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即使沒有記錄中心網站，也可以管理組織中的記錄。如果貴公司有數個各自獨立的文件儲存區域 (例如不同部門保存所有重要文件的位置)，那麼，將記錄儲存到任何一個集中的存放庫不見得有優勢。您反而可能想要在一個共同作業環境中更新文件與儲存記錄。將項目「就地」宣告成為記錄，可讓您在任何 SharePoint 網站上，處理任何清單和文件庫中的記錄與文件。
附註: 本文中的資訊，假設您已設定就地記錄管理網站集合層級。
本文內容
將任何清單或文件庫項目宣告為記錄
只要具有適當權限，就可以將大多數清單或文件庫項目宣告為記錄。如此，便能在任何網站，針對大多數清單或文件庫中的任何項目，使用所有記錄管理功能。
附註: 您必須至少參與權限宣告為記錄的項目。
將項目宣告為記錄
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瀏覽至網站和包含要宣告為記錄之項目的清單或文件庫。
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根據是否您正在使用的清單或文件庫，按一下 [項目] 索引標籤或在功能區上的 [文件] 索引標籤。
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將游標移至要宣告為記錄的項目的左邊，然後選取顯示的核取方塊。
提示: 若要同時將多個項目宣告為記錄，選取多個項目旁的核取方塊。
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選取 [在功能區上的 [宣告記錄]。
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掛鎖符號
取消宣告清單或文件庫項目為記錄
取消宣告項目為記錄
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瀏覽至網站和包含要取消宣告為記錄之項目的清單或文件庫。
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視您處理的是清單或文件庫而定，按一下功能區的 [項目] 索引標籤或 [文件] 索引標籤。
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將游標移至要取消宣告為記錄的項目右邊，然後選取出現的向下箭號，再選取 [更新狀態詳細資料]。
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按一下記錄狀態旁的 [取消宣告記錄]，隨即出現提示，要求您確認是否取消將項目宣告為記錄。
附註: 只有先前已經宣告為記錄的項目，才會出現取消宣告選項。
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按一下 [確定]。
附註: 掛鎖符號就會從取消宣告的記錄移除。
