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如何判斷要將自訂的 Outlook 表單發佈的位置

Office 2003 支援已結束

Microsoft 於 2014 年 4 月 8 日結束對 Office 2003 的支援。此變更已影響您的軟體更新和安全性選項。 瞭解這對您的意義為何且如何持續受保護。

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按一下這裡查看此文章的英文版本:290802
這份文件的 Microsoft Outlook 97 版本,請參閱 264117.
這份文件的 Microsoft Outlook 98 版本,請參閱 264118.
這份文件的 Microsoft Outlook 2000 版本,請參閱 257796.
結論
本文將告訴注意事項列入考量,如果您想要決定將自訂的 Outlook 表單發佈的位置。

其他相關資訊
在 Outlook 中,自訂表單通常發佈到表單庫,以便只有一個表單的複本儲存在您的電腦上。個別項目包含郵件類別] 欄位,指出哪些要使用表單來顯示項目中包含的資料。當您將自訂的表單發佈到表單庫時,Microsoft Exchange Server 電腦和 Outlook 使用大幅較少的資源和頻寬因為表單本身不需要儲存在每個個別的項目。

Outlook 表單解決方案差異甚大,尤其是因為 Outlook 有許多不同類型的標準表單。通常很難判斷最佳的位置發佈表單,而且有許多因素来列入考量,當您進行決策。

您可以在其中發佈表單

表單可以發佈到三個位置。下表描述這些位置。

位置描述
資料夾 (或資料夾表單檔案庫)最以資料夾為基礎的表單解決方案,請請將表單發佈到資料夾,以便每當有人正在使用資料夾時,它是可用。如果您將表單發佈公用資料夾中時,不可以存取資料夾的人可以使用的表單。如果您將表單發佈到您的個人資料夾的其中一個時,則只有您可以使用當您使用該資料夾。連絡人、 張貼、 工作及日誌的表單是通常與資料夾相關聯的表單類型的範例。將表單發佈到資料夾的其中一個優點是表單是可用動作] 功能表上,當您在資料夾中。
組織表單程式庫如果您想要讓表單使用您的組織,如報告假期時間的表單中的每個人將表單發佈到此文件庫。此文件庫通常會使用電子郵件訊息表單,因為它們通常在根據特定的資料夾。當您想要在多個資料夾中使用相同的自訂表單時,您可以將表單發佈到 「 組織表單程式庫中。當您執行這項操作時,您可以維護只有單一已發佈的表單。發佈到此文件庫的表單都組織中的每個人都可存取的只要它們由系統管理員指定文件庫的權限。文件庫儲存在 Microsoft Exchange Server 電腦上。系統管理員必須發佈到公司表單檔案庫的權限給您。此權限通常是指定只有少數人才或管理 Exchange Server 電腦的部門。
個人表單檔案庫儲存在此庫中的表單只有您才能存取。當您將表單發佈到 [個人表單檔案庫時,表單儲存為您的信箱或個人資料夾 (.pst) 檔案的根資料夾中的隱藏項目時,無論哪個都是預設的郵件傳遞位置。像儲存在 [組織表單檔案庫中的表單,可以使用 [選擇表單] 指令來開啟這些表單。為您自己的個人用途,例如位址已預先設定給收件者的標準的電子郵件訊息表單建立表單時,請將表單儲存到此文件庫 」。

它也可能是要將 Outlook 表單儲存為檔案系統中的檔案或 Outlook 資料夾中的項目。Microsoft 建議您不過,這兩種方法,避免因為表單一次性表單。 如需有關一次性表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
290657 表單定義以及其在 Outlook 2002 中的一次性表單的描述
您可以將 Outlook 表單儲存到檔案系統,為 Outlook 範本 (.oft) 檔案。這可讓您將表單附加到電子郵件訊息,並再傳送表單給其他人。您也可以使用.oft 檔案,當作表單的備份。若要將表單儲存為.oft 檔案:
  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [另新檔]。
  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,鍵入表單的名稱。
  3. 在 [存檔類型] 方塊中,按一下 [ Outlook 範本],然後按一下 [儲存]。
您也可以將表單儲存為目前的資料夾中的項目。不過,Microsoft 不建議這樣做,原因如下:
  • 它很容易不小心刪除表單。
  • 它容易模糊表單與項目之間的差異,典型的結果是一個包含相同表單的各種版本的不同項目填滿的資料夾。這通常不是很好的作法是當您設計 Outlook 表單。
  • 通常儲存在資料夾中的項目具有與它們相關聯的資料,而您通常不想與您的表單相關聯的資料。因此,Microsoft 建議您不在資料夾中開啟項目,然後輸入 [設計模式。開啟表單的新執行個體,然後輸入 [設計模式中。
  • 表單儲存為項目,「 一次性 」 表單,並且有不想要的副作用。
若要將表單儲存在目前的資料夾中,按一下 [儲存檔案] 功能表上。

當您決定要發佈表單的考量

有許多的問題,當您決定要發佈表單的位置,請考慮:
  • 為表單基礎是資料夾的解決方案,或者是設計用來傳送給收件者電子郵件表單吗?
  • 您使用 Exchange Server 電腦吗?如果您使用 Exchange Server 電腦,可將表單發佈至組織表單程式庫,或已經的組織在何種類型的表單上放置的限制可以儲存在那裡嗎?
  • 有多少人員需要存取表單?
  • 將表單更新通常,所以一定要有只有一個複本集中部署表單嗎?
  • 表單是否需要可在離線?
  • 如果這是電子郵件表單時,僅在組織內部將會使用,或將它傳送給組織外部的其他收件者吗?
  • 如何將新的表單會開啟?

決定要在哪裡發佈資料夾為基礎的表單

當您建立表單的主要焦點所在的項目顯示於單一資料夾的資料夾式的解決方案時,通常將表單發佈到資料夾本身。當您將表單發佈到資料夾時,資料夾是一個獨立的實體,而且此表單為 [執行] 功能表上可用。

不過,有可能不想要將一般資料夾為基礎的表單發佈到資料夾的案例。如果您使用表單在一個以上的資料夾中,而且每個資料夾一律會使用相同版本的表單,請考慮到組織的表單庫] 或 [個人表單檔案庫發佈表單。當您執行這項操作時,沒有已發佈的表單只有一個複本,而且很容易更新如果您需要進行變更。如果您是唯一需要存取此表單的人,請在 [個人表單檔案庫發佈表單。如果其他人需要存取至表單,而且此表單為典型的 Exchange Server 電腦上的公用資料夾中,請調查可以將表單發佈至組織表單程式庫。這個方法一項潛在的缺點是表單將無法使用 [動作] 功能表下除非它發行至資料夾。不過,如果它是該資料夾的預設表單,通常是大小寫,這會使太大差異因為您或使用者可以使用工具列按鈕來開啟新的項目。

決定要在哪裡發佈訊息為基礎的表單

如果表單根據電子郵件訊息,而且它由您,並且只使用幾個其他使用者,請將表單發佈到 [個人表單檔案庫,為所有使用者。不過,如果您要建立此表單為基礎的新項目,您可能想要發佈至您的收件匣,讓您可以在 [執行] 功能表上存取它。如果表單是由組織內的多人使用,發佈於組織表單程式庫,使的表單,以維護只有一個複本的所有使用者能存取它。這個方法,不過,可以使表單更難開啟。

考量和開啟表單的選項

下表說明使用者如何通常開啟 Outlook 表單,根據表單的儲存位置:

表單類型若要開啟的位置
資料夾表單如果您開啟包含表單的資料夾,就有一個表單可在 [執行] 功能表上。
組織表單程式庫

-以及-

個人表單檔案庫
在 [組織表單程式庫和個人表單檔案庫中儲存的表單被設計來使用 [選擇表單] 對話方塊來存取。若要存取這些表單,請指向 [檔案] 功能表中的 [新增,再按一下 [選擇表單

您可以使用下列方法來讓使用者更容易存取的表單。

[選擇表單] 命令新增至工具列

Outlook 2007 和 Outlook 2003

若要縮短若要存取 [選擇表單] 指令所需的步驟數,請將指令新增到工具列,,讓您可以顯示對話方塊中的,按一下單一滑鼠:
  1. 在 [檢視] 功能表上指向 [工具列],然後按一下 [自訂
  2. 按一下 [自訂] 對話方塊中的 [指令] 索引標籤。
  3. 在 [類別] 方塊中,請確定已選取的檔案
  4. 在 [指令] 方塊中,找出 [選擇表單] 指令,然後將它拖曳到您想要的工具列位置。
  5. 按一下 [關閉]。

Outlook 2013 和 Outlook 2010

若要縮短若要存取 [選擇表單] 指令所需的步驟數,開發人員] 索引標籤加入功能區,,讓您可以顯示 [選擇表單] 對話方塊以幾個按下滑鼠:
  1. 在 Outlook 功能區上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [自訂功能區
  2. 在清單中的主索引標籤,選取 [開發人員,,然後按一下[確定]
在 Outlook 功能區上 [開發人員] 索引標籤中,您應該會看到顯示的選擇表單

開啟表單或 COM 增益集使用 Visual Basic for Applications

如需有關如何使用 Visual Basic for Applications,若要從工具列或功能表中開啟表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
290803 OL2002: 如何從工具列按鈕中開啟表單

將表單發佈到資料夾

如果表單已發行至個人的表單庫] 或 [組織表單程式庫,您可能要考慮將表單發佈到資料夾,使其出現在 [執行] 功能表上。不過,如果更新表單時,請確定表單是重新調配的這樣不會建立 Outlook 表單快取的問題。 如其他有關表單快取的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
290806 說明 Outlook 2002 的表單快取

儲存至桌面或開始功能表的.oft 檔案

雖然 Microsoft 通常建議您不要將.oft 檔案儲存到桌面或 [開始] 功能表,您可以將 Outlook 範本 (.oft) 檔案儲存其中一個位置。透過這種方式建立的項目包含通常會造成有害的副作用根據的表單,以及如何使用設計的 「 一次性 」 表單。

如需有關一次性表單的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
290657 表單定義以及其在 Outlook 2002 中的一次性表單的描述
参考
如需有關可用的資源和 Microsoft Outlook 解決方案的相關的常問問題的解答的詳細資訊,按一下文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
287530 關於自訂表單,Outlook 方案常見問題
OfficeKBHowTo OutSol OutSol2002

警告:本文為自動翻譯

內容

文章識別碼:290802 - 最後檢閱時間:03/25/2015 00:00:00 - 修訂: 1.0

Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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