OL2002:如何從使用 .PST 檔改為使用 .OST 檔

本文曾發行於 CHT290857
本文已封存。本文係以「現狀」提供且不會再更新。
結論
當您在 Microsoft Exchange Server Information Service 中使用 Outlook 時,可以利用離線方式在資料夾中工作。本文將討論如何從使用個人資料夾 (.pst) 檔案改而使用離線資料夾 (.ost) 檔案,以及如何建立、使用及同步化離線資料夾 (.ost) 檔案。
其他相關資訊
除了在伺服器信箱之外,您還可以在硬碟上建立及儲存 .pst 檔。.pst 檔也可以加到使用者設定檔中作為一個服務,並給予一個檔名。

如果要使用 .ost 檔案,必須將郵件傳送從 .pst 檔案資料夾改為您的伺服器信箱。

如何變更您的傳送位置

請使用以下步驟變更傳送位置:
  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號]
  2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],按一下 [下一步],按一下 [傳送新的電子郵件到下列位置],按一下您的 Microsoft Exchange Server 信箱,再按 [完成]
  3. [檔案] 功能表上按一下 [結束]
  4. 重新啟動 Outlook。

如何將郵件項目複製到信箱內

請使用以下步驟,將郵件從您的 .pst 收件匣複製到伺服器上的信箱:
  1. 在 [資料夾清單] 中按一下您 .pst 檔中的 [收件匣]。
  2. 選按想複製的郵件。如果想將所有郵件都複製到收件匣,請選按一個郵件,再於 [編輯] 功能表上按一下 [全選]
  3. [編輯] 功能表上按一下 [複製到資料夾]
  4. 選按複製郵件的目標資料夾,再按一下 [確定]
如果要將 [行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 等資料夾中的項目複製到其他資料夾,必須先以表格方式將所有項目顯示出來。以下兩種方式都可以將資料夾中的項目以表格方式顯示出來:

  • 暫時清除現有表格檢視中的篩選條件。

    - 或 -

  • 新定義一個可以檢視所有項目的永久性表格檢視。

如何暫時清除現有檢視中的篩選條件

請使用以下步驟來清除某個資料夾現有表格檢視中的篩選條件:
  1. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],然後選按其中一種表格檢視方式,例如 [依類別]
  2. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],再按一下 [自訂目前檢視]
  3. 按一下 [篩選],按一下 [全部清除],再按兩次 [確定]

如何定義新的表格檢視

請使用以下步驟來定義新的表格檢視:
  1. [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],再按一下 [定義檢視]
  2. 選按一種表格檢視,再按一下 [複製]
  3. 為新檢視輸入一個描述名稱,再按一下 [確定]
  4. [檢視摘要] 中按一下 [篩選],按一下 [全部清除],再按 [確定]
  5. 按一下 [確定],再按 [套用檢視]

如何將其他項目複製到信箱內

請使用以下步驟將 [行事曆]、[連絡人]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 中的項目從您的 .pst 檔複製到伺服器上的信箱中:
  1. 在個人資料夾清單中,選按您想要複製到伺服器上的項目之資料夾。
  2. 選按想要複製的項目。如果想將所有項目都複製到伺服器上,請選按一個項目,再於 [編輯] 功能表上按一下 [全選]
  3. [編輯] 功能表上按一下 [複製到資料夾]
  4. 選按複製項目的目標資料夾,再按一下 [確定]

    注意:如果想將項目複製到未列出的資料夾中,請在 [複製項目] 對話方塊中按一下 [新增],為新資料夾輸入一個描述名稱,選按正在複製之項目的類型,選按新資料夾的位置,再按兩次 [確定]

如何將自訂的資料夾內容複製到新資料夾內

您可以複製以下的個人資料夾設計內容:
  • 使用權限 - 將存取權限複製到資料夾內。
  • 規則 - 複製定義來特別處理郵件的規則。
  • 描述 - 將套用的特殊說明複製到資料夾內。
  • 表單與檢視方式 - 複製資料夾的自訂表單與檢視方式。
請使用以下步驟來複製自訂的資料夾內容:
  1. 選按自訂內容複製的目的資料夾。
  2. [檔案] 功能表上指向 [資料夾],再按一下 [複製資料夾設計]
  3. [複製設計來源] 方塊中按一下要複製的自訂內容所在的資料夾。
  4. 選按要複製的屬性,再按一下 [確定]
  5. 出現下列提示時,請按一下 [是]
    如果任一資料夾設計內容有衝突,現有的內容將以您正在複製之資料夾的內容來取代。要繼續嗎?

離線資料夾

離線資料夾 (.ost) 檔案儲存在您的電腦上,即使網路沒有連線也可以使用。.ost 的預設位置是您目前的 Windows 資料夾。和個人資料夾 (.pst) 檔案一樣,.ost 檔也可以壓縮起來,以節省硬碟空間。

.ost 檔與一組 .pst 檔的差別在於 .ost 檔一開始是 Exchange Server 上您資料夾的鏡映影像,在進行同步處理時會和 Exchange Serve 搭配運作。而一組 .pst 檔則只是在 Exchange Server 以外,在您硬碟上或伺服器上的一個儲存位置。

離線工作時,您可以新增、刪除及修改 .ost 檔的內容,完全和您處理伺服器上的資料夾一樣。例如,您可以變更及移動離線收件匣中的郵件、傳送位於離線寄件匣中的郵件,以及閱讀您的離線公用資料夾。在這同時,伺服器上的資訊仍舊會繼續處理。您的信箱會持續收到新郵件,而其他使用者也可能在公用資料夾中新增、刪除及變更其中的項目。但在連接網路之前,您無法得知伺服器上的這些變更。

當您需要更新 .ost 檔及其對應伺服器資料夾的內容,好讓兩者一致時,可以同步處理資料夾,然後再繼續離線工作。在 Outlook 2002 中,這個動作是透過 [傳送/接收群組] 來完成。同步處理會透過撥號網路連接伺服器,將每個資料夾中的變更複製到另一個資料夾,然後中斷連線。同步化之後,您從 .ost 檔或對應伺服器資料夾中刪除的項目,在兩處均會被刪除。

如何為 Exchange Server 建立離線資料夾檔案

注意:.ost 檔初始建立及同步化時,您必須連線到 Exchange Server。

請使用以下步驟來建立 .ost 檔:
  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號],按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],再按 [下一步]
  2. [Outlook 處理這些帳號的電子郵件順序如下] 方塊中按一下 [Microsoft Exchange Server] ,再按 [變更]
  3. 按一下 [其他設定]
  4. [進階] 索引標籤上按一下 [離線資料夾檔設定]
  5. [檔案] 方塊中,輸入要用來作為 .ost 檔的檔案之路徑。預設名稱是 Outlook.ost。如果這個檔案已經存在,會有提示要您輸入其他名稱。
Exchange Server 上所有的標準 Outlook 資料夾 (收件匣、寄件匣、刪除的郵件、寄件備份、行事曆、連絡人、日誌、記事及工作) 現在均可在離線時使用。

如何替 Post Office Protocol 3 (POP3)、Internet Message Access Protocol (IMAP) 及 HTTP 等電子郵件伺服器設定離線工作

只要在[檔案] 功能表上按一下 [離線工作],您隨時都可以切換上線與離線工作。

如何啟用 Outlook 的離線工作功能

  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收設定],再按 [傳送/接收群組設定]
  2. 按一下 [所有帳號],再一下按 [編輯] 按鈕。
  3. 選按離線時可以使用的資料夾,包括 [我的最愛] 資料夾中所包含的公用資料夾。
  4. 按一下 [確定],再按 [關閉]

如何開啟預約同步功能

  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收群組設定]
  2. 按一下 [所有帳號]
  3. [當 Outlook 離線] 底下選按 [排定自動傳送/接收每隔 X 分鐘]。選定需要的間隔時間。
  4. 按一下 [關閉]

如何設定主要離線設定檔

  1. [工具] 功能表上按一下 [電子郵件帳號]
  2. 按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],再按一下 [下一步]
  3. [Outlook 處理這些帳號的電子郵件順序如下] 方塊中按一下 [Microsoft Exchange Server],再一下按 [變更]
  4. 按一下 [其他設定] 按鈕。
  5. 按一下 [啟動時],按一下 [手動控制連接狀態] 選項,再於 [預設連線狀態] 底下按一下 [離線並使用撥號網路連接]
  6. 檢查 [連線] 索引標籤中的 [使用區域網路 (LAN) 連線] 選項是否已選取。
  7. 如果 Outlook 正在執行,請在 [檔案] 功能表上按一下 [結束],然後重新啟動 Outlook 以便離線工作。右下角會出現一個小圖示,指出目前處於離線狀態。
注意:您不能使用先前用於其他信箱的 .ost 檔。如果這麼做,您會收到以下的錯誤訊息:
檔案 <filename>.ost 的組態被設成與其他的信箱搭配使用,所以無法存取。

如何在離線時使用公用資料夾

請使用以下步驟來使用離線的公用資料夾:
  1. 以滑鼠右鍵按一下要使用的公用資料夾,再從捷徑功能表中按一下 [複製 <FolderName>]
  2. [複製資料夾] 對話方塊中選按 [我的最愛] 資料夾,再按一下 [確定]
  3. 檢視 [啟用 Outlook 離線工作] 區段,讓這些資料夾在您離線時可以使用。
現在您就可以離線使用公用資料夾。您複製到 [我的最愛] 資料夾中的每一個資料夾,現在都可以選來設定在離線時使用。

如何同步化特定資料夾

如果要同步化特定資料夾,請選按要同步化的資料夾,在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收],再按一下 [這個資料夾]

如何同步化所有資料夾

如果要同步化所有離線資料夾,可以按一下標準工具列上的 [傳送/接收] 按鈕,再按 F9 鍵,或者在 [工具] 功能表上指向 [傳送/接收],再按一下 [全部傳送與接收]

注意:進行同步化時,[刪除的郵件] 資料夾中會有一個記錄檔以郵件的形式出現。這個記錄檔含有同步化時間、同步化的資料夾之名稱、以及新增項目的數目等資訊。

如何在結束 Outlook 時自動同步化所有資料夾

請使用以下步驟,在結束 Outlook 時自動同步化所有資料夾:
  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收] 設定,再按 [傳送/接收群組設定]
  2. [傳送/接收群組] 對話方塊中,選按 [結束時自動執行傳送/接收] 核取方塊。
  3. 按一下 [關閉]
設定成離線可以使用的所有資料夾,現在都會依您所設定選項自動同步化。當您出外旅行時,在登出 Exchange Server 之前,請先同步化及下載通訊錄,這一點相當重要。當您初次旅行時,請務必記得這一點。這樣可以確保在您離開之前,所有的離線資料夾都已經更新。

請使用以下步驟來下載通訊錄:
  1. [工具] 功能表上按一下 [傳送/接收],再一下按 [下載通訊錄]
  2. 選按需要的下載選項,然後按一下 [確定]
参考
本文件是根據 Microsoft Knowledge Base 文件編號 Q290857 翻譯的。若要參考原始英文文件內容,請至以下網址:

OfficeKBHowTo
內容

文章識別碼:290857 - 最後檢閱時間:12/06/2015 00:58:10 - 修訂: 1.0

Microsoft Outlook 2002 Standard Edition

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