如下圖②),最後再下指令:
 
>> Get-RetentionPolicyTag       (  >> 用來再次檢示 保留標記 )
 
其結果如下圖:


 


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文章識別碼:2714951 - 最後檢閱時間:2014年5月19日 - 修訂: 1

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