如何在 Outlook 中使用因特網空閒/忙碌功能

  • 發行項
  • 適用於:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

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摘要

因特網空閒/忙碌 (IFB) 是 Microsoft Outlook 的一項功能，可讓您查看其他人何時空閒或忙碌，以便有效率地排程會議。 Outlook 使用者可以選擇將其空閒/忙碌資訊發佈至使用者指定的統一資源定位器 (檔案伺服器) URL。 您可以與所有使用者共用此 URL 檔案伺服器，或將它限製為一組特定的使用者。

IETF) 標準 iCal (因特網工程工作組是 IFB 的基礎。 IFB 使用 iCal 標準的一部分，稱為 iCalendar，這是排程資訊格式和記憶體的新興標準。 iCalendar 會定義以標準化方式表示空閒/忙碌信息的結構。

本文討論下列資訊：

如何將空閒/忙碌資訊發佈至因特網

針對 Microsoft Outlook 2010 或更新版本：

  1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [選項]。

  2. 在左窗格中，選取 [ 行事曆]，然後選取 [ 空閒/忙碌選項] 按鈕。

  3. 選取 [ 許可權] 索引標籤 ，然後選取 [ 其他空閒/忙碌]。

  4. 選取 [因特網空閒/忙碌] 區段底下的 [發佈於我的位置] 複選框，然後輸入您將發佈空閒/忙碌資訊之伺服器的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\... 或 ftp://... 。 空閒/忙碌檔案的擴展名為 .vfb。 以下是有效 URL 格式的範例：

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    注意事項

    如果 FTP 伺服器需要驗證，且 Outlook 已安裝在 Windows Vista 或 Windows 7 上，您必須使用下列格式：

    ftp:// username：password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    其中 username：password 是您的使用者名稱和密碼。

針對 Microsoft Outlook 2007 和 Microsoft Office Outlook 2003：

  1. 在 [工具] 功能表上，選取 [選項]。

  2. 在 [ 喜好設定] 索引標籤 上，選取 [ 行事歷選項]。

  3. 選取 [空閒/忙碌選項]。

  4. 在 [發佈於我的位置] 中，輸入您將發佈空閒/忙碌資訊之伺服器的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。 以下是有效格式的範例：

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    空閒/忙碌檔案的擴展名為 .vfb。

    注意事項

    如果 FTP 伺服器需要驗證，而且您在 Windows Vista 或 Windows 7 上使用 Outlook 2007，您必須使用下列格式：

    ftp:// username：password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    其中 username：password 是您的使用者名稱和密碼。

  5. 選取 [確定] 三次以關閉所有對話框。

如果您的 FTP 伺服器需要驗證，且 Outlook 已安裝在 Windows XP 上，您必須遵循下列步驟來設定 FTP 網站：

針對 Outlook 2010：

  1. 啟動 Outlook 2010，然後在 上選取 [ 檔案] 索引標籤 。
  2. 選取 [開啟]，然後選取 [Outlook 數據檔]。
  3. 在 [ 查詢] 列表中 ，選取 [新增/修改 FTP 位置]。
  4. 在 [ 新增/修改 FTP 位置 ] 對話框的 [FTP 網站名稱] 方塊中輸入 FTP 網站的 位址。 位址的格式為ftp。site_name.com，其中位址是 FTP 網站位址。 請注意，不需要 ftp://。
  5. 在 [ 登入身分] 下，選取 [ 使用者]，然後輸入您的用戶名稱。
  6. 在 [ 密碼] 下，輸入密碼。
  7. 選 取 [新增 ] 將網站新增至您的 FTP 網站清單。 當您設定此選項時，會保留發佈至網站的登入資訊。
  8. 選取 [確定 ] 以關閉 [新增/修改 FTP 位置 ] 對話框。
  9. 選取 [取消 ] 以關閉 [ 開啟 Outlook 數據檔] 對話框。
  10. 在 [工具] 功能表上，選取 [選項]。
  11. 在 [ 喜好設定] 索引標籤 上，選取 [ 行事歷選項]，然後選取 [ 空閒/忙碌選項]。
  12. 選取 [ 在我的位置發佈 ] 複選框，然後輸入您將發佈空閒/忙碌資訊之伺服器的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\... 或 ftp://... 。 空閒/忙碌檔案的擴展名為 .vfb。 以下是有效 URL 格式的範例：

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

針對 Outlook 2007 和 Outlook 2003：

  1. 啟動 Outlook。

  2. 在 [ 檔案] 功能表上，選取 [ 開啟]，然後選取 [Outlook 數據檔]。

  3. 在 [ 查詢] 方塊中，選取 [新增/修改 FTP 位置]。

  4. 在 [ 新增/修改 FTP 位置 ] 對話框的 [FTP 網站名稱] 方塊中輸入 FTP 網站的 位址。 位址的格式為 ftp.site.com，其中位址是 FTP 網站位址。 請注意，不需要 ftp://。

  5. 在 [ 登入身分] 下，選取 [使用者]，然後輸入用戶名稱。

  6. 在 [密碼] 下，輸入密碼。

  7. 選 取 [新增 ] 將網站新增至您的 FTP 網站清單。 設定此選項會保留發佈至網站的登入資訊。

  8. 選取 [確定 ] 以關閉 [新增/修改 FTP 位置 ] 對話框。

  9. 選取 [取消 ] 以關閉 [ 開啟 Outlook 數據檔] 對話框。

  10. 在 [工具] 功能表上，選取 [選項]。

  11. 在 [ 喜好設定] 索引標籤 上，選取 [ 行事歷選項]，然後選取 [ 空閒/忙碌選項]。

  12. 選取 [ 在我的位置發佈 ] 複選框，然後輸入您將發佈空閒/忙碌資訊之伺服器的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如 http://... 、file://\... 或 ftp://... 。 空閒/忙碌檔案的擴展名為 .vfb。 以下是有效 URL 格式的範例：

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

如何在因特網上檢視其他人的空閒/忙碌資訊

您可以檢視在因特網上發佈此數據之任何聯繫人的空閒/忙碌資訊。 如果您的所有聯繫人都將此資訊儲存在相同的空閒/忙碌伺服器上，您可以針對所有聯繫人全域設定此資訊的搜尋路徑。 或者，如果此資訊的位置因聯繫人而異，您可以特別為每個聯繫人設定搜尋路徑。

如何設定所有聯繫人的全域空閒/忙碌搜尋路徑

針對 Microsoft Outlook 2010 或更新版本：

  1. 選取 [檔案] 索引標籤，然後選取 [選項]。

  2. 在左窗格中，選取 [ 行事歷]。

  3. 選取 [空閒/忙碌選項] 按鈕，選取 [ 許可權] 索引 卷標，然後選取 [ 其他空閒/忙碌]。

  4. 在 [ 因特網空閒/忙碌 ] 區段的 [ 搜尋位置 ] 方塊中，輸入您要搜尋空閒/忙碌資訊之位置的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支援 %NAME% 和 %SERVER% 替代。

    以下是如何使用這些替代項目的範例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 位址中，Outlook 會將 %NAME% 取代為位於 (@) 符號之前的所有字元，並將 %SERVER% 取代為 @ 符號之後的所有字元。

  5. 選取 [確定 ] 結束。

針對 Outlook 2007：

  1. 在 [工具] 功能表上，選取 [選項]。

  2. 在 [ 喜好設定] 索引標籤 上，選取 [ 行事歷選項]。

  3. 選取 [空閒/忙碌選項]，選取 [ 許可權] 索引卷 標，然後選 取 [其他空閒/忙碌]。

  4. 在 [ 因特網空閒/忙碌 ] 區段的 [ 搜尋位置 ] 方塊中，輸入您要搜尋空閒/忙碌資訊之位置的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支援 %NAME% 和 %SERVER% 替代。

    以下是使用這些替代的範例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 位址中，Outlook 會將 %NAME% 取代為位於 (@) 符號之前的所有字元，並將 %SERVER% 取代為 @ 符號之後的所有字元。

  5. 選取 [確定 ] 結束。

針對 Outlook 2003：

  1. 在 [工具] 功能表上，選取 [選項]。

  2. 在 [ 喜好設定] 索引標籤 上，選取 [ 行事歷選項]。

  3. 選取 [空閒/忙碌選項]。

  4. 選取 [使用 Microsoft Office 因特網空閒/忙碌服務發佈並搜尋]。

  5. 在 [ 搜尋位置 ] 方塊中，輸入要搜尋空閒/忙碌資訊之位置的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。

    Outlook 支援 %NAME% 和 %SERVER% 替代。

    以下是使用這些替代的範例：

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    在簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 位址中，Outlook 會將 %NAME% 取代為位於 (@) 符號之前的所有字元，並將 %SERVER% 取代為 @ 符號之後的所有字元。

  6. 選取 [確定] 三次以關閉所有對話框。

如何設定特定聯繫人的空閒/忙碌搜尋路徑

針對 Microsoft Outlook 2013 或更新版本：

  1. 在 [ 首頁] 索引標籤的 [ 目前檢視] 底下，選取 [名片]。

  2. 按兩下以開啟聯繫人。

  3. 在 [ 聯繫人] 索 引標籤的 [顯示] 底下，選取 [ 詳細數據]。

  4. 在讀取 Internet Free-Busy 的文字底下，於 [ 位址 ] 方塊中，輸入您要搜尋此聯繫人空閒/忙碌資訊之位置的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。

    以下是有效格式的範例：

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    因特網空閒/忙碌信息會顯示在約會和會議的 [ 排 程] 索引標籤上。

針對 Outlook 2010、2007 和 2003：

  1. 在 [聯繫人] 資料夾中，按兩下以開啟 [連絡人]。

  2. 選取 [ 詳細數據] 索 引標籤。

  3. 在 [ 位址 ] 方塊中 Free-Busy 讀取因特網的文字底下，輸入您要搜尋此聯繫人空閒/忙碌資訊之位置的完整路徑。 您可以使用任何有效的 URL 格式，例如：http://... 、file://\... 或 ftp://... 。

    以下是有效格式的範例：

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    因特網空閒/忙碌信息會顯示在約會和會議的 [ 排 程] 索引標籤上。

如何使用因特網空閒/忙碌資訊來規劃會議

  1. 在 [行事曆] 資料夾中，選取 [動作] 功能表上的 [新增會議邀請]。
  2. 在 [ 排程] 索引 標籤的 [所有出席者] 方塊中，輸入每個 出席 者的名稱。

Outlook 會依照先前指定的 URL 路徑 (您邀請的個人) ，並在規劃工具中自動插入其空閒/忙碌資訊。

根據預設，Outlook 每隔 15 分鐘會發佈並擷取空閒/忙碌資訊。 您可以手動覆寫此時間遞增，方法是指向 [工具] 功能表上的 [傳送和接收]，然後選取 [空閒/忙碌資訊]。 這會立即更新空閒/忙碌資訊。

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