Microsoft Dynamics GP 薪資的年終結案程式

本文提供執行年終結案程式的步驟，以及 Microsoft Dynamics GP 薪資的相關疑難解答資訊。

適用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 編號： 850663

摘要

本檔概述 Microsoft Dynamics GP 薪資的建議年終結案程式。 [詳細資訊] 區段包含下列專案：

• 您必須遵循以完成年終結束程式之步驟的詳細檢查清單。
• 如果您必須在完成前一年度的年終結賬程式之前，先處理新年度的新薪金執行，則可使用替代檢查清單，而不是標準檢查清單。

簡介

薪資手冊中包含薪資年度結束關閉例程中每個步驟的詳細資訊。 遵循本文中的步驟之前，請先尋找下列更新的年終資訊。

• Microsoft Dynamics GP 的美式 Year-End 更新
• Microsoft Dynamics GP 的美式薪資稅金更新
• 美國薪資年終檔

其他相關資訊

薪資年終檢查清單

若要執行年終關閉程式，請遵循下列步驟：

1. 確認您已安裝最新的薪資稅金更新。
2. 完成目前年度的所有付費執行。
3. 完成目前年度的所有月結束、期間結束或季結束程式。
4. 備份原始檔案。
5. 安裝年終更新。
6. 建立年終檔案。
7. 備份新的檔案。
8. 確認 W-2 和 1099-R 語句資訊。
9. 列印 W-2 語句和 W-3 Transmittal 窗體。
10. 列印 1099 R 表單和 1096 Transmittal 表單和 ACA 表單。
11. (選擇性) 建立 W-2 電子檔案。
12. (選用) 封存非作用中員工人力資源資訊。
13. 設定會計期間。
14. (選擇性) 關閉薪資系列的會計期間。
15. 安裝薪資稅金更新。

替代薪資年終檢查清單

如果您必須先處理新年度的薪資，才能完成前一年的年終結賬程式，請遵循此替代檢查清單中的步驟：

1. 確認您已安裝最新的薪資稅金更新。
2. 完成目前年度的所有付費執行。
3. (選擇性) 完成目前年份的所有月結束、期間結束或季結束程式。
4. 備份原始檔案。
5. 安裝年終更新。
6. 建立年終檔案。
7. 備份新的檔案。
8. 確認 W-2 和 1099-R 語句資訊。
9. (選用) 封存非作用中員工人力資源資訊。
10. 設定會計期間。
11. (選擇性) 關閉薪資系列的會計期間。
12. 安裝薪資稅金更新。
13. 處理年份薪資。

薪資模組年終詳細數據

步驟 1：確認您已安裝最新的薪資稅更新

下載最新的稅務數據表更新和安裝指示，以確保您的 FICA 訂用帳戶限制正確無誤。 若要存取 [美國薪資稅額更新] 頁面，請在 Microsoft Dynamics GP 資源目錄頁面中選取您版本的 [美國稅金] 連結，或選取下列連結：

Microsoft Dynamics GP 的美式薪資稅金更新

步驟 2：完成目前年度的所有付費執行

步驟 3： (選擇性) 完成目前年度的所有每月和每季薪資月結束、期間結束或季末程式

如需 Microsoft Dynamics GP 薪資週期結束程式的詳細資訊，請使用 可列印指南 取得美國薪資的可列印手冊。

步驟 4：備份原始檔案

建立備份，然後將此備份放入安全的永久記憶體。 藉由建立備份，您可以確定您在年底有公司財務職位的永久記錄。 如果在年底關閉程式期間發生電源波動或其他問題，您可以還原備份以快速復原數據。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>維護>備份]。

   注意事項

   [ 備份公司] 視窗隨即開啟。

2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取您的公司名稱。

3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

步驟 5：安裝年終更新

若要安裝薪資年終更新，您必須遵循 Microsoft Dynamics GP 美國年終檔中的步驟。 安裝必須在已安裝 Microsoft Dynamics GP 的每部電腦上執行。 當更新發行時，請安裝更新並下載 適用於 Microsoft Dynamics GP 的 U.S.Year-End Update。

步驟 6：建立年終檔案

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立年終檔案，請選取 [Microsoft 動態 GP>工具>例程>] [薪資>年終關閉]。

步驟 7：備份新檔案

建立備份，然後將此備份放入安全的永久記憶體。 藉由建立備份，您可以確定您在年底有公司財務職位的永久記錄。 如果在年底關閉程式期間發生電源波動或其他問題，您可以還原備份以快速復原數據。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>維護>備份]。
2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取您的公司名稱。
3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

步驟 8：驗證 W-2 和 1099-R 語句資訊

若要在 Microsoft Dynamics GP 中檢視 W-2 資訊，請選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>薪資>編輯 W-2s]。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中檢視 1099 R 資訊，請選取 [Microsoft Dynamics GP>工具例程>] [薪資>編輯 1099-Rs]。

步驟 9：列印 W-2 語句和 W-3 Transmittal 窗體

若要列印 W-2 語句，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>工具>例程>] [薪資>列印 W-2s]。
2. 在 [ 列印 W-2 表 單] 視窗中，指定下列設定：
   • 列印 W-2s：一般 Year-End
   • 列印：W-2 表單
3. 選取 [列印]。

若要列印 W-3 Transmittal Form，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>工具>例程>] [薪資>列印 W-2s]。
2. 在 [ 列印 W-2 表 單] 視窗中，指定下列設定：
   • 列印 W-2s：一般 Year-End
   • 列印：W-3 傳輸表單
3. 選取 [列印]。

步驟 10：列印 1099 R 窗體、1096 Transmittal 窗體和 ACA 表單

若要列印 1099 R 窗體，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs]。

2. 在 [ 列印 1099-R 窗 體] 視窗中，選取 [1099-R 窗體]，然後選取 [ 列印]。

   注意事項

   您可以視需要多次列印 employee1099-R 表單。

若要列印 1096 Transmittal 窗體，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs]。
2. 在 [ 列印 1099 R 窗 體] 視窗中，選取 [1096 傳輸窗體]，然後選取 [ 列印]。

若要列印 1095-C (ACA) 窗體，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>工具>例程>] [薪資>列印 W-2s]。
2. 在 [ 列印 W-2 窗 體] 視窗中，選取 [1095-C]，然後選取 [ 列印]。

若要列印 1094-C Transmittal 窗體，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>工具>例程>] [薪資>列印 W-2s]。
2. 在 [ 列印 W-2 窗 體] 視窗中，選取 [1094-C Transmittal]，然後選取 [ 列印]。

步驟 11： (選擇性) 建立 W-2 電子檔案

若要建立 W-2 電子檔案，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>工具>例程>] [薪資>W-2 電子檔案]。
2. 在 [W-2 電子檔案] 視窗中，選取您想要包含在 W-2 電子檔案中的每家公司旁邊的複選框。
3. 在 [ 使用者標識符] 字 段中，輸入先前稱為 PIN) (使用者識別碼。
4. 選取 [提交者]。 [ 電子檔案管理工具提交者資訊] 視窗隨即開啟。 輸入提交資訊。
5. 如有需要，請變更 [ 檔名] 字 段中的檔案目的地資訊。
6. 選 取 [建立檔案] 或 [ 儲存 ] 以儲存資訊以稍後建立檔案。

步驟 12： (選用) 封存非作用中員工人力資源資訊

若要封存非作用中的員工人力資源資訊，請選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources>Archive Employee]。

步驟 13：設定會計期間

若要在 Microsoft Dynamics GP 中設定下一年的會計期間，請選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods]。

步驟 14： (選用) 關閉薪資系列的會計期間

您可以使用 [ 會計期間設定 ] 視窗來鎖定仍開啟該年度的所有會計期間。 藉由關閉或鎖定任何會計期間，您可以防止使用者不小心將交易張貼到錯誤的期間或錯誤的年份。

在關閉會計期間之前，請確認您已針對該期間和所有模組張貼該年度的所有交易。 若要稍後將交易張貼到您已關閉的會計期間，您必須先在 [ 會計期間設定 ] 視窗中重新開啟該期間。

若要鎖定會計期間內的張貼，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods]。

2. 針對您關閉的每個期間，選取 [薪資] 複選框。

步驟 15：安裝薪資稅金更新

若要安裝新年度的薪資稅金更新，請遵循下列步驟：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，選取 [Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll 匯報>Check for Tax 匯報]。
2. 在 [ 稅務更新方法] 視窗中，選取 [ 自動]，然後選取 [ 下一步]。
3. 在 [ 授權號碼] 字 段中，輸入您的授權號碼，然後選取 [ 登入]。
4. 選取 [完成]。