在 Outlook 中以快取 Exchange 模式管理共用郵件資料夾的下載設定

  • 發行項
  • 適用於:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook for Microsoft 365

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請考慮您有在 Microsoft Outlook 2010 或更新版本的快取 Exchange 模式中設定的設定檔。 如果您將另一個使用者的共用信箱或共用資料夾新增至您的設定檔，則根據預設，您可存取的共用信箱中的所有資料夾都會下載到本機快取。 這是 Microsoft Office Outlook 2007 的變更，預設只會快取共用信箱中的非郵件資料夾。

下列螢幕快照顯示使用者的共用 [收件匣] 資料夾。 您可以識別此資料夾正在 Outlook 中快取，因為在瀏覽窗格中選取此資料夾時，狀態列會顯示 [ 已連線 ]。

快取共用信箱的螢幕快照。

郵件資料夾通常包含非郵件資料夾的更多專案。 在 Outlook 2010 之前的 Outlook 版本中，硬碟空間位於進階時，預設只會快取非郵件資料夾。 隨著硬體進展、磁碟大小和速度增加，在本機快取更多數據的影響已降低。 因此，較新版本的 Outlook 預設也會變更為快取郵件資料夾。

使用本機下載的共享資料夾可提供更好的效能。 這是因為 Outlook 會從本機硬碟讀取資料夾數據，而不是連線到 Microsoft Exchange Server 來擷取共享資料夾。 如果共用資料夾位於 Microsoft 365 的 Exchange Online 信箱上，則使用本機快取資料夾所獲得的效能會更加明顯。

快取的共享資料夾對離線 Outlook 資料 (.ost 檔案大小的影響)

如果 Outlook 設定為下載共享資料夾，共用資料夾的內容會儲存在本機脫機 Outlook 資料 (.ost) 檔案中。 如果共用資料夾包含許多專案或大型附件，您的 .ost 檔案大小可能會大幅增加。

此外，如果您擁有網站信箱的許可權，而且 Outlook 中已啟用 [ 下載共享資料夾 ] 選項，則網站信箱的內容會同步處理至本機 .ost 檔案。 這也可能導致 .ost 檔案的大小增加。

如需大型 Outlook 資料檔和效能的詳細資訊， 請參閱如果您有大型 Outlook 資料檔，可能會遇到應用程式暫停。

如果 .ost 檔案的大小受到原則限制，快取共享資料夾可能會導致達到 .ost 檔案大小限制。 如需系統管理員可用來限制 Outlook 資料檔大小的原則詳細資訊，請參閱 如何在 Outlook 中設定 (.pst) 和 (.ost) 檔案的大小限制。

從 Outlook 2016 版開始，[下載過去的電子郵件] 功能會套用至您的信箱和共用信箱。 這有助於防止 .ost 檔案變得太大。 不過，系統管理員可能已實作登錄值，以還原為先前的行為。 若要判斷這一點，請檢查登錄 DisableSyncSliderForSharedMailbox 值。 如果值存在且設定為 1，則表示共用信箱的整個內容已同步處理至本機 .ost 檔案。 這是假設登錄值 CacheOthersMail 和 DownloadSharedFolders 未設定為 0 的行為。

如需 DisableSyncSliderForSharedMailbox 登錄值的詳細資訊，請參閱 只有一些電子郵件會同步處理。

注意：在 Outlook 2016 之前的 Outlook 版本中，過去功能的 [下載電子郵件] 名為 [郵件] 以保持離線。

最佳的 Outlook 用戶端效能會根據用戶的設定、要存取的共用資料夾數目、這些共用信箱的位置等而有所不同。只有使用和不使用預設下載共享資料夾選項進行測試，才能為每個使用者決定最佳設定。

用來修改下載設定的登錄值、群組原則 和 Office 自定義工具設定

您可以使用群組策略和登入設定來修改下載共享資料夾的預設行為。 其中一些原則和登錄值可能已改善舊版 Outlook 或共用資料夾位於內部部署信箱 Exchange Server 共用資料夾的共享資料夾效能。 不過，這些效能提升可能會在最新 Outlook 版本或信箱移至 Microsoft 365 雲端租用戶之後遺失。 如果您在 Outlook 中使用共享資料夾時遇到效能問題，系統管理員必須判斷是否已為您的組織設定這類組策略和登錄值，並在不使用它們的情況下測試 Outlook 中的效能。

有一些設定可控制 Outlook 如何使用共用資料夾，以及其他可用來停用所有共享資料夾快取的設定。

控制 Outlook 如何使用共享資料夾的設定

登錄 CacheOthersMail 值可以設定為只快取非郵件資料夾，例如行事曆、聯繫人和工作資料夾。 設定此值時，當您在 Outlook 中離線工作時，無法使用郵件資料夾中的專案。 不過，非郵件資料夾中的專案仍可供使用。

關鍵：

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\快取模式

或

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\快取模式

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 版本，15.0 = Office 2013) 。

名稱：CacheOthersMail
類型：DWORD：
數值：0

預設值為 1。

注意事項

如果登錄機碼中有 \Policies 登錄值，則設定會套用至所有現有的 Outlook 配置檔。 如果登錄值存在於非原則密鑰中，則只會套用至所建立的新 Outlook 配置檔。

停用共用郵件資料夾的快取之後，當您在瀏覽窗格中選取共用郵件資料夾時，Outlook 中的狀態欄會顯示 [ 在線 ]，如下列螢幕快照所示。

顯示 [在線] 的 Outlook 狀態列螢幕快照。

若要設定登錄 CacheOthersMail 值，您可以：

  • 手動設定 Windows 登錄。
  • 使用 群組原則 來控制登錄設定。
  • 使用 Office 自訂工具 (OCT) 部署共用郵件資料夾快取設定。

手動設定 Windows 登錄

重要事項

這個章節、方法或工作包含修改登錄的步驟。 然而，不當修改登錄可能會發生嚴重的問題。 因此，請務必謹慎地依照這些步驟執行。 為了有多一層保護，請先備份登錄再進行修改。 如此一來，您就可以在發生問題時還原登錄。 如需進一步了解如何備份及還原登錄的相關資訊，請參閱如何在 Windows 中備份及還原登錄。

若要變更 Outlook 2013 或更新版本中共用資料夾的快取行為，您可以將登錄值新增至 Outlook 用戶端，或編輯登錄值。

  1. 結束 Outlook。

  2. 選取 [Windows 金鑰+R] 以開啟 [執行] 對話框。

  3. 輸入 regedit.exe，然後按 [確定]。

  4. 找出並選取登錄機碼： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

    xx.0 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook、15.0 = Office 2013)

    注意事項

    如果 快取模式 密鑰不存在，請遵循下列步驟加以建立：

    1. 選取 Outlook 金鑰。
    2. 在 [ 編輯] 功能表上，指向 [ 新增]，然後選取 [ 金鑰]。
    3. 輸入 快取模式，然後按 ENTER。
    4. 選取 [快取模式 ] 密鑰，然後移至步驟 5。

  5. 在 [ 編輯] 功能表上，指向 [ 新增]，然後選取 [DWORD 值]。

  6. 輸入 CacheOthersMail，然後按 ENTER。

  7. 在 [編輯] 功能表中，選擇 [修改]。

  8. 輸入 0 以僅快取共用、非郵件資料夾，或 輸入 1 來快取所有共用資料夾，然後選取 [ 確定]。

  9. 結束登錄 編輯器。

  10. 啟動 Outlook。

注意事項

此方法會影響您僅建立的新 Outlook 配置檔。 若要變更所有現有 Outlook 配置檔的行為，請變更下列登錄機碼路徑中的登錄值：

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 版本，15.0 = Office 2013) 。

使用 群組原則 控制登錄設定

您可以使用 群組原則 設定來設定變更 Outlook 中預設共享資料夾快取行為所需的登入機碼值。 這些步驟通常由 Active Directory 系統管理員執行。

Outlook 的預設 群組原則 範本檔案包含控制這項功能的原則設定。 這些是適用於 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Microsoft 365 Outlook 的 Outlk16.admx 和 Outlk16.adml，以及適用於 Outlook 2013 的 Outlk15.admx 和 Outlk15.adml。

若要使用 Outlook 群組原則 範本部署登錄設定，請使用下列步驟：

  1. 從 Microsoft 下載中心下載適當的範本檔案：

  2. 將 admintemplates_32bit.exe 或 admintemplates_64bit.exe 檔解壓縮到您電腦上的資料夾。

  3. 將適用於您 Outlook 版本的檔案複製到 C：\Windows\PolicyDefinitions 資料夾：

    針對 Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 36：Outlk16.admx
    針對 Office 2013：Outlk15.admx

  4. 將適合您 Outlook 版本的檔案複製到 C：\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx 位置，其中 xx-xx 是語言文化特性名稱。 例如，針對英文 (美國) ，語言文化特性名稱是 en-us。 如需語言文化特性名稱的詳細資訊，請參 閱語言文化特性名稱、程式代碼和 ISO 值的數據表 [C++]。

    針對 Office 2016、Office 2019 或 Office 36 Outlook：Outlk16.adml
    針對 Office 2013：Outlk15.adml

    注意：必須從正確的語言資料夾複製 .adml 檔案。

  5. 啟動 群組原則 物件 編輯器 或 群組原則 管理主控台。

    組策略可以套用至不同的 Active Directory 物件，例如組織單位 (OU) 。 請檢查您的 Windows 檔，以在所需的物件上設定組策略。

  6. 在 [群組原則 物件 編輯器 或 群組原則 管理控制台的 [用戶設定] 底下，依序展開 [系統管理範本]、[Microsoft Outlook] 版本、[Outlook 選項]，然後選取 [委派] 節點。

    Outlook 2013 本機 群組原則 編輯器 的螢幕快照。

  7. 在 [ 委派] 下方，按兩下 [ 停用共用郵件資料夾快取]。

  8. 若要還原為預設設定，請選取 [ 已停用]，然後選取 [ 確定]。 若要變更為僅快取非郵件資料夾的非預設設定，請選 取 [已啟用]，然後選取 [ 確定]。

    複寫 群組原則 設定更新時，原則設定會套用至所有 Outlook 用戶端安裝。

  9. 若要測試這項變更，請在命令提示字元中輸入 gpupdate /force ，然後按 Enter。

  10. 在受影響的用戶端計算機上啟動登錄 編輯器，並確認CacheOthersMail登錄值存在於用戶端上，且值為 0：

機碼：HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0>\Outlook\快取模式

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 的版本，15.0 = Office 2013) 。

名稱：CacheOthersMail 類型：DWORD：值：x

其中 x 為 1 可還原為預設行為;如果只將非預設設定套用至快取非郵件資料夾，則為 0。

如果您在登錄中看到此登錄數據，表示 群組原則 設定已套用至用戶端。

  1. 啟動 Outlook 以確認此變更已實作。

使用 Office 自訂工具 (OCT) 部署共用郵件資料夾快取設定

若要在 Outlook 2013 或更新版本中部署共用郵件資料夾快取設定，請使用 OCT 中的內建設定。

注意事項

您必須有 Microsoft Office 企業版才能使用 OCT。 如果您有零售版的 Office，當您嘗試啟動 OCT：找不到執行 Office 自定義工具所需的檔案時，會看到下列錯誤。 從合格產品的安裝點執行安裝程式。

  1. 選取 [開始]，在 [開始搜尋] 方塊中輸入 cmd，然後按 Enter。

  2. 在命令提示字元中，輸入 Office 安裝檔案的路徑，後面接著 “/admin”，如下所示，然後按 Enter：

    \\Server\share\Office\Setup.exe /admin

  3. 在 [ 選取產品 ] 對話框中，選取 [ 為下列產品建立新的安裝程式自定義檔案]。

  4. 在 [ 選取產品 ] 對話框中選取 Office 產品，然後選取 [ 確定]。

  5. 在 OCT 的瀏覽窗格中，選取 [ 修改使用者設定]、展開您的 Microsoft Outlook 版本、展開 [ Outlook 選項]，然後選取 [ 委派]。

  6. 按兩下 [ 停用共用郵件資料夾快取]。

  7. 若要還原為預設設定，請選取 [ 已停用]，然後選取 [ 確定]。 若要變更為僅快取非郵件資料夾的非預設設定，請選 取 [已啟用]，然後選取 [ 確定]。

  8. 在 OCT 中完成任何剩餘的工作，然後儲存您的 .msp 檔案。

  9. 使用這個 .msp 檔案部署 Office。

注意事項

這個方法只會影響您建立的新 Outlook 配置檔。 若要變更所有現有 Outlook 配置檔的行為，請在下列登錄機碼路徑中新增登錄值：

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 的版本，15.0 = Office 2013) 。

停用共用資料夾快取的設定

您可以在所有快取模式設定檔中停用共享資料夾的快取。 這包括共用郵件資料夾和共用的非郵件資料夾。 此設定可在 OCT 和 群組原則 樣本中使用。

OCT

在 Outlook 2013 和更新版本的 OCT 中，控制所有共享資料夾快取的設定名為 [下載共用的非郵件資料夾]。 其位於 [修改用戶設定]> 下方的 Microsoft Outlook >帳戶設定>Exchange>快取 Exchange 模式。

顯示 Outlook OCT 中設定的螢幕快照。

使用 OCT 來停用此設定時，會在 Outlook 用戶端上設定下列登入機碼值：

機碼：HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\快取模式

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 的版本，15.0 = Office 2013) 。

名稱：DownloadSharedFolders
類型：DWORD
數值：0

如果登錄機碼的值設定為0，這表示已設定非預設設定。

群組原則 範本

在 Outlook 2013 和更新版本的 群組原則 範本中，控制所有共享資料夾快取的設定名為 [下載共用的非郵件資料夾]。 它位於您的 Microsoft Outlook >帳戶>設定Exchange>快取 Exchange 模式版本的 [使用者>設定系統管理範>本] 底下。

控制 Outlook 中快取設定的 群組原則 管理 編輯器 螢幕快照。

當您使用 群組原則 停用此設定時，會在 Outlook 用戶端上設定下列登入機碼值：

機碼：HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\快取模式

<xx.0> 佔位符代表 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Microsoft 365 Outlook 的版本，15.0 = Office 2013) 。

名稱：DownloadSharedFolders
類型：DWORD
數值：0

如果值設定為 0，這表示已設定非預設設定。