OL2002:在選取電子郵件收件者時,同時具有電子郵件地址和傳真號碼的連絡人會列出兩次

徵狀

當您在 Outlook 2002 中開啟「通訊錄」,然後按一下 [連絡人] 時,有些收件者地址會列出兩次。第一個會在地址後面附上電子郵件地址,第二個則在地址後面附上傳真號碼。

發生的原因

這個問題是 Outlook 2002 通訊錄故意設計的。同時具有電子郵件地址和傳真號碼的收件者會列出兩次;一次列出電子郵件地址,一次列出傳真號碼。

其他可行方案

如果您不使用 Outlook 2002 來傳真,即可將傳真號碼儲存在不是傳真專用的欄位中。例如,您可以將傳真號碼儲存在 [<name>-連絡人] 對話方塊電話號碼部份的 [其他] 欄位中。如此傳真號碼既可查得到,它也不會被視為另一種以 Outlook 2002 或「檢查名稱」功能傳遞郵件的方法。

如果您已經在傳真號碼欄中儲存了傳真號碼,只要將目前欄位中的傳真號碼整個移到與傳真不相關的欄位內,即可避免這個問題。

在作任何變更之前,請先將「連絡人」資料夾作備份或匯出到檔案中,或者將其匯回 Outlook 2002,以避免在處理過程不小心遺失連絡人資料。

請使用下列方法將傳真號碼從一個欄位整個移至另一個欄位:

  • 將目前的「連絡人」資料夾匯出至 .CSV (Comma Separated Variables,逗點分隔的變數) 檔案。
  • 在 Microsoft Excel 中編輯所匯出的資料。
  • 將已變更的資料匯回至 Outlook 2002。

如何匯出目前的連絡人資料夾

  1. 在 Outlook 2002 的 [檔案] 功能表上,按一下 [匯入及匯出]
  2. [匯入及匯出精靈] 對話方塊中,按一下 [匯出至檔案],然後按一下 [下一步]
  3. [匯出至檔案] 對話方塊中,按一下 [逗點分隔值 (Windows)],然後按一下 [下一步]
  4. 按一下 [連絡人],再按一下 [下一步]
  5. [另存匯出檔案為] 方塊中,指定匯出檔案的位置及名稱,然後按 [下一步]
  6. 按一下 [完成]

如何編輯匯出的資料檔案

  1. 在 Excel 中開啟匯出的檔案。
  2. 將傳真號碼欄的名稱改為「其他電話」(不包括引號),再刪除原先的空白「其他電話」欄。
  3. 如果原來的「其他電話」欄含有資料,請選取另一個空白欄,將傳真號碼欄改為該欄的名稱,再刪除原來的空白欄。
  4. 在 Excel 中儲存變更。

    注意:當您在 Excel 中儲存您對資料檔案所執行的變更時,如果收到提示要求您以 Excel 格式儲存檔案,請選取 [否]
  5. 結束 Excel。

如何將已變更的資料匯回至 Outlook 2002

  1. 在 Outlook 2002 中,按一下 [檔案] 功能表上的 [匯入及匯出]
  2. [匯入及匯出精靈] 對話方塊中,按一下 [從其它程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]
  3. [匯入檔案] 對話方塊中,按一下 [逗點分隔值 (Windows)],再按一下 [下一步]
  4. [要匯入的檔案] 方塊中,輸入您剛才變更之檔案的位置及名稱,按一下 [以匯入的項目取代重複的項目],然後按一下 [下一步]
  5. 按一下 [連絡人],然後按一下 [下一步]
  6. 按一下 [完成]
此時,收件者在 [選取名稱] 對話方塊中應該就只會列出一次。

其他相關資訊

重複的項目會讓尋找郵件地址的清單大小加倍。此外,如果使用「檢查名稱」功能填寫電子郵件地址,您會被強迫在傳真號碼和電子郵件地址列表中作選擇,即使您只是想傳送電子郵件。
內容

文章識別碼:305361 - 最後檢閱時間:2004年3月11日 - 修訂: 1

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