Microsoft Dynamics GP 中 Payables Management 模組的年終結案程式

  • 發行項

本文說明 Microsoft Dynamics GP 中 Payables Management 模組的建議年終結案程式。

適用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 編號： 875169

摘要

注意事項

遵循本文中的指示之前，請確定您有可在發生問題時還原的資料庫完整備份複本。

[ 更多資訊] 區段包含下列資訊：

  • 完成日曆年度結束結束程序必須遵循的步驟檢查清單。

  • 您必須遵循才能完成會計年度結束結束程式的步驟檢查清單。

  • 檢查清單中每個步驟的詳細資訊。

  • 常見問題的清單。

其他相關資訊

請先閱讀整篇文章，再執行這些步驟。 如果您有任何問題，請連絡 Microsoft Dynamics 技術支援。

Payables Management 主要年終結賬檢查清單

注意事項

如果您要同時關閉會計年度和日曆年度，請使用此檢查清單。

  1. 張貼年度的所有交易。
  2. 列印具有選項的過時試用版餘額報表。
  3. 列印廠商期間分析報表。
  4. 安裝薪資年終更新 (選用)
  5. 建立名為“Pre-1099 Edits” 的備份。
  6. 確認 1099 資訊，並視需要加以編輯。
  7. 列印 1099 語句。
  8. 建立名為「年終前」的備份。
  9. 關閉年份。
  10. 關閉會計期間。
  11. 關閉稅務年度。
  12. 建立名為“Post Year-End” 的備份。

Payables 管理日曆年度結束結帳檢查清單

注意事項

雖然 Payables Management 模組會區分日期，但 SmartList 物件、Payables Management 摘要報告，以及 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次 關閉後 金額] 檢視會根據 Payables Management 模組的結尾來更新。 因此，建議您遵循下列步驟，讓 [廠商年度摘要] 視窗的 [SmartList 物件]、[Payables Management 摘要] 報告和 [上次 關閉後 金額] 檢視正確無誤。

  1. 張貼日曆年度的所有交易。
  2. 列印具有選項的過時試用版餘額報表。
  3. 建立名為“Pre-1099 Edits” 的備份。
  4. 確認 1099 資訊，並視需要加以編輯。
  5. 列印 1099 語句。
  6. 建立名為「年終前」的備份。
  7. 關閉日曆年度。
  8. 關閉會計期間。
  9. 關閉稅務年度。
  10. 建立名為“Post Year-End” 的備份。

Payables Management 會計年度結束結帳檢查清單

  1. 張貼會計年度的所有交易。
  2. 列印廠商期間分析報表。
  3. 建立名為「年終前」的備份。
  4. 關閉會計年度。
  5. 關閉會計期間。
  6. 建立名為“Post Year-End” 的備份。

年終檢查清單中每個步驟的詳細資訊

下列步驟是年終檢查清單的詳細資訊。

步驟 1：張貼年度的所有交易

在您關閉年份之前，張貼該年的所有交易。 如果您想要在關閉年份之前輸入未來的期間交易，請為未來的期間交易建立新的批次。 將未來的期間交易儲存在新批次中，但直到年份關閉之後才張貼新批次。

下列 Microsoft Dynamics GP 區域不區分日期：

  • [廠商年度摘要] 視窗的 [ 上次關閉后 金額] 檢視
  • SmartList 物件
  • 廠商摘要報告

如果您在輸入所有目前年度交易之後，以及在輸入新年度的任何交易之前未關閉支付的年份，Microsoft Dynamics GP 的這些區域將會不正確。 不過，[廠商年度摘要] 視窗的 [上次 關閉后 金額] 檢視是可編輯的。 因此，如有需要，您可以在 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次 關閉後 金額] 檢視中更新資訊。

若要存取 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次 關閉後 金額] 檢視，請遵循下列步驟：

  1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 摘要]。
  2. 在 [廠商信用摘要] 視窗的 [廠商標識符] 字段中輸入廠商 標識 符，然後選取 [ 每年]。
  3. 在 [ 摘要檢視] 清單中，選取 [上次關閉后的數量]。

若要檢視受影響的SmartList資料行，請遵循下列步驟：

  1. 開啟 SmartList。 若要在 Microsoft Dynamics GP 中執行此動作，請選取 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [SmartList ]。

  2. 展開 [ 購買] 節點，然後選取 [ 廠商]。

  3. 選 取 [數據行]。

  4. 選取 新增。

  5. 在 [可用的數據行] 列表中選取下列 欄位 。

    注意事項

    以星號標幟的專案會受到日曆年度結束關閉的影響。 所有其他項目都會受到會計年度結束關閉的影響。

    • 1099 金額 YTD
    • 1099 金額 LYR
    • 計費金額 YTD
    • 計費的 LYR 金額
    • 付費金額 YTD
    • 付費 LYR 金額
    • 平均支付天數 - 年份
    • 折扣可用LYR
    • 折扣可用YTD
    • 折扣遺失 LYR
    • 折扣遺失 YTD
    • 折扣採用LYR
    • 折扣採用YTD
    • 財務費用LYR
    • 財務費用 YTD
    • 財務費用 LYR 的數目
    • YTD 的財務費用數目
    • 發票 LYR 的數目
    • 發票 YTD 數目
    • 付費發票 YTD 的數目
    • 傳回 LYR
    • 傳回 YTD
    • 採用 LYR 的交易折扣
    • 採用 YTD 的交易折扣
    • 保留 LYR
    • 保留 YTD
    • 註銷 LYR
    • 註銷 YTD

  6. 選取 [確定]。

  7. 選取 [確定]。

若要檢視廠商摘要報告，請遵循下列步驟：

  1. 在 [ 報表] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 分析]。
  2. 在 [ 報表] 列表中，選取 [ 日曆年度]。
  3. 在 [ 選項] 清單中，選取選項，然後選取 [ 列印]。

步驟 2：列印具有選項的過時試用版餘額報告

建議您列印具有選項的過時試用餘額報表紙本，以保留年終永久財務記錄。 如果要執行這項操作，請依照下列步驟執行：

  1. 在 [ 報表] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 試用餘額]。
  2. 在 [ 報告] 列表中，選取 [具有 選項的過時試用餘額]。

步驟 3：列印廠商期間分析報告

建議您列印廠商期間分析報表的紙張複本，以保留年終永久財務記錄。 如果要執行這項操作，請依照下列步驟執行：

  1. 在 [ 報表] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 分析]。
  2. 在 [ 報表] 列表中，選取 [ 期間]。

步驟 4：安裝薪資年終更新 (選擇性)

如果 Payables Management 有合規性變更，例如 1099 窗體變更，請安裝薪資年終更新。 如果 Payables Management 的稅務年度沒有任何變更或合規性問題，您可以略過此步驟。

檢閱薪資年終更新中包含的變更。

步驟 5：建立名為 Pre-1099 Edits 的備份

建立備份，然後將備份放在安全的永久記憶體中。 備份可讓您永久記錄公司在年底的財務狀況，而且如果需要，稍後可以還原此備份。 備份可讓您在年終關閉程式期間發生電源波動或其他問題時，快速復原數據。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [維護]，然後選取 [備份]。

  2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取您的公司名稱。

  3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

    注意事項

    建議您將此備份命名 為1099之前編輯 ，以便與其他備份區別。

步驟 6：確認 1099 資訊，並在必要時加以編輯

若要列印 1099 編輯清單，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [購買]，然後選取 [列印 1099]。

  2. 輸入 [公司資訊] 和 [位址標識符]。

  3. 選取右上角的印表機圖示以列印 1099 編輯清單。 檢閱精確度。

  4. 如果您需要編輯任何 1099 資訊，請使用下列其中一種方法 (Microsoft Dynamics GP 2013 和更新版本建議使用方法 1 和 2，也請參閱在 Microsoft Dynamics GP 中為 1099s 進行輕鬆編輯中說明

方法 1： (建議) 編輯 1099 交易詳細數據 (適用於 Microsoft Dynamics GP 2013 和更新版本)

  1. 選 取 [交易]，指向 [ 購買]，然後選取 [ 編輯 1099 交易資訊]。

  2. 選取適當的廠商標識碼。 (只有設定為1099able的廠商才會顯示在視窗中。)

  3. 如有需要，您可以依憑券號碼、文件編號或日期來限制。

  4. 如果您要 1099 次轉帳交易、 所有轉帳交易或 所有信用交易，請選取 。

  5. 廠商的交易詳細數據會填入視窗底部。 針對每筆交易，您可以編輯開啟和歷史交易的稅額類型、方塊編號和金額。

    注意事項

    您不能輸入高於檔總金額的 1099 個數量。

  6. 選 取 [處理] 以進行變更，並更新 1099。

方法 2： 廠商未正確標示： (適用於 Microsoft Dynamics GP 2013 和更新版本)

如果您將廠商標示為 1099able 且不應該有 ，或忘記將廠商標示為 1099able，您可以使用 Update 1099 Information 公用程式來變更廠商的 1099 狀態，以及更新 1099 資訊。 您可以將 1099 廠商變更為非 1099 或免套用。

  1. 選取 [Microsoft Dynamics GP] 下的 [工具]，指向 [公用程式]，指向 [購買]，然後選取 [更新 1099 資訊]。

  2. 標示廠商和 1099 交易項目符號。

  3. 在 [FROM] 和 [TO] 區段中，輸入下列內容：

    • 若要將廠商變更為 1099able： 請在 FROM 區段中選取 [不是 1099 廠商 ]，然後選取適當的 [分紅]、[利息] 或 [其他] 1099 類型，以及 TO 區段中的適當 1099 Box 編號。 (其他和 Box 7 Nonemployee 補償是最常見的。)

    • 若要將廠商變更為不可為 10990： 選取 [FROM] 區段中廠商的 [廠商維護選項] 視窗上選取的目前 [稅務類型] 和 [1099 方塊號碼]，然後在 [TO] 區段中選取 [ 不是 1099 廠商 ]。

    *如果 [不是 1099 廠商 ] 不是下拉式清單中的選項，則您不是使用高於 Microsoft Dynamics GP 2013 的 GP 版本，或未依步驟 2 中的指示選取 [廠商] 和 [1099 交易]。

  4. 使用範圍限制來限制您想要變更的廠商標識碼，然後選取 INSERT。

  5. 選 取 [處理]。 廠商狀態將會在 [廠商維護選項] 視窗上更新，而 1099 資訊將會適當地更新。 您可以使用 [1099 詳細資料 ] 視窗 (請參閱方法 1) 進行驗證。

方法 3： 直接編輯 1099 (適用於 Microsoft Dynamics GP 2010 和舊版，但適用於所有版本)

注意事項

1099 金額的 Reconcile 公用程式會復原您使用此方法所做的任何編輯。

  1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [1099 詳細數據]。

  2. 在 [廠商標識符] 清單中，選取廠商標識符。

  3. 在 [稅務類型] 列表中，選取下列其中一項：

    • 股利

    • 興趣

    • 雜項

  4. 在 [顯示] 區域中，選取 [月份 ] 或 [ 年]，然後在 [年] 字段中輸入 20XX 。 (輸入 20XX 佔位元的年份。)

  5. 在 [金額] 數據行中，輸入正確的 1099 金額。 選取 [儲存]。

方法 4： 直接編輯 1099 (適用於 Microsoft Dynamics GP 2010 和舊版，但適用於所有版本)

注意事項

1099 金額的 Reconcile 公用程式會復原您使用此方法所做的任何編輯。

  1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 摘要]。

  2. 在 [廠商標識符] 清單中，選取廠商標識符，然後選取 [ 期間]。

  3. 在 [年] 欄位中，輸入 20XX。 (輸入 20XX 佔位元的年份。)

  4. 在 [月/期間] 欄位中，選取適當的月份或期間。

  5. 選取出現在 [1099 Amount] 欄位旁的 [1099 詳細數據] 藍色展開按鈕。 此 [1099 詳細資料] 視窗隨即開啟。

  6. 在 [金額] 數據行中，輸入個別方塊的正確 1099 金額。

  7. 按 [儲存]。 存在於其餘視窗外。

步驟 7：列印 1099 語句

注意事項

您可以隨時執行此動作。

若要列印 1099 語句，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [例程]，指向 [購買]，然後選取 [列印 1099]。
  2. 在 [ 1099 年] 字段中，輸入 20XX。 (輸入 20XX 佔位元的年份。)
  3. 每個 1099 報表類型都必須個別列印。 在 [列印 1099] 視窗中，於 [ 1099 類型 ] 字段和 [ 1099 方塊編號 ] 字段中選取您想要的選項，然後選取 [ 列印]。

下表提供 1099 窗體上欄位的其他資訊，以及此資訊可在 Microsoft Dynamics GP 中的位置。

欄位 數據所在的視窗
付款人名稱、街地道址、城市、州/郵遞區號 列印 1099 視窗
支付者聯邦標識碼 列印 1099 視窗
收件者名稱、位址和郵遞區號 廠商維護視窗的主要位址
收件者標識碼 [廠商維護選項] 視窗的 [稅務標識符] 字段
分紅窗體上方塊 1-9 或其他表單上 1-16 的金額 [廠商年度摘要] 視窗中的 [1099 金額] 字段

目前，Microsoft Dynamics GP 不會處理 1099s 狀態的磁性媒體歸檔。 下列 Microsoft Dynamics 合作夥伴提供相容的狀態 W-2 和 1099 磁媒體產品。 如需詳細資訊，請連絡：

Greenshades Accounting Software， Inc.
7800Belbelfort Parkway Suite 220
Jacksonville， FL 32207
一般：1-800-209-9793 (免付費電話)
銷售：1-800-209-9793x2 (免付費電話)
sales@greenshades.com
綠色圖案

步驟 8：建立名為 Pre Year-End 的備份

建立備份，然後將備份放在安全的永久記憶體中。 備份可讓您永久記錄公司在年底的財務狀況，而且如果需要，稍後可以還原此備份。 備份可讓您在年終關閉程式期間發生電源波動或其他問題時，快速復原數據。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 維護 ]，然後選取 [ 備份]。
  2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取您的公司名稱。
  3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

    注意事項

    建議您將此備份命名為「年終前」，以區別其他備份。

步驟 9：關閉年份

若要關閉年份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [ 例程]，指向 [ 購買]，然後選取 [ 年終關閉]。

  2. 如果您要同時關閉會計和日曆年度，請選取 [ 全部]。 如果您剛結束日曆年度，請選取 [ 行事曆]。 如果您剛關閉會計年度，請選取 [ 會計]。

  3. 選取 [ 列印報表] 複 選框，然後選取 [ 關閉年份]。

    注意事項

    建議您將年終報表的紙本與永久的年終稽核記錄一起保存在一起。

若要檢視 [廠商年度摘要] 視窗，請遵循下列步驟：

  1. 在 [ 卡片] 功能表上，指向 [ 購買]，然後選取 [ 摘要]。
  2. 在 [ 廠商標識符 ] 字段中，輸入要檢視的廠商標識符，然後選取 [ 年份]。

日曆年度詳細數據
Microsoft Dynamics GP 中的日曆年度結束程式會清除 [1099 Amount Year to Date] 字段，然後針對 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次關閉後金額] 檢視，將金額傳輸至 [去年金額] 字段。

會計年度詳細數據
Microsoft Dynamics GP 中的會計年度結束程式將會清除下列字段：

  • 計費金額 YTD
  • 付費金額 YTD
  • 平均支付天數 - 年份
  • 折扣可用YTD
  • 折扣遺失 YTD
  • 折扣採用YTD
  • 財務費用 YTD
  • YTD 的財務費用數目
  • 發票 YTD 數目
  • 付費發票 YTD 的數目
  • 傳回 YTD
  • 採用 YTD 的交易折扣
  • 保留 YTD
  • 註銷 YTD

這些欄位中的金額也會在 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次 關閉 後金額] 檢視中更新：

  • 計費的 LYR 金額
  • 付費 LYR 金額
  • 折扣可用LYR
  • 折扣遺失 LYR
  • 折扣採用LYR
  • 財務費用LYR
  • 財務費用 LYR 的數目
  • 發票 LYR 的數目
  • 傳回 LYR
  • 採用 LYR 的交易折扣
  • 保留 LYR
  • 註銷 LYR

步驟 10：關閉會計期間

您可以使用 [會計週期設定] 視窗來關閉仍然開啟該年度的任何會計期間。 它可防止使用者不小心將交易張貼到錯誤的期間或年份。 在關閉會計期間之前，請確認您已公佈該期間的所有交易，以及所有模組的年份。 如果您稍後必須將交易張貼到已關閉的會計期間，您可以返回 [會計期間設定] 視窗重新開啟期間，然後才能張貼交易。

若要關閉會計期間，請遵循下列步驟：

  1. Microsoft Dynamics GP，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [工具]，指向 [設定]，指向 [公司]，然後選取 [會計期間]。
  2. 選取 [您必須關閉的期間] 的 [購買] 複選框。

步驟 11：關閉稅務年度

注意事項

只有在您已完成所有銷售和購買模組的年末結案程序之後，才應該完成此程式。

若要關閉稅務年度，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [例程]，指向 [公司]，然後選取 [ 稅務 Year-End 關閉]。
  2. 選取 [ 關閉年份 ] 複選框和 [列印報表] 複 選框。
  3. 選 取 [處理]。 當系統提示您繼續進行年終關閉時。 選取 [是]。

    注意事項

    建議您將年終報表的紙本與永久的年終稽核記錄一起保存在一起。

步驟 12：建立名為 Post Year-End 的備份

建立備份，然後將備份放在安全的永久記憶體中。 備份可讓您永久記錄公司在年底的財務狀況，而且如果需要，稍後可以還原此備份。 備份可讓您在年終關閉程式期間發生電源波動或其他問題時，快速復原數據。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中建立備份，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 維護 ]，然後選取 [ 備份]。
  2. 在 [ 公司名稱] 清單中，選取您的公司名稱。
  3. 視需要變更備份文件的路徑，然後選取 [ 確定]。

    注意事項

    建議您將此備份命名為「年終後」，以區別其他備份。

常見問題集

問 1：在年底關閉期間是否清除非使用中的廠商記錄？ 如果沒有，如何移除非使用中的廠商記錄？

A1：否，不會自動移除非使用中的廠商記錄。 若要移除非使用中的廠商記錄，下列條件必須成立：

  • 廠商目前沒有 1099 年的金額
  • 廠商在工作或歷程記錄中沒有檔。

若要刪除符合這些準則的所有非使用中廠商記錄，請遵循下列步驟：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 [Microsoft Dynamics GP] 功能表上的 [ 工具 ]，指向 [ 公用程式]，指向 [ 購買]，然後選取 [ 大量廠商刪除]。
  2. 在 [ 範圍] 清單中， 依 [廠商狀態] 選取。
  3. 在 [ 來源] 列表中，選取 [ 非使用中]。
  4. 在 [ To] 列表中，選取 [ 非使用中]。
  5. 選 取 [處理]。

問 2：如果我必須在 1 月 1 日對下一年發出檢查，但尚未準備好關閉目前的年份，該怎麼辦？

A2：列印檢查，但在處理年終關閉之前，請勿 張貼 檢查。 如果您必須立即張貼檢查，請在 [廠商年度摘要] 視窗的 [上次關閉后金額] 檢視中變更 [付費金額] 字段。