在 Microsoft Dynamics GP 中 Year-End 清查控制中的結案程式

本文討論如何關閉年份，以及如何在 Microsoft Dynamics GP 的清查控制中準備新會計年度的清查記錄。

適用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 編號： 872713

清查年終結案程式

請遵循下列步驟來關閉年份，併為新的會計年度準備清查記錄。 關閉一年會將所有摘要的目前年份數量 (成本和銷售金額，) 至您一直保留摘要銷售歷程記錄之專案的事務歷史記錄。 每個專案的 [Quantity Sold] 字段都設定為零。 這些步驟也會將每個專案 [開始數量] 欄位中的金額更新為每個網站的 [手動數量] 字段。

其他資源

• 請參閱 清查 Year-End 關閉秘訣
• 請參閱 清查 Year-End 問題和解答

摘要步驟

1. 張貼年度的所有交易。
2. 協調庫存數量。
3. 完成實體清查計數，然後進行任何調整。
4. 列印其他報表。
5. 進行備份。
6. 關閉年份。
7. 關閉庫存系列的會計期間， (選擇性) 。
8. 進行最終備份。

步驟 1：張貼年度的所有交易

請確定已輸入目前年度的所有發票交易、銷售訂單處理交易和清查交易，然後在您關閉年份之前張貼。 這是真的，因此您要關閉的年份的歷程記錄資訊正確無誤，並針對新的一年正確地陳述年初至今金額。 如果您想要在關閉年份之前輸入未來期間交易，請建立具有新交易的新批次。 不過，在年份關閉之前，請勿張貼批次。

步驟 2：協調庫存數量

使用 [協調清查數量] 視窗來協調所有項目的數量，以確保您的清查控制數據在一年中未損毀。 若要開啟 [協調清查數量] 視窗，請遵循下列步驟：

• 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [公用程式]，指向 [清查]，然後選取 [協調]。

如果在協調程式期間發現任何差異，則會調整數量。 如果進行調整，它們會反映在 [協調報表] 上。 此外，也會包含已針對調整的專案新增的任何序號和大量數位。 如果您想要變更這些序號和大量數位，您可以使用 [專案交易專案] 視窗。 輸入減少調整交易，以移除現有的序號和現有的大量數位。 然後，輸入增加調整交易，以輸入正確的序號和正確的序號。 若要開啟 [專案交易專案] 視窗，請指向 [交易] 功能表上的 [清查]，然後選取 [交易專案]。

步驟 3：完成實體清查計數，然後張貼任何調整

1. 使用 [庫存行事曆維護] 視窗來設定並維護何時可以執行庫存計數，以及當系統針對特定專案網站組合計算下一個股票計數的建議日期時，將計算哪些天數的相關信息。 若要開啟 [庫存行事曆維護] 視窗，請遵循下列步驟：
   • 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [設定]，指向 [清查]，然後選取 [庫存行事歷]。
2. 如果您想要將一個庫存計數頻率指派給許多專案，則可以使用 [庫存計數週期指派] 視窗。 若要開啟 [庫存計數週期指派] 視窗，請指向 [卡片] 功能表上的 [清查]，然後選取 [計數週期指派]。
3. 建立庫存計數排程。 庫存計數排程是特定網站的特定項目清單，將在特定計數期間計算。 當您啟動庫存計數排程時，會擷取庫存計數排程中每一行的隨手數量。 之後，會將實際計數數量與擷取的值進行比較，以建立預設的變異數交易。 您可以在此程式期間列印庫存計數表單。 若要開啟 [庫存計數排程] 視窗，請指向 [交易] 功能表上的 [清查]，然後選取 [庫存計數排程]。
4. 使用 [庫存計數專案] 視窗來輸入股票計數結果的相關信息。 當您處理股票計數時，會建立變異數交易。 如果選取 [ 自動張貼庫存計數差異 ] 複選框，也會張貼交易。 若要開啟 [庫存計數專案] 視窗，請指向 [交易] 功能表上的 [清查]，然後選取 [庫存計數專案]。 您可以手動建立調整專案，而不是遵循步驟 3。 若要這樣做，請使用 [清查活動報告] 視窗列印實體清查檢查清單，然後執行清查專案的實體計數，以確認所有專案的手動數量都正確無誤。 若要開啟 [清查活動報告] 視窗，請指向 [報表] 功能表上的 [清查]，然後選取 [活動]。

如果有任何差異，請在 [專案交易專案] 視窗中輸入必要的調整，然後張貼交易。 若要開啟 [專案交易專案] 視窗，請指向 [交易] 功能表上的 [清查]，然後選取 [交易專案]。

步驟 4：列印其他報表

列印規劃或永久記錄所需的任何其他報表。 建議的報告如下所示：

• 庫存狀態報告
• 購買收據報告
• 流失報表
• 交易歷程記錄報表
• 序號清單
• Lot Number List

若要存取 [報表] 選擇區，請指向 [報表] 功能表上的 [清查]。 使用 [清查報表] 選擇區中的選取項目來列印這些報表。 如果您打算在年底關閉程式期間移除銷售的購買收據，建議您列印購買收據報表，以檢閱將移除的收據。

步驟 5：進行備份

備份所有公司數據！
這是真的，因此，如果電源波動或其他問題在年底關閉程式期間發生，您將能夠快速復原。

步驟 6：關閉年份

若要這樣做，請選取 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [清查]，然後選取 [年終關閉]。

關閉一年，執行下列工作：

• 將所有摘要的目前年份數量 (成本和銷售金額，) 至您一直保留摘要銷售歷程記錄之專案的事務歷史記錄。
• 匯報 專案 [開始數量] 字段中的金額，移至每個網站的 [手動數量] 字段。 某些報表，例如「流失報表」，會使用 [開始數量] 字段中的金額進行報表計算。
• 在每個月臺的 [項目數量維護] 視窗中，將 [已售出的數量] 字段設為零。
• 拿掉已售出項目的購買收據和成本變更歷程記錄。
• 從已售出的項目記錄中移除任何已停止的專案。
• 如果已售出，則會從大量編號項目的記錄中移除任何 lot 屬性。
• 如果您使用 FIFO 定期方法或 LIFO 定期評估方法，請將每個專案的標準成本 匯報 為目前成本。
• 使用 [庫存] Year-End [關閉] 視窗來關閉年份。

下列為可用的選項：

• 拿掉：已中止的專案

  如果您選取 [ 已中止的專案 ] 複選框，則所有已停止的專案 (為零餘額，也就是在年終關閉程式期間，不會從所有 IV 數據表中移除任何數量) 。 您可以使用 [項目維護] 視窗將專案指定為已中止。 除了套件元件) ，且沒有未張貼交易之外，手上有零個 (的已中止專案將會從清查模組中移除。 如果您使用服務通話管理模組，請判斷任何未張貼的服務檔上是否存在任何已停止的專案。 如果任何未張貼的服務檔上都存在已停止的專案，則必須先張貼檔，才能繼續。 銷售訂單處理報表、發票開立報告或採購單處理報表和查詢仍然可以顯示這些已停止專案的相關信息。 不過，您將無法查閱項目編號，因為它已從專案主數據表中移除。 如果您想要列印報表或查詢已停止的專案，您必須將專案包含在 [項目編號] 範圍內。

  注意事項

  如果您選取此選項，則會移除已停止的專案。 此外，您將會移除專案的所有清查歷程記錄。 您將無法向回鑽研這些專案的清查歷程記錄。

• 拿掉：[日期] 之前的已售出收據和成本變更歷程記錄

  如果您選取 [ 已售出的收據 ] 複選框，將會移除其接收數量和銷售數量相等的所有已售出收據。 (記錄會從標示為已售出 [RCPTSOLD=1] 的IV10200中移除，並從IV10201 [由 IV10201 連結] 中移除對應的記錄。RCTSEQNM = IV10200。SRCRCTSEQNM].) 這是選擇性的步驟，而且可能不是每年結束執行的程式。 當專案透過發票傳回時，這些值可能會有説明。 因此，您可能不想從檔案中移除購買收據。

  在 Microsoft Dynamics GP 中，移除：之前已售出的收據和成本變更歷程記錄。 選取 [ 銷售收據] 和 [成本變更歷程記錄之前 ] 複選框，以移除使用 [平均永久]、[最後一筆]、[先出] (LIFO) 永久版或 [初次輸出] (FIFO) 定期計算方法的所有已售出購買收據和歷程記錄成本變更，然後輸入日期。 已售出的收據、銷售數量詳細數據，以及您輸入日期之前日期的歷程記錄成本變更將會移除。

• 拿掉：已售出的 Lot 屬性

  如果您選取 [ 已售出的 Lot 屬性] 複選框，則會移除已售出大量號碼的值。 例如，如果您已經銷售所有已指派紅色值的大量編號專案，則可以移除 lot 屬性 Color 的紅色值。

• 更新：項目的標準成本

  如果您選取 [項目的標準成本 ] 複選框，已指派 FIFO 定期評估方法或 LIFO 定期評估方法之任何項目的標準成本將會自動調整，以反映每個專案的目前成本或您最近支付的項目金額。 如果您已註冊製造模組，您將無法選取 [項目的標準成本 ] 複選框。

  注意事項

  當您在標準成本專案的清查 Year-End 結案程式期間選取更新專案的標準成本時，必須在下列兩個位置之一填入 標準成本重新評估帳戶 ，Year-End 關閉程式才能完成。 如果您沒有填入帳戶，例外狀況報告會列印需要填入的項目清單，才能處理年終關閉。

  1. 卡 >每個定期專案 >) 的清查>項目帳戶 (
  2. Microsoft Dynamics GP > 工具 > 設定 > 張貼張貼 > 帳戶 > 清查系列。

當您選取您想要的所有選項時，請選取 [處理程式 ] 以開始年終關閉程式。 當年份關閉時，您將無法張貼、協調數量、變更估價方法，或變更專案的十進位位置。

步驟 7：關閉清查系列的會計期間 (選擇性)

您可以使用 [會計期間設定] 視窗來關閉仍然開啟該年度的會計期間。 若要開啟 [會計期間設定] 視窗，請遵循此步驟：

• 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [設定]，指向 [公司]，然後選取 [會計期間]。 它會防止交易意外張貼到錯誤的期間或年份。

在關閉會計期間之前，請確定您已針對所有模組公佈該期間和年度的所有交易。 如果您稍後必須將交易張貼到已關閉的會計期間，您必須返回 [會計期間設定] 視窗才能重新開啟期間，才能張貼交易。

步驟 8：進行最終備份

進行公司數據文件的最終備份，並將其保存在安全且永久的記憶體中。 它提供公司在您關閉年度時財務狀況的永久記錄。

清查年終關閉秘訣

• 在公佈新年度的任何交易之前，必須先完成年終關閉。
• 您可以選擇選取 [已 停止的專案 ] 複選框、[ 已售出的收據 ] 複選框或 [ 已售出的 Lot 屬性] 複選框。 如果您選取這些複選框，在年終關閉程序期間，將會移除所有專案、已售出的收據，以及具有零餘額的已售出地段屬性。
• 如果您選取 [更新專案的標準成本 ] 複選框，已指派 FIFO 定期評估方法或 LIFO 定期評估方法之任何項目的標準成本將會自動調整，以反映每個專案的目前成本。 目前成本是您最近支付的項目金額。
• 庫存沒有年末關閉報告。

清查年終常見問題

問 1：當您使用平均永久評估方法時，專案的平均成本如何在一整年更新，以及在年底關閉程式期間更新？

A1：如果您使用平均永久評估方法，則每個專案的所有收據都會平均，以判斷平均成本。 年終關閉程式不會變更平均成本。 不過，它會移除已售出的購買收據。 下次輸入收據時，平均成本會以保留在清查購買收據檔案中的收據來重新評估。

問 2：如果您使用定期評估方法，一年中是否可以使用 [清查 Year-End 關閉] 視窗來更新專案的標準成本？

A2：我們不建議這麼做，因為 [開始數量] 字段會在年終關閉程式期間更新。 這會使報表上的該字段不正確，例如[流失報表]。 此外，所有摘要銷售記錄信息都會不正確地移至下一年。

問 3：在萬維達中執行延遲清查年末關閉有何影響？

A3：此課程模組的年終關閉是選擇性的。

總而言之，在年末關閉期間更新的欄位會用於數量摘要的報表中。 如果這些欄位並不重要，您可能會決定不執行年終關閉。

庫存年終關閉會將摘要歷程記錄資訊從目前年份移至去年 (如卡片/清查/歷程記錄) 中所示，並將目前年份資訊歸零。

我們建議您在新年度張貼銷售和購買交易之前先關閉清查模組，因為如果您這麼做，該專案的歷程記錄編號將無法正確 (如卡片/清查/歷程記錄中所示。) 此外，清查清查報表可能不正確，因為該專案的年度開始數量將不正確。 為了說明，假設您在 2019 年售出了 100 個專案。 然後，您在 2020 年又銷售了 10 個專案。 您在 2020 年針對庫存執行 2019 年末關閉之前，已公佈這兩筆清查交易，因此您在 2020 年會有 110 筆銷售數量。 執行 2019 年結束關閉之後，2020 年 () 年份的 [銷售數量] 會有 0 而不是 10 的值，而 2019 年 ([去年]) [銷售數量] 會顯示 110。

清查中具有行事曆或會計年度特定檢視的摘要視窗會區分日期。 清查年度結束關閉程式不區分日期。