Microsoft Dynamics GP 中 Receivables Management 的年終結案程式

  • 發行項

本文包含 Microsoft Dynamics GP 中 Receivables Management 中年末關閉程式的檢查清單。 本文也包含年終關閉程式中每個步驟的詳細資訊，以及如何將年初至今的財務費用資訊新增至12月和1月的客戶語句。

適用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 編號： 857444

摘要

注意事項

遵循本文中的指示之前，請確定您有可在發生問題時還原的資料庫完整備份複本。

本文說明 Microsoft Dynamics GP 中 Receivables Management 的建議年終結案程式。 請先閱讀本文，再執行一或多個程式。

年終結束檢查清單

您可以將此檢查清單用於會計年度結束和日曆年度結束。

注意事項

雖然應收款管理會區分日期，但下列專案會根據應收款管理的關閉來更新：

  • SmartList 物件
  • 應收款管理摘要報告
  • [客戶摘要] 視窗中的 [上次關閉后金額] 檢視

因此，建議您遵循下列步驟，讓 SmartList 物件、可接收管理摘要報告和 [上次關閉后的金額] 檢視包含正確的資訊：

  1. 張貼年度的所有銷售和應收交易。
  2. 進行年終前關閉備份。
  3. 關閉年份。
  4. 關閉會計期間。 (這是選用的步驟。
  5. 關閉稅務年度。
  6. 進行年後關閉備份。

步驟 1：張貼年度的所有銷售和應收交易

在您關閉年份之前，張貼該年度的所有銷售和應收交易。 如果您想要在關閉年份之前，輸入未來一段期間內的任何銷售和應收交易，請建立包含交易的批次。 接下來，儲存批次。 然後，在您關閉年份之後張貼批次。

您必須關閉年份，因為 Microsoft Dynamics GP 的某些區域不區分日期。 如果您未在輸入所有今年交易之後，以及在輸入下一年的交易之前關閉年份，這些區域將包含不正確的資訊。 不過，如果您必須變更資訊，可以在 [客戶摘要] 視窗和 [客戶財務費用摘要] 視窗的 [上次關閉后金額] 檢視中變更資訊。 下列區域是不區分日期的 Microsoft Dynamics GP 區域。

  • [客戶摘要] 視窗中的 [上次關閉后金額] 檢視

    若要在 [客戶摘要] 視窗中開啟 [上次關閉后金額] 檢視，請遵循下列步驟：

    1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [銷售]，然後選取 [ 摘要]。
    2. 在 [客戶摘要] 視窗的 [客戶標識符] 方塊中輸入 客戶標識符 。
    3. 在 [ 摘要檢視] 清單中，選取 [上次關閉后的數量]。

  • [客戶財務費用摘要] 視窗

    若要開啟 [客戶財務費用摘要] 視窗，請遵循下列步驟：

    1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [銷售]，然後選取 [ 摘要]。
    2. 在 [客戶摘要] 視窗的 [客戶標識符] 字段中輸入 客戶識別碼 。
    3. 選取 [財務費用]。

  • SmartList 物件

    若要檢視受影響的SmartList資料行，請遵循下列步驟：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中 ，依序 選取 [Microsoft Dynamics GP ] 功能表上的 [數據行]、 [SmartList]、[ 銷售]、[ 客戶]，然後選取 [ 新增]。

    2. 在 [ 可用 的數據行] 列表中選取下列專案。

      注意事項

      以星號標幟的專案會受到日曆年度結束關閉的影響。 所有其他項目都會受到會計年度結束關閉的影響。

      • 平均支付天數 - 年份
      • 財務費用 CYTD
      • 財務費用LYR行事曆
      • 高餘額 LYR
      • 高餘額 YTD
      • ADTP 檔數目 - LYR
      • ADTP 檔數目 - 年份
      • NSF 檢查 YTD 的數目
      • 總計 # FC LYR
      • 總計 # FC YTD
      • 總計 # 發票 LYR
      • 總計 # 發票 YTD
      • NSF 檢查 YTD 總數
      • 總壞賬金額
      • Total Bad Debt YTD
      • 已收到的總現金 LYR
      • 已收到的總現金 YTD
      • 可用的 YTD 折扣總計
      • 取得 LYR 的總折扣
      • 取得的總折扣 YTD
      • 總財務費用 LYR
      • 總財務費用 YTD
      • Total Returns LYR
      • Total Returns YTD
      • 總銷售額 LYR
      • 總銷售額 YTD
      • 總計 Waived FC LYR
      • 總計 Waived FC YTD
      • 總寫入 LYR
      • 總寫入 YTD
      • 未付財務費用 YTD
      • 註銷 LYR
      • 註銷 YTD

    3. 選取 [確定]。

    4. 選取 [確定]。

步驟 2：進行年末關閉前備份

在關閉年份之前建立備份。 將備份放在安全且永久的記憶體中。 此備份可確保您在年底有公司財務職位的永久記錄。 如有需要，您可以從此備份還原資訊。 例如，如果電源波動或在年終關閉程式期間發生另一個問題，此備份可讓您快速復原。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 維護 ]，然後選取 [ 備份]。
  2. 在 [備份公司] 視窗中，選取 [公司名稱] 清單中的 公司名稱 。
  3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

注意事項

建議您將此備份命名為 PreYearEndClosingBackup20XX。 (輸入 XX 佔位元的年份。)

步驟 3：關閉年份

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [ 例程]，指向 [ 銷售]，然後選取 [ 年終關閉]。

  2. 如果您同時關閉會計年度和日曆年度，請選取 [ 全部]。 如果您只關閉日曆年度，請選取 [ 行事曆]。 如果您只關閉會計年度，請選取 [ 會計]。

  3. 選取 [ 列印報表] 複 選框，然後選取 [ 關閉年份]。

    注意事項

    建議您將年終報表的紙本與永久的年終稽核記錄一起保存在一起。

日曆年度詳細數據

Microsoft Dynamics GP 中的日曆年度結束程式會清除 [客戶摘要] 視窗中的下列字段：

  • 財務費用 CYTD
  • 總計 # FC YTD
  • 總財務費用 YTD
  • 總計 Waived FC YTD
  • 未付財務費用 YTD

日曆年度結束程式會更新下列欄位中的金額：

  • 財務費用LYR行事曆
  • 總計 # FC LYR

會計年度詳細數據

Microsoft Dynamics GP 中的會計年度結束程式會清除 [客戶摘要] 視窗中的下列字段：

  • 平均支付天數 - 年份
  • 高餘額 YTD
  • ADTP 檔數目 - 年份
  • NSF 檢查 YTD 的數目
  • 總計 # 發票 YTD
  • NSF 檢查 YTD 總數
  • Total Bad Debt YTD
  • 已收到的總現金 YTD
  • 可用的 YTD 折扣總計
  • 取得的總折扣 YTD
  • Total Returns YTD
  • 總銷售額 YTD
  • 總寫入 YTD
  • 註銷 YTD

會計年度結束程式會更新下列欄位中的金額：

  • 高餘額 LYR
  • ADTP 檔數目 - LYR
  • 總計 # 發票 LYR
  • 總壞賬金額
  • 已收到的總現金 LYR
  • 取得 LYR 的總折扣
  • Total Returns LYR
  • 總銷售額 LYR
  • 總寫入 LYR
  • 註銷 LYR

步驟 4：關閉會計期間 (此步驟是選擇性的)

若要防止使用者不小心將交易張貼到錯誤的期間或錯誤的年份，請使用 [會計期間設定] 視窗來關閉仍然開啟該年度的所有會計期間。 在關閉會計期間之前，請確認您已針對該期間和所有模組張貼該年度的所有交易。 如果您稍後必須將交易張貼到已關閉的會計期間，您可以返回 [會計期間設定] 視窗以重新開啟期間，以便張貼交易。

若要關閉會計期間，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [ 設定]，指向 [公司]，然後選取 [ 會計期間]。
  2. 選取您要關閉期間的 [ 銷售 ] 複選框。

步驟 5：關閉稅務年度

注意事項

只有在您完成所有銷售和購買模組的年末關閉程序之後，才遵循下列步驟。

若要關閉稅務年度，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [公司]，然後選取 [ 稅務 Year-End 關閉]。

  2. 選取 [ 關閉年份 ] 複選框，然後選取 [ 列印報表] 複 選框。

  3. 選 取 [處理]。

    注意事項

    建議您將年終報表的紙本與永久的年終稽核記錄一起保存在一起。

步驟 6：進行年後結束的關閉備份

在您關閉年份之後建立備份。 將備份放在安全且永久的記憶體中。 此備份可確保您在年底有公司財務職位的永久記錄。 如有需要，您可以從此備份還原資訊。 例如，如果電源波動或在年終關閉程式期間發生另一個問題，此備份可讓您快速復原。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 維護 ]，然後選取 [ 備份]。
  2. 在 [備份公司] 視窗中，選取 [公司名稱] 清單中的 公司名稱 。
  3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

注意事項

建議您將此備份命名為 PostYearEndClosingBackup20XX。 (輸入 XX 佔位元的年份。)

12 月和 1 月客戶對帳單的年度至今財務費用

12 月和 1 月的客戶對帳單不會自動列印年度至今的財務費用。

12 月語句

若要將年度財務費用新增至12月語句，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [ 自定義]，然後選取 [ 報表寫入器]。

  2. 在 [ 產品 ] 列表中，選取 [Microsoft Dynamics GP]，然後選取 [ 確定]。

  3. 選取 [報告]。

  4. 使用適當的方法：

    • 如果您先前尚未修改語句表單，請選取您在 [原始報 表] 清單中列印的語句窗體，選取 [ 插入]，然後在 [ 修改的報 表] 列表中選取語句窗體。
    • 如果您先前已修改語句表單，請在 [ 已修改的報 表] 列表中選取語句窗體。

  5. 選取 [開啟]。

  6. 在 [報表定義] 視窗中，選取 [ 數據表]。

  7. 在 [報表數據表關聯性] 視窗中，選取 [RM 客戶 MSTR]，然後選取 [ 新增]。

  8. 在 [相關數據表] 視窗中，選取 [ 客戶主要摘要]，然後選取 [ 確定]。

  9. 選取 [關閉]。

  10. 選取 [版面配置]。

  11. 在 [ 工具箱] 方 塊的資源清單中，選取 [ 客戶主要摘要]。

  12. 在欄位清單中，將 [財務費用 CYTD ] 拖曳至報表的版面配置。 您可以將此欄位放置在報表的任何區段中。

  13. 在 [ 檔案] 功能表上，選取 [Microsoft Dynamics GP]。 當系統提示您儲存變更時，請選取 [ 儲存]。

  14. 如果您先前尚未修改此報告，則必須將安全性授與報表。 若要這樣做，請使用下列步驟：

    1. 在 [Microsoft Dynamics GP ] 功能表上，指向 [ 工具]，指向 [ 設定]，指向 [ 系統]，然後選取 [ 替代/修改的窗體和報表]。
    2. 在 [ 標識符] 方塊中，輸入使用者標識符。
    3. 在 [ 產品 ] 列表中，選取 [Microsoft Dynamics GP]。
    4. 在 [ 類型] 列表中，選取 [ 報表]。
    5. 展開 [銷售]，然後展開已修改窗體的節點。
    6. 選取 [Microsoft Dynamics GP (修改) ]。

一月語句

若要將年初至今的財務費用新增至 1 月份的語句，請遵循下列步驟：

  1. 請遵循 12 月語句 一節中的步驟 1 到 11。
  2. 在欄位清單中，將 [財務費用 LYR 行事曆 ] 拖曳至報表的版面配置。 您可以將此欄位放置在報表的任何區段中。
  3. 請遵循 12 月語句 一節中的步驟 13 和 14。