Microsoft Dynamics GP 中固定資產管理模組的年末關閉程式

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本檔概述 Microsoft Dynamics 中固定資產管理的建議年終關閉程式。

適用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 編號： 865653

摘要

注意事項

遵循本文中的指示之前，請確定您有可在發生問題時還原的資料庫完整備份複本。

本文包含完成這些程式必須遵循的步驟檢查清單。 下一節包含每個步驟的詳細資訊。 常見問題 (常見問題) 會遵循程式的描述。

簡介

請先閱讀這份檔，再執行下列任何程式。 如果您有任何問題，請連絡 Microsoft Dynamics 的技術支援。

年終檢查清單

若要這樣做，請遵循下列步驟：

步驟 1：在 Microsoft Dynamics GP 中執行 Payables Management 的所有年末結案程式

先關閉 Payables Management。 此動作可保證所有未完成的固定資產交易都已大寫。 如需關閉 Payables Management 的詳細資訊，請參閱 Microsoft Dynamics GP 中 Payables Management 模組的 KB -年結束結案程式。

步驟 2：輸入目前會計年度的所有固定資產交易

張貼所有新增專案、變更、轉移，以及目前會計年度的淘汰。

注意事項

轉移和復原淘汰交易絕對不應該在歷史年份內完成。

步驟 3：在目前會計年度的最後一天淘汰所有資產

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [固定資產]，然後選取 [淘汰]。

  2. 在 [ 折舊目標日期 ] 方塊中，輸入目前會計年度的最後一個日期。

  3. 若要插入所有固定資產書籍，請選取 [ 全部]。

  4. 選 取 [淘汰]。

    注意事項

    將所有資產淘汰到目前FA會計年度的最後一天是非常重要的。 如果在處理年末關閉之前，所有資產都未在目前FA會計年度的最後一天被取代，則折舊金額會不正確。 如需詳細資訊，請參閱下列常見問題一節中的Q3和A3。

步驟 4：執行 GL 張貼 (GL 介面) 程式 (這是選擇性的步驟。)

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [固定資產]，然後選取 [GL 張貼]。

  2. 在 [ 開始期間] 方塊 中，輸入 2024-012。

    注意事項

    2024-012 佔位符代表 2024 會計年度的期間 12。 如果您不是在日曆會計年度上執行，或您有超過12個期間，則您輸入的期間會不同。

  3. 在 [ 結束期間] 方塊 中，輸入 2024-012。

  4. 在 [ 交易日期 ] 方塊中，輸入目前會計年度的最後一個日期，或輸入您需要張貼以影響一般總賬的日期。

  5. 選取 [繼續]。

  6. 當您收到正在建立批次編號的訊息時，請選取 [ 繼續]。

  7. 在 [ 報表目的地 ] 視窗中，選取 [ 印表機] 複 選框，然後選取 [ 確定]。

步驟 5：執行您想要保留為年終財務記錄一部分的任何年終報告

舊會計年度的年初至今折舊金額不會保留在固定資產管理中。 因此，在關閉年份之前，您必須列印任何包含此資訊的報表。

有幾份報表可供固定資產使用。 建議您列印下列報表：

  • 年度活動

    若要列印年度活動報告，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，然後選取 [活動]。

  • 增加

    若要列印 [新增] 報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，然後選取 [交易]。

  • 退休

    若要列印 [淘汰] 報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [交易]，然後選取 [報表] 清單中的 [淘汰]。

  • 傳輸

    若要列印 [傳輸] 報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [交易]，然後選取 [報表] 清單中的 [傳輸]。

  • 折舊總帳

    若要列印折舊總帳報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [折舊]，然後選取 [報表] 清單中的 [折舊總帳]。

  • 屬性總帳

    若要列印屬性總帳報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [清查]，然後在 [報表] 列表中選取 [屬性總帳]。

  • 已將資產修正為一般總帳對帳

    若要將固定資產列印到一般總帳對帳報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [活動]，然後選取 [報表] 清單中的 [一般總帳對帳] 的 [固定資產]。

如果您有多個固定資產書籍，建議您也列印下列報告：

  • 書對書對帳

    若要列印 [書籍對書籍對帳] 報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，然後選取 [比較]。

  • 預約 YTD 折舊比較

    若要列印 [書籍到書籍 YTD 比較] 報表，請指向 [報表] 功能表上的 [固定資產]，選取 [比較]，然後在 [報表] 列表中選取 [書籍至書籍 YTD 折舊比較]。

步驟 6：保證已正確建置固定資產行事曆 (此步驟是選擇性的。)

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [設定]，指向 [固定資產]，然後選取 [行事歷]。
  2. 選取 [行事歷]，然後選取 [ 驗證]。 當系統提示您確認期間時，請選取 [ 確定]。
  3. 在 [報表目的地] 視窗中，選取 [畫面]，然後選取 [ 確定]。

步驟 7：確認所有會計年度的季度都已正確設定

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [設定]，指向 [固定資產]，然後選取 [季]。

  2. 請確定下列方塊不是空的：

    • 開始日期
    • 中間日期
    • 結束日期

    注意事項

    每個季度都必須有這些方塊。 如果有任何方塊是空的，請在該方塊中輸入適當的日期。

步驟 8：建立備份

此備份應與年末文件的其餘部分一起儲存在異地。 此備份會提供公司在年底財務狀況的永久記錄。 此外，如有需要，稍後可以還原此備份。 進行備份可保證您可以在年終關閉程式期間發生電源波動或其他問題時快速復原。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [維護]，然後選取 [備份]。
  2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取公司名稱。
  3. 如有必要，請變更備份的路徑，然後選取 [ 確定]。

步驟 9：執行固定資產年終關閉例程

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [固定資產]，然後選取 [年終]。

  2. 確認每本書所顯示的會計年度是目前的會計年度。 (目前的會計年度是您即將關閉的年份。)

    注意事項

    如果為書籍顯示的會計年度不是目前的會計年度，請參閱常見 問題 (常見問題) 一節中的問題 1。

  3. 選取您要關閉的書籍 () ，然後選取 [ 插入]。 重複此步驟，直到插入您想要關閉的所有書籍為止。

  4. 選取 [繼續 ] 以啟動程式。 選取 [繼續 ] 以確認。

  5. 系統會提示您確認資產已淘汰到最後一天或目前的FA年份。 如果沒有，請務必在這裡選取 [否 ]，然後再繼續關閉年份。 如果您有，請選取 [ 是]。

注意事項

Microsoft Dynamics GP 2013 和舊版的固定資產年終關閉例程期間不會產生報表。 針對 Microsoft Dynamics GP 2015 和更新版本，列印時會選擇性地列印固定資產 Year-End 關閉報表。 此報告會依書籍提供受年終關閉程序影響的所有資產清單，以及這些資產的狀態。

注意事項

Microsoft Dynamics 會在年終關閉例程期間執行下列程式：

  • 在 [資產一般資訊] 視窗中， [數量 ] 欄位會複製到 [展開數量] 視窗的 [ 開始數量 ] 字段。
  • 在 [展開上次維護] 視窗中， 會清除 [YTD 維護 ] 金額。
  • 在 [資產書籍] 視窗中， 會清除 [YTD 折舊金額] 。
  • 執行下列程式：
    • [ 成本基礎 ] 欄位會複製到 [ 開始年份成本 ] 欄位。
    • LTD 折舊欄位會複製到 Begin Reserve 字段。
    • [ 回收值] 欄位會複製到 [ 開始 回收] 欄位。
  • 在 [書籍設定] 視窗中，[ 目前會計年度 ] 字段會增加一個。

常見問題集 (FAQ)

問 1：我書籍在 [資產年份結束] 視窗中顯示的會計年度不是我想要關閉的年份。 我已關閉去年顯示的年份，但尚未關閉目前的年份。 我該怎麼做？

A1：請參閱問題 4 的答案。

問 2：我已關閉 Microsoft Dynamics GP 中的一般總賬，現在我發現我尚未關閉固定資產管理。 此時我可以執行固定資產年終關閉例程嗎？

A2：建議您在關閉所有子公司模塊之後，最後關閉一般總帳。 不過，在關閉一般總賬之後，可以關閉固定資產管理。 您可以執行 GL Post (GL 介面) 程式，然後交易或交易可以張貼到關閉的年份或一般總賬的歷程記錄年份。 如需 GL 張貼 (GL 介面) 程式的詳細資訊，請參閱 年終檢查清單 一節中的步驟 4。

若要將交易張貼到一般總賬的歷程記錄年份，請確定已在 [一般總賬設定] 視窗中選取下列選項：

  • 允許張貼至歷程記錄
  • 維護歷程記錄帳戶
  • 維護歷程記錄交易

注意事項

若要存取 Microsoft Dynamics GP 中的 [一般總帳設定] 視窗，請指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [安裝程式]，指向 [財務]，然後選取 [一般總帳]。

張貼的交易將會更新歷史年份，並會向前復原為開啟年份的開始餘額。 如果交易中包含任何費用帳戶或任何營收帳戶，它們會自動關閉保留的收益帳戶或帳戶。

問3：我在固定資產管理中執行了年終例程，然後在新的一年執行了折舊。 我看到折舊高度過重，而且有些資產在 [淨書值] 字段中有負數。 為什麼系統會計算太多折舊？

A3：如果下列條件成立，就會發生此問題：

  • 年份已關閉。
  • 資產不會在會計年度的最後一天被取代。 請考慮下列範例：
  • 會計年度是 1 月 1 日到 12 月 31 日) (日曆年度。
  • 資產在關閉年份時已淘汰到 12 月 28 日。 在此範例中，下次執行折舊時，折舊會不正確。 當年終關閉例程完成時，系統不會重新計算每年的費率。 因此，固定資產在上一年的過去幾天需要整年的折舊， (12 月 29 日到 12 月 31 日) 。 折舊率是每個資產目前每年的費率。 此外，如果有資產接近其原始生命週期的結尾， [Net Book 值 ] 字段可能會變成負數。

這個問題有兩個因應措施：

  • 建議的因應措施：

    從備份還原數據、執行一年中最後一天的折舊，然後執行年終結案程式。

  • 替代因應措施：

    重設所有資產的生命週期。

注意事項

如果曾針對 [YTD 折舊 ] 欄位或 [ LTD 折舊 ] 字段輸入資產的金額，則資產的重設生命週期會變更這些金額，而結果可能會不同。 如果您藉由重設資產的生命週期來變更 [YTD 折舊 ] 字段或 [LTD 折舊 ] 字段，則會導致固定資產管理與一般總賬不一致。 必須說明這些不一致的情況。

問 4：我手動將 [書籍設定] 視窗中的 [目前會計年度] 字段變更為下一年，而不是完成固定資產管理的年終例程。 我是否必須返回並執行年終關閉例程，還是可以繼續處理新年度的固定資產管理活動？

A4：如果尚未針對新的一年執行任何活動，例如新增、變更、轉移、淘汰或折舊，則 [書籍設定] 視窗中的 [ 目前會計年度 ] 字段可以變更回上一年，然後可以處理年終關閉例程。

如果已針對新的一年執行任何活動，例如新增、變更、轉移、淘汰或折舊，請從備份還原數據，然後繼續進行年終關閉例程。

在這兩種情況下，都必須執行年終關閉例程。 如果年終關閉例程未完成，則任何報表上的 [YTD 折舊 ] 欄位中的金額都會被過度統計，其中包含已淘汰或在前一年完全淘汰的資產。 如果年終關閉例程未完成，則不會清除 [YTD 折舊 ] 字段中的金額。 [YTD 折舊] 字段中的金額不會歸零。因此，這些金額會不正確地包含在新年度的報表中。